A Nghiệp vụ giữa doanh nghiệp xuất khẩu và ngân hàng
2.2.2.4 Những rủi ro và cách phòng chống
Bảng liệt kê những rủi ro trong thanh toán bằng phương thức L/C mà nhà xuất khẩu thường gặp và cách phòng chống.
Nguồn gốc rủi ro Nội dung của rủi ro Biện pháp hạn chế rủi ro Rủi ro từ ngân hàng phát hành L/C không có uy tín. Ngân hàng không giữ đúng cam kết thanh toán.
a. Lựa chọn ngân hàng đích danh có uy tín ngay từ khâu ký kết hợp đồng.
b. L/C được xác nhận bởi ngân hàng được nêu đích danh hoặc chi nhánh của ngân hàng phát hành tại nước xuất khẩu.
Doanh nghiệp xuất khẩu không thực hiện được đúng những điều kiện mà L/C quy định. a. Thời gian giao hàng chậm so với quy định của L/C. b. Chuyên chở hàng hoá không đúng quy định của L/C. b. Giao hàng không đúng cơ cấu yêu cầu.
Dùng kinh nghiệm thực tế để lập bảng chiết tính thời gian, gồm hai bảng:
- Thời gian thu mua và chuẩn bị hàng hoá.
- Thời gian đưa hàng lên tàu. Nếu không thoả mãn với khung thời gian cho phép trong L/C thì phải tu chỉnh ngay.
Trường hợp chuyển tải: - Điều tra từ trước về tuyến
đường vận tải ( ngay sau khi ký hợp đồng).
- Xem hãng tàu mạnh ở tuyến nào.
- Thuê tàu chuyến nếu tàu lớn. - Tu chỉnh rồi mới giao hàng nếu
không giải quyết vấn đề chuyển tải được.
Trường hợp giao hàng từng phần, nhà xuất khẩu đọc kỹ L/C và đề nghị tu chỉnh L/C khi cần.
- L/C cho phép giao hàng mấy lần.
- Thời gian của từng lần giao hàng.
- Khối lượng của từng lần giao hàng.
Đọc kỹ L/C và chuẩn bị hàng hoá theo đúng quy định.
Đề nghị tu chỉnh L/C khi cần Rủi ro trong khâu
thanh toán.
Người xuất khẩu lập bộ chứng từ không đúng quy định của L/C.
- Bố trí nhân sự giỏi về nghiệp vụ ở khâu lập bộ chứng từ.
- Lựa chọn đối tác nhập khẩu có thiện chí.
- Đọc, nghiên cứu kỹ quy định của L/C đối với bộ chứng từ. - Nghiên cứu kỹ những rủi ro, sai
sót thường gặp đối với từng loại chứng từ.
- Thoả thuận với nhà nhập khẩu các chứng từ cần xuất trình từ khâu ký hợp đồng.
- Đề nghị tu chỉnh L/C khi cần.
2.2.2 Những công việc ngân hàng cần làm 2.2.2.1 Thông báo L/C 2.2.2.1 Thông báo L/C
Nhận được L/C từ Ngân hàng phát hành/ Ngân hàng chuyển nhượng/ Ngân hàng thông báo khác, TTV kiểm tra các điều kiện sau:
o L/C nhận được bằng TELEX/ SWIFT MT799 phải có xác nhận mã đúng;
o L/C nhận được bằng SWIFT phải theo mẫu chuẩn của tổ chức SWIFT quốc tế;
o L/C / Thông báo L/C nhận được bằng Thư phải có xác nhận chữ ký đúng và hợp lệ của Bộ phận quan hệ Ngân hàng đại lý hội sở chính.
o Kiểm tra tính chân thật của L/C đặc biệt chú ý đến: Ngân hàng phát hành L/C; tên địa chỉ người hưởng lợi, UCP áp dụng trong L/C.
