5. Kết cấu của đề tài
2.3.4.Môi trường giao tiếp
Giao tiếp trong công sở hành chính chủ yếu là giao tiếp công vụ: toàn bộ hình thức giao tiếp được thực hiện trong bối cảnh thực thi công vụ do các bên tham gia công vụ thực hiện để thực thi công vụ. Do đó môi trường giao tiếp này có những điểm tương đối đặc biệt hơn so với những môi trường giao tiếp thông thường vì vậy cần có những nguyên tắc cơ bản để nâng cao hiệu quả giao tiếp trong môi trường này.
Câu 4:
Một trong những nguyên tắc cơ bản thể hiện được văn hóa giao tiếp công sở hành chính Nhà nước của CBCC là công khai; Một là hoạt động giao tiếp công vụ được diễn ra tại các địa điểm công cộng bao gồm công sở. Hai là giao tiếp công vụ từ
phía cán bộ, công chức hướng tới công khai hóa mục tiêu và cách thức hành động như các mục tiêu cụ thể, các quy trình, thủ tục, các quyết định quản lý hành chính nhà nước. Tất nhiên, phạm vi công khai phải mang tính hợp pháp như không vi phạm các quy định về bảo vệ bí mật nhà nước,… Điều này được quy định và phổ biến rộng rãi trong các văn bản QPPL, buộc mỗi CBCC phải “nằm lòng” và luôn phải thực hiện. Có 77,8% cán bộ công chức, viên chức tại UBND xã đồng ý với đặc điểm này, đây là nguyên tắc quan trọng trong giao tiếp công vụ tuy nhiên cũng cần phải có những nguyên tắc khác không kém phần quan trọng để đảm bảo cho giao tiếp nơi công sở. Vì vậy có một bộ phận CBCC tại xã cũng cho rằng ngoài đặc điểm công khai thì cần phải có những đặc điểm như: liên tục, có sự tương tác và cả sự phức tạp, tỷ lệ này chiếm 22%. Điều này cho thấy nhận thức về đặc điểm biểu hiện văn hóa giao tiếp - ứng xử công sở hành chính Nhà nước cũng còn có sự khác nhau giữa các CBCC.
Tính liên tục thể hiện văn hóa giao tiếp - ứng xử nơi công sở nhà chính: Đây là đặc điểm gắn bó trực tiếp, phản ánh và phục vụ đặc điểm của hoạt động công vụ nhằm đảm bảo tính thường xuyên, liên tục và ổn định của nền công vụ, với mục đích cao nhất là đảm bảo tính liên tục trong phục vụ và đáp ứng các nhu cầu, nguyện vọng của công dân.
Giao tiếp - ứng xử công vụ trong công sở hành chính là hoạt động tương tác, phối hợp với nhiều đối tượng khác nhau nhằm thực hiện chức năng phục vụ đối với công dân và các tổ chức khác. Chính vì vậy, tương tác là một điều kiện cho phép cách thức giao tiếp, hiệu quả giao tiếp - ứng xử được đảm bảo với tư cách là công cụ kết nối các ý tưởng, nguyện vọng và năng lực của Chính phủ và đối tượng phục vụ của nó. Thiếu sự tương tác này, hoạt động của Chính phủ trở nên ít liên quan, ít có ý nghĩa, thậm chí vô nghĩa, không đáp ứng được nhu cầu và nguyện vọng của công dân và trở thành công cụ đơn thuần phục vụ Chính phủ quan liêu. Do vậy, có thể nói, giao tiếp - ứng xử vừa là sản phẩm của quá trình tương tác, lại vừa là công cụ hỗ trợ cho quá trình tương tác đó. Bên cạnh đó, để đảm bảo sự tương tác với bên ngoài, điều kiện ngầm định của giao tiếp công vụ là tương tác trong nội bộ. Giữa các cơ quan, đơn vị và các cá nhân cần có sự tương tác nhằm hướng tới sự hiểu biết qua lại và phối hợp tốt trong thực hiện chức năng, nhiệm vụ chuyên biệt và các nhiệm vụ chung.
Đa dạng, phức tạp là một trong những đặc tính quan trọng nhất giúp phân biệt giao tiếp - ứng xử công sở hành chính với các hình thức giao tiếp khác trong xã hội. Nó xuất phát từ phạm vi hoạt động của Nhà nước, sự đa dạng, phức tạp của đối tượng phục vụ. Cụ thể hơn, phạm vi hoạt động của Nhà nước, so với mọi tổ chức khác trong xã hội là rộng lớn hơn nhiều. Kéo theo nó, các quy trình, thủ tục làm
việc trở nên phức tạp hơn mức cần thiết để đảm bảo không bỏ sót các quyền hạn của cá nhân cán bộ công chức hoặc đơn vị, trong khi không loại trừ quyền của các cơ quan, cá nhân khác.
Đặc biệt giao tiếp trong công sở hành chính được sử dụng chính thức và rộng rãi các phương tiện truyền thông đại chúng như báo chí, đài phát thanh..., nên đây cũng là điều kiện thuận lợi cho viêc giao tiếp rộng rãi với công chúng.
Những đặc điểm sau đây thể hiện văn hóa giao tiếp công sở hành chính Nhà nước của CBCC SL Tỷ lệ % Công khai 14 77,8 Liên tục Tương tác Phức tạp Tất cả các ý trên 4 22,2
- Mỗi tổ chức, cơ quan, đơn vị hay nhóm là một tập hợp gồm nhiều yếu tố và kiểu người khác nhau với xuất phát điểm, quan điểm, cách thức và tham vọng khác nhau. Giao tiếp - ứng xử là cơ chế, là chất keo dính lôi cuốn những người, những yếu tố có những điểm chung căn bản lại với nhau để hình thành tổ chức. Khi tổ chức đã ra đời, giao tiếp và ứng xử với các vai trò quan trọng giúp con người biết - hiểu - hành động và cộng tác, cho phép các yếu tố khác biệt, các cá nhân, đơn vị, các nguồn lực và các mục tiêu được kết nối với nhau để những điểm mạnh được kết hợp, nhân thêm sức mạnh và những điểm yếu được hỗ trợ, bù đắp để giảm thiểu tiêu cực ảnh hưởng đến tổ chức một cách tối đa. Đối với cán bộ, công chức, giao tiếp - ứng xử cho phép nắm bắt thông tin, hiểu biết về nhiệm vụ và trông đợi của tổ chức đối với họ, tương tác với đồng nghiệp. Do đó cần phải có sự hợp nhất môi trường giao tiếp trong cơ quan, tổ chức.
- Mỗi tổ chức đều có một hoặc một số hệ thống các giá trị mà nó duy trì hoặc muốn khuếch trương, giao tiếp - ứng xử là cơ chế giúp định hình và duy trì các giá trị đó.
- Giao tiếp - ứng xử trong quá trình thực thi công vụ không đơn thuần và duy nhất liên quan đến các nhiệm vụ và cách giải quyết nhiệm vụ, nó còn liên quan đến con người với tư cách là một thực thể sống, có đời sống riêng tư, có niềm vui, nỗi buồn, có điểm mạnh và điểm yếu. Do vậy, giao tiếp - ứng xử trong tổ chức còn bao hàm cả khía cạnh mang tính nhân bản, hỗ trợ việc hoàn thiện nhân cách của các cá nhân nên cần được động viên và khuyến khích.