2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển.
Trong bối cảnh Việt Nam ngày càng hội nhập sâu rộng vào nền kinh tế thế giới. sự giao thƣơng giữa Việt Nam với các nƣớc ngày càng phát triển mạnh dẫn đến nhu cầu về dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu cũng không ngừng phát triển. Đồng thời dịch vụ giao nhận hàng hóa ngày càng thể hiện và chứng minh vai trò quan trọng của mình trong việc thực hiện hợp đồng thƣơng mại quốc tế.
Trong bối cảnh dịch vụ giao nhận hàng hòa phát triển, nhu cầu về dịch vụ ngày càng tăng trong khi số lƣợng doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực này không đáp ứng đủ nhu cầu thị trƣờng công ty TNHH Giao Nhận Năm Sao Vàng đã ra đời.
Công Ty TNHH Giao Nhận Năm Sao Vàng là công ty với 100% vốn trong nƣớc đƣợc thành lập vào ngày 29/3/2005 theo giấy phép đăng ký kinh doanh số: 4102028849 do Sở Kế Hoạch và Đầu Tƣ Phát Triển TP. HCM cấp.
Tên chính thức : Công Ty TNHH Giao Nhận Năm Sao Vàng. Tên giao dịch : FGS Logistics Co., Ltd.
Vốn điều lệ : 9 000 000 000 đồng (chín tỷ đồng).
Trụ sở chính : Lầu 2, 119 Điện Biên Phủ, Phƣờng Đa Kao, Quận 01, TP. HCM
Điện thoại : 08 3 910 6300 Fax: 08 3 910 6301
Email : info@fgslogistics.com
Website : www.fgslogistics.com
SVTH: MAI THỊ HỒNG HUỆ 49 MSSV: 1054030841
Vào ngày 09/04/2005, công ty FGS đƣợc thành lập bởi một nhóm năm ngƣời bạn trẻ, đứng đầu là chủ tịch hội đồng thành viên kiêm giám đốc công ty bà : Trần Thị Minh Anh.
Công ty TNHH Giao Nhận Năm Sao Vàng là một công ty tƣ nhân, có con dấu riêng và hạch toán độc lập.
Mặc dù mới thành lập đƣợc 9 năm, hiện nay lại phải kinh doanh trong một môi trƣờng giao nhận cạnh tranh hết sức quyết liệt nhƣng cho đến nay FGS Logistics Co., Ltd đã tự khẳng định đƣợc vị trí của mình trên thị trƣờng nhƣ là một nhà giao nhận chuyên nghiệp, nhận đƣợc sự tín nhiệm cao của khách hàng và đƣợc đánh giá là phát triển nhanh và khá thành công. Hiện nay, FGS Logistics có gần 40 nhân viên và có rất nhiều khách hàng, đại lý trong và ngoài nƣớc.
2.1.2. Cơ cấu tổ chức
Tuy công ty không có nhiều nhân sự nhƣng các nhân viên trong từng bộ phận lại kết chặt chẽ với nhau, mỗi nhân viên đều đƣợc phân công công việc cụ thể và kết nối các công việc thành một công việc chung với sự chỉ dẫn và giám sát của một Giám đốc.
2.1.2.1. Sơ đồ tổ chức bộ máy
Nguồn: Phòng hành chính nhân sự
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy của công ty
GIÁM ĐỐC Phó Giám đốc Kinh Doanh Bộ phận kinh doanh Bộ phận kế toán Phó Giám đốc Phó Giám đốc Bộ phận chứng từ Bộ phận giao nhận Bộ phận hành chính
SVTH: MAI THỊ HỒNG HUỆ 50 MSSV: 1054030841
2.1.2.2. Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban
Công ty bao gồm: một giám đốc, ba phó giám đốc và nhiều phòng ban, bộ phận khác. Cách tổ chức cơ bản và đơn giản là một ƣu thế giúp công ty tồn tại và thành công.