- Trường hợp L/C nhận được bị chập hoặc lỗi (điện SWIFT / TELEX ), bị mờ hoặc rách (thư), TTV cần phải:
o Điện thông báo ngay cho nơi gửi điện / thư yêu cầu chuyển phát lại.
o Nếu sau nhiều lần nhắc nhở Ngân hàng gửi điện/ thư không thực hiện yêu cầu thì tiến hành từ chối thông báo L/C.
- L/C có đầy đủ tính chân thật, TTV tiến hành in bản gốc L/C:
o L/C nhận được bằng SWIFT / TELEX: đóng dấu “Original” trên trang mặt của L/C được in ra. Đóng dấu vuông có chữ “For Bank for Foreign Trade of Việt Nam” và kí chữ kí được uỷ quyền.
o L/C nhận được bằng thư: đóng dấu vuông có chữ “For Bank for Foreign Trade of Việt Nam” và kí chữ kí được uỷ quyền.
- Sau đó chuyển bộ hồ sơ đến CTQ duyệt, đóng dấu theo quy định và giao thông báo cho khách hàng.
o Giao thông báo L/C gồm:
- 1 bản thư Thông báo L/C. - 1 bản L/C gốc.
o Tuỳ theo yêu cầu của người hưởng lợi L/C, có thể - Giao trực tiếp tại ngân hàng.
- Giao qua dịch vụ bưu điện. - TTV lập hồ sơ theo dõi L/C:
o Mở hồ sơ L/C, ghi đầy đủ thông tin trên bìa hồ sơ L/C.
o Lưu hồ sơ Thư thông báo, L/C bản sao hoặc bản gốc, Giấy báo Nợ/ Có (nếu có)… và các chứng từ khác liên quan đến giao dịch mỗi thứ 01 bản.
2.2.2.2 Xử lý chứng từ xuất trình theo L/C Bước 1: Nhận và kiểm tra chứng từ Bước 1: Nhận và kiểm tra chứng từ
TTV nhận và kiểm tra hồ sơ bộ chứng từ khách hàng xuất trình bao gồm:
o L/C gốc, các sửa đổi L/C gốc ( nếu có ).
o Thư thông báo L/C có xác nhận mã / chữ ký đúng; thư thông báo sửa đổi L/C có xác nhận mã / chữ ký đúng ( nếu có ).
o Bộ chứng từ (bao gồm bộ chứng từ gốc để gửi đi và bộ chứng từ sao để lưu lại NHNT).
Nếu L/C thanh toán nhiều lần thì mỗi lần khách hàng xuất trình chứng từ thanh toán, TTV phải ghi rõ và ký xác nhận vào mặt sau bản gốc L/C: ngày xuất trình, số tiền thanh toán.
TTV thực hiện kiểm tra:
o Kiểm tra sự phù hợp về nội dung, số lượng chứng từ so với các điều kiện, điều khoản quy định trong L/C và sửa đổi L/C liên quan (nếu có).
o Kiểm tra sự phù hợp giữa các chứng từ với nhau.
o Chuyển toàn bộ hồ sơ chứng từ liên quan lên CTQ.
o CTQ kiểm tra lại toàn bộ chứng từ và chuyển lại cho TTV để tiếp tục xử lý khi đã có kết luận cuối cùng về tình trạng của chứng từ, cách xử lý chứng từ. Sao/ scan hồ sơ bộ chứng từ lưu tại chi nhánh bao gồm: bộ chứng từ gửi hàng, L/C và các sửa đổi L/C nếu có, phiếu xuất trình chứng từ L/C.
Bước 2: Xử lý chứng từ đã kiểm tra
Chứng từ được kiểm tra không có sai sót được coi là phù hợp. Thực hiện Gửi chứng từ và đòi tiền.
Trường hợp chứng từ được kiểm tra có sai sót được coi là không phù hợp, TTV thực hiện:
o Giao những chứng từ cần phải sửa chữa / thay thế hoặc giao trọn bộ chứng từ tuỳ theo yêu cầu của người hưởng lợi. Đề nghị người hưởng lợi ký nhận lại những loại chứng từ / bộ chứng từ cần sửa trên Thư yêu cầu thanh toán
o Nhận lại những chứng từ Người hưởng lợi đã sửa chữa / thay thế: Ký nhận và ghi rõ ngày giờ nhận lại chứng từ của Người hưởng lợi.
