3.3.1 Cơ cấu tổ chức
Bộ máy tổ chức quản lý của công ty được thể hiện như sơ đồ sau:
Hình 3.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty Giám đốc Phó giám đốc kỹ thuật Phó giám đốc kinh doanh Phòng Kinh doanh Dịch vụ - Sản xuất Phòng Kinh doanh Chế biến lương thực Phòng Xây dựng - Địa chính Phòng Kế toán – Tài chính Phòng Tổ chức hành chính Bộ phận Sản xuất lúa giống Bộ phận chăn nuôi Các đội sản xuất Bộ phận Sân phơi – Lò sấy Các cửa hàng Vật tư nông nghiệp Nhà máy Thới Lai Nhà máy Tân Thành Nhà máy Cờ Đỏ Cửa hàng giới thiệu sản phẩm
3.3.2 Nhiệm vụ và quyền hạn của các bộ phận
3.3.2.1 Ban Quản lý – Điều hành a) Giám đốc
Giám đốc là người đứng đầu doanh nghiệp, đại diện pháp nhân của công ty trong mọi giao dịch, là người quản lý điều hành mọi hoạt động của công ty.
Trách nhiệm của giám đốc
- Quản lý điều hành toàn bộ hoạt động của công ty và chịu trách nhiệm trước Ủy ban nhân dân TPCT.
- Xây dựng kế hoạch hoạt động của công ty hàng tháng, quý, 6 tháng và năm. Tổ chức chỉ đạo các đơn vị trực thuộc thực hiện và đánh giá kết quả việc thực hiện chương trình kế hoạch đó.
- Quyết định sắp xếp về tổ chức, điều động bố trí cán bộ theo phân cấp quản lý, thực hiện bổ nhiệm và miễn nhiệm các chức danh, đề nghị lên cấp trên đúng quy định của pháp luật. Đào tạo bồi dưỡng về văn hóa, chính trị và chuyên môn nghiệp vụ theo yêu cầu công tác.
- Trực tiếp duyệt kế hoạch sử dụng kinh phí, tài sản vật tư, xây dựng cơ bản và nâng cấp sửa chữa, quyết định nâng bậc lương, khen thưởng, kỷ luật đối với người lao động thuộc quyền theo quyết định của pháp luật.
- Trong năm, kế hoạch kinh doanh định kỳ quý, 6 tháng và tổng kết năm. Giám đốc có trách nhiệm thông báo cho người đại diện lao động hoặc người lao động biết kết quả kinh doanh và kế hoạch kinh doanh sắp tới.
- Giải quyết khiếu nại, tố cáo theo quy định của Nhà nước.
- Ký các hợp đồng kinh tế và công văn, giấy tờ thuộc quyền Giám đốc.
b) Phó Giám đốc
- Phó giám đốc kỹ thuật phụ trách khâu dịch vụ vật tư nông nghiệp, kỹ thuật canh tác sản xuất lúa.
- Phó giám đốc phụ trách kinh doanh giúp giám đốc quản lý đầu ra của sản phẩm, phụ trách hoạt động kinh doanh của công ty.
Trách nhiệm của Phó Giám đốc
- Phó giám đốc là người giúp việc cho giám đốc thực hiện nhiệm vụ và quyền hạn công tác theo sự phân công của Giám đốc.
- Có trách nhiệm xây dựng kế hoạch hoạt động được phân công phụ trách, kiểm tra tổ chức thực hiện kế hoạch và chịu trách nhiệm trước giám đốc.
- Trong phạm vi quyền hạn cho phép, Phó giám đốc chủ động xử lý công việc và chịu trách nhiệm trước Giám đốc.
- Phải chịu trách nhiệm trước Giám đốc về việc được ủy quyền.
3.3.2.2 Các phòng ban
a) Phòng Xây dựng - Địa chính
- Tham gia giám sát các công trình xây dựng cơ bản mới, bảo dưỡng công trình xây dựng cơ bản.
- Lập các dự toán, tổ chức thi công các công trình nhỏ. Xây dựng các kế hoạch sửa chữa, quản lý thực hiện các dự án theo quy hoạch phát triển.
- Quản lý hồ sơ đất sản xuất nông nghiệp trong toàn công ty. Thụ lý hồ sơ đất và trả lời những vướng mắc về đất đai cho Hợp đồng viên, tham mưu cho Ban Giám đốc giải quyết các tranh chấp đất của hộ nhận khoán (nếu có).
b) Phòng Kế toán - Tài chính
- Đại diện công ty trong quan hệ giao dịch với các đơn vị tài chính ngân hàng. Tổng hợp và phân tích các hoạt động kinh tế tài chính, phục vụ công tác lập kế hoạch tài chính của đơn vị nhằm đánh giá đúng đắn tình hình hoạt động và hiệu quả kinh doanh, đảm bảo và phát huy chế độ tự chủ tái chính của doanh nghiệp.
