- Thăm dò ở các cấp phụ trách bộ phận chức năng.
3.2.4.1.Hoàn thiện quy trình đánh giá kết quả thực hiện công việc
Đây là nhóm giải pháp rất quan trọng nhằm đánh giá chất lượng và hiệu quả áp dụng vào trong thực tiễn ý nghĩa khoa học của đề tài.Sau đây, tác giả sẽ lần lượt trình bày quy trình để hoàn thiện công tác đánh giá kết quả công việc tại đơn vị.
Nội dung và trình tự thực hiện
Đánh giá kết quả công việc là một trong những nguồn cung cấp thông tin phản hồi cho nhân viên biết mức đọ thực hiện công viêc của họ so với các tiêu chuẩn mẫu và so với các nhân viên khác, từ đó giúp nhân viên điều chỉnh, sửa chữa các sai lầm nếu có trong quá trình làm việc. Đánh giá kết quả thực hiện công việc phải dựa trên hai tiêu chí là tiêu chuẩn hành vi& tiêu chuẩn về kết quả thực hiện công việc và đưuọc thực hiện theo trình tự sau:
Nhà lãnh đạo cần xác định các lĩnh vực, kỹ năng, kết quả cần đánh giá và những yếu tố này liên lệ với việc thực hiện các mục tiêu của đơn vị.Các tiêu chí đánh giá kết quả thực hiện công việc cần đáp ứng nguyên tắc SMART.
Specific – Cụ thể, chi tiết: Các tiêu chí phải phản ánh được sự khác biệt giữa người thực hiện công việc tốt và người thực hiện công việc chưa tốt.
Measurable – Đo lường được: Các tiêu chí phải đo lường được và không khó khăn trong việc thu thập dữ liệu hoặc dữ liệu quá phân tán.
Action – Oriented – Phù hợp thực tiễn: Các tiêu chí thực hiện công việc gắn với kết quả thực tế, khả thi, hợp lý.
Realistic – Có thể tin cậy được: Các tiêu chí đo lường thực hiện công việc phải nhất quán, đáng tin cậy. Những người đánh giá khác nhau cùng xem xét kết quả thực hiện của một nhân viên thì phải có kết luận không quá khác nhau về kết quả thực hiện của nhân viên đó.
Time – bound – Thời gian xác định: Tiêu chí đánh giá cần xem xét kết quả hoàn thành công việc tương ứng với thời gian quy định.
Bước 2: Lựa chọn phương pháp đánh giá thích hợp
Trong thực tế có rất nhiều phương pháp đánh giá kết quả thực hiện công việc khác nhau.Mỗi phương pháp đều có những ưu, nhược điểm riêng tùy thuộc vào đối tượng, mục đích đánh giá của lãnh đạo. Có thể kể ra đây một số phương pháp đánh giá thông dụng như: xếp hạng luân phiên, so sánh cặp, quan sát hành vi, phương pháp bảng điểm, phương pháp quản trị theo mục tiêu,…
Bước 3: Xác định người đánh giá và huấn luyện về kỹ năng đánh giá
Đánh giá kết quả thực hiện công việc thường được thực hiện giữa cán bộ quản lý trực tiếp và cấp dưới. Tuy nhiên, để công tác đánh giá khách quan, chính xác hơn, có thể thu hút nhiều đối tượng khác tham gia đánh giá như sau:
- Đánh giá cán bộ quản lý trực tiếp (cấp 1) và cán bộ quản lý cấp trên hai bậc. Điều này sẽ tránh được sự thiên vị từ phía một cán bộ quản lý và tăng thông tin cho việc đánh giá đồng thời giảm áp lực cho một lãnh đạo phải đánh giá quá nhiều.
- Đánh giá bởi đồng nghiệp của người được đánh giá về mức độ hỗ trợ, hợp tác trong công việc. Điều này sẽ khuyến khích tinh thần đồng đội, giúp đỡ lẫn nhau trong công việc.
- Đánh giá bởi bộ phận nhân sự hay hội đồng thi đua khen thưởng, noi quan sát những hoạt động thường ngày của nhân viên và là nơi đề xuất các chỉ tiêu khen thưởng trong năm. Mục đích của việc đánh giá này là nhìn nhận kết quả thực hiện công việc của nhân viêc trên cơ sở so sánh, đối chiếu với kết quả thực hiện công việc của nhân viên bộ phận khác trong cùng đơn vị, nhằm tạo sự công bằng và khách quan trong các vấn đề bình xét, khen thưởng.
