5. Nội dung và các kết quả đạt được (theo mục tiêu nghiên cứu…)
4.1.2 Tìm hiểu hệ thống KSNB đối với hoạt động tín dụng tại ngân hàng
chung đã đáp ứng được đầy đủ các bước và thủ tục cần thiết trong từng giai đoạn của quy trình. Các bước đều được thực hiện và giám sát chặt chẽ bởi các nhân viên có trách nhiệm.
4.1.2 Tìm hiểu hệ thống KSNB đối với hoạt động tín dụng tại ngân hàng VPBank chi nhánh Kiên Giang. hàng VPBank chi nhánh Kiên Giang.
4.1.2.1 Lưu đồ chứng từ
Do hoạt động cho vay của ngân hàng VPBank chi nhánh Kiên Giang được kiểm soát chặt chẽ, ít xảy ra tình trạng gán xiết nợ, phát mãi tài sản nên nghiệp vụ đó không được thể hiện trong lưu đồ để giảm sự phức tạp cho người xem.
PHÒNG PHỤC VỤ KH PHÒNG TÍN DỤNG KH Hồ sơ vay vốn Tiếp nhận hồ sơ của KH Thẩm định hồ sơ vay, lập tờ trình Xét duyệt Bắt đầu Hồ sơ vay vốn Tờ trình Hồ sơ vay vốn Tờ trình Hồ sơ vay vốn Tái thẩm định Tờ trình Hồ sơ vay vốn Tờ trình Hồ sơ vay vốn đã duyệt Lập thông báo tín dụng gửi cho KH
Chấp nhận, yêu cầu tái thẩm định
Tờ trình Hồ sơ vay vốn
đã duyệt Thông báo tín
dụng
Hoàn thiện hồ sơ, mở TK và cấp ID cho KH Thông báo tín dụng Soạn thảo các văn bản, hợp đồng tín dụng Văn bản, hợp đồng tín dụng Văn bản, hợp đồng tín dụng Thông báo tín dụng Văn bản, hợp đồng tín dụng
Kiểm soát nội dung văn bản, hợp đồng,
đưa KH ký tên Văn bản, hợp đồng tín dụng Văn bản, hợp đồng tín dụng A A Văn bản, hợp đồng tín dụng KH Không chấp nhận
Từ chối cho vay
Phiếu nhập kho Lập phiếu nhập kho, nhập ngoại bảng TSCĐ KH GIÁM ĐỐC CHI NHÁNH Xét duyệt Ký hợp đồng tín dụng A A A A
Hình 4.4: Lưu đồ nhận hồ sơ vay vốn, phê duyệt cho vay và ký hợp đồng tín dụng
PHÒNG PHỤC VỤ KH PHÒNG TÍN DỤNG
GIÁM ĐỐC CHI NHÁNH
Hồ sơ vay hoàn thiện
Lập tờ trình, giải ngân, ký nháy vào khế ước nhận nợ và
trả nợ
Hồ sơ vay hoàn thiện Tờ trình Khế ước nhận nợ Cam kết trả nợ Tờ trình Khế ước nhận nợ Cam kết trả nợ
Kiểm soát, hạch toán duyệt giải ngân trên TEMENOS
Cam kết trả nợ Tờ trình Khế ước nhận nợ Tờ trình Khế ước nhận nợ Cam kết trả nợ Tờ trình đã duyệt Khế ước nhận nợ đã duyệt Tờ trình đã duyệt Khế ước nhận nợ đã duyệt
Chuyển giao tiền giải ngân cho KH Tờ trình đã duyệt
Khế ước nhận nợ đã duyệt
Kiểm tra sử dụng vốn, theo dõi hoạt động KH
Thu hồi gốc và lãi vay, lập phiếu thu Đến hạn
Gia hạn nợ, điều chỉnh
lãi suất Tất nợ, lập văn bản và đơn y/c xóa, đăng ký giao dịch đảm bảo
Văn bản Đơn y/c xóa đang ký
giao dịch đảm bảo
Văn bản Đơn y/c xóa đang ký giao dịch đảm bảo đã
duyệt Văn bản
Đơn y/c xóa đang ký giao dịch đảm bảo đã
duyệt
Lập phiếu xuất kho, xuất ngoại bảng TSCĐ
Văn bản Đơn y/c xóa đang ký giao dịch đảm bảo đã
duyệt
Phiếu xuất kho Phiếu thu KH Ký duyệt Ký duyệt A A A A A
4.1.2.2 Các thủ tục KSNB trong quy trình xét duyệt cho vay vốn
Bảng 4.1: Các thủ tục KSNB trong quy trình xét duyệt cho vay vốn
Mục tiêu Thủ tục kiểm soát Rủi ro được ngăn ngừa hoặc
phát hiện
Kiểm tra tính đầy đủ và hợp lệ của hồ sơ vay vốn.
