3.4.1 Cơ cấu tổ chức
Hình thức tổ chức bộ máy kế toán: Chọn theo hình thức kế toán tập trung. Theo hình thức này, tất cả các công việc kế toán như: Phân loại chứng từ, kiểm tra chứng từ ban đầu, định khoản kế toán, ghi sổ tổng hợp và chi tiết, tính giá thành, lập báo cáo,… đều được thực hiện ở phòng kế toán tài chính.
Cơ cấu bộ máy kế toán thống kê tại phòng kế toán - tài chính:
- Kế toán trưởng. - Kế toán tổng hợp.
- Kế toán khai báo, hoàn thuế và theo dõi các khoản nộp ngân sách. - Kế toán nguyên vật liệu, vật tư, hàng hóa, thành phẩm.
- Kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm. - Kế toán vốn bằng tiền, kế toán tiền lương.
- Kế toán xây dựng cơ bản, tài sản cố định. - Kế toán công nợ phải thu, phải trả.
- Kế toán hoạt động tài chính, hoạt động khác.
Theo cơ cấu nhiệm vụ của công ty, bộ máy kế toán tổ chức hạch toán theo từng ngành sản xuất:
- Ngành sản xuất – dịch vụ
+ Bộ phận kế toán theo dõi cơ cấu đàn gia súc, chi phí chăn nuôi và giá thành sản phẩm chăn nuôi.
+ Bộ phận kho: Theo dõi nhập, xuất, tồn kho lúa thành phẩm và lúa giống các loại.
+ Bộ phận kế toán đầu tư, vật tư, tiền vay, theo dõi dịch vụ làm đất, sấy lúa sản phẩm nhập kho, theo dõi công nợ và thanh toán hợp đồng giao khoán sản xuất.
+ Bộ phận kế toán theo dõi chi phí lúa thí nghiệm, lúa giống, lúa lương thực công ty tự tổ chức sản xuất.
- Ngành chế biến - kinh doanh
+ Bộ phận kế toán theo dõi nguyên liệu, hàng hóa, thành phẩm, công cụ. + Bộ phận kế toán theo dõi hợp đồng mua bán hàng hóa thành phẩm, chi phí sản xuất, chi phí quản lý, chi phí phân xưởng, tiền vốn hoạt động và TSCĐ tại đơn vị.
+ Thủ quỹ các nhà máy: Theo dõi, quản lý tiền mặt tại các nhà máy. + Thủ kho các nhà máy: Theo dõi, bảo quản nhập xuất tồn gạo nguyên liệu, gạo thành phẩm, tấm, cám các loại, lúa thành phẩm chuyển kho nội bộ.
3.4.2 Nhiệm vụ và quyền hạn của các bộ phận kế toán
3.4.2.1 Kế toán trưởng kiêm trưởng phòng
- Tổ chức điều hành công tác kế toán trong công ty theo quy định của pháp luật về kế toán.
- Kế toán trưởng chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc, đồng thời chịu sự chỉ đạo và kiểm tra về mặt nghiệp vụ chuyên môn của cơ quan tài chính, thống kê cấp trên. Hỗ trợ cho giám đốc trong giám sát tài chính của công ty.
- Kế toán trưởng là người hỗ trợ các trưởng phòng chức năng, đội trưởng đội sản xuất chỉ đạo toàn bộ công tác kế toán, thống kê, thông tin kinh tế, và hạch toán kinh tế theo cơ chế quản lý mới.
- Lập đầy đủ và gửi đúng hạn các báo cáo kế toán, thống kê. - Tổ chức bảo quản, lưu trữ các tài liệu kế toán.
- Cung cấp thông tin, số liệu kế toán theo quy định của pháp luật.
3.4.2.2 Phó phòng kế toán tài chính
- Phó phòng sẽ phụ giúp giải quyết các công việc cần thiết khi kế toán trưởng đi vắng và giải quyết các công việc được kế toán trưởng phân công.
- Định kỳ 6 tháng hoặc cuối năm tài chính, lập phương án tổ chức kiểm kê tiền mặt, vật tư, hàng hóa, thành phẩm, công cụ, tài sản, đàn gia súc. Có trách nhiệm lên biểu tổng hợp, đối chiếu số liệu thực tế kiểm kê với sổ kế toán, kiến nghị lãnh đạo biện pháp xử lý số chênh lệch (nếu có).
- Đảm nhiệm công tác thống kê trong công ty, có trách nhiệm đôn đốc công tác thống kê các đơn vị trực thuộc, tổng hợp và lập báo cáo cho cơ quan thống kê cấp trên đúng kỳ hạn.