Bước 3: Thanh toán
TTV lập thư gửi chứng từ và đòi tiền:
o Bộ chứng từ đòi tiền bao gồm:
- Thư gửi chứng từ và đòi tiền (có đầy đủ chữ ký theo quy định hiện hành của NHNT về mẫu chữ ký được uỷ quyền).
- Hối phiếu do người hưởng lợi ký phát đòi tiền NHNT, được NHNT ký hậu; hoặc Hối phiếu do NHNT ký phát đòi tiền NHHT (nếu L/C quy định).
- Bộ chứng từ L/C (bản gốc).
o Thực hiện gửi bộ chứng từ đòi tiền theo L/C quy định. NHTT thanh toán
o Thanh toán qua tài khoản Nostro của NHNT: nhận được báo Có từ TTTT, bộ phận nghiệp vụ thực hiện thanh toán cho khách hàng.
o Thanh toán qua tài khoản Vostro của NHNT: nhận được uỷ quyền ghi Nợ tài khoản Vostro của NHTT, Bộ phận nghiệp liên hệ Bộ phận quản lý tài khoản Vostro để xác nhận số dư trên tài khoản Vostro. Trường hợp tài khoản Vostro không đủ tiền, điện ngay NHTT yêu cầu chuyển tiền thanh toán.
o Thanh toán qua tài khoản ký quỹ xác nhận L/C của NHPH: Khi nhận được chấp nhận thanh toán của NHPH, kiểm tra số dư trên tài khoản ký quỹ.
Bước 4: Lưu trữ chứng từ
Chứng từ giao dịch (bản gốc/bản sao) của giao dịch L/C và các chứng từ giao dịch của các giao dịch phát sinh liên quan đến L/C (như các chứng từ nhận được từ khách hàng, các điện SWIFT/TELEX/thư đi, điện SWIFT/TELEX/thư đến, các bút toán/ hạch toán… đều phải được lưu trữ đầy đủ trong hồ sơ L/C.
Giao dịch L/C và các giao dịch phát sinh liên quan đến L/C đều phải được ghi trên bìa hồ sơ.
2.3 Phương thức thanh toán chuyển tiền 2.3.1 Quy trình thanh toán chuyển tiền 2.3.1 Quy trình thanh toán chuyển tiền 2.3.1 Quy trình thanh toán chuyển tiền
Sơ đồ 2.3: Quy trình nghiệp vụ thanh toán chuyển tiền ứng trước ( toàn bộ )
Diễn giải quy trình
(1) Người xuất khẩu đến ngân hàng viết lệnh chuyển tiền và nộp các giấy tờ cần thiết theo yêu cầu của ngân hàng (hợp đồng ngoại thương một bản chính, một bản sao, giấy phép nhập khẩu nếu có).
(2) Nhân viên ngân hàng sau khi kiểm tra hồ sơ của nhà nhập khẩu thì thực hiện chuyển tiền bằng điện (TT) hoặc bằng thư (MT) cho ngân hàng đại lý của mình tại nước ngoài, đồng thời thông báo cho nhà nhập khẩu biết lệnh chuyển tiền của họ đã được chấp nhận (2b).
(3) Ngân hàng dịch vụ đại lý báo có cho người xuất khẩu.
(4) Người xuất khẩu giao hàng theo hợp đồng ngoại thương đã ký.
Lưu ý: Điều kiện thanh toán của hợp đồng ngoại thương phải thể hiện: người nhập khẩu ứng trước một phần hoặc toàn phần trị giá của hợp đồng ngoại thương.
Như vậy mỗi bên chỉ thực hiện một số khâu nhất định trong quy trình thanh toán:
Ngân hàng phục vụ nhà xuất khẩu (ngân hàng dịch vụ): đóng vai trò là người trung gian bằng cách ghi có tài khoản người xuất khẩu.
