2014
2.2.4.Quy trình tuyển dụng nhân sự tạiChi nhánh Hà Nội
2.2.4.1. Chuẩn bị thủ tục
Thủ tục trong tuyển dụng là rất cần thiết, đó là những căn cứ để ra thông báo, lập kế hoạch và ra quyết định tuyển dụng nhân sự, là hồ sơ phục vụ cho quá trình lƣu trữ, phục vụ cho việc tìm kiếm nếu cần thiết hoặc khi có nhu cầu cần tuyển mới cũng cần những loại hồ sơ này.
47
Bảng 2.14. Hồ sơ của quá trình tuyển dụng
TT Loại hồ sơ Trách nhiệm lƣu
1 Các nhu cầu, đề xuất tuyển nhân sự của các đơn vị Bộ phận NS
2 Kế hoạch tuyển dụng của công ty đã đƣợc phê duyệt Trƣởng các đơn vị
3 Danh sách hồ sơ dự tuyển Bộ phận HCTH
4 Kết quả sơ tuyển hồ sơ Bộ phận NS
5 Bộ đề thi tuyển nhân sự + Đáp án + Thang điểm Bộ phận NS
6 Bài thi và báo cáo kết quả thi tuyển đã đƣợc phê duyệt Bộ phận NS
7 Danh sách ứng cử viên đƣợc tham dự phỏng vấn Bộ phận NS
8 Bảng kết quả phỏng vấn, có phệ duyệt của Giám đốc Bộ phận NS
9 Danh sách trúng tuyển Bộ phận NS, phòng có liên quan
10 Hợp đồng lao động Bộ phận NS, ngƣời lao động
11 Hồ sơ lý lịch , bằng cấp của nhân sự Bộ phận HCTH
(Nguồn:bộ phận nhân sự)
Qui định về hồ sơ tuyển dụng rất rõ ràng, những thủ tục cần phải có và lƣu tại các bộ phận nhân sự và bộ phận có liên quan. Nhìn vào bảng ta thấy hầu hết các công việc do bộ phận nhân sự đảm nhiệm và một số công việc có phối hợp với bộ phận có nhu cầu tuyển dụng. Hiện nay, tại Công ty có áp dụng chuẩn hóa lƣu đồ tuyển dụng nhân viên trong toàn công ty trong đó có Chi nhánh Hà Nội. Hồ sơ lƣu đƣợc xâydựng và áp dụng tính bắt đầu từ năm 2011.
48
TT Trách nhiệm Nội dung công việc
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 Trƣởng phòng, bộ phận Bộ phận NS Bộ phận NS, Giám đốc Bộ phận NS Bộ phận HCTH Bộ phận NS,Hội đồng tuyển dụng HĐTD Bộ phận NS, HĐ TD Bộ phận NS Bộ phận HCTH Trƣởng phòng, bộ phận Giám đốc Trƣởng các phòng, bộ phận Ký HĐKLĐ 01 năm
Đánh giá định kỳ Lƣu hồ sơ
Ngừng Phỏng vấn
Kết qủa
Thông báo trúng tuyển
Xem xét K/qủa thử việc
Xác định nhu cầu tuyển dụng
Lập yêu cầu tuyển dụng nhân sự
Giám đốc phê duyệt
Điều tiết nội bộ
Kế hoạch tuyển dụng và thông báo tuyển dụng
Nhận hồ sơ dự tuyển và sơ tuyển
Tổ chức thi tuyển
Xem xét Kết qủa
Lƣu hồ sơ cho vị trí dự phòng
49
Hình 2.6. Qui trình tuyển dụng tại Chi nhánh Hà Nội (Nguồn:bộ phận nhân sự)
2.2.4.2. Thông báo tuyển dụng
Căn cứ vào kế hoạch hoặc yêu cầu tuyển dụng đã đƣợc Giám đốc Chi hánh phê duyệt, bộ phận nhân sự chịu trách nhiệm thông báo tuyển dụng nhân sự theo một hoặc một số hình thức sau:
- Thông báo trên trang web tại công ty: www.fast.com.vn, và các trang website khác
- Đăng tin trên báo hoặc các phƣơng tiện thông tin đại chúng - Thông qua các đơn vị cung ứng, môi giới, giới thiệu việc làm - Thông báo, qua bảng tin tại công ty
- Liên lạc trực tiếp với ngƣời lao động
Dƣới đây là thông báo tuyển dụng của Chi nhánh công ty đƣợc đăng vào ngày 16/12/2013 để chuẩn bị tuyển dụng nhân sự cho năm 2014. Các thông báo tuyển dụng thƣờng đăng tại trang website của công ty.
