6. K tc u ca lu nă vn
2.2.1. Qu ntr quy trình vn chu yn hàng hóa:
Nh n thông tin yêu c u nh năhƠngăđ c th c hi n theo 2 cách: Theo th a thu n t tr că(đưălênăl chătr c) và khách hàng tr c ti p liên h (quaăđi n tho i ho c tr c tuy n). c th c hi n qua 3ăb c g m:
- B c 1: Nh n yêu c u nh n hàng t khách hàng.
- B c 2: Truy năđ t thông tin yêu c uăắpick-up”,ăthayăđ i và h y b cho b ph năđi u ph iăắdispatch”.
- B c 3: Truy năđ tăthôngătinăthayăđ iăắpick-up” (n u có) đ n khách hàng.
i măkhóăkh năc a vi c nh năắbooking”ăc aăkháchăhƠngăđóălƠăph i ghi nh n th t chính xác các thông tin khách hàng nh :ăs tài kho n, chi ti t liên h , chi ti t lô
hƠngănh ăcơnăn ng, kích c , giá tr khai quan, mã vùng và s ki năhƠng.ăCóănh ăv y m i không gây ra các sai sót nh h ngăđ n các quy trình ti p theo c a ho tăđ ng logistics c aăcôngăty.ăNgoƠiăra,ăkhiăcóăthôngăbáoăthayăđ i c a khách hàng c n ph i
đ c c p nh tăngayăđ quyătrìnhăđi u ph i (dispatch) và nh n hàng (pick-up)ăđi u ch nh.
2.2.1.2 Quy trìnhăđi u ph i (dispatch):
Là quy trình ti p theo c a d ch v v n chuy n hàng hóa c a DHL, g m có 3
b c:
- B c 1: Nh n thông tin yêu c uăắpick-up”ăt b ph n D ch v khách hàng. - B c 2: Truy n thông tin yêu c uăắpick-up”ăchoăB uătá.
- B c 3: Giám sát và ti p chuy n thông tin v nh ngăthayăđ i gi a b uătáăvà d ch v khách hàng.
Trong quy trình này, c n ph i liên k t ch t ch gi a b ph n d ch v khách hàng
vƠăcácăb uătá.ăN uănhơnăviênăb uătáănh n th y lo i hàng hóa không phù h p c n cho b ph n d ch v khách hàng bi tăđ liên h t ch i v i khách hàng. N u khách hàng
thayăđ i yêu c u nh n hàng, b ph n d ch v khách hàng c n thông báo v iăcácăb uă táăđ tránh tình tr ng sai sót khi nh n hàng.
Là quy trình nh n hàng tr c ti p v i khách hàng, c năcácăb uătáăcóăs chu n b c n th năkhiăđiănh n hàng và ki mătraăhƠngăhóaătr c khi nh n hàng. Quy trình bao g măcácăb c sau:
- B c 1: B uătáăc n chu n b ph ngăti n và di n m oăkhiăđ n nh n hàng. - B c 2: n nh n hàng.
- B c 3: Ki m tra n i dung lô hàng, gi y t hƠngăvƠăđóngăgóiăhƠng.
- B c 4: Th c hi n vi c scan Checkpoints. - B c 5: Thuăc c.
- B c 6: Qu n lý hàng.
- B c 7: X lý nh ng ngo i l trong quy trìnhăắpick-up”.
