4.2.1.1 Hoạch định nguồn nhân lực
Hoạch định nguồn nhân lực là một tiến trình đảm bảo cho tổ chức có đủ số ngƣời với những kỹ năng cần thiết để hoàn thành công việc nhằm đạt đƣợc mục tiêu của tổ chức.
Trong thời gian qua tại Vietravel Cần Thơ việc hoạch định nguồn nhân lực đƣợc thực hiện định kỳ vào đầu năm. Vào đầu năm ban lãnh đạo Chi nhánh sẽ có buổi họp bàn để xem lại hiện trạng nguồn nhân lực trong năm trƣớc nhƣ thế nào, mức độ hoàn thành công việc của các nhân viên trong các phòng ban và phân tích tình hình kinh doanh của Chi nhánh trong thời gian sắp tới để có thể đƣa ra dự báo về số lƣợng nhân lực. Sau khi ban lãnh đạo đã thống nhất ý kiến và thông qua thì sẽ đƣa quyết định về số nhân sự cũng nhƣ những kế hoạch tuyển dụng hay điều chỉnh xuống phòng Nhân chính thực hiện. Ngoài ra để có thể đảm bảo việc sử dụng đúng ngƣời cho đúng việc thì ban lãnh đạo cũng đƣa ra những yêu cầu cụ thể cho từng công việc thông qua bảng tiêu chuẩn công việc và bảng mô tả công việc.
Trong quá trình hoạt động kinh doanh không tránh khỏi những thay đổi nên khi các phòng ban thiếu nhân sự hay cần điều chỉnh thì sẽ trực tiếp báo cáo lên ban lãnh đạo để đƣợc xem xét và giải quyết sau khi ban lãnh đạo xem xét ý kiến của các phòng ban nếu thấy phù hợp và cần thiết thì ban lãnh đạo sẽ đƣa ra quyết định. Trong thời gian chờ ban lãnh đạo xem xét thì ở một số phòng ban sẽ xảy ra tình trạng một nhân viên sẽ kiêm nhiều nhiệm vụ. Vì thế đây đƣợc xem là một hạn chế trong quá trình hoạch định của Chi nhánh vì do không lƣờng trƣớc đƣợc những yếu tố nhƣ: nhân viên nghỉ việc hoặc nhân viên có nguyện vọng muốn thuyên chuyển vào vị trí khác và việc hoạch định chỉ trong ngắn hạn.
4.2.1.2 Phân tích công việc
Phân tích công việc là công việc đầu tiên cần thiết phải biết của mọi quản trị gia trong lĩnh vực quản trị nguồn nhân lực. Phân tích công việc là cơ sở cho giải quyết các vấn đề trong lĩnh vực quản trị nguồn nhân lực. Phân tích công việc vừa giúp các nhà quản lý nhân sự tìm ngƣời phù hợp với công việc vừa giúp ngƣời lao động hiểu biết vai trò của họ trong tổ chức trƣớc khi bắt đầu làm việc.
42
Để tồn tại hơn 12 năm, một khoảng thời gian không quá dài nhƣng cũng đủ cho Vietravel Cần Thơ có những kinh nghiệm cần thiết để có thể xác định đƣợc vị trí của mình và biết đƣợc họ đang làm gì và muốn gì. Việc lập ra bảng tiêu chuẩn công việc và bảng mô tả công việc cho từng nhân viên là điều rất cần thiết và đƣợc Chi nhánh thực hiện rất tốt. Mỗi vị trí trong Chi nhánh đều có yêu cầu cụ thể nhƣ: trình độ, kinh nghiệm, khả năng, tính cách, những đặc điểm cá nhân để phù hợp công việc mình đảm nhận.
Cơ sở để xây dựng những tiêu chuẩn cho từng vị trí trong Chi nhánh là dựa vào đặc thù của công việc, kinh nghiệm của ban lãnh đạo và các trƣởng phòng ban trong Chi nhánh. Đa số các trƣởng phòng trong Chi nhánh đã có nhiều năm kinh nghiệm làm việc nên họ có thể đóng góp ý kiến với ban lãnh đạo trong việc xác định công việc đó cần ngƣời nhƣ thế nào và ngƣời đảm nhận công việc đó cần phải thực hiện những việc gì. Sau khi đã xây dựng đƣợc những tiêu chuẩn công việc cụ thể thì ban lãnh đạo tiến hành thực hiện xây dựng một bảng tiêu chuẩn công việc hoàn chỉnh để giúp trƣởng phòng Nhân chính có căn cứ tuyển dụng đƣợc những nhân viên thật sự thích hợp với vị trí Chi nhánh đang cần.
