5. Kết cấu của đề tài
3.1.2.Đào tạo kỹ năng giao tiếp hành chính cho cán bộ, công chức
3.1.2.1 Nội dung giải pháp
Hiện nay, kỹ năng giao tiếp là một trong những kỹ năng mềm được hầu hết các doanh nghiệp dành mối quan tâm đặc biệt trong công tác đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ cho nhân viên. Trong môi trường cạnh tranh lành mạnh, hiện đại thì kỹ năng giao tiếp đóng một vai trò quan trọng trong việc tạo nên thành công của một doanh nhân. Vì vậy, họ luôn quan tâm đào tạo, bồi dưỡng kỹ năng giao tiếp nói riêng, các kỹ năng mềm nói chung cho nhân viên của mình nhằm mục tiêu nâng cao sự hài lòng của khách hàng và làm tăng số lượng khách hàng của tổ chức.
Trong công cuộc cải cách hành chính hiện nay cần quan tâm đến việc đào tạo bồi dưỡng kỹ năng mền cho CBCC. Nghĩa là người CBCC ngoài việc nâng cao kỹ năng chuyên môn cần có kỹ năng giao tiếp tốt để phục vụ những khách hàng nhân dân của mình, nâng cao sự tin cậy và làm nhân dân ngày càng hài lòng với các dịch vụ mà các cơ quan HCNN cung cấp cũng như với thái độ của những người thực thi công vụ đó.
Bồi dưỡng kỹ năng nghiệp vụ chuyên môn, đặc biệt là kỹ năng giao tiếp cho CBCC, nhất là đối với những người thường xuyên phải tiếp xúc với nhân dân, xây
dựng môi trường văn hóa tốt đẹp trong hoạt động của cơ quan HCNN là một giải pháp mà trong tình hình hiện nay bất cứ cơ quan nào trong tổ chức điều hành các hoạt động đều phải quan tâm. Bởi vì nâng cao chất lượng và hiệu quả giao tiếp là trực tiếp góp phần nâng cao chất lượng và hiệu quả quản lý HCNN.
Kỹ năng giao tiếp - ứng xử là loại kỹ năng rất đa dạng, vừa có yếu tố khoa học, vừa bao gồm cả tính nghệ thuật, kỹ năng này đã được tôi khảo sát trong quá trình nghiên cứu và tập trung vào 03 kỹ năng chủ yếu: nghe, nói và phản hồi. Việc rèn luyện kỹ năng giao tiếp và ứng xử đòi hỏi người cán bộ phải kiên trì nắm vững những nguyên tắc khoa học, nhưng quan trọng hơn là ở nghệ thuật áp dụng những nguyên tắc đó. Phong cách, trang phục, thái độ ứng xử, cách dùng ngôn từ, cử chỉ trong giao tiếp, cách lắng nghe… hẳn không phải là điều dễ dàng có được. Những người có quyền hành nếu sử dụng không đúng thì kết quả giao tiếp chỉ là làm cho người dân ngày càng mất niềm tin, xa rời họ hơn.
Chính vì vậy, cần thiết phải tổ chức đào tạo kỹ năng giao tiếp song song với đào tạo bồi dưỡng kỹ năng, nghiệp vụ chuyên môn cho cán bộ, công chức. Coi đào tạo, bồi dưỡng kỹ năng giao tiếp như một yêu cầu bắt buộc đối với CBCC. Đặc biệt quan tâm đến lực lượng CBCC trẻ - những người chủ của nền hành chính hiện đại, ngày càng đậm tính phục vụ trong tương lai và những CBCC thường xuyên phải tiếp xúc với nhân dân để giải quyết công việc cho họ.
3.1.2.2. Biện pháp thực hiện
Tổ chức các khóa đào tạo kỹ năng giao tiếp cho các cán bộ, công chức, viên chức tại UBND xã Tịnh Thới
Để mang lại chất lượng, hiệu quả đào tạo thì cần thực hiện những việc như sau: - Xác định nhu cầu đào tạo, trong đó đề cập đến việc xác định nhu cầu thực tế của từng công việc, của mỗi đơn vị và so sánh kỹ năng hiện có với kỹ năng cần thiết phải đạt để xác định nội dung, mục tiêu đào tạo.
- Quá trình dạy và học nên áp dụng phương pháp đào tạo theo tình huống cụ thể và học viên thực hành ngay.
- Xác định đầu ra, quan tâm việc thi, đánh giá kết quả.
- Kết quả chính thức, là sự phản hồi từ phía các đối tượng giao tiếp, lãnh đạo, đồng nghiệp, đặc biệt là mức độ hài lòng từ dư luận xã hội.
Tuy nhiên, để thực hiện việc huấn luyện theo mô hình này cần phải có sự nghiêm túc từ phía người dạy và người học. Đồng thời, UBND xã cần phải có một quá trình đánh giá và nhìn nhận nhu cầu thực tế một cách khách quan và phải thật sự quan tâm đến hiệu quả đào tạo, tránh hình thức.
Việc mở thường xuyên mở các lớp đào tạo kỹ năng giao tiếp có thể gây trở ngại đối với tiến trình công vụ tại các đơn vị. Vì vậy, một phương pháp hữu hiệu để khắc phục khó khăn này là việc kết hợp đào tạo, bồi dưỡng kỹ năng giao tiếp trong các lớp đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ hàng năm. Thời gian bồi dưỡng có thể kéo dài hơn so với thông lệ, tuy nhiên sẽ làm giảm nhẹ kinh phí, đồng thời không gây trở ngại cho công việc của các đơn vị khi CBCC tham gia các lớp học này.
Ngoài chương trình đào tạo chính thức, cần tạo điều kiện và có hình thức khuyến khích CBCC tự tìm hiểu và rèn luyện để ngày càng nâng cao kỹ năng, như: biểu dương, khen thưởng kịp thời, trang bị tài liệu liên quan vào tủ sách pháp luật, phòng truyền thống tại mỗi đơn vị.
Những kỹ năng không phải tự nhiên mà có, phải trải qua một quá trình bồi dưỡng và rèn luyện lâu dài, thực hành nhiều, tập luyện thường xuyên.
Ngoài kỹ năng giao tiếp, CBCC cần được trang bị kiến thức một cách toàn diện, trước hết về đường lối, chính sách của Đảng, về quản lý nhà nước, về kiến thức pháp luật v.v…
Loại tri thức có ý nghĩa hết sức quan trọng mà CBCC cần được thường xuyên bồi dưỡng, phải tích cực nghiên cứu để nắm vững và cập nhật thường xuyên đó là tri thức pháp luật. Không nắm vững pháp luật thì việc giải quyết yêu cầu của nhân dân
không thể nhanh chóng, hiệu quả, không tránh khỏi lúng túng và làm theo kinh nghiệm.
Tóm lại, trong giai đoạn mới của công cuộc CCHC, đào tạo bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ cần đi đôi với đào tạo, bồi dưỡng kỹ năng mền đặc biệt là kỹ năng giao tiếp - ứng xử hành chính cho CBCC. Đồng thời, việc rèn luyện thường xuyên với tinh thần cầu tiến, tích cực và nhận thức sâu sắc về ích lợi của những kỹ năng này đối với quá trình thi hành công vụ mới đảm bảo đem lại hiệu quả và đạt được mục tiêu đào tạo.