Vốn kinh doanh và tài sản đƣợc giao: tại thời điểm 01/04/2009 là 35.589.958.517 đồng (Ba mƣơi lăm tỷ, năm trăm tám mƣơi chín triệu, chín trăm năm mƣơi tám ngàn, năm trăm mƣời bảy đồng chẵn) trong đĩ:
- Tài sản dài hạn do Cơng ty Lƣơng thực Bạc Liêu bàn giao: 12.035.706.269 đồng.
25
3.4 CƠ CẤU TỔ CHỨC, NHIỆM VỤ VÀ QUYỀN HẠN CỦA CÁC PHỊNG BAN
3.4.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý Cơng ty Lƣơng Thực Sĩc Trăng
Hình 3.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý Cơng ty Lƣơng Thực Sĩc Trăng
(Nguồn: phịng kế tốn cơng ty lương thực Sĩc Trăng)
Ghi chú:
- Quan hệ chỉ đạo
- Quan hệ hổ trợ và báo cáo
GIÁM ĐỐC PHĨ GIÁM ĐỐC SẢN XUẤT KINH DOANH PHỊNG T ÀI CHÍ NH KẾ TỐN PHÕNG KẾ HO ẠCH KINH DO ANH H XN CB L T 3 -2 SĨC TR ĂNG TRẠM KI NH DO AN H PHÂN B ĨN NG Ã NĂ M PHĨ GIÁM ĐỐC TỔ CHỨC TÀI CHÍNH KẾ TỐN PHÕNG T Ổ CHỨ C HÀNH C HÍNH
26
3.4.2 Chức năng và nhiệm vụ
* Giám đốc Cơng ty
- Giám đốc Cơng ty đƣợc Tổng Giám đốc Cơng ty Lƣơng thực Miền Nam bổ nhiệm cĩ thời hạn, miễn nhiệm, khen thƣởng, kỷ luật hoặc ký hợp đồng, chấm dứt hợp đồng sau khi đƣợc Hội đồng Quản trị phê duyệt; khi hết thời hạn giữ chức vụ, giám đốc cĩ thể đƣợc Tổng Giám đốc Cơng ty xét bổ nhiệm lại hoặc ký tiếp hợp đồng.
- Giám đốc Cơng ty điều hành hoạt động hàng ngày của Cơng ty theo kế hoạch và chỉ đạo của Tổng Cơng ty, chịu trách nhiệm trƣớc Tổng Cơng ty và pháp luật về việc thực thi quyền hạn và chịu trách nhiệm trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của Cơng ty trên cơ sở tuân thủ đầy đủ pháp luật, quy chế, quy định của Tổng Cơng ty ban hành và quy chế quản lý nội bộ.
- Đƣợc ủy quyền cho các phĩ giám đốc Cơng ty, hoặc các chức danh khác trong Cơng ty để thực hiện một số cơng việc do Giám đốc phân cơng. Ngƣời đƣợc ủy quyền phải chịu trách nhiệm trƣớc Giám đốc và pháp luật về việc thực hiện nhiệm vụ cơng việc đƣợc ủy quyền.
* Phĩ giám đốc
- Phĩ giám đốc là ngƣời giúp việc cho Giám đốc Cơng ty, đƣợc giám đốc cơng ty phân cơng phụ trách từng lãnh vực cụ thể, chịu trách nhiệm trƣớc pháp luật trong phạm vi những cơng việc đƣợc giao.
- Trực tiếp chịu trách nhiệm trƣớc Giám đốc và cấp trên về phạm vi cơng việc mà mình phụ trách.
- Thƣờng xuyên giữ mối liên hệ với Giám đốc, báo cáo tình hình giải quyết cơng việc đƣợc phân cơng hoặc những vấn đề mới phát sinh ngồi quyền quyết định.
* Kế tốn trưởng và phịng Tài chính- Kế tốn
Kế tốn trƣởng kiêm trƣởng phịng Tài chính - Kế tốn cĩ trách nhiệm và quyền hạn nhƣ sau:
+ Về chuyên mơn
- Chịu trách nhiệm trƣớc pháp luật, Ban giám đốc về tính trung thực, hợp lý của báo cáo Tài chính, tổ chức bộ máy kế tốn trong đơn vị, hƣớng dẫn thực hiện kịp thời các chế độ tài chính và các chuẩn mực kế tốn do Nhà nƣớc và các cơ quan cĩ thẩm quyền quy định.