Ban giám đốc:
Đứng đầu bộ máy tổ chức của công ty, đảm nhận các trọng trách sau:
Tổ chức bộ máy nhân sự cho công ty .
Bồi dƣỡng, đào tạo nhân viên .
Giải quyết các chính sách về chế độ, lao động, tiền lƣơng .
Chịu trách nhiệm về hành chánh quản trị.
Theo dõi hoạt động kinh doanh của các phòng nghiệp vụ.
Quản lý việc kí kết và thực hiện các hợp đồng kinh doanh.
Xây dựng kế hoạch kinh doanh cho công ty.
Tham mƣu về mặt pháp lý
Phó giám đốc kinh doanh:
Phó giám đốc kinh doanh quản lý ba bộ phận: bộ phận kinh doanh, bộ phận chứng từ và bộ phận giao nhận:
Bộ phận kinh doanh:
Bao gồm các nhân viên kinh doanh, có nhiệm vụ:
o Liên hệ các khách hàng có nhu cầu xuất nhập khẩu hàng hóa.
o Chào giá cƣớc cho khách hàng.
o Tiếp nhận booking từ khách hàng.
o Chuyển giao thông tin khách hàng cho bộ phận chứng từ.
o Tạo mối quan hệ tốt với khách hàng nhằm giữ vững đƣợc lƣợng hàng hóa ổn định.
o Đây là bộ phận chính đem về lợi nhận cho công ty. Các nhân viên phòng kinh doanh đƣợc quản lý bởi trƣởng phòng kinh doanh.
Bộ phận chứng từ:
Đƣợc chia ra thành chứng từ hàng xuất và chứng từ hàng nhập.
a) Chứng từ hàng xuất có nhiệm vu:
- Cấp phát vận đơn cho khách hàng sau khi hàng đã lên tàu.
SVTH: MAI THỊ HỒNG HUỆ 51 MSSV: 1054030841
- Quản lý các chứng từ hàng xuất khẩu từ các bộ phận khác chuyển giao nhƣ vận đơn, giấy chứng nhận nguồn gốc xuất xứ, chứng thƣ khử trùng, packing list, invoice…
- Giải quyết những vấn đề, rắc rối có liên quan đến những lô hàng xuất. - Tính toán lợi nhận cho mỗi lô hàng đã đi.
b) Chứng từ hàng nhập có nhiệm vụ:
- Tiếp nhận chứng từ liên quan đến các lô hàng nhập nhận từ đại lý nƣớc ngoài - Cập nhật thông tin nhƣ ngày tàu đến, hàng đƣợc dỡ vào kho khi nào (đối với hàng
consol)
- Gửi thông báo hàng đến cho khách hàng.
- Đi lấy lệnh giao hàng từ các hãng tàu và các forwarding khác.
- Phát lệnh giao hàng cho khách hàng sau khi họ đã thanh toán mọi chi phí cho lô hàng liên quan.
- Tính toán lợi nhuận cho mỗi lô hàng.
Bộ phận giao nhận:
- Chuyên trách về giao, nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đƣờng không và đƣờng biển, đóng kiện, đóng hàng vào container, hoàn thành các thủ tục hải quan về xuất và nhập.
- Khai thuê hải quan, xin giấy phép hải quan, kiểm hóa, đóng thuế XNK, chỉnh sửa Cargo Manifest (Hàng nhập) và các công việc khác liên quan tới hải quan.
- Thay mặt chủ hàng mua bảo hiểm cho hàng hoá hoặc yêu cầu công ty, đại lý bảo hiểm đến giám định hàng hoá nhập khẩu bị mất hoặc hƣ hỏng cho đến khi giải quyết xong vụ việc.
- Thuê mƣớn các phƣơng tiện vận tải (xe tải, máy bay, tàu, xe lửa), các phƣơng tiện xếp dỡ (xe cẩu, xe nâng, bốc xếp) để vận chuyển hàng theo yêu cầu khách hàng. - Thay mặt chủ hàng làm các dịch vụ nhƣ: kiểm tra văn hóa phẩm, kiểm dịch, hun
trùng, giám định hàng, xin giấy phép Bộ thƣơng mại vá các loại hình dịch vụ khác...