- Tổ chức chặt chẽ công tác hạch toán kế toán theo pháp luật nhà nước qui định, xây dựng phương án sử dụng nguồn vốn, quản lý nguồn vốn, phương án phân phối lợi nhuận và sử dụng các quỹ. Kiểm tra, giám sát việc sử dụng tài sản cố định, vật tư, tiền vốn, các khoản thu chi, thanh toán. Các nghiệp vụ nộp thuế cho nhà nước và các hoạt động tài chính khác,… không để thất thoát tài sản của công ty.
- Tham mưu cho giám đốc hoạch định chính sách, vận hành nền tài chính của công ty trong từng thời kỳ phát triển, lập báo cáo tài chính hàng kỳ theo qui định của Bộ Tài chính.
c) Phòng Tổ chức - Hành chính
- Tiếp nhận và quản lý toàn bộ thông tin, tài liệu công văn đi và đến để trình Giám đốc xử lý và điều hành công tác theo lệnh của cấp trên.
- Sắp xếp, cải tiến tổ chức bộ máy, đề bạt, nâng lương, khen thưởng, kỷ luật theo quy định của nhà nước, quản lý hồ sơ tổ chức cán bộ.
- Quản lý tài sản, cơ sở vật chất, phương tiện công tác của cơ quan, thực hiện điều động phương tiện theo lệnh của Giám đốc. Ngoài ra, còn phải quản
lý và phát triển cây xanh, cây kiểng, vệ sinh, điện, nước ở công ty. Thực hiện công tác quản trị, các chế độ chính sách, bảo vệ chính trị nội bộ, giữ gìn trật tự, an toàn phòng cháy, chữa cháy trong khu vực.
- Lưu trữ hồ sơ lý lịch, hợp đồng lao động của cán bộ công nhân viên toàn Công ty, quản lý công cụ dụng cụ văn phòng.
- Quản lý nhân sự trong công ty, tuyển dụng, đào tạo nhân sự, nghiên cứu về chế độ chính sách lao động, lao động tiền lương cho cán bộ công nhân viên trong công ty nhằm hình thành và phát triển cho đội ngũ cán bộ công
nhân viên giàu kinh nghiệm, đủ năng lực làm việc hiệu quả.
d) Phòng Kinh doanh
- Thực hiện tốt việc ký kết hợp đồng với bạn hàng, đánh giá thông tin về giá cả thị trường, thu mua nguồn nguyên liệu đạt chất lượng, phục vụ nhu cầu chế biến kinh doanh xuất khẩu.
- Thực hiện các nghiệp vụ xuất khẩu, tìm đầu ra cho sản phẩm, lập các hợp đồng ngoại thương, nội thương, theo dõi thực hiện hợp đồng, thanh lý các hợp đồng và thanh toán quốc tế.
- Kịp thời đề xuất các biện pháp, chiến lược kinh doanh, giải quyết khi có biến động thị trường tiêu thụ hàng hóa.
- Phòng kinh doanh - chế biến lương thực: Trực tiếp chịu trách nhiệm
thực hiện các hoạt động bán hàng, chủ yếu là các mặt hàng chế biến, lập kế hoạch kinh doanh, liên hệ với khách hàng nhằm đạt mục tiêu về doanh số, thị phần,… Gồm các bộ phận:
+ Bộ phận văn phòng nghiệp vụ: Lái xe, bảo vệ,…
+ Bộ phận sản xuất, chế biến: Quản đốc, kiểm phẩm, thủ kho,…
+ Bộ phận các nhà máy: Gồm 3 cụm nhà máy thuộc huyện Thới Lai, Cờ Đỏ và quận Cái Răng.
+ Bộ phận nghiệp vụ xuất khẩu, xúc tiến thương mại: Gồm 2 văn phòng đại diện thuộc Quận Ninh Kiều (TP. Cần Thơ) và Quận Bình Thạnh (TP. Hồ Chí Minh) với nhiệm vụ là bán hàng, giới thiệu sản phẩm, lập chứng từ bán hàng, xuất kho, giao nhận hàng, xuất khẩu hàng,…
- Phòng kinh doanh - dịch vụ sản xuất nông nghiệp: Trực tiếp chịu
trách nhiệm thực hiện các hoạt động sản xuất nông nghiệp, bán hàng, cung cấp dịch vụ nông nghiệp, lập kế hoạch kinh doanh, liên hệ với khách hàng nhằm đạt mục tiêu về doanh số, thị phần,… Gồm các bộ phận trực thuộc sau:
+ Trại giống nông nghiệp: Sản xuất lúa giống nguyên chủng. + Trại chăn nuôi thủy sản.