Người xuất khẩu: sau khi nhận được tiền thì tiến hành giao hàng cho người nhập khẩu.
MT ; TT
Ngân hàng dịch vụ Ngân hàng bên NK
Xuất khẩu Nhập khẩu
(2a)
(3) (1) (2b)
Sơ đồ 2.4: Quy trình thanh toán chuyển tiền trả ngay hoặc trả chậm
Diễn giải quy trình:
(1) Sau khi thoả thuận ký kết hợp đồng ngoại thương, người xuất khẩu thực hiện việc cung ứng hàng hoá cho người nhập khẩu, đồng thời chuyển giao toàn bộ chứng từ cho người nhập khẩu.
(2) Người nhập khẩu sau khi kiểm tra chứng từ, viết lệnh chuyển tiền gửi đến ngân hàng phục vụ mình.
(3) Sau khi kiểm tra, nếu hợp lệ và đủ khả năng thanh toán, ngân hàng sẽ trích tài khoản của người nhập khẩu để chuyển tiền và gửi giấy báo nợ và giấy báo đã thanh toán cho người nhập khẩu.
(4) Ngân hàng chuyển tiền ra lệnh ( bằng thư hay điện báo) cho ngân hàng đại lý của mình ở nước ngoài để chuyển tiền trả cho người xuất khẩu.
(5) Ngân hàng đại lý chuyển tiền cho người xuất khẩu ( trực tiếp hoặc gián tiếp qua ngân hàng khác) và gửi giấy báo cho đơn vị đó.
Như vậy mỗi bên chỉ thực hiện một số khâu nhất định trong quy trình thanh toán:
Người xuất khẩu: thực hiện giao hàng cho người nhập khẩu, sao đó chuyển bộ chứng từ cho người nhập khẩu, sau đó chờ người nhập khẩu trả tiền hàng.
Ngân hàng phục vụ nhà xuất khẩu (ngân hàng đại lý): đóng vai trò là người trung gian và là người kết thúc quy trình chuyển tiền bằng cách ghi có tài khoản người xuất khẩu, sau khi nhận được chuyển tiền từ phía ngân hàng chuyển tiền và quy trình chuyển tiền xem như kết thúc.
2.3.2 Những công việc nhà xuất khẩu cần làm
• ứ (toàn bộ)
Chuyển tiền trả trước thuận lợi cho nhà xuất khẩu vì nhận được tiền trước khi giao hàng nên không sợ rủi ro.
MT ; TT
Ngân hàng đại lý Ngân hàng chuyển tiền
Xuất khẩu Nhập khẩu
(4)
(5) (2) (3)
• ả sau, nhà xuất khẩu sau khi giao hàng mới nhận được tiền nên cần phải chú ý đến:
- Khả năng tài chính và uy tín của nhà nhập khẩu.
Nhà xuất khẩu chỉ nên áp dụng phương thức chuyển tiền cho những giao dịch mua bán có giá trị nhỏ. Nhà xuất khẩu chỉ nên chấp nhận thanh toán cho hợp đồng có giá trị lớn khi mà nhà nhập khẩu có quan hệ chặt chẽ với mình, có uy tín lâu dài trong nhiều năm.
- Bên cạnh đó nhà xuất khẩu cũng cần chú ý rằng nước nhập khẩu không thuộc danh sách cấm vận của Mỹ, nếu đồng tiền thanh toán là USD.
- Khi hợp đồng quy định điều khoản thanh toán bằng T/T trả sau thì nhà xuất khẩu nên quy định tỉ lệ phạt đối với việc thanh toán chậm, cần quy định rõ về điều khoản áp dụng trong hợp đồng để dễ giải quyết tranh chấp.
- Khi chấp nhận việc thanh toán bằng phương thức chuyển tiền, cả nhà nhập khẩu và nhà xuất khẩu đều phải chú ý tới luật lệ của nước mình và nước người bán, nếu nước người mua không cho áp dụng phương thức chuyển tiền thì có thể người xuất khẩu sẽ mất đi lô hàng và không nhận được tiền.