Phó Giám đốc hành chính quản lý bộ phận hành chính- nhân sự:
Bộ phận hành chính- nhân sự có nhiệm vụ:
- Tổ chức và quản lý thực hiện các mặt về công tác tổ chức nhân sự, lao động tiền lƣơng, bảo hiểm xã hội, công tác đào tạo, thi đua, khen thƣởng,...
SVTH: MAI THỊ HỒNG HUỆ 52 MSSV: 1054030841
- Nghiên cứu, bố trí, sắp xếp sử dụng nhân viên sao cho thích hợp và có hiệu quả nhất, quản lý hồ sơ nhân sự, thúc đẩy việc ký kết HĐLĐ với Sở Lao Động và TBXH.
- Theo dõi sự có mặt, vắng mặt của nhân viên trong văn phòng. Nhân viên trong văn phòng khi đi ra ngoài hay đi công tác phải báo cho bộ phận Admin và trƣởng bộ phận của mình.
- Thực hiện việc lắp đặt các trang thiết bị thông tin, mua sắm trang thiết bị và văn phòng phẩm, lập hồ sơ quản lý tài sản của công ty để tránh thất thoát.
Phó giám đốc tài chính quản lý bộ phận kế toán:
Bộ phận kế toán có kế toán trƣởng, kế toán tổng hợp, kế toán công nợ, kế toán tiền mặt và kế toán ngân hàng có nhiệm vụ:
- Tiếp nhận bảng công nợ từ phòng chứng từ để xuất hóa đơn cho khách hàng. - Quản lý theo dõi công nợ giữa công ty với các đối tác liên quan nhƣ khách hàng,
hãng tàu, các forwarding khác, đại lý nƣớc ngoài.
- Trực tiếp thu và chi các khoản tiền của công ty và báo cáo trực tiếp các khoản thu/ chi này cho ban giám đốc.
- Phát lƣơng cho nhân viên.
2.1.3. Chức năng, lĩnh vực kinh doanh chủ yếu 2.1.3.1. Chức năng 2.1.3.1. Chức năng
Là một đơn vị hoạt động trong lĩnh vực giao nhận vận tải ngoại thƣơng, công ty đang ngày càng khẳng định đƣợc uy tín và đáp ứng nhu cầu của khách hàng trong nƣớc và quốc tế với các chức năng vận chuyển giao nhận vận tải, kinh doanh, tƣ vấn, môi giới cho các doanh nghiệp trong và ngoài nƣớc hoạt động trên lĩnh vực xuất nhập khẩu, vận chuyển và giao nhận hàng hóa.
2.1.3.2. Lĩnh vực kinh doanh chủ yếu
Kinh doanh các dịch vụ giao nhận vận tải hàng xuất nhập khẩu, bốc xếp, giao nhận, vận chuyển hàng siêu trƣờng, hàng quá khổ, quá tải theo đa phƣơng thức. Dịch vụ kê khai hải quan, dịch vụ logistics.
Đại lý giao nhận cho các hãng giao nhận và vận tải nƣớc ngoài.
Môi giới thuê và cho thuê tàu cho các chủ cửa hàng và chủ tàu trong và ngoài nƣớc thuê.
SVTH: MAI THỊ HỒNG HUỆ 53 MSSV: 1054030841
Kinh doanh xuất nhập khẩu trực tiếp và nhận ủy thác xuất nhập khẩu
Dịch vụ thƣơng mại và dịch vụ có liên quan đến giao nhận vận chuyển hàng hóa xuất nhập khẩu.
Môi giới hàng hải, đại lý tàu biển.
