Công tác tổ chức quản lý

7. Kết luận (Ghi rõ mức độ đồng ý hay không đồng ý nội dung đề tài và

3.3.1 Công tác tổ chức quản lý

 Cơ quan quản lý cao nhất là Ban Giám Đốc

+ Đứng đầu Ban Giám Đốc là Giám Đốc do Tổng công ty xăng dầu Việt Nam uỷ nhiệm. Giám đốc trực tiếp chỉ đạo điều hành mọi hoạt động của công ty, là người lãnh đạo cao nhất; đồng thời cũng là người chịu trách nhiệm cao nhất, đại diện cho nghĩa vụ và quyền lợi của công ty trước pháp luật và Tổng công ty về mọi hoạt động của công ty.

+ Dưới Ban Giám Đốc là hai Phó Giám Đốc, là giúp việc cho Giám

Đốc. Các Phó Giám Đốc được Giám Đốc phân công phụ trách một số công việc và chịu trách nhiệm trước Giám Đốc. Phó Giám Đốc thay mặt Giám Đốc

điều hành công ty khi Giám Đốc đi vắng.

+ Phó Giám Đốc kỹ thuật: phụ trách về mặt kỹ thuật, các trang thiết bị, chất lượng xăng dầu, tiến hành công tác nghiên cứu, thiết bị phục vụ cho việc

đầu tư các công trình.

+ Phó Giám Đốc kinh doanh: phụ trách về hoạt động kinh doanh. Cụ

thể, tổ chức giao dịch với khách hàng, marketing, tổ chức kế toán, xúc tiến bán hàng.

Dưới quyền Ban Giám Đốc là các phòng ban theo các chức năng nhiệm vụ được giao và chịu trách nhiệm trước Giám Đốc.

Hình 3.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức quản lý của công ty xăng dầu Tây Nam Bộ

3.3.2 Quyền hạn và trách nhiệm của các bộ phận

 Giám đốc công ty

Là người điều hành công ty, đại diện theo pháp luật của công ty và chịu trách nhiệm trước người bổ nhiệm và trước Pháp luật về việc thực hiện các quyền, nghĩa vụ được giao theo quy định của Luật doanh nghiệp Nhà nước và

Điều lệ tổ chức hoạt động của công ty. Chi nhánh xăng dầu SócTrăng Chi nhánh xăng dầu Hậu Giang Hệ thống cửa hàng xăng dầu thuộc Công ty Tổng kho xăng dầu Miền Tây Kho xăng dầu Cần Thơ Chi nhánh xăng dầu Bạc Lưu Chủ tịch kiêm Giám đốc Phó giám đốc kỹ thuật Phó giám đốc nội bộ Phó giám đốc tài chính Phòng kinh doanh Phòng kế toán tài chính Phòng quản lý kỹ thuật Phòng tổ chức hành chính

Giám đốc công ty chịu trách nhiệm chỉ đạo, hướng dẫn thủ trưởng các

đơn vị trực thuộc là cấp trên trực tiếp của các đơn vị. Trường hợp có các ý kiến khác nhau Giám đốc công ty và thủ trưởng các đơn vị, các phòng nghiệp vụ công ty và đơn vị có trách nhiệm phối hợp, nghiên cứu và đề xuất biện pháp giải quyết, tuy nhiên quyết định cuối cùng là của Giám đốc công ty.

 Phó giám đốc công ty

Phó giám đốc công ty là người giúp việc của Giám đốc, chịu trách nhiệm chỉ đạo trực tiếp các phòng nghiệp vụ đã được phân công phụ trách, đồng thời chịu trách nhiệm trước Giám đốc và trước Pháp luật về nhiệm vụ được phân công và ủy quyền. Phó giám đốc công ty là người thay mặt cho Giám đốc có trách nhiệm chỉ đạo hướng dẫn cho thủ trưởng các đơn vị trực thuộc về các lĩnh vực chuyên môn của mình phụ trách và người quyết định cuối cùng về

các biện pháp chuyên môn đó. Trường hợp giải quyết những vấn đề trong sản xuất kinh doanh vượt quá lĩnh vực và quyền hạn của mình, Phó giám đốc chủ động đề xuất, bàn bạc, phối hợp với thủ trưởng các phòng nghiệp vụ liên quan

để tìm biện pháp giải quyết. Trường hợp có ý kiến khác nhau thì Giám đốc

công ty là người quyết định cuối cùng.

