A Nghiệp vụ giữa doanh nghiệp xuất khẩu và ngân hàng
2.2 Phương thức thanh toán tín dụng chứng từ
2.2.1 Quy trình thanh toán tín dụng chứng từ
Sơ đồ 2.2: Quy trình thanh toán tín dụng chứng từ
Diễn giải quy trình:
(1) Nhà nhập khẩu yêu cầu ngân hàng phát hành mở L/C.
(2)Ngân hàng phát hành sau khi mở L/C thì thông báo cho nhà xuất khẩu qua ngân hàng thông báo.
(7)
(8) (1)
(2) (6)
Ngân hàng thông báo Ngân hàng phát hành
Xuất khẩu Nhập khẩu
(5) (3)
(4)
(9) (10)
(3) Ngân hàng thông báo chuyển L/C đến cho nhà xuất khẩu để người này đánh giá khả năng thực hiện L/C và đề nghị tu chỉnh L/C (nếu cần).
(4) Nhà xuất khẩu sau khi kiểm tra L/C thì tiến hành giao hàng.
(5) Nhà xuất khẩu lập bộ chứng từ theo đúng quy định của L/C và các văn bản tu chỉnh (nếu có) xuất trình cho ngân hàng đúng thời hạn quy định.
(6) Ngân hàng thông báo sau khi kiểm tra tính hợp lệ của bộ chứng từ thì chuyển tới ngân hàng phát hành.
(7) Ngân hàng phát hành thư tín dụng kiểm tra bộ chứng từ thanh toán:
– Nếu thấy phù hợp với quy định của L/C thì tiến hành trả tiền hoặc chấp nhận hối phiếu (đối với L/C trả chậm).
– Nếu thấy không phù hợp với quy định của L/C thì từ chối thanh toán và gửi bộ chứng từ cho người xuất khẩu.
(8) Ngân hàng phát hành thư tín dụng trao bộ chứng từ cho nhà nhập khẩu và phát lệnh đòi tiền nhà nhập khẩu.
(9) Nhà nhập khẩu kiểm tra bộ chứng từ:
– Nếu thấy phù hợp với quy định của L/C thì đến ngân hàng làm thủ tục thanh toán, ngân hàng phát hành ký hậu bộ chứng từ cho đi nhận hàng.
– Nếu thấy không phù hợp với quy định của L/C thì nhà nhập khẩu có quyền từ chối thanh toán.
(10) Nhà xuất khẩu nhận được tiền thanh toán
Như vậy mỗi bên chỉ thực hiện một số khâu nhất định trong quy trình thanh toán:
+ Nhà xuất khẩu ( người hưởng lợi): Tiếp nhận L/C bản gốc và xem xét nội dung của L/C; giao hàng theo đúng quy định của L/C; lập bộ chứng từ thanh toán cho ngân hàng theo đúng quy định của L/C.
+ Ngân hàng phục vụ nhà xuất khẩu (ngân hàng thông báo): Tiếp nhận L/C bản gốc và chuyển nguyên văn tới nhà xuất khẩu; đánh giá ban đầu tính hợp lệ của bộ chứng từ; chuyển bộ chứng từ thanh toán đến ngân hàng phát hành; thanh toán tiền cho người xuất khẩu nếu được uỷ quyền thanh toán.
2.2.2 Những công việc nhà xuất khẩu cần làm
2.2.2.1 Những công việc thực hiện trước khi giao hàng
Trước khi đến thời hạn đôi bên đã thoả thuận, người xuất khẩu đôn đốc người nhập khẩu mở L/C đúng hạn như điện toại, fax, telex hay gặp trực tiếp đại diện đối tác ở nước mình. Đối với những hợp đồng lớn để chắc chắn người ta dùng hình thức đặt cọc (performance –PB): cả ai bên đặt cọc ở ngân hàng 2% - 5% trị giá hợp đồng, nếu bên nào không thực hiện nghĩa vụ của mình thì sẽ mất tiền cọc.