Kiểm soát viên tiến hành kiểm tra hồ sơ vay vốn và từng loại giấy tờ trong hồ sơ vay vốn.
Thiếu một số giấy tờ cần bổ sung trong hồ sơ vay vốn.
-Đối với khách hàng cá nhân, giấy tờ thường thiếu như: bản sao hộ khẩu của vợ (chồng) của người xin vay, xác nhận của chủ doanh nghiệp nơi cá nhân làm việc (trường hợp vay lương).
-Đối với khách hàng doanh nghiệp, giấy tờ thường thiếu như: điều lệ doanh nghiệp, giấy tờ chứng minh mục đích sử dụng vốn vay, giấy tờ chứng minh nguồn trả nợ.
Một số giấy tờ hoặc hồ sơ chưa hợp lệ.
Kiểm tra việc thẩm định tín dụng
Nhân viên tín dụng kiểm tra hồ sơ vay, tùy theo khoản vay thuộc điều kiện nào (*) mà tiếp tục thực hiện các kiểm soát thích hợp.
Các hồ sơ vay vốn không được xét duyệt bởi người có thẩm quyền.
Từng loại hồ sơ vay vốn không được áp dụng các thủ tục kiểm soát phù hợp, gây ra rủi ro tín dụng.
Kiểm soát viên căn cứ vào các quy định về đảm bảo tiền vay và quy chế cho vay của ngân hàng Nhà nước và ngân hàng VPBank chi nhánh Kiên Giang làm cơ sở kiểm tra, kiểm soát các thông tin trên Báo cáo thẩm định của nhân viên tín dụng. Yêu cầu nhân viên tín dụng điều chỉnh, bổ sung thêm các thông tin nêu trong Báo cáo thẩm định hoặc bổ sung thêm các hồ sơ cần thiết để đảm bảo cho hồ sơ khách hàng và các thông tin cung cấp trong báo cáo thẩm định đầy đủ và chính xác.
Báo cáo thẩm định chưa được thực hiện khách quan, chính xác, thông tin chưa rõ ràng, đầy đủ.
Hồ sơ vay vốn của khách hàng chưa hoàn thiện.
Mục tiêu Thủ tục kiểm soát Rủi ro được ngăn ngừa hoặc phát hiện
Kiểm tra quyết định cho vay và cam kết giải ngân.
Nhân viên tín dụng dựa vào hồ sơ vay vốn đưa ra những đánh giá trên tờ trình, sau đó chuyển cho trưởng phòng tín dụng kiểm tra và ghi trực tiếp ý kiến đánh giá, đề xuất cho vay hay không cho vay vào tờ trình do nhân viên tín dụng lập.
Tờ trình chưa được đánh giá khách quan, chính xác, chưa đánh giá và ghi nhận đầy đủ các khía cạnh cần thiết.
Trường hợp khoản vay nằm trong hạn mức phán quyết cho vay của Giám đốc chi nhánh thì Giám đốc chi nhánh là người đưa ra quyết định có cho vay hay không trên tờ trình đã được phê duyệt của trưởng phòng tín dụng.