+ Đội sản xuất – dịch vụ nông nghiệp: Các đội, câu lạc bộ sản xuất lúa; 4 điểm kho lúa, sân phơi, lò xấy; 3 cửa hàng mua bán vật tư nông nghiệp.
+ Bộ phận ứng dụng khoa học công nghệ: Phòng thí nghiệm, nhà lưới, trại giống.Quản lý chất lượng cây, con giống và sản phẩm.
3.4 CƠ CẤU TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN CỦA CÔNG TY 3.4.1 Cơ cấu tổ chức 3.4.1 Cơ cấu tổ chức
Hình thức tổ chức bộ máy kế toán: Chọn theo hình thức kế toán tập trung. Theo hình thức này, tất cả các công việc kế toán như: Phân loại chứng từ, kiểm tra chứng từ ban đầu, định khoản kế toán, ghi sổ tổng hợp và chi tiết, tính giá thành, lập báo cáo,… đều được thực hiện ở phòng kế toán tài chính.
Cơ cấu bộ máy kế toán thống kê tại phòng kế toán - tài chính:
- Kế toán trưởng. - Kế toán tổng hợp.
- Kế toán khai báo, hoàn thuế và theo dõi các khoản nộp ngân sách. - Kế toán nguyên vật liệu, vật tư, hàng hóa, thành phẩm.
- Kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm. - Kế toán vốn bằng tiền, kế toán tiền lương.
- Kế toán xây dựng cơ bản, tài sản cố định. - Kế toán công nợ phải thu, phải trả.
- Kế toán hoạt động tài chính, hoạt động khác.
Theo cơ cấu nhiệm vụ của công ty, bộ máy kế toán tổ chức hạch toán theo từng ngành sản xuất:
- Ngành sản xuất – dịch vụ
+ Bộ phận kế toán theo dõi cơ cấu đàn gia súc, chi phí chăn nuôi và giá thành sản phẩm chăn nuôi.
+ Bộ phận kho: Theo dõi nhập, xuất, tồn kho lúa thành phẩm và lúa giống các loại.
+ Bộ phận kế toán đầu tư, vật tư, tiền vay, theo dõi dịch vụ làm đất, sấy lúa sản phẩm nhập kho, theo dõi công nợ và thanh toán hợp đồng giao khoán sản xuất.
+ Bộ phận kế toán theo dõi chi phí lúa thí nghiệm, lúa giống, lúa lương thực công ty tự tổ chức sản xuất.
- Ngành chế biến - kinh doanh
+ Bộ phận kế toán theo dõi nguyên liệu, hàng hóa, thành phẩm, công cụ. + Bộ phận kế toán theo dõi hợp đồng mua bán hàng hóa thành phẩm, chi phí sản xuất, chi phí quản lý, chi phí phân xưởng, tiền vốn hoạt động và TSCĐ tại đơn vị.
+ Thủ quỹ các nhà máy: Theo dõi, quản lý tiền mặt tại các nhà máy. + Thủ kho các nhà máy: Theo dõi, bảo quản nhập xuất tồn gạo nguyên liệu, gạo thành phẩm, tấm, cám các loại, lúa thành phẩm chuyển kho nội bộ.
3.4.2 Nhiệm vụ và quyền hạn của các bộ phận kế toán
3.4.2.1 Kế toán trưởng kiêm trưởng phòng
- Tổ chức điều hành công tác kế toán trong công ty theo quy định của pháp luật về kế toán.
- Kế toán trưởng chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc, đồng thời chịu sự chỉ đạo và kiểm tra về mặt nghiệp vụ chuyên môn của cơ quan tài chính, thống kê cấp trên. Hỗ trợ cho giám đốc trong giám sát tài chính của công ty.
- Kế toán trưởng là người hỗ trợ các trưởng phòng chức năng, đội trưởng đội sản xuất chỉ đạo toàn bộ công tác kế toán, thống kê, thông tin kinh tế, và hạch toán kinh tế theo cơ chế quản lý mới.
- Lập đầy đủ và gửi đúng hạn các báo cáo kế toán, thống kê. - Tổ chức bảo quản, lưu trữ các tài liệu kế toán.
- Cung cấp thông tin, số liệu kế toán theo quy định của pháp luật.
3.4.2.2 Phó phòng kế toán tài chính
- Phó phòng sẽ phụ giúp giải quyết các công việc cần thiết khi kế toán trưởng đi vắng và giải quyết các công việc được kế toán trưởng phân công.
- Định kỳ 6 tháng hoặc cuối năm tài chính, lập phương án tổ chức kiểm kê tiền mặt, vật tư, hàng hóa, thành phẩm, công cụ, tài sản, đàn gia súc. Có trách nhiệm lên biểu tổng hợp, đối chiếu số liệu thực tế kiểm kê với sổ kế toán, kiến nghị lãnh đạo biện pháp xử lý số chênh lệch (nếu có).