2.1.3.3. Mô hình dịch vụ của Công ty
Quy trình tóm tắt dịch vụ của công ty cho dịch vụ tổng thể:
Sơ đồ 2.2: Mô hình dịch vụ của công ty 2.1.4. Tổ chức bộ máy kế toán
Phòng kế toán có nhiệm vụ giúp GĐ trong công tác kế hoạch tài chính, tổ chức hạch toán kế toán việc KD của công ty theo đúng chế độ kế toán của Nhà nƣớc quy định. Xây dựng kế hoạch theo dõi công nợ, đề xuất kế hoạch thu, chi tiền mặt và hình thức thanh toán khác. Bộ máy kế toán có trách nhiệm tổ chức thực hiện và kiểm tra toàn bộ công tác kế toán, công tác thống kê trong toàn công ty, tham mƣu cho BGĐ về thông tin kinh tế và
Nhận hàng từ ngƣời gửi
Chuẩn bị bộ chứng từ xuất
xuất ]
Giao hàng vào kho
Đóng hàng và vận chuyển hàng từ kho tàu
Giao hàng cho ngƣời nhận
Chuẩn bị bộ chứng từ nhập
nhaäp
Dỡ hàng vào trong kho
Vận chuyển hàng tử tàu vào kho
Xếp hàng lên tàu Dỡ hàng xuống cảng Vận chuyển quốc tế bằng đƣờng biển
SVTH: MAI THỊ HỒNG HUỆ 54 MSSV: 1054030841
phân tích hoạt động KD, hƣớng dẫn chỉ đạo, kiểm tra các bộ phận ghi chéo về chế độ hạch toán và chế độ tài chính. Cơ cấu tổ chức phòng kế toán đƣợc thể hiện nhƣ sau:
Sơ đồ 2.3: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán
Kế toán trƣởng:
- Có trách nhiệm giúp GĐ tổ chức, chỉ đạo thực hiện toàn bộ công tác Tài chính của công ty. Phối hợp với các phòng ban để xây dựng và hoàn thiện định mức kinh tế và cải tiến phƣơng pháp quản lý công ty.
- Ký, duyệt các kế hoạch quyết toán hàng tháng, hàng quý, hàng năm và chịu trách nhiệm trƣớc GĐ về số liệu liên quan.
Kế toán tổng hợp:
- Tổng hợp các số liệu phát sinh trong kỳ, lập các bút toán điều chỉnh, khóa sổ và lập bảng cân đối số phát sinh đồng thời lập báo cáo tài chính chao kế toán trƣởng. - Theo dõi, phát hiện những điểm không phù hợp trong quá trình hạch toán nghiệp
vụ cũng nhƣ ghi chéo sổ sách
- Đôn đốc, đối chiếu sổ sách, kiểm tra, lƣu trữ, bảo mật số liệu kế toán.
Kế toán tiền mặt:
- Theo dõi thu, chi tiền mặt, thanh toán tiền hàng, thanh toán tiền vay, tạm ứng chi lƣơng.
Kế toán ngân hàng:
- Quản lý ngoại tệ và tiền Việt Nam cua DN tại ngân hàng, làm các thủ tục mở L/C, tiến hành các thủ tục vay và mua ngoại tệ để thanh toán.
KẾ TOÁN TRƢỞNG KẾ TOÁN TỔNG HỢP KẾ TOÁN TIỀN MẶT KẾ TOÁN NGÂN HÀNG KẾ TOÁN CÔNG NỢ KẾ TOÁN TK KHÁC
SVTH: MAI THỊ HỒNG HUỆ 55 MSSV: 1054030841
Kế toán công nợ:
- Kiểm tra công nợ, theo dõi tình hình thanh toán của khách hàng. Đôn đốc và trực tiếp tham gia thu hồi nợ với các khoản nợ khó đòi, nợ lâu, các khoản công nợ trả trƣớc.
- Lập và kiểm tra báo cáo công nợ.
Kế toán các tài khoản khác:
- Theo dõi các hoạt động khác phát sinh liên quan.
2.1.5. Hình thức kế toán
Hình thức kế toán tại công ty:
Công ty đang áp dụng hình thức kế toán: chứng từ ghi sổ.
