4. Kết quả thực tập theo đề tà
2.1.2. Cơ cấu tổ chức và chức năng nhiệm vụ phòng ban của Ngân hàng TMCP
TMCP Xuất Nhập khẩu Việt Nam – Chi nhánh Hòa Bình – Phòng Giao dịch Đồng Khánh
Cơ cấu tổ chức
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức tại Eximbank – CN Hòa Bình – PGD Đồng Khánh
Chức năng và nhiệm vụ phòng ban
Hoạt động kinh doanh của NH có hiệu quả hay không, không chỉ phụ thuộc vào phương thức kinh doanh của NH mà còn phụ thuộc vào sự điều hành cũng như sự nổ lực của các nhân viên NH. Chính vì thế, nhiệm vụ và quyền hạn của từng bộ phận là hết sức quan trọng đối với PGD.
Ban Giám đốc: gồm 1 Giám đốc và 1 Phó Giám đốc.
Đây là trung tâm quản lý mọi hoạt động của PGD. Hướng dẫn, chỉ đạo thực hiện chức năng, nhiệm vụ, phạm vi hoạt động của cấp trên giao.
Quyết định những vấn đề liên quan đến tổ chức, bãi nhiệm, khen thưởng và kỷ luật… của cán bộ, công nhân viên của đơn vị.
Đại diện PGD ký kết hợp đồng với KH.
Nơi xét duyệt, thiết lập các chính sách và đề ra chiến lược hoạt động phát triển kinh doanh đồng thời chịu trách nhiệm về hoạt động kinh doanh của PGD.
BAN GIÁM ĐỐC
Phòng dịch vụ khách hàng
– kế toán – ngân quỹ Phòng tổ chức hành chính
Phòng tín dụng tổng hợp Bộ phận tín dụng Bộ phận kế toán Bộ phận ngân quỹ Tổ bảo vệ Tín dụng cá nhân Tín dụng doanh nghiệp
Xử lý hoặc kiến nghị với các cấp có thẩm quyền xử lý các tổ chức hoặc cá nhân vi phạm chế độ tiền tệ, tín dụng, thanh toán của PGD.
Phòng dịch vụ khách hàng – kế toán – ngân quỹ
Bộ phận tín dụng:
- Thực hiện mở, đóng tài khoản cho tất cả các đối tượng KH theo quy định của pháp luật; thực hiện các giao dịch có liên quan đến tài khoản tiền gửi của KH có tài khoản tại PGD; thực hiện các nghiệp vụ thanh toán Telegraphic Transfer cho người thụ hưởng ở nước ngoài theo lệnh của KH.
- Thực hiện các nghiệp vụ về thanh toán quốc tế như mở L/C, séc,… - Thực hiện các nghiệp vụ chuyển tiền trong nước.
- Thực hiện các nghiệp vụ bảo lãnh, dự thầu, bảo lãnh thực hiện hợp đồng. - Thực hiện các nghiệp vụ trả lãi tiền gửi, rút vốn, trả lãi sổ tiết kiệm, mua
bán ngoại tệ.
- Thực hiện hạch toán nghiệp vụ cho vay, thu nợ và lãi vay theo đúng hợp đồng tín dụng.
- Thực hiện nghiệp vụ chi lương bằng chuyển khoản của KH là các DN, tổ chức.
- Phối hợp với các phòng ban khác cùng nâng cao hiệu quả các hoạt động.
Bộ phận kế toán:
Thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến quá trình thanh toán như thu chi theo yêu cầu của KH, thông báo thu nợ - lãi, kết toán các khoản thu chi trong ngày để xác định lượng vốn hoạt động, thường xuyên theo dõi các khoản giao dịch của KH. Kiểm tra chứng từ phát sinh, kịp thời chấn chỉnh những hoạch toán kế toán, tổng hợp và xử lý các số liệu và thông tin bằng văn bản tới ban lãnh đạo.
Bộ phận ngân quỹ:
- Tiếp nhận, kiểm đếm, thu chi tiền mặt và các chứng từ có giá trị theo quy định của Ngân hàng Nhà nước và Hội sở.
- Tổ chức quản lý các hoạt động ngân quỹ: tiếp nhận, kiểm đếm, nhập chứng từ vào mạng máy tính, quản lý thu chi vận chuyển tiền mặt và các chứng từ có giá…
- Cân đối tính toán nguồn tiền VNĐ, ngoại tệ, vàng theo quy lệnh của Giám đốc, chi trả các khoản chuyển tiền trong và ngoài hệ thống cho KH.