Khi được thông báo chính thức về việc mở L/C, cần kiểm tra kỹ lưỡng L/C: - Kiểm tra tính chân thật của L/C
- Kiểm tra nội dung của L/C
Mặc dù hiện nay, EDI rất phát triển, người ta có thể nhận L/C trực tiếp từ người mua hoặc từ ngân hàng mở L/C, nhưng với điều kiện Việt Nam thì các nhà xuất khẩu nên nhận L/C từ ngân hàng thông báo, bởi bì ngân hàng có khả năng kiểm tra tính thật giả của L/C (nếu L/C mở bằng thư thì đối ciếu chữ ký, nếu mở bằng điện thì kiểm tra mã số…)
Kiểm tra L/C là khâu cực kỳ quan trọng trong việc thực hiện phương thức tín dụng chứng từ, bởi nếu không phát hiện được sự không phù hợp giữa L/C và hợp đồng mà người xuất khẩu tiến hành giao hàng thì sẽ không nhận được thanh toán. Cơ sở để kiểm tra L/C là hợp đồng ngoại thương mà hai bên đã ký. Trong trường hợp kiểm tra L/C của một hợp đồng bổ sung, không những dựa vào hợp đồng bổ sung mà còn dựa vào hợp đồng gốc ( original contract)
Khi phát hiện thấy nội dung L/C không phù hợp với hợp đồng hoặc trái với luật lệ, tập quán của hai nước, hoặc không có khả năng để thực hiện, người xuất khẩu cần đề nghị người nhập khẩu và ngân hàng mở L/C tu chỉnh L/C.
Các nội dung cần kiểm tra kỹ:
- Số hiệu, địa điểm và ngày mở L/C (No of L/C, Place and date of issuing) - Tên ngân hàng mở L/C (opening bank or issuing bank)
- Kiểm tra tên, địa chỉ ngân hàng thông báo (advising bank), ngân hàng trả tiền (negotiating bank or paying bank), ngân hàng xác nhận (confirming bank).
- Kiểm tra tên, địa chỉ của người thụ hưởng (beneficiary hoặc In favour of…) - Kiểm tra tên, địa chỉ của người mở L/C (applicant)
- Số tiền của L/C (amount)
- Loại L/C (form of documentary credit) - Ngày và địa điểm hết hiệu lực của L/C
- Thời hạn giao hàng (shipment date or time of delivery) - Cách giao hàng
- Cách vận tải
- Phần mô tả hàng hoá (covering, description of goods)
- Các chứng từ thanh toán (documents required, documents for payment) ⇒ Tóm lại, người xuất khẩu muốn dễ dàng được thanh toán sau khi giao hàng,
thì phải kiểm tra đánh giá khả năng thực hiện được các yêu cầu nêu trong L/C, đặc biệt về bộ chứng từ thanh toán, và đề nghị tu chỉnh L/C (khi cần thiết) để có được một nội dung L/C có thể thực hiện được.
2.2.2.2 Tu chỉnh L/C
Tu chỉnh L/C (Amendment) là hành vi mà các bên liên quan (nhà xuất khẩu, nhà nhập khẩu, ngân hàng) thực hiện sửa đổi, bổ sung hoặc huỷ bỏ từng phần nội dung của L/C đã ban hành trước đó.
Trong thực tế, nhà nhập khẩu chỉ đề nghị tu chỉnh trong một số ít trường hợp do điều khoản L/C đã mở không chính xác. Thường việc đề nghị tu chỉnh L/C xuất phát từ người xuất khẩu khi nhận thấy việc thực hiện các điều khoản của L/C vượt quá khả năng hoặc ảnh hưởng đến quyền lợi kinh tế của nhà xuất khẩu.