- Hƣớng dẫn các phần hành thực hiện việc ghi chép phản ánh trung thực hợp lý các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào sổ sách kế tốn.
- Tổ chức bảo quản, lƣu trữ các tài liệu chứng từ kế tốn, giữ bí mật các số liệu kế tốn khi chƣa đƣợc cơng khai.
- Lập kế hoạch tài chính hàng năm. + Về cơng tác kiểm tra, kiểm sốt
27
- Kiểm tra việc chấp hành chế độ quản lý tài sản, tiền vốn tại Cơng ty do Tổng Cơng ty Lƣơng thực Miền Nam và Giám đốc Cơng ty qui định.
- Kiểm tra việc thực hiện chế độ thanh tốn bằng tiền, vay luân chuyển và các hợp đồng kinh tế.
- Kiểm ta việc tiến hành các đợt kiểm kê và đánh giá lại tài sản theo đúng chế độ của Bộ Tài chính qui định.
- Kiểm tra báo cáo Tài chính định kỳ do kế tốn tổng hợp lập.
* Phịng Tổ chức– Hành chính
- Tham mƣu, giúp việc cho Ban giám đốc về quản lý lao động, cơng tác tổ chức Cán bộ. Nghiên cứu, đề xuất thực hiện đúng chính sách Lao động- Tiền lƣơng, chế độ BHXH và các chế độ khác cho ngƣời lao động.
- Làm nhiệm vụ văn thƣ- lƣu trữ, quản lý hồ sơ cán bộ, hồ sơ pháp lý của Cơng ty, tiếp nhận cơng văn đi, cơng văn đến.
- Quản lý, bảo quản tài sản văn phịng Cơng ty.
- Phối hợp với Ban chấp hành Cơng đồn, các phịng nghiệp vụ xây dựng các tiêu chuẩn thi đua, xây dựng các quy chế nâng xếp lƣơng.
- Đề xuất Ban giám đốc khen thƣởng cán bộ - cơng nhân viên hồn thành xuất sắc nhiệm vụ, cĩ sáng kiến cải tiến kỹ thuật, quản lý mang lại lợi ích cho đơn vị.
- Tham mƣu cho Ban giám đốc về cơng tác tuyển dụng lao động, cơng tác qui hoạch và đào tạo cán bộ, ký kết và kiểm tra việc thực hiện hợp đồng lao động và phối hợp với Ban chấp hành Cơng đồn xây dựng thỏa ƣớc lao động tập thể.
- Giám sát, kiểm tra việc thực hiện nội qui, qui chế cơ quan, tham mƣu đề xuất sửa đổi sao cho phù hợp với tình hình hoạt động của cơng ty ở từng giai đoạn.
* Phịng Kế hoạch – Kinh doanh
- Tham mƣu cho Ban giám đốc hoạch định sản xuất kinh doanh ngắn hạn và dài hạn của Cơng ty.
- Tổng hợp báo cáo thống kê định kỳ và khơng định kỳ về tình hình sản xuất kinh doanh của Cơng ty theo yêu cầu của Ban giám đốc và cấp trên.
- Thƣờng xuyên báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch, giám sát việc triển khai và thực thi kế hoạch kinh doanh trong trong đơn vị.
- Nắm bắt giá cả tình hình thị trƣờng, xử lý thơng tin, khai thác và tiêu thụ hàng hĩa, chịu trách nhiệm thiết kế và lập dự trù xây dựng cơ bản, theo dõi kỹ thuật cơng nghệ, định mức kinh tế kỹ thuật trong sản xuất chế biến gạo xuất khẩu tại các Xí nghiệp, giám sát quá trình thi cơng xây dựng cơ bản phục vụ cho sản xuất kinh doanh.
