A Nghiệp vụ giữa doanh nghiệp xuất khẩu và ngân hàng
2.2.2.1Những công việc thực hiện trước khi giao hàng
Trước khi đến thời hạn đôi bên đã thoả thuận, người xuất khẩu đôn đốc người nhập khẩu mở L/C đúng hạn như điện toại, fax, telex hay gặp trực tiếp đại diện đối tác ở nước mình. Đối với những hợp đồng lớn để chắc chắn người ta dùng hình thức đặt cọc (performance –PB): cả ai bên đặt cọc ở ngân hàng 2% - 5% trị giá hợp đồng, nếu bên nào không thực hiện nghĩa vụ của mình thì sẽ mất tiền cọc.
Khi được thông báo chính thức về việc mở L/C, cần kiểm tra kỹ lưỡng L/C: - Kiểm tra tính chân thật của L/C
- Kiểm tra nội dung của L/C
Mặc dù hiện nay, EDI rất phát triển, người ta có thể nhận L/C trực tiếp từ người mua hoặc từ ngân hàng mở L/C, nhưng với điều kiện Việt Nam thì các nhà xuất khẩu nên nhận L/C từ ngân hàng thông báo, bởi bì ngân hàng có khả năng kiểm tra tính thật giả của L/C (nếu L/C mở bằng thư thì đối ciếu chữ ký, nếu mở bằng điện thì kiểm tra mã số…)
Kiểm tra L/C là khâu cực kỳ quan trọng trong việc thực hiện phương thức tín dụng chứng từ, bởi nếu không phát hiện được sự không phù hợp giữa L/C và hợp đồng mà người xuất khẩu tiến hành giao hàng thì sẽ không nhận được thanh toán. Cơ sở để kiểm tra L/C là hợp đồng ngoại thương mà hai bên đã ký. Trong trường hợp kiểm tra L/C của một hợp đồng bổ sung, không những dựa vào hợp đồng bổ sung mà còn dựa vào hợp đồng gốc ( original contract)
Khi phát hiện thấy nội dung L/C không phù hợp với hợp đồng hoặc trái với luật lệ, tập quán của hai nước, hoặc không có khả năng để thực hiện, người xuất khẩu cần đề nghị người nhập khẩu và ngân hàng mở L/C tu chỉnh L/C.
Các nội dung cần kiểm tra kỹ:
- Số hiệu, địa điểm và ngày mở L/C (No of L/C, Place and date of issuing) - Tên ngân hàng mở L/C (opening bank or issuing bank)
- Kiểm tra tên, địa chỉ ngân hàng thông báo (advising bank), ngân hàng trả tiền (negotiating bank or paying bank), ngân hàng xác nhận (confirming bank).
- Kiểm tra tên, địa chỉ của người thụ hưởng (beneficiary hoặc In favour of…) - Kiểm tra tên, địa chỉ của người mở L/C (applicant)
- Số tiền của L/C (amount)
- Loại L/C (form of documentary credit) - Ngày và địa điểm hết hiệu lực của L/C
- Thời hạn giao hàng (shipment date or time of delivery) - Cách giao hàng
- Cách vận tải
- Phần mô tả hàng hoá (covering, description of goods)
- Các chứng từ thanh toán (documents required, documents for payment) ⇒ Tóm lại, người xuất khẩu muốn dễ dàng được thanh toán sau khi giao hàng,
thì phải kiểm tra đánh giá khả năng thực hiện được các yêu cầu nêu trong L/C, đặc biệt về bộ chứng từ thanh toán, và đề nghị tu chỉnh L/C (khi cần thiết) để có được một nội dung L/C có thể thực hiện được.