 Phòng kế toán tài chính

Công ty xăng dầu Tây Nam Bộ tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức kế toán tập trung, hình thức này tất cả các công việc đều tập trung ở phòng kế toán như: theo dõi các hiện tượng kinh tế phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, kiểm tra phân loại chứng từ, định khoản trên chứng từ, vào sổ chi tiết, nhật kí sổ cái và lập báo cáo tài chính theo quy định. Thực hiện quản lý vốn và các tài sản, theo dõi tình hình thu chi của doanh nghiệp, hàng tháng tiến hành kiểm kê, tập hợp chứng từ, số liệu để báo cáo lên ban lãnh đạo.

Kế toán trưởng: Có trách nhiệm tổ chức, thực hiện công tác kế toán của công ty, giúp Giám đốc giám sát tài chính tại công ty theo Pháp luật về tài chính kế toán. Kế toán trưởng kiểm tra việc tính toán ghi chép và phản ánh kịp thời, chính xác, trung thực, đầy đủ toàn bộ tài sản, phân tích các nghiệp vụ

kinh tế phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh của công ty và cho biết kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Đồng thời, kế toán trưởng sẽ chịu trách nhiệm trước Giám đốc và trước Pháp luật về nhiệm vụ được phân công và ủy quyền.

Là cơ quan tham mưu cho Giám đốc trong việc lập kế hoạch, tổ chức và theo dõi việc thực hiện quản lý thông tin về khách hàng, chăm sóc khách hàng

truyền thống, tìm kiếm khách hàng mục tiêu, phát triển thị trường. Thiết lập các mục tiêu kinh doanh qua việc dự đoán và phát triển việc gia tăng kinh

doanh.

 Phòng quản lý kỹ thuật

Phụ trách trang thiết bị, chất lượng xăng dầu trong toàn công ty, nghiên cứu, thiết kế và xây dựng công trình. Đồng thời, tổ chức công tác đầu tư phát

triển cơ sở vật chất kỹ thuật.

 Phòng tổ chức hành chính

Xây dựng kế hoạch cán bộ, phát triển cơ sở vật chất kỹ thuật và con

người, tổ chức đời sống cán bộ công nhân viên, văn thư hành chính, giữ gìn trật tự an toàn cho công ty.

 Tổng kho xăng dầu Miền Tây

Tổng kho xăng dầu Miền Tây là đơn vị trực thuộc nằm trong cơ cấu tổ

chức quản lý của công ty xăng dầu Tây Nam Bộ, có chức năng giúp Giám đốc quản lý toàn bộ hàng hoá cùng các hoạt động nhập xuất, pha chế tồn chứa, bảo quản xăng dầu và các hoạt động hỗ trợ khác (bảo trì, bảo dưỡng, vệ sinh môi

trường, phòng cháy chữa cháy…) đối với toàn bộ hệ thống tổng kho nhằm phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty có hiệu quả.

 Các chi nhánh xăng dầu

Các chi nhánh xăng dầu Hậu Giang, Sóc Trăng, Bạc Liêu có chức năng

làm công tác giao dịch, tiếp thị, đại diện cho công ty tại nơi mở chi nhánh. Mọi hoạt động cung ứng hàng hoá điều nằm trong sự kiểm soát của công ty.

