2.1.1.GIỚI THIỆU VỀ CƠNG TY TNHH KOKUYO VIỆT NAM
Cơng ty Trách nhiệm Hữu hạn Kokuyo Việt Nam là một trong những cơng ty con của tập đồn Kokuyo Nhật Bản. Tập đồn Kokuyo thành lập năm 1905, trải qua hơn 100 năm xây dựng và phát triển, Kokuyo đã trở thành thƣơng hiệu hàng đầu về các sản phẩm văn phịng phẩm và nội thất văn phịng tại Nhật Bản và hơn 30 cơng ty chi nhánh trên tồn thế giới nhƣ: Mỹ, Châu Âu, Thái Lan, Malaysia, Hồng Kơng, Trung Quốc….và Việt Nam.
Sản phẩm chính của KOKUYO Việt Nam bao gồm: file lƣu tài liệu các loại, hộp đựng tài liệu, vở học sinh, nhãn dán các loại….Với năng lực hiện nay, hàng năm cơng ty cĩ thể sản xuất hơn 5 triệu file tài liệu, 7 triệu cuốn vở và hơn 20 triệu nhãn dán xuất khẩu sang các thị trƣờng chính nhƣ Nhật Bản, Châu Á và phục vụ thị trƣờng Việt Nam.
Với khẩu hiệu “Luơn sáng tạo, luơn đổi mới để tạo ra những sản phẩm thơng minh” KOKUYO Việt Nam cam kết sẽ luơn hƣớng tới khách hàng bằng sản phẩm của mình luơn mang đến cho khách hàng sự tiện lợi, thoải mái, hỗ trợ khách hàng làm việc hiệu quả, sáng tạo khơng ngừng để thành cơng hơn trong cơng việc và sự nghiệp.
Tập đồn Kokuyo Nhật Bản:
Tên giao dịch: KOKUYO Co.,Ltd.
Trụ sở chính: số 537-8686 6-1-1 Oimazato-minami, Higashinari-ku, Osaka City, Osaka.
Số điện thoại:（06) 6976-1221. Ngày thành lập: tháng 10 năm 1905. Chủ tịch: Akihiro Kuroda.
Số lao động: 5669 ngƣời (tính đến năm 2010). Vốn: 16.1 tỉ Yên (năm 2010).
Tổng doanh số: 330.1 tỉ Yên (năm 2010)
Cơng ty TNHH Kokuyo Việt Nam:
Tên giao dịch: Cơng ty TNHH KOKUYO VIỆT NAM.
Trụ sở chính: Lơ B2-B7 khu cơng nghiệp Nomura – Hải Phịng, Huyện An Dƣơng, TP Hải Phịng, Việt Nam.
Ngày thành lập: tháng 11 năm 2005. Ngƣời đại diện: Ơng Yasunori Adachi Chức vụ: Giám đốc
Số lao động: 500 ngƣời
Vốn: 24,3 triệu đơ (năm 2010)
Tổng doanh số: 24.574 triệu đơ (năm 2010)
Số điện thoại: (084) 31 3743422 – (084) 31 3743423. Fax: (084) 31 3743258.
Văn phịng đại diện tại TP.HCM:
Địa chỉ: tầng 8 – Tịa nhà Estar, 147-149 Võ Văn Tần, Quận 3, TP. HCM, Việt Nam. Ngày thành lập: tháng 6 năm 2010. Số điện thoại: (084) 83 9333038. Fax: (084) 83 9333040. 2.1.1.1. Tầm nhìn và sứ mệnh 2.1.1.1.1.Tầm nhìn
KOKUYO là thƣơng hiệu về văn phịng phẩm số 1 tại Nhật Bản, sản phẩm đã cĩ mặt trên 30 quốc gia trên tồn thế giới. Với những cơng nghệ tiên tiến hiện đại và mang vào sản phẩm những phẩm chất của ngƣời Nhật về chất lƣợng, sự sáng tạo khơng ngừng với chính sách về chất lƣợng của mình “SẢN PHẨM TỐT – GIÁ THÀNH RẺ”, “TẠO RA SẢN PHẨM LUƠN VÌ QUYỀN LỢI CỦA KHÁCH HÀNG”, “LUƠN SÁNG TẠO, LUƠN ĐỔI MỚI ĐỂ TẠO RA NHỮNG SẢN PHẨM THƠNG MINH” thì trong tƣơng lai đến năm 2020 sẽ trở thành thƣơng hiệu văn phịng phẩm số 1 tại Việt Nam.