Phòng tổ chức hành chính
- Có chức năng đào tạo cán bộ, làm tham mưu cho Ban Giám đốc để bố trí nhân sự ở các phòng, đảm bảo phù hợp phát huy được năng lực của cán bộ nhân viên, chăm lo đời sống nhân viên, giải quyết các chế độ về nghỉ phép, đề nghị xét ngân lương cho công nhân viên, lập kế hoạch và cử cán bộ tham gia các lớp bồi dưỡng nghiệp vụ.
- Thực hiện công tác hành chính, văn thư, lưu giữ, lễ tân, lao vụ, đảm bảo thông tin liên lạc, lưu chuyển văn thư phục vụ các hoạt động của PGD. - Quản lý sửa chữa, bảo quản tài sản, cơ sở vật chất của PGD: nhà cửa, kho
tàng, máy móc vật chất, phương tiện làm việc.
- Đầu mối tiếp xúc với cơ quan, đơn vị có nhu cầu làm việc với PGD; quan hệ giao dịch với các ban ngành đối với các vấn đề liên quan tới PGD.
Phòng tín dụng tổng hợp: là nơi xét duyệt cho vay ngắn, trung và dài hạn đối với các sản phẩm tín dụng cá nhân và DN bằng VNĐ, ngoại tệ, vàng, phát hàng thư bảo lãnh trong và ngoài nước, chiết khấu chứng từ có giá.
- Công việc quan trọng nhất là thẩm định tín dụng hay phân tích tín dụng theo đúng quy trình đã được đề ra.
- Thực hiện công tác tín dụng theo đúng các quy định của Ngân hàng Nhà nước và Hội sở.
- Thực hiện nghiên cứu và quản lý các dự án đầu tư hùn vốn, liên doanh khi được ủy quyền.
- Đề xuất và xây dựng chiến lược KH theo từng thời kỳ cho từng đối tượng vay khác nhau.
2.1.3. Quy trình cho vay ngắn hạn đối với DN tại Ngân hàng TMCP Xuất Nhập khẩu Việt Nam – Chi nhánh Hòa Bình – Phòng Giao dịch Đồng Khánh
Bước 1: Lập hồ sơ vay vốn. Bước này do cán bộ tín dụng thực hiện ngay
sau khi tiếp xúc KH. Nhìn chung, một bộ hồ sơ vay vốn cần phải thu thập các thông tin như: năng lực pháp lý, năng lực hành vi dân sự của KH; khả năng sử dụng vốn vay; khả năng hoàn trả nợ vay (vốn vay và lãi).
Bước 2: Phân tích tín dụng. Là xác định khả năng hiện tại và tương lai của
KH trong việc sử dụng vốn vay + hoàn trả nợ vay. Mục tiêu:
- Tìm kiếm những tình huống có thể xảy ra dẫn đến rủi ro cho NH, dự đoán khả năng khắc phục những rủi ro đó, dự kiến những biện pháp giảm thiểu rủi ro và hạn chế tổn thất cho NH.
- Phân tích tính chân thật của những thông tin đã thu thập được từ phía KH trong bước 1, từ đó nhận xét thái độ, thiện chí của KH làm cơ sở cho việc ra quyết định cho vay.
Bước 3: Ra quyết định tín dụng. Trong khâu này, NH sẽ ra quyết định
đồng ý hoặc từ chối cho vay đối với một hồ sơ vay vốn của KH. Khi ra quyết định, thường mắc hai sai lầm cơ bản: đồng ý cho vay với một KH không tốt và từ chối cho vay với một KH tốt. Cả hai sai lầm đều ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh tín dụng, thậm chí sai lầm thứ hai còn ảnh hưởng đến uy tín của NH.
Bước 4: Giải ngân. Ở bước này, NH sẽ tiến hành phát tiền cho KH theo hạn
mức tín dụng đã ký kết trong hợp đồng tín dụng.
Nguyên tắc giải ngân: phải gắn liền sự vận động tiền tệ với sự vận động hàng hóa hoặc dịch vụ có liên quan, nhằm kiểm tra mục đích sử dụng vốn vay của KH và đảm bảo khả năng thu nợ. Nhưng đồng thời cũng phải tạo sự thuận lợi, tránh gây phiền hà cho công việc sản xuất kinh doanh của KH.
Bước 5: Giám sát tín dụng. Nhân viên tín dụng thường xuyên kiểm tra việc
sử dụng vốn vay thực tế của KH, hiện trạng tài sản đảm bảo, tình hình tài chính của KH,…để đảm bảo khả năng thu nợ.