2.2.2.3 Những công việc thực hiện sau khi giao hàng
Để được thanh toán, nhà xuất khẩu phải lập bộ chứng từ thanh toán theo đúng quy định của L/C và xuất trình cho ngân hàng trong thời hạn quy định. Bộ chứng từ phải đạt các yêu cầu:
- Đầy đủ chứng từ về chủng loại và số lượng theo yêu cầu của L/C. - Hoàn chỉnh về mặt hình thức bề ngoài.
- Nội dung các chứng từ phải đúng theo các quy định của L/C. - Nội dung các chứng từ không có sự mâu thuẫn với nhau.
2.2.2.4 Những rủi ro và cách phòng chống
Bảng liệt kê những rủi ro trong thanh toán bằng phương thức L/C mà nhà xuất khẩu thường gặp và cách phòng chống.
Nguồn gốc rủi ro Nội dung của rủi ro Biện pháp hạn chế rủi ro Rủi ro từ ngân hàng phát hành L/C không có uy tín. Ngân hàng không giữ đúng cam kết thanh toán.
a. Lựa chọn ngân hàng đích danh có uy tín ngay từ khâu ký kết hợp đồng.
b. L/C được xác nhận bởi ngân hàng được nêu đích danh hoặc chi nhánh của ngân hàng phát hành tại nước xuất khẩu.
Doanh nghiệp xuất khẩu không thực hiện được đúng những điều kiện mà L/C quy định. a. Thời gian giao hàng chậm so với quy định của L/C. b. Chuyên chở hàng hoá không đúng quy định của L/C. b. Giao hàng không đúng cơ cấu yêu cầu.
Dùng kinh nghiệm thực tế để lập bảng chiết tính thời gian, gồm hai bảng:
- Thời gian thu mua và chuẩn bị hàng hoá.
- Thời gian đưa hàng lên tàu. Nếu không thoả mãn với khung thời gian cho phép trong L/C thì phải tu chỉnh ngay.
Trường hợp chuyển tải: - Điều tra từ trước về tuyến
đường vận tải ( ngay sau khi ký hợp đồng).
- Xem hãng tàu mạnh ở tuyến nào.
- Thuê tàu chuyến nếu tàu lớn. - Tu chỉnh rồi mới giao hàng nếu
không giải quyết vấn đề chuyển tải được.
Trường hợp giao hàng từng phần, nhà xuất khẩu đọc kỹ L/C và đề nghị tu chỉnh L/C khi cần.
- L/C cho phép giao hàng mấy lần.
- Thời gian của từng lần giao hàng.
- Khối lượng của từng lần giao hàng.
Đọc kỹ L/C và chuẩn bị hàng hoá theo đúng quy định.
Đề nghị tu chỉnh L/C khi cần Rủi ro trong khâu
thanh toán.
Người xuất khẩu lập bộ chứng từ không đúng quy định của L/C.
- Bố trí nhân sự giỏi về nghiệp vụ ở khâu lập bộ chứng từ.
- Lựa chọn đối tác nhập khẩu có thiện chí.
- Đọc, nghiên cứu kỹ quy định của L/C đối với bộ chứng từ. - Nghiên cứu kỹ những rủi ro, sai
sót thường gặp đối với từng loại chứng từ.
- Thoả thuận với nhà nhập khẩu các chứng từ cần xuất trình từ khâu ký hợp đồng.
- Đề nghị tu chỉnh L/C khi cần.
2.2.2 Những công việc ngân hàng cần làm 2.2.2.1 Thông báo L/C 2.2.2.1 Thông báo L/C
Nhận được L/C từ Ngân hàng phát hành/ Ngân hàng chuyển nhượng/ Ngân hàng thông báo khác, TTV kiểm tra các điều kiện sau:
o L/C nhận được bằng TELEX/ SWIFT MT799 phải có xác nhận mã đúng;
o L/C nhận được bằng SWIFT phải theo mẫu chuẩn của tổ chức SWIFT quốc tế;
o L/C / Thông báo L/C nhận được bằng Thư phải có xác nhận chữ ký đúng và hợp lệ của Bộ phận quan hệ Ngân hàng đại lý hội sở chính.
o Kiểm tra tính chân thật của L/C đặc biệt chú ý đến: Ngân hàng phát hành L/C; tên địa chỉ người hưởng lợi, UCP áp dụng trong L/C.