28
3.4.3 Tình hình nhân sự
Bảng 3.2: trình độ lao động của cơng ty Lƣơng Thực Sĩc Trăng
Trình độ Số lao động (ngƣời) Tỷ lệ (%) Đại học và Cao đẳng 8 22,22 Trung cấp 7 19,44 Lái xe 2 5,55 Lao động phổ thơng 19 52,77 Tổng 36 100 (Nguồn: Phịng Hành chính – Nhân sự)
3.5 TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TỐN TẠI CƠNG TY 3.5.1 Mơ hình, tổ chức bộ máy kế tốn 3.5.1 Mơ hình, tổ chức bộ máy kế tốn
Xuất phát từ đặc điểm tổ chức sản xuất và quản lý, bộ máy kế tốn của Cơng ty Lƣơng thực Sĩc Trăng đƣợc tổ chức theo hình thức kế tốn vừa tập trung vừa phân tán (hình thức kế hợp). Bộ máy gọn nhẹ, xử lý và cung cấp thơng tin nhanh, cơng việc xử lý thơng tin trong tồn Cơng ty đƣợc thực hiện tập trung ở phịng chính – kế tốn. Cịn tại các xí nghiệp cũng hạch tốn tƣơng tự nhƣ ở Cơng ty. Cuối tháng, các nhân viên kế tốn ở Xí nghiệp sẽ khĩa sổ rồi gửi dữ liệu về Cơng ty để hịa nhập lại.
Hình 3.2 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế tốn tại Cơng ty
(Nguồn: Phịng kế tốn cơng ty lƣơng thực Sĩc Trăng)
KẾ TỐN TRƢỞNG KẾ TỐN KHO HÀNG KẾ TỐN NGÂN HÀNG KẾ TỐN TIỀN MẶT THỦ QUỸ
29
3.5.2 Nhiệm vụ, chức năng của các bộ phận kế tốn
Kế tốn trưởng
- Tổ chức thực hiện cơng tác kế tốn trong đơn vị.
- Phân cơng, chỉ đạo, điều hành các phần hành kế tốn sao cho phù hợp với yêu cầu nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
- Phân tích thơng tin, số liệu kế tốn, tham mƣu, đề xuất các giải pháp phục vụ yêu cầu quản trị và quyết định kinh tế, tài chính của đơn vị cho Ban giám đốc trong lĩnh vực tài chính kế tốn.
- Kiểm tra, giám sát các khoản thu chi tài chính; Các nghĩa vụ thu, nộp và thanh tốn nợ.
- Kiểm tra, phân tích việc sử vốn và tình hình tài chính của đơn vị.
- Kiểm tra, quản lý vốn bằng tiền tại đơn vị, thực hiện việc thu chi đúng mục đích, cĩ chứng từ rõ ràng và hợp pháp.
- Chịu trách nhiệm về tình hình đúng đắn, kịp thời, phù hợp và đầy đủ trong các báo cáo tài chính theo qui định của pháp luật.Chịu trách nhiệm về nội dung các báo cáo thống kê định kỳ, báo cáo đột xuất cho cấp trên.
- Xây dựng kế hoạch sử dụng tài chính hàng năm của đơn vị báo về Tơng Cơng ty.
- Quan hệ với các đối tác ngân hàng nhằm tạo nguồn cung về vốn một cách đầy đủ và hợp lý.
- Theo dõi chính xác tình hình cơng nợ giữa Cơng ty với Tổng Cơng ty cũng nhƣ với Ngân hàng để cĩ hƣớng xử lý thích hợp.
Kế tốn kho hàng
- Mở sổ chi tiết các tài khoản vật tƣ hàng hĩa và các tài khoản liên quan đến giá thành, doanh thu.
- Thực hiện các nghiệp kinh tế phát sinh nhập, xuất kho hàng hĩa, thành phẩm kịp thời và chính xác, đảm bảo tính đúng đắn của giá vốn hàng bán.
- Thực hiện các nghiệp vụ kế tốn bán hàng.
- Kiểm tra, giám sát việc tính đúng, tính đủ giá thành thành phẩm tại các đơn vị sản xuất.
- Hƣớng dẫn các đơn vị sản xuất hạch tốn chính xác các khoản mục chi phí trực tiếp liên quan đến các đối tƣợng sản xuất để tính giá thành sao cho phù hợp với chế độ kế tốn doanh nghiệp.
- Cuối tháng lập đƣợc báo cáo nhập xuất hàng tồn kho hàng hĩa vật tƣ để tham mƣu cho Ban Giám đốc hoạch định chiến lƣợc sản xuất kinh doanh.