- Đảm nhiệm công tác thống kê trong công ty, có trách nhiệm đôn đốc công tác thống kê các đơn vị trực thuộc, tổng hợp và lập báo cáo cho cơ quan thống kê cấp trên đúng kỳ hạn.
- Tham mưu cho lãnh đạo giải quyết các vụ tranh chấp hợp đồng kinh tế, các vụ tranh chấp công nợ khi phải tham gia tố tụng.
- Thiết lập hợp đồng XDCB, kiểm tra định mức kinh tế kỹ thuật các công trình, kiểm tra hồ sơ XDCB, tham gia nghiệm thu các công trình XDCB hoàn thành.Thẩm định chi trả bồi hoàn cho hộ giao trả đất khoán.
- Theo dõi nhập, xuất vật tư nông nghiệp và đối chiếu hàng tháng với thủ kho vật tư nông nghiệp, theo dõi công nợ bán hàng, công nợ ứng trước cho khách hàng.
- Hỗ trợ kế toán trưởng trong việc tổ chức bảo quản, lưu trữ các tài liệu.
3.4.2.3 Kế toán tổng hợp
- Tập hợp chứng từ kế toán từ phòng kế toán và từ các đơn vị phụ thuộc gửi về, có trách nhiệm kiểm tra lại tính pháp lý của các chứng từ kế toán. Phân loại và lên chứng từ ghi sổ, ghi chép sổ cái, bảng cân đối kế toán và các báo cáo thuộc phần hành mình phụ trách.
- Nắm vững định hướng hoạt động sản xuất và kinh doanh của công ty để hạch toán chuẩn xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, có trách nhiệm đối chiếu số liệu với từng kế toán phần hành nhằm điều chỉnh cho đúng quy định.
- Lập các báo biểu về báo cáo tài chính theo định kỳ quyết toán.
- Giúp kế toán trưởng làm các báo cáo phân tích hoạt động kinh doanh. - Bảo quản, lưu trữ hồ sơ tài liệu, số liệu kế toán, thông tin kinh tế và cung cấp số liệu cho các bộ phận liên quan khi được sự đồng ý của lãnh đạo.
- Mở sổ theo dõi các khoản chi phí trích trước, chi phí chờ phân bổ.
3.4.2.4 Kế toán tổng hợp ngành sản xuất - dịch vụ
- Theo dõi nhập xuất tồn kho lúa sản phẩm của công ty, thu mua lúa lương thực và lúa giống, thành phẩm gạo xay xát.
- Hướng dẫn, kiểm tra các thủ kho thực hiện các chứng từ ghi chép ban đầu. Mở sổ theo dõi nhập xuất từng loại lúa sản phẩm, hàng hóa theo từng kho. Sau một chu kỳ sản xuất phải có biên bản đối chiếu xác nhận số lượng với từng thủ kho.
- Mở sổ theo dõi và tập hợp chi phí sản xuất lúa, chi phí gia công xay xát và chi phí quản lý của ngành sản xuất dịch vụ. Tính giá thành lúa, gạo xay xát. Kiểm tra, so sánh định mức chi phí thực tế với định mức khoán của ngành và có ý kiến phản hồi với lãnh đạo nếu phát hiện vượt định mức.
- Mở sổ theo dõi công nợ bán hàng. Phải có biên bản đối chiếu xác nhận công nợ khi kết thúc năm tài chính. Đôn đốc thu hồi nợ và báo cáo các khoản nợ thu chậm để có biện pháp xử lý.
- Mở sổ theo dõi và lập báo cáo về doanh số tiêu thụ.
- Tham gia kiểm kê định kỳ, kiểm tra nhập xuất các loại thành phẩm, hàng hóa và đề xuất biện pháp xử lý hàng kém phẩm chất, xử lý số chênh lệch nếu có.
3.4.2.5 Kế toán tổng hợp ngành chế biến – kinh doanh
- Theo dõi giá thành, tiêu thụ sản phẩm, nhập xuất kho thành phẩm, hàng hóa, nguyên liệu, công nợ, chi phí quản lý của ngành, theo dõi tiền lương, các quỹ của doanh nghiệp, nguồn vốn chủ sở hữu.
- Kiểm tra chứng từ ghi chép ban đầu của ngành, chừng từ thanh toán phải phù hợp với nội dung thanh toán, đủ tính pháp lý.
- Hướng dẫn mở sổ ghi chép, phản ảnh, tổng hợp chi phí sản xuất theo từng giai đoạn sản xuất, từng nhà máy theo yếu tố chi phí, khoản mục giá