Quyătrìnhăắpick-up”ă nhăh ng r t nhi uăđ n toàn b quy trình v n chuy n hàng hóa c a d ch v logistics nên DHL Express Vi t Nam luôn yêu c u các nhân viên ph iăđ m b oăđ yăđ các th t căkhiăđ n nh năhƠng.ăCácăb uătáăc n th hi năđ c DHL là m t công ty có s chuyên nghi p cao, ngo i hình và di n m o c năđ m b o
đ c s tinăt ng c a khách hàng. Không ch đ m b o v hình th c bên ngoài, khi
đ n nh n hàng, các n i dung bên trong lô hàng c năđ c ki mătraăđ tránh các r c r i cho khách hàng khi thông quan. Khi nh n hàng, vi c scan Checkpoints và ghi nh n chi ti t các yêu c u c a lô hàng vào máy scan là r t quan tr ng,ăđ m b o lô hàng ph iăcóăắpick-up”ăCheckpointăđ ti n cho vi c ki m soát lô hàng trên h th ng
côngăty.ăNgoƠiăra,ăb uătáăc n th c hi năthuăc căvƠăđ aăbiênănh n cho khách hàng
nh ăm t s đ m b o khi giao hàng cho DHL v n chuy n, tránh hi năt ng m t mát biên lai và ti năc căđ gi m b t các r c r i trong qu n lý.
2.2.1.4 Quy trìnhăắoutbound”:
c th c hi n t i trung tâm d ch v , nh m m căđíchăchu n b hàng hóa cho vi c chuy nă hƠngă hóaă đ nă đi m ti p theo (khi hàng hóa c n ph i qua trung tâm trung chuy n) ho căđi măđ n cu i cùng. Bao g măcóă4ăb c:
- B c 1: Th c hi n các bu i tóm t t v khai thác.
- B c 2: Th c hi n nh ng bu i tóm t t v iănhơnăviênăb uătáăt ng ngày m t. - B c 3: B uătáăchuy n hàng qua quy trìnhăắoutbound”.
- B c 4: Phân lo i hàng hóa.
Vi c th c hi n các bu i tóm t t công vi c ng nătr c khi th c hi n công vi c phân lo i hàng hóa là yêu c u hàng ngày c aăquyătrìnhănƠy.ăQuaăđóăgiúpăcácănhơnă
viên n măđ c ti năđ công vi c c n th c hi n, tránh các sai sót và có th ti p t c công vi c c aăcaătr c m t các liên t c.ă i uăkhóăkh nălƠăph i làm sao phân lo i hàng hóa m tăcácăchínhăxácătheoăđúngăcácăyêuăc u c a khách hàng. Các lo i hàng hóa có yêu c u v n chuy n g p c nă đ c phân lo i s mă đ t p trung khai thác
tr c.
2.2.1.5 Quy trìnhăắexport:
Trong quy trình này, hàng hóa t p k tăđ chuy n giao hàng cho sân bay ho c hãng chuyên ch đ năđi măđ n ti pătheo,ăđ c th c hi năquaă3ăb c:
- B c 1: Th c hi n các bu i tóm t t v khai thác. - B c 2: Nh n hàng t quy trìnhăắoutbound”. - B c 3: Phân lo i hàng hóa.
i măkhóăkh nătrongăgiaiăđo n này là ph iăđ m b o phân lo i hàng hóa chính
xác,ă uătiênăth c hi n thông quan cho các lô hàng có th i gian giao hàng g p, ngoài ra, phân tuy năn iăhƠngăhóaăđ n ph i tuy tăđ i chính xác. B t k sai sót nào trong vi c thông quan hay phân tuy n hàng hóa s d năđ n vi c m tăuyătínăđ i v i khách hàng. Ngoài ra, khi c p nh t tình tr ng hàng hóa ph iăchínhăxácăđ ti n vi c giám
sátăvƠăthôngătinăđ n khách hàng.
2.2.1.6 Quy trìnhăắtransfer”:
Quyă trìnhă nƠyă đ c th c hi n khi hàng hóa ph i t p k t t i trung tâm trung chuy n,ăđ c th c hi năquaă3ăb c:
- B c 1: T ch c các bu i tóm t t v b ph n khai thác. - B c 2: Nh n hàng t quy trìnhăắexport”.
- B c 3: Th c hi n công vi c trung chuy n hàng hóa.