- Tham mưu cho lãnh đạo giải quyết các vụ tranh chấp hợp đồng kinh tế, các vụ tranh chấp công nợ khi phải tham gia tố tụng.
- Thiết lập hợp đồng XDCB, kiểm tra định mức kinh tế kỹ thuật các công trình, kiểm tra hồ sơ XDCB, tham gia nghiệm thu các công trình XDCB hoàn thành.Thẩm định chi trả bồi hoàn cho hộ giao trả đất khoán.
- Theo dõi nhập, xuất vật tư nông nghiệp và đối chiếu hàng tháng với thủ kho vật tư nông nghiệp, theo dõi công nợ bán hàng, công nợ ứng trước cho khách hàng.
- Hỗ trợ kế toán trưởng trong việc tổ chức bảo quản, lưu trữ các tài liệu.
3.4.2.3 Kế toán tổng hợp
- Tập hợp chứng từ kế toán từ phòng kế toán và từ các đơn vị phụ thuộc gửi về, có trách nhiệm kiểm tra lại tính pháp lý của các chứng từ kế toán. Phân loại và lên chứng từ ghi sổ, ghi chép sổ cái, bảng cân đối kế toán và các báo cáo thuộc phần hành mình phụ trách.
- Nắm vững định hướng hoạt động sản xuất và kinh doanh của công ty để hạch toán chuẩn xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, có trách nhiệm đối chiếu số liệu với từng kế toán phần hành nhằm điều chỉnh cho đúng quy định.
- Lập các báo biểu về báo cáo tài chính theo định kỳ quyết toán.
- Giúp kế toán trưởng làm các báo cáo phân tích hoạt động kinh doanh. - Bảo quản, lưu trữ hồ sơ tài liệu, số liệu kế toán, thông tin kinh tế và cung cấp số liệu cho các bộ phận liên quan khi được sự đồng ý của lãnh đạo.
- Mở sổ theo dõi các khoản chi phí trích trước, chi phí chờ phân bổ.
3.4.2.4 Kế toán tổng hợp ngành sản xuất - dịch vụ
- Theo dõi nhập xuất tồn kho lúa sản phẩm của công ty, thu mua lúa lương thực và lúa giống, thành phẩm gạo xay xát.
- Hướng dẫn, kiểm tra các thủ kho thực hiện các chứng từ ghi chép ban đầu. Mở sổ theo dõi nhập xuất từng loại lúa sản phẩm, hàng hóa theo từng kho. Sau một chu kỳ sản xuất phải có biên bản đối chiếu xác nhận số lượng với từng thủ kho.
- Mở sổ theo dõi và tập hợp chi phí sản xuất lúa, chi phí gia công xay xát và chi phí quản lý của ngành sản xuất dịch vụ. Tính giá thành lúa, gạo xay xát. Kiểm tra, so sánh định mức chi phí thực tế với định mức khoán của ngành và có ý kiến phản hồi với lãnh đạo nếu phát hiện vượt định mức.
- Mở sổ theo dõi công nợ bán hàng. Phải có biên bản đối chiếu xác nhận công nợ khi kết thúc năm tài chính. Đôn đốc thu hồi nợ và báo cáo các khoản nợ thu chậm để có biện pháp xử lý.
- Mở sổ theo dõi và lập báo cáo về doanh số tiêu thụ.
- Tham gia kiểm kê định kỳ, kiểm tra nhập xuất các loại thành phẩm, hàng hóa và đề xuất biện pháp xử lý hàng kém phẩm chất, xử lý số chênh lệch nếu có.
3.4.2.5 Kế toán tổng hợp ngành chế biến – kinh doanh
- Theo dõi giá thành, tiêu thụ sản phẩm, nhập xuất kho thành phẩm, hàng hóa, nguyên liệu, công nợ, chi phí quản lý của ngành, theo dõi tiền lương, các quỹ của doanh nghiệp, nguồn vốn chủ sở hữu.
- Kiểm tra chứng từ ghi chép ban đầu của ngành, chừng từ thanh toán phải phù hợp với nội dung thanh toán, đủ tính pháp lý.
- Hướng dẫn mở sổ ghi chép, phản ảnh, tổng hợp chi phí sản xuất theo từng giai đoạn sản xuất, từng nhà máy theo yếu tố chi phí, khoản mục giá thành theo sản phẩm và công việc. Đồng thời, kiểm tra, so sánh định mức chi phí thực tế với định mức khoán của ngành và có ý kiến phản hồi với lãnh đạo nếu phát hiện vượt định mức.