 Các đại lý, các cửa hàng bán lẻ

Các đại lý và cửa hàng bán lẻ có chức năng thực hiện chỉ tiêu doanh số

bán ra, phục vụ tốt các yêu cầu của khách hàng, bảo đảm an toàn lao động, quản lý hàng hoá, tài sản ở đơn vị mình; định kỳ báo cáo với Giám đốc về kết quả kinh doanh, tình hình sử dụng tài sản của công ty tại cửa hàng. Trong nội bộ công ty thực hiện điều hành theo mô hình trực tuyến chức năng, Giám đốc chỉ đạo thực hiện cho tất cả các phòng ban, trực tiếp giao nhiệm vụ cho các phòng ban, các phòng ban căn cứ nhiệm vụ được giao và các quan hệ đối chiếu, bổ sung cho nhau tạo ra một bộ máy hoạt động trật tự và có kiểm soát nội bộ chặt chẽ.

3.4.1 Tổ chức bộ máy kế toán

Nguồn: Phòng kế toán Công ty Xăng dầu Tây Nam Bộ

Hình 3.2 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán

Kế toán trưởng là người chịu trách nhiệm cao nhất trong bộ máy kế toán.

Kiểm soát và điều tiết các hoạt động kinh doanh của Công ty. Đồng thời báo

cáo tình hình tài chính cho Giám đốc nhằm đưa ra giải pháp kinh doanh mang

lại hiệu quả kinh tế cao nhất.

Kế toán tổng hợp thu thập, cập nhật, lữu trữ số liệu phục vụ cho công tác

kế toán nhằm đảm bảo cho việc kiểm tra số liệu phát sinh và làm cơ sở để báo

cáo vào cuối tháng, quý, năm.

Kế toán bán hàng là người chịu trách nhiệm theo dõi , ghi chép quá trình mua bán hằng ngày của Công ty cập nhật kịp thời số lượng nhập – xuất – tồn

hàng, báo cáo cho kế toán trưởng.

Kế toán kho thường xuyên kiểm tra, kiểm soát, theo dõi và cập nhật liên tục số lượng hàng hóa nhập – xuất – tồn hàng, từ đó đối chiếu với các chứng

từ, sổ sách có liên quan đến kế toán.

Thủ quỹ là người chịu trách nhiệm cho việc thu, chi và thanh toán các khoản nợ, các khoản phải nộp khác. Bên cạnh đó, thủ quỹ có trách nhiệm đối

chiếu sổ quỹ và tiền mặt.

Thủ kho là người có trách nhiệm bảo quản, giữ gìn, kiểm tra, kiểm kê,

đối chiếu sổ sách, hàng hóa tránh bị thất thoát, hao hụt, thực hiện đúng chức năng nhập – xuất – tồn.

KT bán hàng

KT trưởng

KT tổng hợp

3.4.2 Tổ chức hình thức kế toán và chế độ kế toán

 Thực hiện các quy định kế toán, luật kế toán và chế độ kế toán theo

quyết định 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006. Hệ thống tài khoản kế toán

theo quyết định 15/2006/ QĐ-BTC.

 Phương pháp trích khấu hao tài sản cố định theo thông tư số

45/2013/ TT-BTC ngày 25/04/2013 của Bộ Tài Chính và theo phương pháp đường thẳng.

 Phương pháp tính trị giá hàng xuất kho theo phương pháp nhập trước xuất trước (FIFO).

 Hình thức kế toán áp dụng là hình thức kế toán trên máy vi tính, phần mềm kế toán được thiết kế theo hình thức kế toán Nhật ký chung và tất

cả các sổ sách theo quy định của ngành xăng dầu để thuận tiện cho việc ghi

chép, tính toán. Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc bảng

tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các biểu bảng được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán. Theo quy trình,

các thông tin được tự động nhập vào các sổ kế toán tổng hợp (Sổ Cái hoặc

Nhật Ký – Sổ Cái…) và các sổ thẻ kế toán chi tiết có liên quan. Cuối kỳ (hoặc

bất kỳ thời điểm nào cần thiết), kế toán thực hiện các thao tác khóa sổ (cộng

sổ) và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp và số liệu chi

tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được cập nhật trong kỳ. Người làm kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số

liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính khi đã in ra giấy.

