A Nghiệp vụ giữa doanh nghiệp xuất khẩu và ngân hàng
2.2.2.2Xử lý chứng từ xuất trình theo L/C
Bước 1: Nhận và kiểm tra chứng từ
TTV nhận và kiểm tra hồ sơ bộ chứng từ khách hàng xuất trình bao gồm:
o L/C gốc, các sửa đổi L/C gốc ( nếu có ).
o Thư thông báo L/C có xác nhận mã / chữ ký đúng; thư thông báo sửa đổi L/C có xác nhận mã / chữ ký đúng ( nếu có ).
o Bộ chứng từ (bao gồm bộ chứng từ gốc để gửi đi và bộ chứng từ sao để lưu lại NHNT).
Nếu L/C thanh toán nhiều lần thì mỗi lần khách hàng xuất trình chứng từ thanh toán, TTV phải ghi rõ và ký xác nhận vào mặt sau bản gốc L/C: ngày xuất trình, số tiền thanh toán.
TTV thực hiện kiểm tra:
o Kiểm tra sự phù hợp về nội dung, số lượng chứng từ so với các điều kiện, điều khoản quy định trong L/C và sửa đổi L/C liên quan (nếu có).
o Kiểm tra sự phù hợp giữa các chứng từ với nhau.
o Chuyển toàn bộ hồ sơ chứng từ liên quan lên CTQ.
o CTQ kiểm tra lại toàn bộ chứng từ và chuyển lại cho TTV để tiếp tục xử lý khi đã có kết luận cuối cùng về tình trạng của chứng từ, cách xử lý chứng từ. Sao/ scan hồ sơ bộ chứng từ lưu tại chi nhánh bao gồm: bộ chứng từ gửi hàng, L/C và các sửa đổi L/C nếu có, phiếu xuất trình chứng từ L/C.
Bước 2: Xử lý chứng từ đã kiểm tra
Chứng từ được kiểm tra không có sai sót được coi là phù hợp. Thực hiện Gửi chứng từ và đòi tiền.
Trường hợp chứng từ được kiểm tra có sai sót được coi là không phù hợp, TTV thực hiện:
o Giao những chứng từ cần phải sửa chữa / thay thế hoặc giao trọn bộ chứng từ tuỳ theo yêu cầu của người hưởng lợi. Đề nghị người hưởng lợi ký nhận lại những loại chứng từ / bộ chứng từ cần sửa trên Thư yêu cầu thanh toán
o Nhận lại những chứng từ Người hưởng lợi đã sửa chữa / thay thế: Ký nhận và ghi rõ ngày giờ nhận lại chứng từ của Người hưởng lợi.
Bước 3: Thanh toán
TTV lập thư gửi chứng từ và đòi tiền:
o Bộ chứng từ đòi tiền bao gồm:
- Thư gửi chứng từ và đòi tiền (có đầy đủ chữ ký theo quy định hiện hành của NHNT về mẫu chữ ký được uỷ quyền).
- Hối phiếu do người hưởng lợi ký phát đòi tiền NHNT, được NHNT ký hậu; hoặc Hối phiếu do NHNT ký phát đòi tiền NHHT (nếu L/C quy định).
- Bộ chứng từ L/C (bản gốc).
o Thực hiện gửi bộ chứng từ đòi tiền theo L/C quy định. NHTT thanh toán
o Thanh toán qua tài khoản Nostro của NHNT: nhận được báo Có từ TTTT, bộ phận nghiệp vụ thực hiện thanh toán cho khách hàng.
o Thanh toán qua tài khoản Vostro của NHNT: nhận được uỷ quyền ghi Nợ tài khoản Vostro của NHTT, Bộ phận nghiệp liên hệ Bộ phận quản lý tài khoản Vostro để xác nhận số dư trên tài khoản Vostro. Trường hợp tài khoản Vostro không đủ tiền, điện ngay NHTT yêu cầu chuyển tiền thanh toán.
o Thanh toán qua tài khoản ký quỹ xác nhận L/C của NHPH: Khi nhận được chấp nhận thanh toán của NHPH, kiểm tra số dư trên tài khoản ký quỹ.
Bước 4: Lưu trữ chứng từ
Chứng từ giao dịch (bản gốc/bản sao) của giao dịch L/C và các chứng từ giao dịch của các giao dịch phát sinh liên quan đến L/C (như các chứng từ nhận được từ khách hàng, các điện SWIFT/TELEX/thư đi, điện SWIFT/TELEX/thư đến, các bút toán/ hạch toán… đều phải được lưu trữ đầy đủ trong hồ sơ L/C.
Giao dịch L/C và các giao dịch phát sinh liên quan đến L/C đều phải được ghi trên bìa hồ sơ.
(adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});