Kế tốn ngân hàng
- Mở sổ chi tiết tài khoản tiền gửi ngân hàng, tiền vay ngân hàng (kể cà TK ngoại tệ và Việt nam đồng cĩ gốc ngoại tệ).
30
- Kết hợp với bộ phận kinh doanh, lập phƣơng án kimh doanh phục vụ cho việc vay vốn.
- Theo dõi, đối chiếu cơng nợ với cấp trên, khách hàng cĩ quan hệ mua bán hàng hĩa.
- Cuối thàng phải nắm đƣợc số dƣ nợ phải thu, phải trả theo từng đối tƣợng.
- Mở sổ chi tiết để theo dõi và vào sổ các hợp đồng mua bán hàng hĩa với bên ngồi kịp thời, đầy đủ, chính xác để sau này cĩ cơ sở thanh lý hợp đồng.
- Mở sổ sách chi tiết để phản ánh nghiệp vụ doanh thu bán hàng, doanh thu tài chính và chi phí tài chính.
- Mỗi tháng phải báo cáo với Bán Giám đốc số dƣ tài khoản tiền gửi ngân hàng và số dƣ tài khoản tiền vay.
Kế tốn tiền mặt
- Mở sổ chi tiết theo dõi tiền mặt và các tài khoản cĩ liên quan trực tiếp đến tiền mặt.
- Lập phiếu thu chi tiền mặt khi cĩ đầy đủ chứng từ gốc; Chứng từ gốc phải phù hợp với chế độ kế tốn hiện hành và đầy đủ các điểu kiện pháp lý.
- Kiểm tra, giám sát và đối chiếu tiền mặt tồn quỹ mỗi ngày với thủ quỹ và 2 bên cĩ ký xác nhận.
- Mở sổ chi tiết theo dõi các tài khoản chi phí bán hàng, chi phí quàn lý,… và tài khoản tạm ứng cho cán bộ nhân viên.
- Cuối mỗi tháng phải lạp báo cáo cụ thể về các khoản chi phí bán hàng, chi phí quản lý theo từng khoản mục chi phí.
- Chứng từ phải sắp xếp ngăn nắp, gọn gàng và hợp lý.
Thủ quỹ
- Bảo quản, giữ gìn tiền mặt và các loại giấy tờ cĩ giá trị nhƣ tiền, tránh để tính trạng mất mát, thiếu hụt xảy ra.
- Mỗi ngày phải cùng với kế tốn tiền mặt đối chiếu tình hình thu chi tiền mặt và ký nhận số dƣ cuối ngày.
- Cĩ nhiệm vụ đi ngân hàng rút tiền mặt, cũng nhƣ nộp tiền vào ngân hàng.
- Khi chi tiền cho khách hàng phải kiểm tra thật kỹ số tiền chi ra trƣớc khi khách hàng rời khỏi phịng quỹ.
3.5.3. Hình thức sổ kế tốn áp dụng
Hình thức sổ kế tốn áp dụng: doanh nghiệp áp dụng hình thức nhật ký sổ cái dựa trên phần mềm kế tốn máy.
31
Hình 3.3 Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức nhật ký sổ cái
Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu, kiểm tra
3.5.4 Tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn tại cơng ty
Doanh nghiệp sử dụng hệ thống tài khoản kế tốn theo thơng tƣ số 15/2006/QĐ-BTC ban hành ngày 20/03/2006 của Bộ Tài Chính.
- Niên độ kế tốn: Năm dƣơng lịch, bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 và kết thúc ngày 31 tháng 12 hàng năm.
- Phƣơng pháp kê khai và nộp thuế GTGT: Cơng ty thực hiện kê khai và nộp thuế GTGT theo phƣơng pháp khấu trừ.
- HTK đƣợc ghi nhận theo giá gốc.
- Phƣơng pháp hạch tốn HTK: Kê khai thƣờng xuyên. - Phƣơng pháp xác định giá trị HTK: Bình quân gia quyền.
- Nguyên tắc đánh giá: TSCĐ đƣợc ghi nhận theo nguyên giá – hao mịn lũy kế.