- Mở sổ theo dõi nhập xuất tồn các loại vật tư, hàng hóa, thành phẩm của ngành theo từng nhà máy, chi phí sản xuất, chi phí quản lý, tính giá thành sản phẩm, tiêu thụ sản phẩm và lập báo cáo kết quả tiêu thụ của ngành.
- Mở sổ theo dõi công nợ phải thu, phải trả đối với quan hệ mua bán của ngành chế biến. Phân tích công nợ và phát hiện công nợ khó đòi, có biện pháp đôn đốc thu nợ.
- Hàng tháng, theo dõi tình hình sử dụng vốn trong ngành và lập bảng kê báo cáo chi phí thu mua.
- Tham gia kiểm kê định kỳ kiểm tra về tài sản, hàng hóa, thành phẩm của ngành chế biến. Xác định số chênh lệch của thực tế và kiểm kê, đề xuất hướng xử lý thích hợp.
3.4.2.6 Kế toán theo dõi nợ phải thu, nợ phải trả
- Mở sổ theo dõi công nợ của 4 đội sản xuất, công nợ hợp đồng sản xuất đất công, công nợ hợp đồng máy làm đất, hợp đồng lò sấy, và đối tượng khác. Cuối vụ, đối chiếu công nợ với kế toán 4 đội sản xuất, tổng hợp và phân tích công nợ theo:
+ Tuổi nợ.
+ Theo khoản mục: Nợ khoán (từng hạng mục), nợ đầu tư trong vụ. + Nợ đủ đảm bảo (nợ thấp hơn tiền đầu tư trên đất), nợ không đảm bảo hoặc nợ khó có khả năng thu hồi. Kế toán tổng hợp thanh toán của HĐV sản xuất lúa và theo dõi công nợ của Hợp đồng viên. Tập hợp các khoản thu trong vụ sản xuất lúa như giao nộp sản phẩm, các khoản thu khoán, các khoản đối lưu vật tư, tiền vay, thu lãi, thu hồi nợ cũ, thu làm đất vụ sau, thu sấy lúa,…
- Mở sổ theo dõi công nợ phải trả theo từng đối tượng nợ.
3.4.2.7 Kế toán giá thành chăn nuôi
- Mở sổ tổng hợp chi phí sản xuất theo từng giai đoạn sản xuất theo yếu tố chi phí, khoản mục. So sánh các định mức chi phí thực tế với định mức khoản (báo cáo nguyên nhân).
- Xác định giá trị sản phẩm dở dang, tính giá thành sản xuất thực tế của sản phẩm hoàn thành theo từng giai đoạn sản xuất.
- Theo dõi tăng giảm đàn gia súc và phân bổ giá trị đàn gia súc gốc vào từng chu kỳ chăn nuôi, theo dõi doanh số tiêu thụ sản phẩm và công nợ.
- Theo dõi đầu heo con từ khi sinh đến khi chuyển giao nuôi thịt, và xác định đầu con từ lúc nuôi thịt đến khi chuyển đàn hoặc xuất bán.
3.4.2.8 Kế toán vốn bằng tiền và tiền lương
- Thanh toán tiền mặt các khoản chi phí phục vụ sản xuất, chi phí quản lý, thu mua nguyên liệu, hàng hóa, dịch vụ, thanh toán nợ, đầu tư sản xuất và các khoản cho vay theo hợp đồng, chi phí đầu tư XDCB.
- Thu tiền bán sản phẩm, vật tư, hàng hóa, thu hồi công nợ, thu tiền vay từ ngân hàng về nhập quỹ.
- Khi thanh toán kế toán có trách nhiệm xem lại tính pháp lý của hồ sơ cần thanh toán, đúng theo những qui định về quản lý tài chính. Thanh toán đúng chế độ hiện hành và đảm bảo độ chính xác.
- Cuối ngày, đối chiếu với thủ quỹ tiền mặt tồn quỹ thực tế với sổ kế toán. Nếu có chênh lệch kế toán và thủ quỹ phải kiểm tra lại để xác định nguyên nhân và có biện pháp xử lý thích hợp. Đồng thời, báo cáo nhu cầu tiền mặt cần sử dụng cho ngày tiếp theo hoặc báo chi nộp ngân hàng nếu mức tồn quỹ lớn vượt trên mức nhu cầu sử dụng.
- Mở sổ theo dõi công nợ tạm ứng nội bộ, thường xuyên phân tích nợ tạm ứng, tránh để bị chiếm dụng tiền vốn.
- Hàng tháng, thanh toán lương cho cán bộ công nhân viên của công ty và lương công nhật các đơn vị (ngoài các đơn vị nhà máy).
- Đối chiếu và quyết toán với bộ phận BHXH của Huyện về các khoản trích nộp BHXH, BHYT, BHTN.