Nếu khoản vay vượt mức phán quyết cho vay của Giám đốc chi nhánh, hồ sơ vay vốn của khách hàng phải được Phòng quản lý tín dụng Hội sở tái thẩm định lại và người đưa ra quyết định tín dụng sẽ là Giám đốc khối khách hàng DN vừa và nhỏ hoặc Giám đốc khối khách hàng lớn tại hội sở. Trường hợp cần thiết, hồ sơ vay vốn của khách hàng được xem xét đưa ra Hội đồng tín dụng để xét duyệt nhằm đảm bảo nguyên tắc tối thiểu hoá rủi ro.
Kiểm soát viên tập trung kiểm tra các quyết định cho vay của Giám đốc chi nhánh có bị vượt mức phán quyết hay không.
Các hồ sơ vay vốn không được phê duyệt bởi người có thẩm quyền.
Quyết định cho vay không có hiệu lực.
Mục tiêu Thủ tục kiểm soát Rủi ro được ngăn ngừa hoặc phát hiện Đảm bảo hợp đồng tín dụng và các văn bản thực hiện đầy đủ các thủ tục pháp lý và an toàn cho Ngân hàng.
Kiểm soát viên tập trung thực hiện kiểm soát lại các hợp đồng tín dụng và khế ước nhận nợ, các văn bản liên quan có soạn thảo đầy đủ nội dung, chặt chẽ về mặt pháp lý và tuân thủ đúng theo nội dung phê duyệt của khoản vay hay chưa, hợp đồng tín dụng đã theo đúng chuẩn mực của ngân hàng VPBank chi nhánh Kiên Giang hay chưa. Kiểm tra việc ký kết với khách hàng có đúng theo phân quyền tín dụng, chữ ký, cam kết của các bên xem đã phù hợp và có chính xác chưa.
Nội dung các hợp đồng văn bản chưa phù hợp, chưa chặt chẽ về mặt pháp lý và chưa đúng chuẩn mực của ngân hàng VPBank chi nhánh Kiên Giang.
Việc ký kết hợp đồng tín dụng với khách hàng chưa được thực hiện theo đúng phân quyền tín dụng.
Các chữ ký và cam kết của các bên chưa hợp lý và chính xác.
(*) : Sau khi nhân viên tín dụng kiểm tra hồ sơ vay, tuỳ theo khoản vay thuộc Điều kiện 01, Điều kiện 02, Điều kiện 03 như sau mà tiếp tục thực hiện các kiểm soát thích hợp:
+ Điều kiện 01: khoản vay thuộc thẩm quyền xét duyệt của hội đồng tín dụng của chi nhánh, giám đốc, phó giám đốc chi nhánh, chuyên viên tín dụng cao cấp được uỷ quyền không phải có ý kiến tái thẩm định.
+ Điều kiện 02: khoản vay thuộc thẩm quyền xét duyệt của hội đồng tín dụng chi nhánh, giám đốc, phó giám đốc chi nhánh, chuyên viên tín dụng cao cấp được uỷ quyền phải có ý kiến tái thẩm định thì chuyển sang phần tái thẩm định.
+ Điều kiện 03: khoản vay thuộc thẩm quyền xét duyệt của Ban Tổng giám đốc, hội đồng tín dụng Hội sở, hội đồng tín dụng Miền Nam hoặc các chuyên viên tín dụng cao cấp được Tổng giám đốc , hội đồng tín dụng Hội sở , hội đồng tín dụng Miền Nam uỷ quyền phê duyệt thì Giám đốc chi nhánh tiếp tục chuyển hồ sơ lên ngân hàng cấp trên. Sau khi ngân hàng cấp trên duyệt hồ sơ vay vốn, ngân hàng chi nhánh thực hiện kiểm soát nội dung thẩm định tín dụng của nhân viên tín dụng, ký đề xuất cấp tín dụng sau đó chuyển sang phần tái thẩm định.
4.1.2.3 Các thủ tục KSNB trong quy trình giải ngân
Bảng 4.2: Các thủ tục KSNB trong quy trình giải ngân
Mục tiêu Các thủ tục kiểm soát Rủi ro được ngăn ngừa hoặc phát hiện
Đảm bảo rằng hồ sơ giải ngân được thực hiện đầy đủ và hợp lệ.
