Công ty bao gồm: một giám đốc, ba phó giám đốc và nhiều phòng ban, bộ phận khác. Cách tổ chức cơ bản và đơn giản là một ƣu thế giúp công ty tồn tại và thành công.
Ban giám đốc:
Đứng đầu bộ máy tổ chức của công ty, đảm nhận các trọng trách sau:
Tổ chức bộ máy nhân sự cho công ty .
Bồi dƣỡng, đào tạo nhân viên .
Giải quyết các chính sách về chế độ, lao động, tiền lƣơng .
Chịu trách nhiệm về hành chánh quản trị.
Theo dõi hoạt động kinh doanh của các phòng nghiệp vụ.
Quản lý việc kí kết và thực hiện các hợp đồng kinh doanh.
Xây dựng kế hoạch kinh doanh cho công ty.
Tham mƣu về mặt pháp lý
Phó giám đốc kinh doanh:
Phó giám đốc kinh doanh quản lý ba bộ phận: bộ phận kinh doanh, bộ phận chứng từ và bộ phận giao nhận:
Bộ phận kinh doanh:
Bao gồm các nhân viên kinh doanh, có nhiệm vụ:
o Liên hệ các khách hàng có nhu cầu xuất nhập khẩu hàng hóa.
o Chào giá cƣớc cho khách hàng.
o Tiếp nhận booking từ khách hàng.
o Chuyển giao thông tin khách hàng cho bộ phận chứng từ.
o Tạo mối quan hệ tốt với khách hàng nhằm giữ vững đƣợc lƣợng hàng hóa ổn định.
o Đây là bộ phận chính đem về lợi nhận cho công ty. Các nhân viên phòng kinh doanh đƣợc quản lý bởi trƣởng phòng kinh doanh.
Bộ phận chứng từ:
Đƣợc chia ra thành chứng từ hàng xuất và chứng từ hàng nhập.
a) Chứng từ hàng xuất có nhiệm vu:
- Cấp phát vận đơn cho khách hàng sau khi hàng đã lên tàu.
SVTH: MAI THỊ HỒNG HUỆ 51 MSSV: 1054030841
- Quản lý các chứng từ hàng xuất khẩu từ các bộ phận khác chuyển giao nhƣ vận đơn, giấy chứng nhận nguồn gốc xuất xứ, chứng thƣ khử trùng, packing list, invoice…
- Giải quyết những vấn đề, rắc rối có liên quan đến những lô hàng xuất. - Tính toán lợi nhận cho mỗi lô hàng đã đi.
b) Chứng từ hàng nhập có nhiệm vụ:
- Tiếp nhận chứng từ liên quan đến các lô hàng nhập nhận từ đại lý nƣớc ngoài - Cập nhật thông tin nhƣ ngày tàu đến, hàng đƣợc dỡ vào kho khi nào (đối với hàng
consol)
- Gửi thông báo hàng đến cho khách hàng.
- Đi lấy lệnh giao hàng từ các hãng tàu và các forwarding khác.
- Phát lệnh giao hàng cho khách hàng sau khi họ đã thanh toán mọi chi phí cho lô hàng liên quan.
- Tính toán lợi nhuận cho mỗi lô hàng.
Bộ phận giao nhận:
- Chuyên trách về giao, nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đƣờng không và đƣờng biển, đóng kiện, đóng hàng vào container, hoàn thành các thủ tục hải quan về xuất và nhập.
- Khai thuê hải quan, xin giấy phép hải quan, kiểm hóa, đóng thuế XNK, chỉnh sửa Cargo Manifest (Hàng nhập) và các công việc khác liên quan tới hải quan.
- Thay mặt chủ hàng mua bảo hiểm cho hàng hoá hoặc yêu cầu công ty, đại lý bảo hiểm đến giám định hàng hoá nhập khẩu bị mất hoặc hƣ hỏng cho đến khi giải quyết xong vụ việc.
- Thuê mƣớn các phƣơng tiện vận tải (xe tải, máy bay, tàu, xe lửa), các phƣơng tiện xếp dỡ (xe cẩu, xe nâng, bốc xếp) để vận chuyển hàng theo yêu cầu khách hàng. - Thay mặt chủ hàng làm các dịch vụ nhƣ: kiểm tra văn hóa phẩm, kiểm dịch, hun
trùng, giám định hàng, xin giấy phép Bộ thƣơng mại vá các loại hình dịch vụ khác...
Phó Giám đốc hành chính quản lý bộ phận hành chính- nhân sự:
Bộ phận hành chính- nhân sự có nhiệm vụ:
- Tổ chức và quản lý thực hiện các mặt về công tác tổ chức nhân sự, lao động tiền lƣơng, bảo hiểm xã hội, công tác đào tạo, thi đua, khen thƣởng,...
SVTH: MAI THỊ HỒNG HUỆ 52 MSSV: 1054030841
- Nghiên cứu, bố trí, sắp xếp sử dụng nhân viên sao cho thích hợp và có hiệu quả nhất, quản lý hồ sơ nhân sự, thúc đẩy việc ký kết HĐLĐ với Sở Lao Động và TBXH.
- Theo dõi sự có mặt, vắng mặt của nhân viên trong văn phòng. Nhân viên trong văn phòng khi đi ra ngoài hay đi công tác phải báo cho bộ phận Admin và trƣởng bộ phận của mình.
- Thực hiện việc lắp đặt các trang thiết bị thông tin, mua sắm trang thiết bị và văn phòng phẩm, lập hồ sơ quản lý tài sản của công ty để tránh thất thoát.
Phó giám đốc tài chính quản lý bộ phận kế toán:
Bộ phận kế toán có kế toán trƣởng, kế toán tổng hợp, kế toán công nợ, kế toán tiền mặt và kế toán ngân hàng có nhiệm vụ:
- Tiếp nhận bảng công nợ từ phòng chứng từ để xuất hóa đơn cho khách hàng. - Quản lý theo dõi công nợ giữa công ty với các đối tác liên quan nhƣ khách hàng,
hãng tàu, các forwarding khác, đại lý nƣớc ngoài.
- Trực tiếp thu và chi các khoản tiền của công ty và báo cáo trực tiếp các khoản thu/ chi này cho ban giám đốc.
- Phát lƣơng cho nhân viên.