I. PHÂN TÍCH QUẢN TRỊ CHIẾN LƯỢC 1 Chiến lược công ty
5. Thực thi chiến lược
VI.1. Sơ đồ cấu trúc tổ chức
Để quản lý và thực thi các quyết định chiến lược một cách hiệu quả trên cả 4 châu lục thì tập đoàn thiết kế cấu trúc tổ chức theo khu vực địa lý.Các phòng ban chức năng được thiết kế gồm các chức năng tài chính, quản lý rủi ro, nhân sự, quản lý đầu tư, quản lý môi trường, sức khỏe và trách nhiệm xã hội được phân chia rõ ràng, các phòng chức năng làm nhiệm vụ tư vấn, hỗ trở giám đốc điều hành ra quyết định.
Với thiết kế như vậy nhằm giúp tập đoàn Italcementi kiểm soát và điều hành quản lí ở cả 4 châu lục là châu Á, châu Âu, châu Phi và châu Mỹ dễ dàng, nhanh chóng hơn.Tăng cường được tính linh hoạt và giảm được chi phí hành chánh.Các
tổ chức công ty ở 4 châu lục sẽ thích hơn vời điều kiện từng địa phương, nâng cao trách nhiệm cấp quản lí cấp thấp.
Ngoài ra nhờ thiết kế tổ chức tốt cũng tác động đến lợi nhuận của tập đoàn.Các nhà quản trị tập đoàn sử dụng cơ cấu tổ chức đúng đắn sẽ tiết kiệm được chi phí dẫn đến lợi thế chi phí thấp,tăng khả năng tạo giá trị của tập đoàn dẫn đến các lợi thế khác biệt hóa
5.2.Hệ thống kiểm soát: Kiểm soát động thái:
Tại tập đoàn Italcementi thiết lập hệ thống kiểm soát động thái chặt chẽ, đối với mỗi bộ phận tại các chi nhánh khắp thế giới, văn phòng tập đoàn chính đưa tới những quy tắc, thủ tục, luật lệ mà tất cả các công ty thành viên phải tuân theo.
Italcementi hoạt động dựa trên một hệ thống phân cấp quản lý và tổ chức, trong đó Hội đông quản trị có quyền hạn đầy đủ quản lý và xử lý những bất thường xảy ra ở công ty.Hội đồng quản trị sẽ trao cho Ban chấp hành tất cả các quyền hạn của mình trừ những Bộ luật Dân sự và các văn bản pháp luật không được phép giao phó.Hội đồng quản trị sẽ được Ban chấp hành thông báo về các nghị quyết trong cuộc họp và sau đó sẽ quyết định thông qua nghị quyết hay không. Italcementi quy định Hội đồng quản trị thiết lập hai ủy ban với chức năng tư vấn thực hiện nghị quyết hổ trợ cho Hội đồng quản trị, bao gồm: Ủy ban thù lao và Uỷ ban kiểm soát nội bộ.
• Uỷ ban thù lao có nhiệm vụ đề xuất các vấn đề liên quan đến thù lao, ưu đãi và kế hoạch lựa chọn cổ phiếu cho:
- Giám đốc giữ nhiệm vụ đặc biệt.
- Quản lý hàng đầu, nếu có chỉ thị của Giám đốc điều hành (CEO). - Các người đứng đầu Kiểm soát nội bộ
• Ủy ban kiểm soát nội bộ
- Rà soát định kỳ của hệ thống kiểm soát nội bộ
- Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ xem có hoạt động hiệu quả không
- Đảm bảo rằng những rủi ro công ty chính được xác định đầy đủ và quản lý một cách hợp lý.
- Đánh giá các chương trình công tác soạn thảo được thực hiện bởi các nhân viên kiểm soát nội bộ.
- Đánh giá số liệu các chính sách kế toán xem có đầy đủ và phù hợp với mục đích của báo cáo tài chính hợp nhất không.
- Kiểm tra kiến nghị của kiểm toán viên độc lập cho kiểm toán báo cáo tài chính.
- Kiểm tra các chương trình công tác kiểm toán độc lập và các kết quả nêu trong báo cáo của họ.
- Nhiệm vụ khác do Hội đồng quản trị phân công
Ban kiểm soát rủi ro và báo cáo cho Hội đồng quản trị ít nhất sáu tháng một lần.Trưởng Ban Kiểm soát và rủi ro được bổ nhiệm bởi Hội đồng quản trị theo đề nghị của Giám đốc điều hành.
Kiểm soát chất lượng
Thành phần chính trong hệ thống là Ủy ban Đảm bảo Chất lượng, đây là bộ phận hoạt động độc lập, tách biệt với khâu sản xuất.
Trong công tác Ủy ban đảm bảo chất lượng
• Báo cáo trực tiếp đến quá trình tạo ra chất lượng cho bộ phân kiểm soát chất lượng cấp cao cụ thể là Phó Chủ tịch.
• Rà soát định kỳ , điều hành với trách nhiệm chính đảm bảo các thao tác sản xuất đúng qui trình hay không.
• Thực hiện kiểm soát nội bộ và phát hiện, loại bỏ các lô hàng không đạt tiêu chuẩn.
• Đánh giá hệ thống kiểm soát chất lượng xem có hoạt động hiệu quả không
• Ngoài ra, Bộ phận này phải đảm bảo rằng sản phẩm đưa ra thị trường được lưu giữ, phân phối & vận chuyển đúng quy cách chất lượng.
Tập đoàn đã xây dựng một hệ thống là Ủy ban kiểm soát công tác chitập đoàn một cách cụ thể, linh hoạt.Trong công tác Ủy ban kiểm soát chi phí tập đoàn:
• Kiểm soát chi thanh toán cho người lao động
Quy trình và nội dung kiểm soát:
- Kiểm soát thông qua chính sách tiền lương, thanh toán lương của đơn vị đối với người lao động.
- Kiểm soát chi phí tiền lương thông qua việc đối chiếu số liệu trên sổ sách và chứng từ:
- Trình tự kiểm soát chi lương cơ bản
- Trình tự kiểm soát chi tiền lương tăng thêm
• Kiểm soát chi đầu tư phát triển
- Các phòng ban làm phiếu đề nghị đầu tư trang thiết bị, sửa chữa lớn TSCĐ gửi phòng tổ chức hành chính.
- Phòng tổ chức hành chính trình giám đốc duyệt .
- Giám đốc kiểm tra, xem xét và duyệt báo giá trả lại Phòng hành chính để tiến hành mua sắm, đầu tư cơ sở sản xuất
- Phòng hành chính tiến hành bàn giao cho đơn vị sử dụng, có sự kiểm tra, kiểm soát và nghiệm thu của phòng kế hoạch tài vụ.
- Chuyển hồ sơ để Phòng kế hoạch tài vụ kiểm tra, kiểm soát hồ sơ, chứng từ và thực hiện việc thanh toán.
Kiểm soát ngân sách
Tập đoàn xây dựng hệ thống Ủy ban kiểm soát nội bộ thu chi ngân sách. Đây là bộ phận hoạt động gắn chặt với bô phận Ủy ban kiểm soát công tác chi.
Trong công tác Ủy ban kiểm soát nội bộ thu chi ngân sách:
- Lập kế hoạch kiểm tra, kiểm soát quá trình tuân thủ quy định thu, chi tại chi nhánh công ty trên thế giới.
- So sánh và phê duyệt các số liệu, tài liệu liên quan đến đơn vịnhư: hệ thống chứng từ phiếu thu, phiếu chi.
- Kiểm tra tính chính xác các số liệu tính toán liên quan đến thu, chi