Bảng 4.5: Lao ñộng tại các phòng ban từ 2011 – 2013 của công ty HAMACO
2011 2012 2013 2012/2011 2013/2012 Phòng ban S ố người % số người % Số người % Số người % Số người % Ban lãnh ñạo 3 1,3 3 1,4 2 1 0 0 -1 -33,3 Phòng kế toán 45 19,6 42 19,3 38 18,7 -3 -6,67 -4 -9,52 Phòng kế hoạch - Marketing 31 13,5 31 14,3 30 14,8 0 0 -1 -3,22 Phòng kinh doanh 43 18,7 40 18,4 35 17,2 -3 -6,98 -5 -12,5 Phòng tổ chức hành chính 40 17,4 38 17,5 37 18,2 -2 -5 -1 -2,63 Phòng xây dựng cơ bản 38 16,5 35 16,1 34 16,8 -3 -7,89 -1 -2,85 Phòng ban khác 30 13 28 12,9 27 13,3 -2 -6,67 -1 -3,57 Tổng số lao ñộng 230 100 217 100 203 100 -13 -5,65 -14 -6,45 Nguồn: Phòng tổ chức hành chính
Từ bảng 4.5, ta thấy số lượng nhân sựở các phòng ban của công ty ñược bố trí không ñồng ñều, có phòng nhiều nhân viên, có phòng ít nhân viên là do mỗi phòng ban có nhiệm vụ và khối lượng công việc khác nhau, cụ thể:
Phòng kế toán
Tỷ trọng
Năm 2011 có tỷ trọng 19,6%, năm 2012 có 19,3%, sang năm 2013 có 18,7%. Tỷ trọng lao ñộng ở phòng ban này liên tục giảm qua giai ñoạn 2011- 2013, nguyên nhân là do số lao ñộng giảm xuống. Tuy nhiên lao ñộng ở
phòng ban này luôn có tỷ trọng cao nhất so với các phòng ban khác.
Số lượng
Năm 2011 có 45 người, năm 2012 có 42 người giảm 3 người tương ứng giảm 6,67% so với năm 2011. Năm 2013 có 38 người giảm 4 người tương
nhân chủ yếu là do lao ñộng dư thừa so với nhu cầu nên công ty cắt giảm lao
ñộng, bên cạnh ñó cũng có một số nhân viên nghỉ việc.
Phòng kinh doanh
Tỷ trọng
Năm 2011 có tỷ trọng 18,7 %, năm 2012 là 18,4% và năm 2013 là 17,2%. Tỷ trọng giảm xuống, nguyên nhân do tổng số lao ñộng giảm xuống nên số lao ñộng ở phòng kinh doanh cũng bị giảm xuống. Đây là phòng ban có tỷ trọng cao thứ hai sau năm 2011 và 2012 và năm 2013 cao thứ ba.
Số lượng
Năm 2012 có 43 người, năm 2012 có 40 người giảm 3 người tương ứng giảm 6,98% so với năm 2011. Sang năm 2013 có 35 người giảm 5 người tương ứng giảm 12,5% so với 2012. Đây là nơi tạo ra nguồn thu chính cho công ty từ việc ký kết các hợp ñồng với khách hàng cá nhân cũng như khách hàng doanh nghiệp vì thế yêu cầu về trình ñộ cũng như chuyên môn ñối với nhân viên bộ phận này là rất cần thiết. Do ñó số lượng nhân viên có sự thay
ñổi không nhiều qua các năm.
Phòng tổ chức hành chính
Tỷ trọng
Năm 2011 có tỷ trọng 17,4%, năm 2012 tỷ trọng là 17,5% và năm 2013 là 18,2%. Mặc dù số lượng lao ñộng giảm nhưng tỷ trọng lại tăng lên, nguyên nhân chủ yếu là do lao ñộng ở các phòng ban khác giảm nhiều hơn. Đây là phòng có tỷ trọng cao thứ ba trong các phòng ban của công ty.
Số lượng
Năm 2011 có 40 người, năm 2012 có 38 người giảm 2 người tương ứng giảm 5% so với 2011. Sang năm 2013 có 37 người giảm 1 người tương ứng giảm 2,63% so với năm 2012. Nguyên nhân giảm là vì tại phòng ban này, công ty chỉ chú trọng ñến năng suất lao ñộng và tính hiệu quả công việc, nên không ñơn thuần là cần nhiều lao ñộng.
Phòng kế hoạch-marketing
Năm 2011 có tỷ trọng 13,5%, năm 2012 14,3% và năm 2013 là 14,8%. Lao ñộng này có tỷ trọng tăng lên là do số lao ñộng công ty giảm nhưng số
lao ñộng trong phòng ban này không thay ñổi.