Bên cạnh xây dựng bảng tiêu chuẩn công việc thì xây dựng nên bảng mô tả công việc là điều rất cần thiết. Bảng mô tả công việc giúp nhân viên biết công việc cụ thể mình sẽ thực hiện cũng nhƣ giúp các trƣởng phòng có thể kiểm tra và đánh giá đƣợc năng lực, mức độ hoàn thành công việc của từng nhân viên mặt khác giúp ban lãnh đạo đánh giá đƣợc khả năng quản lý của các trƣởng phòng trong Chi nhánh. Sau đây là hình thức của một bảng mô tả công việc trong Chi nhánh hiện đang đƣợc áp dụng:
43
Nguồn: Phòng Nhân chính Vietravel Cần Thơ, 2014
Hình 4.1 Bảng mô tả công việc trong Công ty du lịch Vietravel Chi nhánh Cần Thơ
Nhìn vào bảng mô tả công việc của Chi nhánh ta thấy mỗi công việc đƣợc mô tả rất rõ ràng theo từng mục. Trong bảng mô tả công việc cũng giải thích rõ mục đích mà công việc của mỗi nhân viên thực hiện nhằm tránh việc nhân viên thắc mắc tại sao họ phải làm việc này họ phải làm việc kia. Ngoài mục đích mô tả công việc cần thực hiện thì trong bảng mô tả trên cũng thể
CÔNG TY VIETRAVEL CỘNG HÕA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM CHI NHÁNH CẦN THƠ Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
PHÒNG …, ngày… tháng… năm 201…
BẢNG MÔ TẢ CÔNG VIỆC
1. THÔNG TIN CÔNG VIỆC
HỌ TÊN CHỨC DANH BỘ PHẬN QUẢN LÝ TRỰC TIẾP 2. MỤC ĐÍCH CÔNG VIỆC - -
3. MÔ TẢ CÔNG VIỆC
QUYỀN HẠN 1. 2. 3. CÔNG VIỆC 1. 2. 3. 4. CHẾ ĐỘ BÁO CÁO
- Báo cáo công tác cho… vào thời gian - Ủy quyền cho… khi vắng mặt.
44
hiện đƣợc quyền hạn của mỗi thành viên trong Chi nhánh, mỗi vị trí sẽ có quyền hạn riêng, công việc riêng không trồng chéo nhau.
Nhìn chung việc phân tích công việc trong Chi nhánh đƣợc thực hiện rất tốt từ đó giúp cho việc quản lý nhân lực trong Chi nhánh dễ dàng và giúp đánh giá chính xác hơn về năng lực làm việc của mỗi cá nhân.
4.2.1.3 Công tác tuyển dụng
Trong công tác tuyển dụng “đúng ngƣời, đúng việc” là một nguyên tắc quan trọng hàng đầu bởi điều này ảnh hƣởng rất lớn đến thành tích làm việc của nhân viên, kết quả kinh doanh của doanh nghiệp và để thực hiện nguyên tắc này doanh nghiệp phải có một chiến lƣợc nhân sự toàn diện, trong đó cần có một chƣơng trình tuyển dụng lao động tốt.