- Trường hợp L/C nhận được bị chập hoặc lỗi (điện SWIFT / TELEX ), bị mờ hoặc rách (thư), TTV cần phải:
o Điện thông báo ngay cho nơi gửi điện / thư yêu cầu chuyển phát lại.
o Nếu sau nhiều lần nhắc nhở Ngân hàng gửi điện/ thư không thực hiện yêu cầu thì tiến hành từ chối thông báo L/C.
- L/C có đầy đủ tính chân thật, TTV tiến hành in bản gốc L/C:
o L/C nhận được bằng SWIFT / TELEX: đóng dấu “Original” trên trang mặt của L/C được in ra. Đóng dấu vuông có chữ “For Bank for Foreign Trade of Việt Nam” và kí chữ kí được uỷ quyền.
o L/C nhận được bằng thư: đóng dấu vuông có chữ “For Bank for Foreign Trade of Việt Nam” và kí chữ kí được uỷ quyền.
- Sau đó chuyển bộ hồ sơ đến CTQ duyệt, đóng dấu theo quy định và giao thông báo cho khách hàng.
o Giao thông báo L/C gồm:
- 1 bản thư Thông báo L/C. - 1 bản L/C gốc.
o Tuỳ theo yêu cầu của người hưởng lợi L/C, có thể - Giao trực tiếp tại ngân hàng.
- Giao qua dịch vụ bưu điện. - TTV lập hồ sơ theo dõi L/C:
o Mở hồ sơ L/C, ghi đầy đủ thông tin trên bìa hồ sơ L/C.
o Lưu hồ sơ Thư thông báo, L/C bản sao hoặc bản gốc, Giấy báo Nợ/ Có (nếu có)… và các chứng từ khác liên quan đến giao dịch mỗi thứ 01 bản.
2.2.2.2 Xử lý chứng từ xuất trình theo L/C Bước 1: Nhận và kiểm tra chứng từ Bước 1: Nhận và kiểm tra chứng từ
TTV nhận và kiểm tra hồ sơ bộ chứng từ khách hàng xuất trình bao gồm:
o L/C gốc, các sửa đổi L/C gốc ( nếu có ).
o Thư thông báo L/C có xác nhận mã / chữ ký đúng; thư thông báo sửa đổi L/C có xác nhận mã / chữ ký đúng ( nếu có ).
o Bộ chứng từ (bao gồm bộ chứng từ gốc để gửi đi và bộ chứng từ sao để lưu lại NHNT).
Nếu L/C thanh toán nhiều lần thì mỗi lần khách hàng xuất trình chứng từ thanh toán, TTV phải ghi rõ và ký xác nhận vào mặt sau bản gốc L/C: ngày xuất trình, số tiền thanh toán.
TTV thực hiện kiểm tra:
o Kiểm tra sự phù hợp về nội dung, số lượng chứng từ so với các điều kiện, điều khoản quy định trong L/C và sửa đổi L/C liên quan (nếu có).
o Kiểm tra sự phù hợp giữa các chứng từ với nhau.
o Chuyển toàn bộ hồ sơ chứng từ liên quan lên CTQ.
o CTQ kiểm tra lại toàn bộ chứng từ và chuyển lại cho TTV để tiếp tục xử lý khi đã có kết luận cuối cùng về tình trạng của chứng từ, cách xử lý chứng từ. Sao/ scan hồ sơ bộ chứng từ lưu tại chi nhánh bao gồm: bộ chứng từ gửi hàng, L/C và các sửa đổi L/C nếu có, phiếu xuất trình chứng từ L/C.