Số lượng
Năm 2011 có số lượng 31 người, năm 2012 có 31 người số lượng không
ñồi so với 2011. Năm 2013 có 30 người giảm 1 người tương ứng giảm 3,22%. Số lượng thay ñổi không ñáng kể.
Ban lãnh ñạo
Tỷ trọng
Năm 2011 tỷ trọng 1,3%, năm 2012 tỷ trọng là 1,4% và năm 2013 chiếm 1%. Đây là phòng ban chiếm tỷ trọng thấp nhất trong công ty và ít có sự tăng, giảm không ñáng kể.
Số lượng
Năm 2011 có 3 người, năm 2012 có 3 người, sang năm 2013 có 2 người giảm 1 người tương ứng giảm 33,3%. Lao ñộng ở phòng ban này ít giảm nhất trong tổng số lao ñộng công ty vì ñây là bộ phận cấp cao trong công ty, là bộ
phận ñiều hành và ñưa ra các quyết ñịnh họ thường là những người ñầu tư vốn cho công ty nên ña phần số lượng tại ban lãnh ñạo ít thay ñổi qua các năm. Nhìn chung, số lượng lao ñộng ở các phòng ban ñều có sự thay ñổi qua các năm, có phòng số lượng giảm nhưng tỷ trọng lại tăng so với năm trước.
Điều này cũng có thể hiểu ñược ngyên nhân chủ yếu là do sự thay ñổi của tổng số lao ñộng và sự bố trí nhân sự tại các phòng ban tùy thuộc vào tình hình kinh doanh và khối lượng công việc của công ty.
Trên thực tế do tình hình nhân sự tại công ty thay ñổi rất nhanh, không có thống kê cụ thể số lượng nhân viên nghỉ việc cũng như tuyển thêm qua từng thời kỳ ñể có thể hoạch ñịnh trong tương lai. Hằng năm phòng nhân sự sẽ tổ
chức kiểm tra việc thực hiện công tác tuyển dụng và bố trí nhân sự, việc tuân thủ quy ñịnh, quy trình về công tác nhân sự tại các ñơn vị và chi nhánh. Bên cạnh ñó nguồn thu hút ứng cử viên cho các vị trí trong văn phòng của công ty còn hạn chế, chủ yếu là qua hình thức quen biết, ñiều này gây ảnh hưởng không tốt ñến chất lượng ñội ngũ cán bộ nhân viên công ty
4.2.1 Tình hình tuyển dụng nhân sự của công ty
Để có ñược một ñội ngũ nhân viên có trình ñộ chuyên môn cao, ñiều quan trọng ñầu tiên mà các nhà quản lý cần phải làm ñó là thực hiện tốt khâu
Đvt:người
tuyển dụng. Với quyết tâm là ñơn vị ñứng ñầu khu vực ñồng bằng sông cửu long trong lĩnh vực kinh doanh các mặt hàng vật liệu xây dựng, gas ñốt, bếp gas và phụ tùng bếp gas, ñại lý xăng dầu, nhớt, trên cơ sở phát triển bền vững về mọi mặt công ty rất chú trọng ñến công tác tuyển dụng, thu hút nhân tài,
ñáp ứng nhu cầu phát triển từ quy mô ñến chất lượng vì thế số lượng nhân viên luôn thay ñổi qua các năm ñểñáp ứng yêu cầu ñó.
Bảng 4.6: Tình hình tuyển dụng nhân sự qua 3 năm 2011– 2013
Nguồn: Phòng tổ chức hành chính
Lao ñộng phổ thông
Năm 2011 kế hoạch tuyển là 8 người, nhưng thực tế 5 người. Năm 2012 kế hoạch tuyển 6 người, thực tế 4 người, năm 2013 kế hoạch tuyển 4 người, thực tế 3 người. Có thể thấy ñược thực tế tuyển dụng luôn thấp hơn so với kế
hoạch.
Năm 2011 thực tế tuyển dụng là 5 người, năm 2012 là 4 người giảm 1 người tương ứng giảm 20% so với 2011. Năm 2013 là 3 người giảm 1 người tương ứng giảm 25% so với 2012. Nguyên nhân giảm chủ yếu là do tình hình kinh doanh và nhu cầu của công ty tác ñộng.
Lao ñộng kỹ thuật
Năm 2011 kế hoạch là 4 người nhưng thực tế 3 người; năm 2012 kế
hoạch 3 người thực tế cũng là 3 người. Năm 2013 kế hoạch là 2 người, thực tế
là 1 người.