Nhƣ đã phân tích thì do lƣợng khách đến với Chi nhánh tăng liên tục qua các năm nên số lƣợng công việc cho từng vị trí cũng tăng lên và để đáp ứng đƣợc nhu cầu khách hàng ngày càng cao, số lƣợng khách ngày càng đông thì trong thời gian qua Vietravel Cần Thơ luôn phải tuyển thêm nhân sự để đảm bảo thực hiện tốt công việc và cũng giảm áp lực cho những nhân viên hiện tại. Bên cạnh việc đáp ứng khối lƣợng công việc tăng lên thì Chi nhánh luôn quan tâm việc tuyển dụng có thực sự đem lại lợi ích cho doanh nghiệp hay không, nếu việc tuyển thêm nhân sự mà làm cho kết quả kinh doanh sụt giảm hay cụ thể làm cho doanh thu giảm thì việc tuyển dụng nhân sự đang làm tốn kém thêm chi phí cho Chi nhánh. Để biết đƣợc công tác tuyển dụng tại Vietravel Cần Thơ trong thời gian qua có mang lại hiệu quả hay không ta xem bảng 4.5 dƣới đây:
Bảng 4.5: Tƣơng quan giữa số lƣợng lao động và doanh thu của Vietravel Chi nhánh Cần Thơ từ năm 2011 đến 6 tháng đầu năm 2014
Chỉ tiêu Đơn vị tính 2011 2012 2013 6 tháng đầu năm 2013 6 tháng đầu năm 2014 Số lƣợng Ngƣời 26 34 35 35 36
Doanh thu Triệu đồng 39.583 71.331 101.659 48.366 58.902
Nguồn: Phòng Nhân chính Công ty du lịch Vietravel Chi nhánh Cần Thơ, 2011-6/2014
Kết quả thống kê đƣợc từ bảng 4.5 cho thấy việc tuyển dụng thêm nhân sự trong thời gian qua tại Chi nhánh là có hiệu quả, doanh thu liên tục tăng tỷ lệ thuận với số lƣợng tăng nhân viên trong Chi nhánh. Có thể thấy công tác tuyển dụng đƣợc thực hiện có hiệu quả tuyển đƣợc đúng nhân viên có thực lực
45
và thích hợp với công việc mà Chi nhánh đang tìm kiếm. Để có đƣợc công tác tuyển dụng tốt trƣớc nhất Chi nhánh đã lập ra một quy trình tuyển dụng chi tiết và rõ ràng để không tốn kém nhiều thời gian và chi phí của cả các Chi nhánh và ứng viên. Sau đây là quy trình tuyển dụng đang đƣợc Chi nhánh áp dụng:
Nguồn: Phòng Nhân chính Công ty Du lịch Vietravel Chi nhánh Cần Thơ
Hình 4.2 Quy trình tuyển dụng tại Vietravel Cần Thơ
Từ hình 4.2 có thể thấy công tác tuyển dụng đƣợc Chi nhánh thực hiện theo quy trình gồm 6 bƣớc:
Bước 1: Thông báo tuyển dụng thử việc
Đây đƣợc xem là bƣớc khá quan trọng vì Chi nhánh phải chọn kênh thông tin thật sự có uy tín và đƣợc nhiều ngƣời biết đến để có thể tiếp cận với những ứng viên ƣu tú mà Chi nhánh đang thực sự cần ngoài ra Chi nhánh còn tuyển dụng qua việc cho ứng viên tự giới thiệu, tự ứng tuyển vào Chi nhánh nếu trƣởng phòng Nhân chính – ngƣời trực tiếp thực hiện tuyển dụng nhận thấy thích hợp sẽ nhận hồ sơ và thực hiện những bƣớc tiếp theo trong quá trình tuyển dụng. Một số kênh thông tin mà Chi nhánh đăng thông báo tuyển dụng nhƣ: đăng báo, trung tâm dịch vụ việc làm, mạng internet,…
Bước 2: Tổng hợp, phân loại hồ sơ, kiểm tra hồ sơ ứng viên để chọn ra hồ sơ đủ điều kiện dự tuyển
Do Vietravel Cần Thơ tổ chức thi tuyển nên nếu kiểm tra một hồ sơ đúng yêu cầu của Chi nhánh thì xem nhƣ ứng viên đủ điều kiện để tham gia thi tuyển. Một hồ sơ đƣợc xem là đầy đủ phải gồm có:
- Đơn xin việc tiếng Việt
- Sơ yếu lý lịch (có công chứng của chính quyền đại phƣơng nơi cƣ trú) Thông báo tuyển
dụng thử việc loại, kiểm tra hồ sơ Tổng hợp, phân Tiến hành thi tuyển
Phỏng vấn Thử việc
Tuyển dụng chính thức
46
- Giấy khám sức khỏe
- Hộ khẩu bản photo (có công chứng) - CMND bản photo
- Các loại bằng cấp, chứng chỉ photo (có công chứng) - Ảnh màu 4x6 (02 tấm)
Bước 3: Tiến hành thi tuyển
Mỗi năm Chi nhánh chỉ tuyển dụng một đến hai đợt nhƣng số hồ sơ tham gia ứng tuyển khá cao nên để sàng lọc lại những ứng viên thật sự có năng lực chuyên môn cũng nhƣ trình độ ngoại ngữ tốt thì sau khi kiểm tra những hồ sơ đạt yêu cầu thì các ứng viên sẽ tham gia một buổi thi tuyển dƣới hình thức thi viết với ba nội dung: trình độ chuyên môn, trắc nghiệm tâm lý và ngoại ngữ, tổng thời gian kiểm tra thông thƣờng là ba giờ.