Kiểm soát viên tiến hành kiểm tra lại hồ sơ giải ngân đã đầy đủ và đã đúng nội dung phê duyệt chưa rồi tiến hành ký nháy vào khế ước nhận nợ và cam kết trả nợ.
Đối với các hồ sơ giải ngân không đảm bảo theo quy định thì KSV phải thông báo với nhân viên tín dụng hoặc giám đốc chi nhánh ngay để quyết định giải pháp trước khi thực hiện giải ngân.
Hồ sơ giải ngân chưa đầy đủ và hợp lệ.
Các khoản giải ngân đều được thực hiện theo sự phê duyệt. Đối với trường hợp vay theo hạn mức tín dụng thì khoản giải ngân phải nằm trong hạn mức tín dụng đã được duyệt cấp.
Kế toán tiến hành kiểm tra lại số tiền được duyệt giải ngân (đối với các trường hợp vay theo hạn mức tín dụng thì kiểm tra số tiền giải ngân với số dư của hạn mức tín dụng) rồi mới tiến hành hạch toán và chuyển tiền giải ngân cho khách hàng (trường hợp khách hàng yêu cầu chuyển khoản). Hoặc thủ quỹ phụ trách kiểm tra lại số tiền được duyệt và kiểm, đếm số tiền mặt lấy ra giao cho khách hàng sau khi kế toán hạch toán.
Các khoản giải ngân chưa được thực hiện đúng theo phê duyệt trong hồ sơ giải ngân.
Các khoản giải ngân bị vượt hạn mức tín dụng đã cấp.
Mục tiêu Thủ tục kiểm soát Rủi ro được ngăn ngừa hoặc phát hiện Đảm bảo việc
hạch toán khoản vay được thực hiện đúng số tiền, đúng tài khoản, đúng lịch trả nợ và kết nối với tài sản đảm bảo.
Kế toán kiểm tra lại việc hạch toán so với các dữ liệu trong hồ sơ tín dụng, hồ sơ giải ngân chính xác hay chưa. Kiểm tra lại đã có sự kết nối giữa hạch toán khoản vay và tài sản đảm bảo hay chưa.
Hạch toán sai số tiền, sai tài khoản, sai lịch trả nợ và chưa kết nối với tài sản đảm bảo.
4.1.3.4 Các thủ tục KSNB trong quá trình thu nợ gốc, lãi vay và quản lý rủi ro tín dụng
Bảng 4.3: Các thủ tục KSNB trong quá trình thu nợ và lãi và quản lý rủi ro tín dụng
Mục tiêu Các thủ tục kiểm soát Các rủi ro được ngăn ngừa hoặc phát hiện
Đảm bảo rằng quá trình giám sát việc tuân thủ cam kết trả vốn, lãi được thực hiện đầy đủ và chặt chẽ. Vốn vay được sử dụng đúng mục đích cam kết.
Định kỳ, nhân viên tín dụng thực hiện kiểm tra sau giải ngân: kiểm tra mục đích sử dụng vốn vay của khách hàng, kiểm tra tình hình tài chính của khách hàng; kiểm tra hiện trạng của tài sản đảm bảo.
Kiểm tra chất lượng công tác kiểm soát thông qua các biên bản, chứng từ làm việc giữa chuyên viên khách hàng và khách hàng vay vốn. Khách hàng không sử dụng vốn vay đúng mục đích, không thực hiện đúng cam kết trả nợ và lãi theo hợp đồng tín dụng và khế ước nhận nợ.
Đảm bảo việc thu nợ gốc và lãi vay được thực hiện chính xác, kịp thời.
Cuối tháng, KSV rà soát lại toàn bộ các khoản nợ gốc và lãi vay chưa thu được trong tháng, lập danh sách cụ thể thông báo cho chuyên viên khách hàng tiếp xúc đôn đốc khách hàng trả tiền lãi vay.
Khách hàng không trả nợ gốc và lãi vay đúng thời hạn cam kết.
Mục tiêu Thủ tục kiểm soát Rủi ro được ngăn ngừa hoặc phát hiện
Thanh lý, tất toán khoản vay đúng.