Năm 2011 thực tế tuyển 3 người, năm 2012 là 3 người không giảm. Sang năm 2013 tuyển 1 người giảm 2 người tương ứng giảm 66,7% so với 2012.
2011 2012 2013 2012/2011 2013/2012 Trình ñộ Kế hoạch Thực tế Kế hoạch Thực tế Kế hoạch Thực tế Thực tế % Thực tế % Phổ thông 8 5 6 4 4 3 -1 -20 -1 -25 Kỹ thuật 4 3 3 3 2 1 0 0 -2 -66,7 Trung cấp 5 3 4 3 2 2 0 0 -1 -33,3 Cao ñẳng và Đại học 7 5 6 4 3 3 -1 -20 -1 -25 Tổng 24 16 19 14 11 9 -2 -12,5 -5 -35,7
Nguyên nhân là do tình hình kinh doanh không tốt nên công ty tiến hành các biện pháp cắt giảm chi phí, hạn chế tuyển dụng khi không cần thiết.
Lao ñộng trung cấp
Năm 2011 kế hoạch tuyển 5 người, thực tế 3 người. Năm 2012 kế hoạch tuyển là 4 người, nhưng thực tế 3 người. Năm 2013 kế hoạch tuyển 2 người, thực tế cũng giống kế hoạch là 2 người.
Năm 2011 tuyển 3 người, năm 2012 cũng tuyển 3 người. Năm 2013 tuyển 2 người, giảm 1 người tương ứng giảm 33,3% so với 2012. Nhìn chung không có sự thay ñổi nhiều giữa các năm, có thể là do lao ñộng này làm việc tốt và chi phí về việc trả lương cũng không cao nên công ty ít có sự thay ñổi.
Lao ñộng cao ñẳng- ñại học
Năm 2011 kế hoạch tuyển 7 người nhưng thực tế chỉ có 5 người, năm 2012 kế hoạch là 6 người, thực tế là 4 người. Năm 2013 kế hoạch là 3 người, thực tế tuyển ñúng theo kế hoạch.
Năm 2011 tuyển 5 người, sang năm 2012 tuyển 4 người giảm 1 người tương ứng giảm 20% so với năm 2011. Năm 2013 tuyển 3 người giảm 1 người tương ứng giảm 25%. Là do nhu cầu về lao ñộng này giảm xuống, bên cạnh ñó do công ty ñang thực hiện cắt giảm chi phí mà việc trả lương cho lao
ñộng có trình ñộ này sẽ phải cao hơn so với các lao ñộng khác nên công ty chỉ
tuyển khi thật sự cần thiết.
Từ bảng 4.6, có thể thấy thình hình tuyển dụng nhân sự của công ty trong giai ñoạn 2011-2012 bị ảnh hưởng rất nhiều bởi sự khó khăn của nền kinh tế, mặc dù tình hình hoạt ñộng kinh doanh của công ty có tăng lên vào năm 2012 nhưng chi phí còn quá lớn. Một trong những nguyên nhân là do công tác quản trị, lập kế hoach, ñào tạo và sử dụng chưa phát huy ñược tác dụng cũng như không theo sát ñược nhu cầu thực tế của công ty nên mới có sự chênh lệch giữa kế hoạch và thực tế. Sang năm 2013 thì công tác quản trị, dự báo nhu cầu nhân sự tương ñối tốt hơn và phù hợp với tình hình phát triển kinh doanh của công ty.
Nhìn chung có thể thấy tình hình tuyển dụng nhân sự của công ty ñang có chiều hướng giảm dần trong công tác lập kế hoạch tuyển dụng cũng như trên thực tế, ñiều này phản ánh ñúng tình hình kinh doanh của công ty nói riêng và nền kinh tế Việt Nam nói chung chưa thể phục hồi như trước.
Mục ñích: Quy trình này nhằm xác ñịnh các nhu cầu về nhân sự, lựa chọn những nhân viên có ñủ năng lực cần thiết ñể thực hiện công việc.
Phạm vi áp dụng: Quy trình này ñược áp dụng cho tất cả các họat ñộng tuyển dụng, luân chuyển cán bộ, nhân viên tại công ty Cổ Phần Vật Tư Hậu Giang.
Trách nhiệm thực hiện: Ban giám ñốc, trưởng các ñơn vị có liên quan và nhân viên phòng TCHC.
Nội dung:
Đơn vị có nhu cầu nhận thêm người, gửi nhu cầu tới phòng tổ chức hành chính theo phiếu nhu cầu tuyển dụng.
Phòng tổ chức hành chính tiến hành các bước sau:
- Đề nghị xem xét ñiều chuyển nhân viên trong nội bộ nếu phù hợp với nhu cầu, có phê duyệt của giám ñốc theo phiếu nhu cầu tuyển dụng.