2.3.3 Những công việc ngân hàng cần làm
Bước 1: TTV nhận lệnh chuyển tiền và kiểm tra điều kiện thực hiện lệnh chuyển tiền trên mẫu điện MT100/MT103.
Bước 2: Thực hiện lệnh chuyển tiền:
Phòng mã của ngân hàng nhận điện chuyển tiền (hiện nay TT được sử dụng là chủ yếu) từ ngân hàng nước ngoài, sau khi kiểm mã, nếu đúng thì chuyển điện cho phòng nghiệp vụ của ngân hàng. TTV căn cứ vào chỉ thị trả tiền trong bức điện, tiến hành ghi bút toán:
- Nợ - ngân hàng nước ngoài - Có – cho công ty xuất khẩu
Bút toán được lập thành 4 liên, trong đó có liên giao cho nhà xuất khẩu để báo tiền về.
2.4 Phương thức thanh toán đổi chứng từ trả tiền 2.4.1 Quy trình thanh toán đổi chứng từ trả tiền 2.4.1 Quy trình thanh toán đổi chứng từ trả tiền 2.4.1 Quy trình thanh toán đổi chứng từ trả tiền
Sơ đồ 2.5 Quy trình thanh toán đổi chứng từ trả tiền
Diễn giải quy trình
(1) Nhà nhập khẩu đến ngân hàng ở nước người xuất khẩu ký một bản ghi nhớ ( memorandum), đồng thời thực hiện ký quỹ ( pledged amount) 100% trị giá cảu thương vụ để lập tài khoản ký thác ( trust account).
Bản ghi nhớ sẽ là cơ sở để ngân hàng dịch vụ trả tiền theo chỉ thị của người nhập khẩu khi thực hiện thanh toán bằng phương thức CAD. Nội dung chính của bản ghi nhớ:
- Nhà nhập khẩu cam kết ký quỹ đủ 100% trị giá của thương vụ.
- Các chứng từ mà người người xuất khẩu phải xuất trình khi lĩnh tiền ở ngân hàng.
- Thời hạn thanh toán.
- Mức phí dịch vụ mà ngân hàng được hưởng và ai phải trả phí này ( thường nhà xuất khẩu trả).
(2) Ngân hàng báo cho nhà xuất khẩu rằng nhà nhập khẩu đã ký quỹ, tài khoản ký thác đã bắt đầu hoạt động.
(3) Nhà xuất khẩu giao hàng cho nhà nhập khẩu dưới sự kiểm soát của đại diện nhà nhập khẩu ( representative of buyer) tại nước người xuất khẩu.
(4) Nhà xuất khẩu xuất trình cho ngân hàng bộ chứng từ mà nhà nhập khẩu đã yêu cầu để rút tiền.
(5) Ngân hàng kiểm tra tính hợp lệ của bộ chứng từ và trả tiền cho nhà xuất khẩu từ tài khoản tín thác của nhà nhập khẩu.
(6) Ngân hàng giao bộ chứng từ cho người đại diện của nhà nhập khẩu và quyết toán tài khoản tín thác.
(2) (4) Giao hàng hoá (3) Xuất khẩu Nhập khẩu Ngân hàng (1) (6) Gửi bộ chứng từ hàng hoá (5)
Như vậy mỗi bên chỉ thực hiện một số khâu nhất định trong quy trình thanh toán:
Người xuất khẩu: khi ngân hàng báo cho nhà xuất khẩu rằng nhà nhập khẩu đã ký quỹ, tài khoản ký thác đã bắt đầu hoạt động thì tiến hành giao hàng cho nhà nhập khẩu. Nhà xuất khẩu đến ngân hàng xuất trình bộ chứng từ mà nhà nhập khẩu đã yêu cầu để rút tiền.
Ngân hàng ở nước nhà xuất khẩu: đóng vai trò là người nhận được tiền ký quỹ từ nhà nhập khẩu thì thông báo cho nhà xuất khẩu để nhà xuất khẩu tiến hành giao hàng.
2.4.2 Những công việc nhà xuất khẩu cần làm