Bước 2: Xử lý chứng từ đã kiểm tra
Chứng từ được kiểm tra không có sai sót được coi là phù hợp. Thực hiện Gửi chứng từ và đòi tiền.
Trường hợp chứng từ được kiểm tra có sai sót được coi là không phù hợp, TTV thực hiện:
o Giao những chứng từ cần phải sửa chữa / thay thế hoặc giao trọn bộ chứng từ tuỳ theo yêu cầu của người hưởng lợi. Đề nghị người hưởng lợi ký nhận lại những loại chứng từ / bộ chứng từ cần sửa trên Thư yêu cầu thanh toán
o Nhận lại những chứng từ Người hưởng lợi đã sửa chữa / thay thế: Ký nhận và ghi rõ ngày giờ nhận lại chứng từ của Người hưởng lợi.
Bước 3: Thanh toán
TTV lập thư gửi chứng từ và đòi tiền:
o Bộ chứng từ đòi tiền bao gồm:
- Thư gửi chứng từ và đòi tiền (có đầy đủ chữ ký theo quy định hiện hành của NHNT về mẫu chữ ký được uỷ quyền).
- Hối phiếu do người hưởng lợi ký phát đòi tiền NHNT, được NHNT ký hậu; hoặc Hối phiếu do NHNT ký phát đòi tiền NHHT (nếu L/C quy định).
- Bộ chứng từ L/C (bản gốc).
o Thực hiện gửi bộ chứng từ đòi tiền theo L/C quy định. NHTT thanh toán
o Thanh toán qua tài khoản Nostro của NHNT: nhận được báo Có từ TTTT, bộ phận nghiệp vụ thực hiện thanh toán cho khách hàng.
o Thanh toán qua tài khoản Vostro của NHNT: nhận được uỷ quyền ghi Nợ tài khoản Vostro của NHTT, Bộ phận nghiệp liên hệ Bộ phận quản lý tài khoản Vostro để xác nhận số dư trên tài khoản Vostro. Trường hợp tài khoản Vostro không đủ tiền, điện ngay NHTT yêu cầu chuyển tiền thanh toán.
o Thanh toán qua tài khoản ký quỹ xác nhận L/C của NHPH: Khi nhận được chấp nhận thanh toán của NHPH, kiểm tra số dư trên tài khoản ký quỹ.
Bước 4: Lưu trữ chứng từ
Chứng từ giao dịch (bản gốc/bản sao) của giao dịch L/C và các chứng từ giao dịch của các giao dịch phát sinh liên quan đến L/C (như các chứng từ nhận được từ khách hàng, các điện SWIFT/TELEX/thư đi, điện SWIFT/TELEX/thư đến, các bút toán/ hạch toán… đều phải được lưu trữ đầy đủ trong hồ sơ L/C.
Giao dịch L/C và các giao dịch phát sinh liên quan đến L/C đều phải được ghi trên bìa hồ sơ.
2.3 Phương thức thanh toán chuyển tiền 2.3.1 Quy trình thanh toán chuyển tiền 2.3.1 Quy trình thanh toán chuyển tiền 2.3.1 Quy trình thanh toán chuyển tiền
Sơ đồ 2.3: Quy trình nghiệp vụ thanh toán chuyển tiền ứng trước ( toàn bộ )
Diễn giải quy trình
(1) Người xuất khẩu đến ngân hàng viết lệnh chuyển tiền và nộp các giấy tờ cần thiết theo yêu cầu của ngân hàng (hợp đồng ngoại thương một bản chính, một bản sao, giấy phép nhập khẩu nếu có).
(2) Nhân viên ngân hàng sau khi kiểm tra hồ sơ của nhà nhập khẩu thì thực hiện chuyển tiền bằng điện (TT) hoặc bằng thư (MT) cho ngân hàng đại lý của mình tại nước ngoài, đồng thời thông báo cho nhà nhập khẩu biết lệnh chuyển tiền của họ