3.4.2.9 Kế toán thuế
- Mở sổ kê khai thuế GTGT đầu vào, đầu ra. Hàng tháng lập báo cáo kê khai thuế GTGT nộp cho cơ quan thuế theo đúng thời gian quy định.
- Kịp thời lập hồ sơ xin hoàn thuế khi đủ điều kiện, báo cáo số thuế GTGT phải nộp hàng tháng vào ngân sách cho cơ quan thuế.
- Mở sổ theo dõi thuế thu nhập cá nhân của cán bộ công nhân viên của công ty, trích thuế thu nhập cá nhân của đối tượng công ty chi trả tiền công.
- Mở sổ theo dõi các khoản thuế phải nộp và đã nộp trong năm tài chính. - Quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp, thuế thu nhập cá nhân, thuế GTGT với cơ quan thuế.
3.4.2.10 Kế toán chi phí quản ký doanh nghiệp, hoạt động tài chính và hoạt động khác
- Mở sổ tập hợp chi phí quản lý của công ty, đánh giá và phân tích chi phí phát sinh so với kế hoạch và mức thực hiện năm trước, nhằm điều chỉnh các hạng mục chi phí phù hợp với tình hình sản xuất của công ty để tránh lãng phí, phân bổ chi phí quản lý đúng quy định hiện hành.
- Mở sổ theo dõi doanh thu, chi phí của hoạt động tài chính và hoạt động khác phát sinh.
3.4.2.11 Kế toán ngân hàng, kế toán theo dõi tài sản cố định, xây dựng cơ bản
- Thiết lập các chứng từ vay vốn và thanh toán qua ngân hàng. Theo dõi tình hình sử dụng vốn của từng ngành, phân bổ lãi vay theo từng ngành. Theo dõi lịch trả nợ vay, tránh để nợ quá hạn.
- Hàng tháng, đối chiếu với ngân hàng số dư tiền gửi, tiền vay và bàn giao chứng từ giao dịch ngân hàng cho kế toán tổng hợp.
- Mở sổ theo dõi TSCĐ tại công ty theo từng đối tượng sử dụng, trích khấu hao hàng năm.
3.4.2.12 Thủ quỹ thu chi tiền mặt
- Thủ quỹ có trách nhiệm thu, chi và bảo quản tiền mặt tại quỹ tiền mặt. - Hàng ngày, thủ quỹ thực hiện thu chi trên cơ sở các phiếu thu, phiếu chi có đủ chữ ký theo quy định của chế độ chứng từ kế toán. Cuối ngày, thủ quỹ báo số tồn quỹ và giao chứng từ đã thực hiện cho kế toán tổng hợp.
- Hàng ngày, thủ quỹ phải thường xuyên kiểm kê số tiền mặt tồn quỹ thực tế, cuối ngày đối chiếu với sổ kế toán tiền mặt. Nếu có chênh lệch kế toán và thủ quỹ phải kiểm tra, xác định nguyên nhân và có biện pháp xử lý kịp thời.
3.4.3 Chính sách và hình thức kế toán áp dụng tại công ty
3.4.3.1 Hệ thống tài khoản sử dụng
Công ty áp dụng hệ thống tài khoản kế toán ban hành theo quyết định số 15/2006 QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ Tài chính.
3.4.3.2 Chính sách kế toán áp dụng tại công ty.
- Niên độ kế toán: Niên độ kế toán của Công ty bắt đầu từ ngày 01/01/N và kết thúc vào ngày 31/12/N.
- Hình thức kế toán áp dụng: Chứng từ ghi sổ.
- Chế độ kế toán áp dụng: Công ty áp dụng Chế độ kế toán Doanh nghiệp do Bộ Tài chính ban hành và tuân thủ các Chuẩn mực kế toán Việt Nam.
- Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán: VNĐ.
- Phương pháp tính thuế GTGT: Phương pháp khấu trừ.
- Phương pháp tính giá xuất kho: Phương pháp bình quân gia quyền. - Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Kê khai thường xuyên.
- Phương pháp lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho: Cuối kỳ kế toán năm, khi giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho nhỏ hơn giá gốc thì phải lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Số dự phòng giảm giá hàng tồn kho là số chênh lệch giữa giá gốc của hàng tồn kho lớn hơn giá trị thuần có thể thực hiện được của chúng. Giá trị thuần có thể thực hiện được là giá bán ước tính của hàng tồn kho trừ chi phí ước tính để hàng thành sản phẩm.
- Phương pháp tính khấu hao TSCĐ: Khấu hao theo đường thẳng.