2.1.1.1.2.Sứ mệnh
Với khẩu hiệu “Always Innovating for Your Knowledge,” (Luơn sáng tạo, luơn đổi mới để tạo ra những sản phẩm thơng minh) chúng tơi cam kết sẽ luơn hƣớng tới khách hàng, bằng sản phẩm của mình luơn mang đến cho khách hàng sự tiện lợi, thoải mái, hỗ trợ khách hàng làm việc hiệu quả, sáng tạo khơng ngừng để thành cơng hơn trong cơng việc và sự nghiệp.
2.1.1.2. Đối tác và khách hàng
2.1.1.2.1.Đối tác
Hình 2.1 – Logo nhà phân phối phía Bắc
Hình 2.2 – Logo nhà phân phối phía Nam
là VĨNH THỊNH. Hai cơng ty này cĩ nhiệm vụ chính là tìm kiếm khách hàng là các nhà sách, văn phịng phẩm, các cơng ty phân phối văn phịng phẩm khác, …. trong khu vực của mình để cĩ thể đƣa hàng ra ngồi thị trƣờng. Bên cạnh đĩ hai cơng ty này cịn tổ chức đội ngũ bán hàng riêng để cĩ thể xúc tiến bán hàng làm gia tang doanh số và lợi nhuận.
Phía Bắc
Cơng ty Cổ phần chuyên bán buơn BATƠS Hàng TỐT – Dịch vụ TỐT – Giá TỐT.
Địa chỉ: 91 Cù Chính Lan – Thanh Xuân – Hà Nội. Số điện thoại: (04) 3 566 5400.
Fax: (04)3 566 5401
Website: http://www.batos.vn Phía Nam
Cơng TNHH Thƣơng mại Cơng nghiệp giấy VĨNH THỊNH Tầng trệt cao ốc Vạn Đơ, 348 bến Vân Đồn, P1, Q4, TP HCM. ĐT: (08) 3 9413473 – 5 4012999.
Fax: (08) 3 9432603.
Email: vinhthinh@hcm.fpt.vn.
Website: http://www.vinhthinhpaper.vn
2.1.1.2.2.Khách hàng
Các khách hàng của cơng ty của Kokuyo ở thị trƣờng Việt Nam chính là các cơng ty vì bên cạnh sử dụng các sản phẩm văn phịng thơng qua hai nhà phân phối ở trên thì cơng ty cũng cĩ những sản phẩm địi hỏi phải trực tiếp tiếp cận với khách hàng (Business To Business) (B2B). Hiện giờ thì các khách hàng chính của cơng ty Kokuyo là các cơng ty nƣớc ngồi mà phần lớn là các cơng ty Nhật Bản cĩ trụ sở tại
Việt Nam vì một phần do chi phí về sản phẩm / dịch vụ thuộc về B2B của cơng ty khá cao khĩ đáp ứng đƣợc các cơng ty nhỏ và vừa của Việt Nam.
2.1.2.QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN
Năm 1905: Zentaro Kuroda thành lập Cơng ty Kuroda Hiyoshi-Ten, cơng ty bắt đầu sản xuất những vật liệu dùng trong sổ sách của kế tốn.
Năm 1917: Thƣơng hiệu Kokuyo đƣợc thành lập.
Năm 1961: Cơng ty đổi tên thành Cơng ty TNHH Kokuyo, và kế hoạch Yao đi vào hoạt động nhƣ một nhà máy sản xuất giấy.
Năm 1962: Thành lập Cơng ty Cơng nghiệp Văn phịng phẩm Nhật Bản, nay là Cơng ty Cơng nghiệp Văn phịng phẩm Kokuyo.
Năm 1964: Đánh dấu doanh thu đạt 10.000 triệu Yên.
Năm 1965: Sản xuất những chiếc bàn thép dùng trong văn phịng. Năm 1966: Sản xuất những chiếc ghế dùng trong văn phịng.
Năm 1972: Cổ phiếu của cơng ty đƣợc niêm yết trên sàn chứng khốn Tokyo và Osaka.
Năm 1973: Doanh số đạt 50.000 triệu Yên. Năm 1975: Bắt đầu bán tập Campus. Năm 1978: Cĩ showroom ở Osaka. Năm 1982: Cĩ showroom ở Tokyo.