HƠngă hóaă đ c t p trung t i trung tâm trung chuy nă đ ti n cho vi c chuy n
hƠngăhóaăvƠăđ m b oăhƠngăđ c kh iăhƠnhăđúngăgi đ đ năđi măđ n cu i cùng. m b o nhân s đ đ khai thác hàng hóa th t chính xác và các thông tin v hàng
hóaăđ c c p nh t trên h th ngăđ ti n vi căgiámăsátăvƠăthôngătinăđ n khách hàng.
2.2.1.7 Quy trìnhăắImport”:
ơyălƠăquyătrìnhăthôngăquanăchoăhƠngănh p,ăngoƠiăra,ăcóăcácălôăhƠngăch aăđ c thông quan thì công ty s qu n lý thông qua b ph n qu n lý kho hàng.ă c th c hi năthôngăquaă3ăb c:
- B c 1: T ch c các bu i tóm t t v b ph n khai thác. - B c 2: Nh n hàng t quy trìnhăắExportă/ăTransfer”. - B c 3: Th c hi n công vi c nh n hàng hóa.
i u quan tr ng là ph iăluônăđ m b oăn ngăsu t khai thác c a công ty phù h p v i kh iăl ng hàng hóa, tránh x y ra tình tr ng quá t i. Ngoài ra, ph iăđ m b o h tr kháchăhƠngătrongătr ng h p hàng hóa c a khách hàng g păkhóăkh nătrongăvi c thông quan. N u hàng hóa không g păkhóăkh nătrongăthôngăquanăthìăcácăcácănhơnă
viên c n c p nh t checkpoint tình tr ng hàng hóa lên h th ngăđ giúp các khách hàng n măđ c tình hình hàng hóa.
2.2.1.8 Quy trìnhăắInbound”:
c th c hi n t i trung tâm d ch v , chu n b các công vi c cho vi c chuy n
phátăhƠngăhóaăđ n tay khách hàng, bao g măcóă3ăb c:
- B c 1: T ch c các bu i tóm t t v b ph n khai thác. - B c 2: Nh n hàng t quy trìnhăắImport”.
- B c 3: T ch c các bu i tóm t t v iănhơnăviênăb uătá.
m b oăsaoăchoăhƠngăhóaăđ yăđ các thông tin và gi y t ,ăquaăđóăphơnălu ng
hƠngăhóaăchoăđ iăng ăb uătáăcôngătyăchuy n phát hàng theo nh ng tuy n phù h p
vƠăchínhăxác.ă i uăkhóăkh nălƠăph i s p x p sao cho không có s ch ng chéo nhau khi phát hàng t iăcácăđi măđ n cu iăcùng,ăquaăđóăti t ki măđ c chi phí và công s c c aăđ iăng ănhơnăviênăb uătá.
2.2.1.9 Quy trìnhăắDelivery”:
ơyă lƠă b c cu i cùng trong quy trình v n chuy n hàng hóa c a d ch v logistics c a DHL Express Vi t Nam, vi c chuy năphátăhƠngăđ nătayăng i nh n cu iăcùngăđ c th c hi năquaăcácăb c sau:
- B c 1: B uătáăchu n b xe và di n m o tr căkhiăđiăphátăhƠng. - B c 2: Chu n b điăphátăhƠngăvà ch t hàng lên xe.
- B c 3: n phát hàng và thu ti n.
- B c 4: Th c hi n vi c scan các checkpoint.
- B c 5: Qu nălỦăcácătr ng h p phát hàng ngo i l .
m b o hàng hóa ph iăđ căphátăđúngăvƠăđ cho khách hàng, các lô hàng có nhi u ki n ph iăđ c ki mătraăđ tránh sai sót. Vi c thu ti n c a khách hàng ph i
đúngăvƠăđ thoe tiêu chu n công ty. Tránh gây ra các s vi c gây m t uy tín giao hàng c aăcôngătyănh :ăgiaoăhàng tr h n, giao thi u hàng, thu ti năkhôngăđúngăquyă đnh. Các lô hàng không th giao phát cho khách hàng c n ph iăđ căđ aăv đ cho b ph n qu n lý kho hàng ph trách, tránh tình tr ng m t mát.