Bảng 2.15. Thông báo tuyển dụng nhân sự
FAST tại Hà Nội tuyển nhân viên tƣ vấn ứng dụng (ngày hết hạn 15-01-2014)
Thứ hai, 16/12/2013, 08:56:02 (GMT+7) Số lần xem: 1390
Điểm: 0/5 (0 phiếu)
Vị trí cần tuyển: Nhân viên tƣ vấn ứng dụng
Số lƣợng: 01
Nơi làm việc: Tầng 11, Tòa nhà Việt Á, đƣờng Duy Tân, Cầu Giấy, Hà Nội
Mô tả công việc:
Cài đặt, đào tạo và hỗ trợ sử dụng phần mềm cho khách hàng.
Thực hiện khảo sát yêu cầu, phân tích sự khác biệt giữa yêu cầu và phần mềm
Kết hợp với Phòng lập trình ứng dụng để lập trình theo yêu cầu đặc thù Làm việc tại Phòng tƣ vấn ứng dụng 2
50
Yêu cầu:
Giới tính: Nam (tuổi từ 22-25)
Tốt nghiệp đại học chuyên ngành Tài chính, Kế toán. Có kỹ năng giao tiếp và giải quyết vấn đề tốt
Chăm chỉ, nhiệt tình, nhanh nhẹn
Yêu thích nghề nghiệp tƣ vấn ứng dụng phần mềm, HTTT quản trị doanh nghiệp, giúp cho các doanh nghiệp quản trị hiệu quả, tăng năng suất lao động. Ƣu tiên ứng viên có kinh nghiệm triển khai phần mềm kế toán.
Quyền lợi:
Mức lƣơng: Theo năng lực
Ký hợp đồng lao động và hƣởng các quyền lợi theo đúng luật lao động (đƣợc đóng BHXH, BHYT, BHTN...)
Đƣợc đào tạo ban đầu và từng đợt trong suốt quá trình làm việc, về chuyên môn, các kỹ năng mềm. Luân chuyển, thay đổi công việc cho phù hợp với năng lực, sở trƣờng.
Có cơ hội nâng cao kiến thức, hiểu sâu về các quy trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Đƣợc hƣởng các phúc lợi nhƣ nghỉ mát hàng năm, quỹ cho văn thể, công đoàn và tham gia các hoạt động văn thể, hoạt động từ thiện và hoạt động cộng đồng.
Hồ sơ dự tuyển:
Thƣ dự tuyển, CV theo mẫu ghi rõ thông tin lý lịch, năng lực, kỹ năng kinh nghiệm và quá trình học tập, công tác của bản thân.
· Tải mẫu CV tại đây
Các giấy tờ khác sẽ hoàn thiện trong quá trình thi tuyển và phỏng vấn.
Hạn nhận hồ sơ: Hết ngày 15-01-2014
Hình thức nộp hồ sơ: Qua email – Anhltl@fast.com.vn
51
Miss Lan Anh – Bộ phận Nhân sự
Công ty CP Phần mềm Quản lý Doanh nghiệp FAST
Tầng 11 – Tòa nhà Việt Á – Phố Duy Tân – Dịch Vọng Hậu – Cầu Giấy – Hà Nội
Tel : 04.37715590 máy lẻ 137
· Email: anhltl@fast.com.vn
Chú ý:
Ứng viên ghi rõ vị trí: “Nhân viên tƣ vấn ứng dụng ” trên tiêu đề email dự tuyển.
Thời gian tuyển dụng có thế kết thúc sớm nếu Công ty tìm đƣợc ứng viên phù hợp.
Công ty chỉ liên lạc lại với những ứng viên đạt yêu cầu.
· Thông tin về Công ty FAST tham khảo tại website: www.fast.com.vn
(Nguồn: website của công ty )
Thông báo nhƣ trên là rất cụ thể, rõ ràng bao gồm đầy đủ các nội dung cần thiết: tên công ty, vị trí, số lƣợng, nơi làm việc, mô tả công việc, yêu cầu, quyền lợi, hồ sơ dự tuyển, thời hạn, hình thức nộp hồ sơ, ngƣời liên hệ. Đặc biệt là Chi nhánh tạo thuận tiện cho mọi ứng viên khi nộp đơn xin việc bằng mail và cũng sàng lọc luôn ứng viên tại khâu này. Chỉ những ứng viên đạt yêu cầu mới liên hệ để vào vòng tiếp theo.