Năm 1985: Shonosuke Kuroda trở thành Chủ tịch cơng ty. Năm 1991: Đánh dấu doanh thu đạt 300.000 triệu Yên.
Năm 1996 – năm 1999: Thành lập Cơng ty TNHH Kokuyo ở Hồng Kơng, Thái Lan, Malaysia, Thƣợng Hải, Mỹ, Châu Âu.
Năm 2002: Thành lập Cơng ty Quốc tế Kokuyo ở Châu Á. Năm 2005: Thành lập Cơng ty TNHH Kokuyo Việt Nam. Năm 2006: Cơng ty TNHH Kokoyo Việt Nam bắt đầu sản xuất.
2.1.3.LĨNH VỰC HOẠT ĐỘNG
Tập đồn Kokuyo là một tập đồn đa quốc gia với hai lĩnh vực kinh doanh chính. Thứ nhất là kinh doanh văn phịng phẩm với tất cả những sản phẩm phục vụ cho văn phịng từ cây viết cho đến chiếc máy hút bụi văn phịng tập đồn cũng sản xuất. Lĩnh vực thứ hai đĩ là dịch vụ thiết kế và lắp đặt hệ thống văn phịng, thiết kế nội thất trong văn phịng, sản xuất những chiếc bàn, chiếc tủ, chiếc ghế giúp cho việc bài trí và trang trí trong văn phịng.
Tuy nhiên đĩ là lĩnh vực kinh doanh của Tập đồn đa quốc gia Việt Nam, ở Việt Nam cơng ty TNHH KOKUYO Việt Nam chỉ kinh doanh một số sản phẩm văn phịng phẩm nhƣ tập Campus, bìa cịng, bìa ống, …. và một số sản phẩm phục vụ cơng tác lƣu trữ hồ sơ trong văn phịng.
2.1.4.CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ CÁC PHỊNG CHUYÊN TRÁCH
2.1.4.1. Cơ cấu tổ chức của tập đồn
(Nguồn: Cơng ty TNHH KOKUYO Việt Nam)
Hình 2.4 – Sơ đồ Tổ chức trụ sở ở Hải Phịng
Cơng ty mẹ : là cơng ty KOKUYO tại Nhật Bản, nơi đặt văn phịng đầu não
của tập đồn và bao gồm cả nhà máy sản xuất chính của cơng ty. Hiện tại cơng ty KOKUYO cĩ hơn khoản 30 cơng ty con trên tồn thế giới và Việt Nam là một trong số đĩ. Trƣớc đây cơng ty KOKUYO Việt Nam chỉ cĩ một nhiệm vụ chính đĩ là xuất khẩu hàng sang Nhật Bản, sau đĩ vào khoản 2007 cơng ty cĩ thêm một nhiệm vụ nữa là bán một số sản phẩm của mình tại thị trƣờng Việt Nam dƣới hình thức xuất khẩu tại chổ.
Cơng ty con/trụ sở tại Việt Nam: Nơi đặt văn phịng làm việc và nhà máy
sản xuất của cơng ty. Gồm cĩ các phân xƣởng sản xuất, nhà kho, văn phịng làm việc của Tổng Giám đốc và các phịng chuyên trách gồm: Kinh doanh - Tiếp Thị; Tài chính - Kế tốn; Cung ứng - Nhập khẩu; Hành chánh - Nhân sự; Sản xuất - Kỹ Thuật; Quản lý Hệ thống chất lƣợng Quality Control (QC).
2.1.1.3. Cơ cấu tổ chức của cơng ty con tại Việt Nam
Trụ sở tại Hải Phịng:
Hình 2.5 – Sơ đồ Tổ chức văn phịng đại diện ở TP.HCM.
Tổng Giám Đốc: là ngƣời chịu trách nhiệm về kết quả thực hiện hồi bão,
sứ mạng, văn hố, chiến lƣợc, mục tiêu, tiêu chí tài chính và các chỉ tiêu hoạt động đã đƣợc duyệt của Cơng ty.
Giám đốc: giúp việc cho Tổng Giám đốc, cĩ 3 Giám đốc (GĐ Điều hành,
GĐ Marketing và GĐ Sản xuất), chịu trách nhiệm trƣớc Tổng Giám đốc về việc thực hiện các quyền và nghĩa vụ đƣợc giao.