3.4.3 Các chính sách kế toán áp dụng tại Công ty

 Niên độ kế toán bắt đầu từ này 01/01 đến ngày 31/12 hàng năm.  Đơn vị tiền tệ sử dụng Việt Nam đồng, phương pháp hạch toán ngoại

tệ theo tỷ giá hạch toán.

 Hình thức sổ kế toán áp dụng: Nhật ký chung

 Nguyên tắc đánh giá tài sản cố định theo nguyên giá, khấu hao theo đường thẳng.

3.5 KHÁI QUÁT KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH TỪ NĂM 2010 ĐẾN NĂM 2012 VÀ 6 THÁNG ĐẦU NĂM 2013

Bảng 3.1: Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH xăng dầu Tây Nam Bộ từ năm 2010 đến năm 2012

Đơn vị tính: 1.000 đồng

Nguồn: Phòng Kế toán Công ty TNHH xăng dầu Tây Nam Bộ, năm 2010 đến năm 2012

Chênh lệch năm 2011/

năm 2010

Chênh lệch năm 2012/ năm

2011

Chỉ tiêu Năm 2010 Năm 2011 Năm 2012

Số tiền Tỷ lệ(%) Số tiền Tỷ lệ(%)

1. Tổng doanh thu 5.226.638.524 6.879.934.023 6.655.670.141 1.653.295.499 31,63 (224.263.881) (3,26)

2. Tổng chi phí 5.198.904.679 6.880.067.266 6.660.277.155 1.681.162.587 32,34 (219.790.111) (3,19)

3. Tổng lợi nhuận kế

Qua bảng số liệu trên ta thấy lợi nhuận kế toán sau thuế của Công ty xăng dầu Tây Nam Bộ biến động tăng giảm qua các năm. Cụ thể, lợi nhuận kế toán trước thuế của năm 2011 âm 133.243.000 đồng giảm 27.867.088.000

đồng so với năm 2010 tương đương giảm 100,48%. Còn lợi nhuận kế toán trước thuế của năm 2012 âm 4.607.014.000 đồng giảm 4.473.771.000 đồng so với năm 2011, tương đương giảm 3.357,60%. Sự biến động bất thường của

lợi nhuận kế toán sau thuế là do sự biến động của doanh thu và chi phí. Cụ thể doanh thu năm 2011 đạt 6.879.934.023.000 đồng tăng 1.653.295.499.000 đồng, tương đương tăng 31,63% so với năm 2010. Tuy nhiên, năm 2012 lợi

nhuận lại giảm so với năm 2011. Cụ thể, năm 2012 lợi nhuận đạt

6.655.670.141.000 đồng giảm 224.263.881.000 đồng, tương đương giảm

3,26% so với năm 2011. Nguyên nhân của doanh thu năm 2011 tăng so với năm 2010 là do nhu cầu về thị trường khí đốt tăng và do năm 2011 công ty

bảo quản xăng dầu tốt nên không có khoản mục các khoản giảm trừ doanh thu

từ hàng bán bị trả lại hay giảm giá hàng bán. Sang năm 2012 con số này giảm

nhẹ là vì các khoản giảm trừ doanh thu tăng. Còn chi phí năm 2011 đạt 6.880.067.266.000 đồng tăng 1.681.162.587.000 đồng, tương đương tăng

32,34% so với năm 2010. Sang năm 2012 chi phí giảm so với năm 2011 nhưng so với năm 2010 vẫn tăng. Cụ thể, năm 2012 chi phí là

6.660.277.155.000 đồng giảm 219.790.111.000 đồng, tương đương giảm

3,19%.