Sơ đồ 2.4: Sơ đồ trình tự ghi chép của hình thức sổ kế toán chứng từ ghi sổ
* Chú thích:
Ghi hàng ngày Đối chiếu , kiểm tra Ghi cuối ngày
Hàng ngày kế toán ghi vào sổ tất cả các hoạt động phát sinh trong doanh nghiệp. Từ chứng từ gốc kế toán lần lƣợt phản ánh vào chứng từ ghi sổ, sổ quỹ và sổ cái. Từ các
Chứng từ gốc
Chứng từ ghi sổ
Sổ cái
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
Sổ chi tiết Sổ quỹ
Bảng tổng hợp chi tiết
SVTH: MAI THỊ HỒNG HUỆ 56 MSSV: 1054030841
chứng từ ghi sổ kế toán phản ánh vào bảng tổng hợp chi tiết, kết hợp với các chi tiết khác từ sổ cái kế toán tổng hợp thành báo cáo tài chính.
Chế độ KT:
- Kỳ KT năm của Công ty bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm.
- Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán là đồng Việt Nam (VND).
- Công ty áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006.
- Hàng tồn kho: đƣợc tính theo giá gốc.
- Công ty hạch toán hàng tồn kho theo phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên. - Giá xuất kho đƣợc tính theo phƣơng pháp giá thực tế đích danh.
- Tính thuế GTGT theo phƣơng pháp khấu trừ. - Phƣơng pháp trích khấu hao theo đƣờng thẳng.
Ứng dụng tin học vào phần hành kế toán, khi có phát sinh các nghiệp thì kế toán sẽ nhập các số liệu vào máy theo đúng quy định của chƣơng trình kế toán đƣợc thiết kế.
SVTH: MAI THỊ HỒNG HUỆ 57 MSSV: 1054030841
2.2. Thực trạng kế toán xác định kết quả kinh doanh tại công ty TNHH giao nhận Năm Sao Vàng (FGC logistics) Năm Sao Vàng (FGC logistics)
2.2.1. Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ.
Tại công ty giao nhận FGS Logistics, doanh thu bán hàng trong một kỳ kế toán của hoạt động kinh doanh từ các giao dịch và nghiệp vụ cung cấp dịch vụ: kinh doanh Logistics, vận tải container, dịch vụ đại lý, dịch vụ môi giới, dịch vụ giao nhận vận tải, dịch vụ làm các thủ tục hải quan, lƣu kho, dán nhãn hiệu, đóng gói bao bì, cho thuê phƣơng tiện vận tải, mua bảo hiểm hộ cho khách hàng, cung cấp cho khách hàng giải pháp vận chuyển bằng đƣờng biển và hàng không, không giao nhận trực tuyến , chuyển fax nhanh và một số dịch vụ nhỏ khác.
* Phƣơng thức bán hàng hóa:
- Phƣơng thức bán hàng nội địa: Là phƣơng thức cho thuê kho bãi, phƣơng tiện vận tải, đại lý nhận ủy thác, môi giới.
- Phƣơng thức bán hàng xuất nhập khẩu: Là hình thức kinh doanh vận chuyển và giao nhận hàng hóa từ các cửa khẩu của các quốc gia khác nhau. Kinh doanh xuất nhập khẩu và ủy thác nhập khẩu các loại hàng hóa.
* Các hình thức thanh toán:
- Thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt.
- Thanh toán không dùng tiền mặt (Tiền gửi ngân hàng, L/C…)
2.2.1.1. Nguyên tắc hạch toán
- Doanh thu chỉ đƣợc ghi nhận khi DN đã thực hiện sự chuyển giao sở hữu từ bên bán sang bên mua và bên mua phải đồng ý thanh toán.
- Kế toán mở sổ theo dõi từng nội dung hoạt động của DN.
- Cuối kỳ kết chuyển sang TK 911 để xác định kết quả kinh doanh