Văn phịng đại diện tại Thành phố Hồ Chí Minh:
(Nguồn: Cơng ty TNHH KOKUYO Việt Nam)
Các phịng chuyên trách:
1. Phịng Kinh doanh Tiếp thị:
Kinh doanh Nội địa: Xây dựng và phát triển thực hiện các chính sách, quy
chế, hệ thống phân phối nhằm đạt đƣợc kế hoạch kinh doanh và mục tiêu trong nƣớc, phối hợp với các bộ phận khác để thực hiện các chƣơng trình tiếp thị, nghiên cứu sản phẩm mới cho thị trƣờng nội địa.
Kinh doanh Xuất khẩu: Phát triển thực hiện kế hoạch kinh doanh xuất khẩu,
sản phẩm mới cho thị trƣờng xuất khẩu (chủ yếu là xuất khẩu sang cơng ty mẹ tại Nhật).
Phịng Tiếp thị: Phát triển thực hiện và kiểm tra giám sát các chiến lƣợc, kế
hoạch tiếp thị. Tổ chức thu thập, tiếp cận, xử lý và phân tích các thơng tin tiếp thị (trong và ngồi cơng ty) nhƣ: khách hàng, thị trƣờng, giá cả, sản phẩm, ... Cung cấp thơng tin phục vụ cho nghiên cứu phát triển.
2. Phịng Xuất - Nhập khẩu:
Lập kế hoạch thu mua và phục vụ cung ứng nguyên vật liệu phục vụ sản xuất của cơng ty. Tìm kiếm khai thác nhà cung ứng, nghiên cứu và cập nhật giá cả thị trƣờng. Thƣơng lƣợng, đàm phán các điều khoản thƣơng mại và soạn thảo các hợp đồng mua vật tƣ, nguyên vật liệu, trang thiết bị, dụng cụ,... phù hợp với quy định cơng ty và hệ thống luật pháp cĩ liên quan.
3. Phịng Tài chính - Kế tốn:
Kiểm tra, giám sát việc thực hiện cơng tác tài chính kế tốn của cơng ty. Phân tích đánh giá hiệu quả tài chính của cơng ty theo từng thời kỳ, kiểm sốt và thực hiện các biện pháp khắc phục những tồn tại, thiếu sĩt trong quản lý thu chi và sử dụng tài chính của cơng ty. Tìm kiếm các nguồn vốn với chi phí sử dụng vốn tốt nhất nhằm phục vụ nhu cầu tài chính ngắn hạn và chiến lƣợc phát triển trung và dài hạn của tập đồn. Kiểm sốt, giám sát và đánh giá việc thu hồi các khoản cơng nợ bán hàng. Phối hợp tham gia lập các dự án đầu tƣ mới, xây dựng các hợp đồng kinh tế, thanh lý tài sản,...
4. Phịng Hành chánh - Nhân sự:
Phát triển thực hiện các chính sách nhân sự (tuyển dụng, đào tạo, phát triển, lƣơng, thƣởng, phúc lợi,...), nội quy, quy định của cơng ty. Xây dựng các tiêu chuẩn, hệ thống đánh giá nhân sự về các vấn đề liên quan nhƣ: năng lực, kết quả thực hiện cơng việc.
Kiểm tra giám sát việc sử dụng quyền hạn, chấp hành các chính sách chỉ thị và quyết định liên quan đến nhân sự của cơng ty. Tổ chức đào tạo kỹ năng nghiệp vụ, đánh giá trình độ năng lực cho CBCNV cơng ty.
5. Phịng Quản lý Sản xuất - Kỹ thuật - Nghiên cứu & Phát triển:
Sản xuất: lập và thực hiện kế hoạch sản xuất định kỳ ngày, tuần, tháng của
bộ phận sản xuất. Tổ chức các biện pháp điều độ sản xuất. Chịu trách nhiệm về chất lƣợng sản phẩm trong quá trình sản xuất. Xây dựng định mức lao động của các cơng đoạn sản xuất. Khai thác sử dụng cĩ hiệu quả máy mĩc thiết bị, khuơn sản xuất, mặt bằng, dụng cụ, vật tƣ, nguyên liệu.
Kỹ thuật: xây dựng và thực hiện kế hoạch bảo trì, sửa chữa, hiệu chuẩn hệ
thống máy mĩc thiết bị, khuơn mẫu. Bảo đảm an tồn và hoạt động ổn định cho hệ thống điện, nƣớc, xử lý chất thải (thiết bị sản xuất và thiết bị văn phịng) trong tồn cơng ty. Phối hợp với bộ phận sản xuất trong cải tiến sản xuất, phối hợp với bộ phận nghiên cứu phát triển trong sản xuất sản phẩm mới.