Đọc xong thông báo này, bất cứ ai có thể vào xem và chọn mục share (chia sẻ) thông tin đó tại các trang web khác. Điều này cũng làm tăng lƣợng số ứng viên biết thông tin và tham gia dự tuyển.
2.2.4.3. Thu nhận hồ sơ
Thu nhận hồ sơ đƣợc tiến hành trong thời gian đã thông báo ở trên. Hồ sơ của các ứng viên bao gồm:
- Thƣ dự tuyển (ứng viên tự lập) - CV (theo mẫu của công ty)
52
- Giấy tờ khác sẽ đƣợc bổ sung sau khi ứng viên đã qua đƣợc vòng sơ loại hồ sơ dự tuyển ban đầu. Những giấy tờ đó là:
+Sơ yếu lý lịch +Ảnh cá nhân (4x6) +Giấy khám sức khỏe +Bản sao chứng minh thƣ
+Các bản sao các bằng cấp, chứng chỉ
+Bảng điểm học, ghi rõ điểm học trung bình.
Các giấy tờ trong hồ sơ dự tuyển có thể làm bằng tiếng anh (khuyến khích).
2.2.4.4. Sơ tuyển hồ sơ xin việc
- Bộ phận nhân sự tiếp nhận và đánh giá sơ bộ hồ sơ dự tuyển. Khi kiểm tra hồ sơ, bộ phận NS loại bỏ các hồ sơ không đạt yêu cầu theo thông báo, lập danh sách các ứng cử viên có hồ sơ đạt yêu cầu theo thứ tự ƣu tiên có bằng cấp, chuyên môn, kinh nghiệm cao hơn và các điều kiện ƣu tiên khác theo yêu cầu của công ty cho mỗi lần tuyển.
- Hồ sơ nhƣ sau sẽ xếp không đạt và bị loại:
+Chuyên môn của ứng viên không phù hợp với vị trí cần tuyển
+ Kết quả học tập dƣới mức trung bình ở bậc Đại học hoặc chỉ học ở cấp độ dƣới Đại học
+ Thay đổi liên tục về định hƣớng nghề nghiệp
+ Quá độ tuổi quy định ở vị trí xác định. Tùy từng vị trí, Chi nhánh thƣờng tuyển lao động trong độ tuổi từ 22 tuổi đến 27 tuổi
+ Trình bày cẩu thả, sai chính tả
Bảng 2.16.Kết quả sàng lọc hồ sơ dự tuyển của Chi nhánh Hà Nội
ĐVT: Ngƣời
Nguồn tuyển dụng Năm
2011 Năm 2012 Năm 2013 Năm 2014
1.Số lƣợng cần tuyển 25 10 11 22
2.Số lƣợng hồ sơ gửi đến 332 324 65 286
53
4.Tỷ lệ sàng lọc hồ sơ 13,6% 22,3% 4,5% 16,6%
5. Tỷ lệ chọn 9% 4% 22% 10%
(Nguồn: bộ phận nhân sự)
Với số lƣợng cần tuyển dụng qua 4 năm và đƣợc thông báo rộng rãi trên các phƣơng tiện truyền thông. Số lƣợng ứng viên nộp hồ sơ là khá cao, có những vị trí đạt 30 hồ sơ/1 vị trí tuyển tùy thuộc vào thời gian tổ chức tuyển dụng. Thời điểm sinh viên mới tốt nghiệp ra trƣờng thì thu hút đƣợc nhiều ứng viên tham gia hơn. Qua sơ loại hồ sơ, công ty chỉ liên hệ với các ứng viên đạt yêu cầu. Cụ thể:
- Năm 2011, tính trung bình thì tỷ lệ chọn của ứng viên là 1 ngƣời/9 ngƣời. - Năm 2012, tính trung bình thì tỷ lệ chọn của ứng viên là 1 ngƣời/4 ngƣời. - Năm 2013, tính trung bình thì tỷ lệ chọn của ứng viên là 1/22 ngƣời. - Năm 2014, tính trung bình thì tỷ lệ chọn của ứng viên là 1/10 ngƣời.