Nhìn chung qua 3 năm, từ năm 2010 đến năm 2012 thì ta thấy rằng lợi

nhuận liên tục giảm và có 2 năm liên tiếp là âm, cụ thể là năm 2011 và năm 2012. Nhưng không phải vì vậy mà kết luận công ty hoạt động không hiệu

quả. Vì giá bán xăng dầu của công ty trên thị trường là từ Tổng công ty đưa

xuống, dẫn đến công ty không thể tăng giá bán để tăng doanh thu.

Đơn vị tính: 1.000 đồng 5.226.638.524 5.198.904.679 27.733.845 6.879.934.023 6.880.067.266 -133.243 6.655.670.141 6.660.277.155 -4.607.014 -1.000.000.000 0 1.000.000.000 2.000.000.000 3.000.000.000 4.000.000.000 5.000.000.000 6.000.000.000 7.000.000.000

Năm 2010 Năm 2011 Năm 2012

1. Tổng doanh thu 2. Tổng chi phí

3. Tổng lợ i nhuận kế toán trướ c thuế

Bảng 3.2: Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty xăng dầu Tây Nam Bộ 6 tháng đầu năm 2011 đến 6 tháng đầu năm 2013

Đơn vị tính: 1.000 đồng

Nguồn: Phòng Kế toán Công ty TNHH xăng dầu Tây Nam Bộ, 6 tháng đầu năm 2011 đến 6 tháng đầu năm 2013

6th: 6 tháng

Chênh lệch (6th đầu năm

2012)/(6th đầu năm 2011)

Chênh lệch (6thđầu năm

2013)/(6thđầu năm 2012) Chỉ tiêu 6 th đầu năm 2011 6thđầu năm 2012 6th đầu năm 2013 Số tiền Tỷ lệ(%) Số tiền Tỷ lệ(%) 1. Tổng doanh thu 4.153.632.515 3.471.798.783 3.879.933.840 (681.833.731) (16,42) 408.135.056 11,76 2. Tổng chi phí 4.151.647.851 3.475.062.256 3.878.981.801 (676.585.595) (16,30) 403.919.545 11.62 3. Tổng lợi nhuận kế

Qua bảng trên ta thấy, tổng lợi nhuận kế toán trước thuế 6 tháng đầu năm 2012 là âm 3.263.473.000 đồng, giảm 5.248.136.000 đồng, tương đương giảm 264,43% so với 6 tháng đầu năm 2011. Tuy nhiên, lợi nhuận kế toán trước

thuế 6 tháng đầu năm 2013 lại tăng mạnh 129,17% so với 6 tháng đầu năm 2012 với mức chênh lệch tuyệt đối là 4.215.512.000 đồng. Cho thấy công ty

đang trên đà phát triển trở lại sau những khó khăn của năm 2012. Đây là biểu hiện tốt. Cho thấy sự nỗ lực rất lớn của tập thể cán bộ công nhân viên của

công ty. Tuy nhiên nguyên nhân gây ra sự biến động của lợi nhuận là do sự

biến động của doanh thu và chi phí. Cụ thể, doanh thu 6 tháng đầu năm 2012

đạt 3.471.798.783.000 đồng giảm 681.833.731.000 đồng, tương đương giảm

16,42% so với 6 tháng đầu năm 2011. Còn doanh thu 6 tháng đầu năm 2013

đạt 3.879.933.840.000 đồng tăng 408.135.056.000 đồng tương đương tăng 11,76%. Trong khi đó chi phí 6 tháng đầu năm 2012 đạt 3.475.062.255.000 đồng, giảm 676.585.595.000 đồng, tương đương giảm 16,30%. Còn chi phí 6

tháng đầu năm 2013 đạt 3.878.981.801.000 đồng tăng 403.919.545.000 đồng, tương đương tăng 11.62% so với 6 tháng đầu năm 2012.

Từ số liệu phân tích kết quả hoạt động kinh doanh của công ty xăng dầu

Tây Nam Bộ 6 tháng đầu năm 2011 đến 6 tháng đầu năm 2013 cho thấy được

tình hình kinh doanh của công ty đang dần ổn định và phát triển trở lại.