Kiểm soát viên kiểm tra việc thanh lý hợp đồng tín dụng và lập văn bản và đơn yêu cầu xóa đăng ký giao dịch bảo đảm. Sau đó chuyển các văn bản và đơn yêu cầu xóa đăng ký giao dịch bảo đảm cho giám đốc chi nhánh ký duyệt.
Xảy ra sai sót trong quá trình thanh lý hợp đồng tín dụng và xóa đăng ký giao dịch đảm bảo.
Kế toán dựa vào văn bản và đơn yêu cầu xóa đăng ký giao dịch bảo đảm đã duyệt lập phiếu xuất kho và xuất ngoại bảng tài sản đảm bảo.
Xuất tài sản đảm bảo khi đơn yêu cầu xóa đăng ký giao dịch đảm bảo chưa được duyệt.
Quản lý rủi ro tín dụng.
Nhân viên tín dụng cần tập trung kiểm tra các nguyên nhân dẫn đến việc khách hàng không có khả năng trả nợ đúng hạn hoặc không có khả năng tiếp tục trả nợ.
Kiểm soát viên tiến hành kiểm tra, kiểm soát việc nhân viên tín dụng xử lý các vấn đề phát sinh, điều chỉnh gia hạn nợ, cơ cấu lại nợ và chuyển nợ quá hạn, bổ sung chỉnh sửa hợp đồng tín dụng, tài sản và hồ sơ thế chấp…
Không kiểm soát được nguyên nhân khách hàng không có khả năng trả nợ hoặc không có khả năng tiếp tục trả nợ. Vì vậy, ngân hàng thực hiện điều chỉnh gia hạn nợ, cơ cấu lại nợ và chuyển nợ quá hạn, bổ sung chỉnh sửa hợp đồng tín dụng, tài sản và hồ sơ thế chấp… không hợp lý.
Kiểm soát viên kiểm soát việc xác định hệ thống hạn mức tín dụng nhằm đảm bảo rằng hạn mức tín dụng cấp cho mỗi khách hàng dựa trên cơ sở tính toán hợp lý giữa nhu cầu vốn và khả năng trả nợ của khách hàng.
Hạn mức tín dụng cấp cho khách hàng chưa hợp lý và chưa phù hợp với khả năng trả nợ của khách hàng.
Mục tiêu Thủ tục kiểm soát Rủi ro được ngăn ngừa hoặc phát hiện
Quản lý rủi ro tín dụng.
Kiểm soát viên kiểm tra công tác đánh giá việc phân loại nợ và trích lập dự phòng rủi ro tín dụng của kế toán có đầy đủ và phù hợp theo quy định của NHNN và ngân hàng VPBank về việc trích lập dự phòng rủi ro tín dụng.
Các khoản nợ chưa được phân loại và trích lập dự phòng hoặc việc phân loại và trích lập dự phòng chưa được thực hiện đúng và hợp lý.
Kiểm soát viên kiểm soát việc chấp hành các nguyên tắc phân quyền trong quy trình tín dụng.
Lạm dụng quyền hạn trong quy trình tín dụng gây ra rủi ro tín dụng.
4.1.2.5 Các thủ tục KSNB trong việc đánh giá và thẩm định định kỳ
Bảng 4.4: Các thủ tục KSNB trong việc đánh giá và thẩm định định kỳ
Mục tiêu Các thủ tục kiểm soát Các rủi ro được ngăn ngừa hoặc phát hiện
Kiểm soát việc đánh giá và thẩm định định kỳ.
Kiểm soát viên kiểm tra tiêu chuẩn trích lập quỹ dự phòng cho khoản vay có khả năng không thu hồi được nhằm đảm bảo rằng việc trích lập các khoản nợ không thu hồi được là xác thực và hợp lý.
Tiêu chuẩn trích lập quỹ dự phòng cho khoản vay có khả năng không thu hồi được là chưa hợp lý.
Nhân viên tín dụng thực hiện giám sát thường xuyên ngay cả đối với các khoản