Bộ phận nhân sự sẽ lập danh sách các ứng viên đủ điều kiện đƣợc dự thi tuyển và trình cho Chủ tịch Hội đồng tuyển dụng xem xét phê duyệt.
Thông báo thời gian, địa điểm, nội dung thi tuyển tới các ứng viên đạt yêu cầu dự tuyển.
2.2.4.5. Thi tuyển
- Kiểm tra hồ sơ của ứng viên, bộ phận nhân sự kết hợp với bộ phận chuyên môn, nghiệp vụ tổ chức kiểm tra sơ bộ nhân sự bằng cách tiến hành thi tuyển.
- Nội dung đề thi, đáp án, thang điểm do ngƣời phụ trách có liên quan soạn thảo, bộ phận nhân sự tổng hợp thành bộ đề thi và trình Chủ tịch Hội đồng tuyển dụng phê duyệt.
- Nội dung thi tuyển phải bao gồm việc kiểm tra các nội dung về chuyên môn nghiệp vụ, trình độ tƣơng ứng với các văn bằng chứng chỉ.
- Việc chấm điểm xét tuyển phải đảm báo tính khách quan trung thực.
- Bộ phận nhân sự tập hợp bài thi gửi cho ngƣời phục trách ra đề thi chấm bài. Thời gian chấm bài tối đa là 04 ngày kể từ khi nhận đƣợc bài thi và gửi bài thi, bảng điểm về bộ phận nhân sự.
54
- Bộ phận nhân sự tập hợp điểm báo cáo Chủ tịch hội đồng tuyển dụng hay ngƣời đƣợc uỷ quyền về những trƣờng hợp có khả năng tuyển dụng (ngƣời đạt trong quá trình thi tuyển) để phê duyệt đối tƣợng đƣợc tham dự phỏng vấn.
2.2.4.6. Phỏng vấn
- Trên cơ sở danh sách ứng viên đã đạt qua kỳ thi tuyển đƣợc mời phỏng vấn, bộ phậnnhân sự thông báo cho các ứng viên đến phỏng vấn theo lịch đã đƣợc xác định. Nội dung cách thức phỏng vấn do Chủ tịch hội đồng tuyển dụng, bộ phận nhân sự và ngƣời phụ trách có nhu cầu tuyển dụng xác định và trực tiếp phỏng vấn cho mỗi lần tuyển dụng.
- Các câu hỏi thƣờng không đƣợc chuẩn bị trƣớc mà do các thành viên tự đƣa ra, tùy theo từng đối tƣợng cụ thể.
2.2.4.7. Thử việc
Giám đốc Chi nhánh phê duyệt về kết quả tuyển dụng, bộ phận nhân sự thông báo cho ứng viên đƣợc tuyển dụng và làm các thủ tục cho thử việc.
- Trƣớc khi phân công về các phòng, bộ phận thử việc, bộ phận nhân sự sẽ tổ chức cho ứng viên đƣợc tuyển dụng học, thi kiểm tra về các nội dung quy chế của Chi nhánh công ty và cam kết thực hiện các nội quy, quy chế của Chi nhánh.
- Thời gian thử việc đƣợc thực hiện theo qui định của Bộ luật Lao động.
2.2.4.8. Xét tuyển chính thức
- Kết thúc thời gian thử việc, ngƣời lao động phải báo cáo bằng văn bản về kết quả thử việc.
- Ngƣời phụ trách có liên quan phải nhận xét kết quả thử việc và đề xuất việc tiếp tục ký kết Hợp đồng lao động chính thức hay không ký tiếp đối với ngƣời lao động tại bộ phận mình phụ trách bằng văn bản và gửi cho bộ phận nhân sự.
- Bộ phận nhân sự xem xét đề nghị, lập báo cáo bằng văn bản và trình Giám đốc duyệt.
- Đối với các trƣờng hợp đƣợc Giám đốc Chi nhánh duyệt, bộ phận nhân sự tiến hành các thủ tục tuyển dụng chính thức bao gồm:
55
+ Hoàn thiện và lƣu giữ hồ sơ gốc của nhân sự.
+ Chuẩn bị hợp đồng lao động theo mẫu do Nhà nƣớc Việt Nam ban hành để Giám đốc Chi nhánh công ty ký với ngƣời lao động và bố trí về bộ phận công tác.