- Tuyển dụng mới từ bên ngoài nếu không có ñề nghị xem xét ñiều chuyển nhân viên trong nội bộ công ty. Khi có sự phê duyệt của giám ñốc, phòng tổ
chức hành chính tiến hành theo quy trình sau:
Duyệt Không ñạt Đạt Không duyệt Không duyệt Không ñạt Không ñạt Đạt Nguồn: Phòng tổ chức hành chính
Sơñồ 7: Sơñồ qui trình tuyển dụng nhân sự
Quy trình tuyển dụng tại công ty gồm 10 bước
- Bước 1: Phòng Tổ chức hành chính tổng hợp khi nhận ñược nhu cầu từ các
ñơn vị, trình giám ñốc.
Phòng Tổ chức Hành chính tổng hợp khi nhận ñược nhu cầu từ các ñơn vị, trình Giám ñốc.
Ban Giám ñốc xét duyệ nhu cầu tuyển dụng
Thông báo tuyển dụng Tiếp nhận hồ sơ Lựa chọn hồ sơ ứng viên Phòng nhân sự trình ban Giám ñốc xem xét Hợp ñồng thử việc Đánh giá kết quả thử việc Hợp ñồng lao ñộng chính thức Lưu hồ sơ nhân viên Đào tạo tổng quát hướng dẫn công việc Phỏng vviên ấn ứng Loại bỏứng viên ứng viên
- Bước 2: Đăng thông báo tuyển dụng trong nội bộ và bên ngoài công ty thông qua các hình thức như ñăng báo, dán thông báo, liên hệ trung tâm giới thiệu việc làm, cơ quan cung ứng lao ñộng…
- Bước 3: Tiếp nhận hồ sơứng viên 1. Đơn, thư dự tuyển 2. Sơ yếu lý lịch (có chứng nhận của ñịa phương) 3. Giấy khám sức khỏe (không quá 6 tháng) 4. Ảnh 3 x 4 (02 tấm) 5. Bản sao bằng cấp, chứng chỉ nghề 6. Bản sao hộ khẩu 7. Bản sao CMND.
Đối chiếu với các tiêu chuẩn công việc, nếu hồ sơ không ñạt thì loại, nếu ñạt thì trình giám ñốc xem xét và chuyển sang bước 4.
- Bước 4: Xem xét hồ sơ. Nếu hồ sơ không ñạt yêu cầu thì loại, nếu hồ sơñạt yêu cầu thì phê duyệt ñể phòng tổ chức hành chính mời phỏng vấn theo bước 5.
- Bước 5: Phỏng vấn ứng viên. Mời ứng viên dự phỏng vấn trực tiếp hoặc phát phiếu phỏng vấn theo phiếu thông tin phỏng vấn, Nếu không ñạt yêu cầu thì loại, nếu ñạt yêu cầu thì phê duyệt ñể chuyển bước tiếp theo.
- Bước 6: Đào tạo tổng quát, hướng dẫn công việc. Tham chiếu quy trình ñào tạo tại phiếu ñào tạo hướng dẫn công việc. Phòng tổ chức hành chính giới thiệu tổng quát về công ty, các quy chế, quy ñịnh, chính sách... Trưởng ñơn vị: Hướng dẫn quy trình làm việc, lập phiếu giao việc ñể thử việc.
- Bước 7: Hợp ñồng thử việc. Phòng tổ chức hành chính lập hợp ñồng, thỏa thuận thử việc. Trưởng ñơn vị nhận người lập phiếu giao việc theo mẫu phiếu giao việc.
- Bước 8: Đánh giá kết quả thử việc. Trưởng ñơn vị ñánh giá quá trình thử
việc theo biểu mẫu Phiếu ñánh giá kết quả thử việc và gửi về phòng tổ chức hành chính chậm nhất 3 ngày kể từ ngày hết thời hạn thử việc. Trường hợp cá biệt, trưởng ñơn vị có thể ñề nghị kéo dài thời gian thử việc không quá 30 ngày nếu ñược giám ñốc phê duyệt. Trường hợp thử việc không ñạt yêu cầu thì chấm dứt hợp ñồng thử việc và tiếp tục lặp lại từ bước 1. Trường hợp thử
việc ñạt yêu cầu và ñược giám ñốc chấp thuận thì phòng tổ chức hành chính tiến hành lập hợp ñồng lao ñộng.
- Bước 9: Hợp ñồng lao ñộng chính thức. Phòng tổ chức hành chính tiến hành lập hợp ñồng lao ñộng theo thoả thuận giữa 2 bên và không trái luật lao ñộng.