1.6.1. Khái niệm
Chi phí quản lý doanh nghiệp ( QLDN) là những chi phí phát sinh từ các hoạt động chung trong toàn doanh nghiệp, gồm các chi phí: lƣơng nhân viên bộ phận quản lý doanh nghiệp (tiền lƣơng, tiền công, các khoản phụ cấp,…); bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT), kinh phí công đoàn (KPCĐ) của nhân viên QLDN; chi phí vật dụng văn phòng, công cụ lao động, khấu hao TSCĐ dùng cho QLDN; tiền thuê đất, văn phòng, thuế môn bài; chi phí dự phòng; dịch vụ mua ngoài (điện, nƣớc, điện thoại, fax, bảo hiểm tài sản, cháy nổ,…); chi phí bằng tiền khác (tiếp khách, hội nghị…) dùng cho bộ phận quản lý doanh nghiệp.
1.6.2. Nguyên tắc hạch toán
Chi phí QLDN phải đƣợc theo dõi chi tiết theo từng yếu tố chi phí để phục vụ cho viêc quản lý và lập báo cáo chi phí sản xuất theo yếu tố, để theo dõi chặt chẽ công dụng và hiệu quả kinh tế của chi phí.
Chi phí QLDN phát sinh trong kỳ đƣợc tính hết vào giá thành toàn bộ những sản phẩm đã tiêu thj trong kỳ để xác định kết quả kinh doanh, tuy nhiên trong trƣờng hợp chi kỳ sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp dài, hoặc trong kỳ không có sản phẩm hàng hóa tiêu thụ hoặc doanh thu không tƣơng ứng với chi phí quản lý thì cuối kỳ kế toán phải kết chyển toàn bộ chi phí quản lý trong kỳ sang kỳ sau, hoặc phân bổ chi phí quản lý cho những sản phẩm đã tiêu thụ và những sản phẩm chƣa tiêu thụ, chi phí của những sản phẩm chƣa tiêu thụ đƣợc chuyển sang kỳ sau.
1.6.3. Chứng từ sử dụng
- Bảng phân bổ tiền lƣơng, bảo hiểm xã hội - Hóa đơn GTGT
- Bảng phân bổ khấu hao TSCĐ
1.6.4. Sổ sách kế toán
- Sổ chi tiết : sổ chi tiết TK 642.
SVTH: MAI THỊ HỒNG HUỆ 26 MSSV: 1054030841
1.6.5. Tài khoản sử dụng và kết cấu tài khoản Tài khoản sử dụng: Tài khoản sử dụng:
- Tài khoản 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp”
- Tài khoản 642 không có số dƣ cuối kỳ, có 8 tài khoản cấp 2: +TK 6421 : Chi phí nhân viên quản lý
+TK 6422 : Chi phí vật liệu quản lý +TK 6423 : Chi phí đồ dùng văn phòng +TK 6424 : Chi phí khấu hao TSCĐ +TK 6425 : Thuế, phí và lệ phí +TK 6426 : Chi phí dự phòng
+TK 6427 : Chi phí dịch vụ mua ngoài +TK 6428 : Chi phí bằng tiền khác
Kết cấu tài khoản:
Bên nợ Bên có
- Các chi phí quản lý doanh nghiệp thực tế phát sinh trong kỳ.
- Số dự phòng phải thu khó đòi, dự phòng phải lập trả.
- Dự phòng trợ cấp mất việc làm.
- Hoàn nhập dự phòng phải thu khó đòi, dự phòng phải trả.
- Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp vào Tài khoản 911 –“Xác định kết quả kinh doanh” để tính kết quả kinh doanh trong kỳ hoặc phân bổ chi phí quản lý doanh nghiệp cho những sản phẩm chƣa bán đƣợc lúc cuối kỳ.
Tổng số phát sinh nợ Tổng số phát sinh có
1.6.6. Phƣơng pháp hạch toán một số nghiệp vụ chủ yếu
(1). Tiền lƣơng, tiền công, phụ cấp và các khoản khác phải trả cho nhân viên bộ phận quản lý doanh nghiệp, trích BHXH, BHYT, kinh phí công đoàn của nhân viên quản lý doanh nghiệp, ghi:
Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp Có các TK 334, 338,. . .
SVTH: MAI THỊ HỒNG HUỆ 27 MSSV: 1054030841
(2). Giá trị vật liệu xuất dùng, hoặc mua vào sử dụng ngay cho quản lý doanh nghiệp nhƣ: xăng, dầu, mỡ để chạy xe, vật liệu dùng cho sửa chữa TSCĐ chung của doanh nghiệp, ghi:
Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp Nợ TK 133 – Thuế GTGT đƣợc khấu trừ
Có TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu Có các TK 111, 112, 142, 224, 331,. . .
(3). Trị giá dụng cụ, đồ dùng văn phòng xuất dùng hoặc mua sử dụng ngay không qua kho cho bộ phận quản lý đƣợc tính trực tiếp một lần vào chi phí quản lý doanh nghiệp, ghi:
Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp Nợ TK 133 – Thuế GTGT đƣợc khấu trừ
Có TK 153 – Công cụ, dụng cụ Có các TK 111, 112, 331,. . .
(4). Trích khấu hao TSCĐ dùng cho quản lý chung của doanh nghiệp, nhƣ: Nhà xƣởng, vật kiến trúc, kho bảo quản, thiết bị truyền dẫn,…, ghi:
Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp Có TK 214 – Hao mòn TSCĐ
(5). Tiền điện thoại, điện, nƣớc mua ngoài phải trả, chi phí sửa chữa TSCĐ một lần với giá trị nhỏ, ghi:
Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp Nợ TK 133 – Thuế GTGT đƣợc khấu trừ
Có các TK 111, 112, 331, 335,. . .
(6). Cuối kỳ kế toán, kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp tính vào Tải khoản 911 để xác định kế quả kinh doanh trong kỳ, ghi:
Nợ TK 911 – Xác định kết quả kinh doanh Có TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp.
SVTH: MAI THỊ HỒNG HUỆ 28 MSSV: 1054030841
1.6.7. Sơ đồ hạch toán
Sơ đồ 1.7 : Sơ đồ kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp
152, 153
Chi phí vật liệu, công cụ, dụng cụ 642
334, 338
Chi phí tiền lƣơng
và các khoản trích trên lƣơng
351, 352
Trích lập quỹ dự phòng trợ cấp
mất việc làm, dự phòng phải trả
214
Chi phí khấu hao TSCĐ
111, 112, 331,333
Thuế, phí, lệ phí, chi phí dịch vụ
mua ngoài, chi phí khác bằng tiền
133
Thuế GTGT đƣợc
khấu trừ (nếu có)
111,112
Các khoản thu giảm CPQL
352 911
Kết chuyển chi phí quản lý
doanh nghiệp
Hoàn nhập dự phòng phải trả
142, 242
Chi phí phân bổ
139
Lập dự phòng phải thu khó đòi
352 Hoàn nhập số chênh lệch giữa số dự phòng phải thu khó đòi đã trích lập năm trƣớc chƣa sử dụng lớn hơn số phải trích lập năm nay
SVTH: MAI THỊ HỒNG HUỆ 29 MSSV: 1054030841