Bước 4: Phỏng vấn
Đây đƣợc xem là bƣớc quan trọng nhất trong quá trình tuyển dụng đòi hỏi trƣởng phòng Nhân chính phải có kỹ năng và kinh nghiệm cũng nhƣ là hiểu biết rõ những yêu cầu của từng vị trí trong Chi nhánh để có thể tìm đúng ứng viên thích hợp với vị trí đó. Không chỉ khai thác thông tin ứng viên để xem năng lực và đặc điểm cá nhân có phù hợp không mà trƣởng phòng Nhân chính còn phải tạo cho ứng viên niềm tin vào Chi nhánh và phổ biến cho ứng viên biết khi tham gia vào làm việc ở Chi nhánh sẽ có những lợi ích nhƣ thế nào. Trong quá trình phỏng vấn trƣởng phòng Nhân chính cũng sẽ phổ biến những yêu cầu về trình độ, kỹ năng cần có và những công việc mà một nhân viên sẽ thực hiện khi ở vị trí đó. Sau quá trình phỏng vấn trƣởng phòng Nhân chính sẽ tổng hợp lại những ứng viên đạt yêu cầu và báo cáo lên ban lãnh đạo Chi nhánh để ban lãnh đạo xem xét và ra quyết định cho ứng viên thử việc.
Bước 5: Thử việc
Sau khi đƣợc ban lãnh đạo ra quyết định chấp nhận những ứng viên có thể đƣợc đảm nhận vị trí đó thì trƣởng phòng Nhân chính sẽ thông báo cho ứng viên đến thử việc tại Chi nhánh. Thời gian thử việc không quá 30 ngày đối với công việc cần trình độ trung cấp trở xuống; không quá 60 ngày đối với công việc cần trình độ chuyên môn, nghiệp vụ, kỹ thuật, quản lý,… từ trình độ cao đẳng trở lên; và không quá 6 ngày đối với những lao động khác. Trong thời gian thử việc, nhân viên thử việc sẽ đƣợc trả lƣơng bằng 70% - 85% mức lƣơng cấp bậc của công việc đó.
47
Bước 6: Tuyển dụng chính thức
Sau thời gian thử việc nhân viên thử việc phải viết một Bản tự nhận xét trình lên trƣởng phòng Nhân chính sau đó trƣởng phòng Nhân chính sẽ trình lên ban lãnh đạo và ban lãnh đạo tiến hành họp đánh giá. Sau khi họp đánh giá sẽ ra quyết định để trƣởng phòng Nhân chính thông báo kết quả cho nhân viên thử việc. Nếu đạt yêu cầu thì sẽ trở thành nhân viên chính thức và hai bên sẽ ký kết hợp đồng lao động. Trong trƣờng hợp nhân viên thử việc không làm Bản tự nhận xét xem nhƣ đơn phƣơng chấm dứt hợp đồng, nếu nhân viên đã làm Bản tự nhận xét mà không nhận đƣợc thông báo nhƣng vẫn có thể làm việc bình thƣờng thì ngƣời đó đƣơng nhiên trở thành nhân viên chính thức.
Mặc dù thực hiện chặt chẽ công tác tuyển dụng nhƣng đối với những vị