Nghiên cứu - Phát triển: Tổ chức tìm kiếm ý tƣởng mới liên quan đến kiểu
dáng, tên gọi, chất liệu sử dụng,... để tiến hành xây dựng kế hoạch nghiên cứu sản phẩm mới theo định hƣớng chiến lƣợc của cơng ty. Tổ chức tiếp nhận và xử lý thơng tin về sản phẩm bên trong và ngồi cơng ty. Tổ chức nghiên cứu thiết kế chế tạo thử nghiệm sản phẩm mới từ đĩ xây dựng hệ thống tiêu chuẩn hoặc định mức kỹ thuật. Tiến hành các hiệu chỉnh liên quan đến thiết kế hố nghiệm trong quá trình sản xuất theo yêu cầu của các bộ phận liên quan. Đánh giá các ý tƣởng về các sản phẩm và đề xuất khen thƣởng. Chịu trách nhiệm về quyền sở hữu cơng nghiệp sản phẩm.
6. Phịng Quản lý Chất lƣợng:
Phịng QC: Thực hiện kiểm tra nguyên vật liệu, bán thành phẩm, thành phẩm
và tồn kho theo định kỳ đối với các sản phẩm đang sản xuất trong cơng ty theo tiêu chuẩn kỹ thuật. Theo dõi, kiểm sốt và đánh giá xu hƣớng chất lƣợng của sản phẩm,
ghi nhận tổng hợp về các sản phẩm khơng phù hợp báo cáo cho Phĩ Giám đốc sản xuất.
Phịng QA: Theo dõi kiểm tra, hỗ trợ các bộ phận trong việc thực hiện hoạt
động khắc phục phịng ngừa. Xem xét, cập nhật và hợp thức hố các tài liệu, thủ tục trong hệ thống Quản lý chất lƣợng của cơng ty. Phổ biến và kiểm sốt việc thực hiện chính sách chất lƣợng đến tồn thể CBCNV cơng ty. Chịu trách nhiệm phổ biến và kiểm sốt tính hiệu lực của các tài liệu chất lƣợng đã ban hành. Nghiên cứu và đề xuất các biện pháp bảo đảm và nâng cao hệ thống chất lƣợng của cơng ty. Lập kế hoạch và tổ chức đánh giá chất lƣợng nội bộ cũng nhƣ đánh giá bên ngồi. Theo dõi kết quả thực hiện cơng tác thống kê, phân tích kết quả và báo cáo cho Phĩ Giám Đốc Sản xuất.
2.1.5.TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA KOKUYO
2.1.5.1. Các sản phẩm kinh doanh
Hiện tại cơng ty Kokuyo sản xuất hơn 10.000 chủng loại sản phẩm dành cho văn phịng. Tuy nhiên chủ yếu là xuất sang Nhật Bản, cịn các sản phẩm chính phục vụ cho thị trƣờng Việt Nam bao gồm: File lƣu tài liệu các loại, hộp đựng tài liệu, vở học sinh, nhãn dán các loại, gia cố lỗ, trình ký… Bên cạnh những sản phẩm thuộc về lĩnh vực business to business (B2B), đĩ là sản
phẩm những tem dán nhãn đặc biệt dùng để chống hàng giả với nhiều chủng loại và đƣợc thiết kế theo yêu cầu của doanh nghiệp. Một sản phẩm tiếp theo cũng đƣợc khá nhiều cơng ty đặt hàng đĩ là việc in thƣơng hiệu của cơng ty khác trên sản phẩm văn phịng phẩm của KOKUYO, rồi làm quà tặng cho các đối tác của họ nhƣ một cách quảng cáo thƣơng hiệu của mình. Tuy nhiên, hiện giờ thì các khách hàng chính của cơng ty KOKUYO là các cơng ty nƣớc ngồi mà phần lớn là các cơng ty Nhật Bản cĩ trụ sở tại Việt Nam vì một phần do chi phí về sản phẩm / dịch vụ thuộc về B2B của cơng ty khá cao khĩ đáp ứng đƣợc các cơng ty nhỏ và vừa của Việt Nam.
Chính sách chất lượng của cơng ty:
“Sản phẩm tốt – Giá thành rẻ Tạo ra sản phẩm
2.1.5.2. Tình hình hoạt động kinh doanh: