4. Phạm vi nghiên cứu
2.1.2. Cơ cấu tổ chức và chức năng các phòng ban
2.1.2.1. Sơ đồ tổ chức
GIÁM ĐỐC
Phòng giao dịch
Tân An PHÓ GIÁM ĐỐC Quỹ tiết kiệm
Xuân Khánh Ban quản lý và hỗ trợ tín dụng Phòng kế toán và ngân quỹ Phòng quan hệ khách hàng Phòng hành chánh nhân sự
GVHD: Lê Nguyễn Đoan Khôi Trang 29 SVTH: Phạm Tuấn
Cơ cấu tổ chức của các chi nhánh HDBank cũng tương tự như cơ cấu tổ chức của các chi nhánh ngân hàng khác hệ thống.
2.1.2.2. Chức năng nhiệm vụ các phòng ban
Ban Giám Đốc
- Tổ chức chỉ đạo thực hiện các chủ trương của Đảng, Nhà Nước và qui định về chế độ, thể lệ có liên quan đến hóa đơn kinh doanh ngân hàng do ngân hàng Nhà Nước và HDBank ban hành
- Trực tiếp điều hành mọi hoạt động của đơn vị theo chức năng, phạm vi, phạm vi hoạt động của đơn vị.
- Xây dựng các chỉ tiêu, kế hoạch kinh doanhcho ngân hàng, và cho hội đồng tín dụng.
- Phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng bộ phận và nhận thông tin phản hồi từ các phòng ban.
- Chịu trách nhiệm trước ngân hàng và trước pháp luật về mọi quyết định của mình.
- Có quyền quyết định cho một khoản vay trong phạm vi hạn mức được qui định cụ thể.
- Có quyền quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỹ luật hay nâng lương các cán bộ nhân viên trong ngân hàng, ngoại trừ kế toán trưởng và kiểm soát trưởng, lập hội đồng khen thưởng kỷ luật xét năng lực cán bộ và trình lên ngân hàng cấp trên quyết định.
Phòng kế toán và ngân quỹ
- Thực hiện công tác hạch toán kế toán, theo dõi phản ánhtình hình hoạt động kinh doanh tài chính, quản lý các loại vốn, tài sản chi nhánh, báo cáo hoạt động kế toán. Thống kê và theo dõi chế độ báo cáo do Tổng giám đốc quy định.
- Phối hợp chặc chẽ với bộ phận tín dụng trong việc quản lý hồ sơ vay vốn, thu nợ thu lãi, đôn đốc thu hồi nợ quá hạn, đảm bảo công tác thu hồi nợ đúng quy định. - Hướng dẫn khách hàng mở tài khoản tại chi nhánh. Lập các thủ tục nhận và chi trả tiền gửi tiết kiệm, tiền gửi các tổ chức kinh tế, cá nhân dịch vụ chi trả kiều hối.
- Tổ chức thực hiện các dịch vụ thanh toán, chuyển tiền trong và ngoài nước thông qua hệ thống HDBank, ngân hàng Nhà nước, các ngân hàng khác hệ thống.
- Thực hiện việc thu chi tiền mặt, xuất hiện ấn chỉ có giá, có bảo quản an toàn tiền bạc, tài sản của ngân hàng và của khách hàng theo quy định của ngân hàng Nhà nước, của HDBank.
- Có trách nhiệm kiểm soát lượng tiền mặt, ngân phiếu thanh toán trong kho hằng ngày.
GVHD: Lê Nguyễn Đoan Khôi Trang 30 SVTH: Phạm Tuấn
- Kiểm toán các chuyên đề kế toán, ngân quỹ trong phạm vi chi nhánh. Chấp hành đầy đủ và kịp thời nghiệp vụ tài chính đối với ngân hàng Nhà nước theo quy định về nghiệp vụ tài chính của hệ thống.
- Tổ chức bảo quản các hồ sơ thế chấp, cầm cố, bảo lãnh cho tổ chức kinh doanh chuyển sang chế độ theo quy định.
- Tổng hợp lưu trữ hồ sơ tài liệu kế toán, giữ bí mật tài liệu theo quy định của Nhà nước.
- Chấp hành theo chế độ quyết toán tài chính hằng năm. Thực hiện các nghiệp vụ khác do giám đốc giao.
Phòng quan hệ khách hàng
- Trực tiếp thực hiện giao dịch với khách hàng (từ khâu tiếp xúc, tiếp nhận yêu cầu sử dụng dịch vụ ngân hàng của khách hàng, hướng dẫn thực hiện các thủ tục : Cho vay, mở tài khoản, gửi tiền, thanh toán, chuyển tiếp) ; tiếp thị giới thiệu các sản phẩm, dịch vụ của ngân hàng.
- Triển khai phương án tiếp thị, thông tin, tuyên truyền theo chỉ đạo của Ngân hàng cấp trên.
- Tiếp xúc giải đáp thắc mắc của khách hàng, xử lý các tranh chấp, khiếu nại phát sinh trong các hoạt động kinh doanh thuộc phạm vi quản lý của ngân hàng.
Ban quản lý và hỗ trợ tín dụng
Hỗ trợ cho phòng quan hệ khách hàng tất cả các thủ tục pháp lý theo quy chế, quy trình cho vay, bảo lãnh của HDBank và Ngân hàng Nhà nước để cấp tín dụng cho khách hàng.
- Thực hiện các chỉ tiêu được giao của HDBank Hội sở theo ba khối : Khách hàng doanh nghiệp, khách hàng cá nhân, nguồn vốn kinh doanh ngoại tệ.
- Định giá tài sản đảm bảo. - Đôn đốc thu hồi nợ gốc và lãi.
- Tổng hợp các báo cáo liên quan đến công tác tín dụng, bảo lãnh.
Phòng quản lý hành chánh – nhân sự
- Quản lý nhân sự, chi trả lương cho nhân viên, đào tạo nhân viên thực hiện chính sách cán bộ, thực hiện công tác thi đua khen thưởng.
- Lập kế hoạch và tổ chức thực hiện công tác xây dựng cơ bản mua sắm trang thiết bị.
- Tiếp nhận các thông tin liên quan báo cáo lên giám đốc.
- Thực hiện công tác hành chính, quản trị theo qui định. Lập báo cáo về công tác cán bộ, tiền lương.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do giám đốc giao.
Các phòng giao dịch
- Ngoài trụ sở chính chi nhánh tại Cần Thơ, Ngân hàng HDBank đã mở thêm phòng giao dịch Tân An và Quỹ tiết kiệm Xuân Khánh nhằm góp phần nâng cao khả
GVHD: Lê Nguyễn Đoan Khôi Trang 31 SVTH: Phạm Tuấn
năng phục vụ khách hàng được dễ dàng và nhanh chóng. Bên cạnh đó nhằm mục tiêu thu hút nguồn vốn của mọi tầng lớp dân cư.
- Các phòng giao dịch thực hiện các chức năng, nhiệm vụ tương tự như các phòng ban ở chi nhánh, dưới sự điều hành của Giám đốc.