- Phƣơng pháp tính khấu hao TSCĐ: Theo phƣơng pháp đƣờng thẳng. Chứng từ kế tốn Sổ quỷ Sổ, thẻ kế tốn chi tiết NHẬT KÝ – SỔ CÁI Bảng tổng hợp chứng từ kế tốn cùng loại
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
Bảng tổng hợp
32
3.6 KHÁI QUÁT KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CƠNG TY TỪ NĂM 2010 ĐẾN NĂM 2012 VÀ 6 THÁNG ĐẦU NĂM 2013
3.6.1 Phân tích kết quả hoạt động kinh doanh từ năm 2010 đến năm 2012 và 6 tháng đầu năm 2013 2012 và 6 tháng đầu năm 2013
Xem Bảng 3.2: Phân tích kết quả hoạt động kinh doanh từ năm 2010 đến năm 2012.
33
(Nguồn: phịng kế tốn cơng ty lương thực Sĩc Trăng)
Bảng 3.2: Phân tích kết quả hoạt động kinh doanh từ năm 2010 đến năm 2012
ĐVT: đồng
Tên chỉ tiêu Năm Năm Năm Chênh lệch 2011-2010 Chênh lệch 2012-2011
2010 2011 2012 Giá trị (%) Giá trị (%)
Doanh thu bán hàng và cung cấp
dịch vụ 232.568.754.500 243.537.975.800 201.431.602.750 10.969.221.300 4,72 (42.106.373.050) (17,29) Doanh thu thuần về bán hàng và
cung cấp dịch vụ 232.568.754.500 243.537.975.800 201.431.602.750 10.969.221.300 4,72 (42.106.373.050) (17,29) Giá vốn hàng bán 223.350.854.650 235.009.376.093 193.912.832.820 11.658.521.443 5,22 (41.096.543.273) (17,49) Lợi nhuận gộp về bán hàng và
cung cấp dịch vụ 9.217.899.850 8.528.599.707 7.518.769.930 (689.300.143) (7,48) (1.009.829.777 (11,84) Doanh thu hoạt động tài chính 26.150.000 5.775.000 4.372.000 (20.375.000) (77,92) (1.403.000) (24,29) Chi phí bán hàng 4.587.565.450 3.348.077.850 3.405.639.750 (1.239.487.600) (27,02) 57.561.900 1,72 Chi phí quản lý doanh nghiệp 1.365.245.600 1.540.450.950 2.163.926.000 175.205.350 12,83 623.475.050 40,47 Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh
doanh 3.291.238.800 3.645.845.907 1.953.576.180 354.607.107 10,77 (1.692.269.727) (46,42) Tổng lợi nhuận kế tốn trƣớc thuế 3.291.238.800 3.645.845.907 1.953.576.180 354.607.107 10,77 (1.692.269.727) (46,42)
34
Nhận xét: Bảng 3.2 Phân tích kết quả hoạt động kinh doanh từ năm 2010 đến
năm 2012
a)Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ: Doanh thu cĩ xu hƣớng tăng cao
trong giai đoạn từ năm 2010 - 2011 và giảm lại so với giai đoạn năm 2011 - 2012.
- Giai đoạn năm 2010-2011, tình hình doanh thu năm 2011 đạt 243.537.975.800 đồng tăng hơn so với năm 2010 là 232.568.754.500 với giá trị tăng tƣơng ứng là 10.969.221.300 đồng, chiếm tỷ lệ tăng là 4,72%. Cơng ty cĩ đƣợc thành tựu nhƣ vậy chủ yếu là do các thị trƣờng thế giới tăng nhanh, lƣợng nhập khẩu gạo khá nhiều ở các nƣớc nhƣ Indonesia, Philippines, Cuba, Malaisia. Phần cịn lại là do sự lãnh đạo tốt, cơng ty đã cĩ chủ trƣơng đƣờng lối đúng đắn với tình hình biến động bất thƣờng của giá cả gạo, sự đồn kết giữa các thành viên và đội ngủ cơng nhân đã gĩp phần tạo nên những thành tựu nhƣ ngày nay.
- Giai đoạn năm 2011-2012, doanh thu năm 2012 giảm so với năm 2011 đã giảm cịn 42.106.373.050 với tỷ lệ tƣơng ứng giảm là 17,29 %. Nguyên nhân của sự giảm súc này là do sức mua của các thị trƣờng đều giảm trong năm