- Tự đánh giá: Người lao động tự đánh giá kết quả thực hiện công việc của bản than với các tiêu chí theo quy định.
Nhận thức sai lệch, sử dụng phương pháp đánh giá không thích hợp hoặc xác định các nguyên tăc, tiêu chuẩn đánh giá không chính xác sẽ dẫn đến tình trạng không công bằng, tạo dư luận xấu trong cơ quan, ảnh hưởng đến tâm lý thực hiện công việc của nhân viên. Vì vậy, cán bộ làm công tác đánh giá cần được huấn luyện về quan điểm, nhận thức và kỹ năng đánh giá.
Bước 4: Thông báo cho nhân viên về nội dung, phạm vi đánh giá
Ngay khi giao nhiệm vụ cho nhân viên, lãnh đạo cần phổ biến về các tiêu chuẩn, phạm vi sẽ đánh giá kết quả thực hiện. Tuy nhiên, trước khi thực hiện đánh giá chính thức một tuần, lãnh đạo cần thông báo lại cho nhân viên nội dung, phạm vi đánh giá và tầm quan trọng của kết quả đánh giá đối với nhân viên và đơn vị.
Bước 5: Thực hiện đánh giá
Cán bộ đánh giá so sánh, phân tích kết quả thực hiện công việc của nhân viên với tiêu chí được giao. Trong quá trình đánh giá tuyệt đối không được để tình cảm, ấn tượng của mình ảnh hưởng đến kết quả đánh giá. Sau khi đánh giá, cán bộ quản lý nên thảo luận với nhân viên về kết quả đánh giá tìm hiểu những điều nhất trí và chưa nhất trí trong cách đánh giá, chỉ ra những mặt tốt và chưa tốt cần khắc phục, sửa chữa trong thời gian sắp tới. Điều quan trọng là phải vạch ra được
phương hướng, cách thức cải tiến, thực hiện công việc, đề ra các mục tiêu mới cho nhân viên.
Phương pháp đánh giá kết quả thực hiện công việc
Hiện nay có rất nhiều phương pháp đánh giá kết quả thực hiện công việc của nhân viên. Tuy nhiên xét về tình hình thực tế và yêu cầu, mục đích đánh giá kết quả thực hiện công việc tại Sở NN&PTNT Kon Tum, tác giả đề xuất phương pháp phân tích định lượng vì nó phát huy được khá nhiều ưu điểm đối với loại hình công viêc đặc thù của khối cơ quan hành chính nhà nước.
Đối với đánh giá tập thể
Bước 1: Xác định các tiêu chí chủ yếu khi thực hiện công việc
Kết quả thực hiện công việc của tập thể được đánh giá qua ba mặt: khối lượng công việc hoàn thành; chất lượng công việc hoàn thành và tinh thần, thái độ, hành vi, tác phong trong công việc. Trong đó, các mặt công tác lại được chia nhỏ thành các tiêu chí cụ thể phù hợp với hai yêu cầu đánh giá về năng lực hành vi và tiêu chuẩn thực hiện công việc. (xem Phụ lục 4)
Bước 2: Phân loại các mức độ thỏa mãn yêu cầu khi thực hiện công việc Căn cứ vào kết quả thực hiện công việc so với yêu cầu, nhiệm vụ đưuọc phân công, các tập thể được chấm điểm tương ứng với số phần tram (%) hoàn thành trên mỗi đầu công việc. Trong đó, mức độ xuất sắc tương ứng với khả năng đáp ứng ≥ 90% tiêu chí đánh giá; mức độ khá đạt từ 70% - 89%, mức độ trung bình đạt từ 50% - 69%; mức độ yếu đạt từ 30% - 49% và mức độ kém khi <30% tiêu chí đánh giá.
Bước 3: Đánh giá tầm quan trọng (trong số) của mỗi nhóm yêu cầu đối với hiệu quả thực hiện công việc của tập thể
- Khối lượng công việc hoàn thành chiếm 20% trong tổng số 100%. - Chất lượng công việc hoàn thành chiếm 40% trong tổng số 100%. Trong đó, chia ra thành hai tiêu chí: “khối lượng hoàn thành đúng hạn số lượng công việc được giao” là 20% và “đảm bảo yêu cầu về nội dung xử lý” 20%. Đây là
hai thước đo quan trọng nhất để đánh giá khả năng đáp ứng công việc của tập thể đánh giá.
- Tinh thần, thái độ hành vi, tác phong trong công việc chiếm 40% trong số còn lại. Trong đó chia ra thành bốn tiêu chí: “tinh thần phối hợp trong công tác” 10%; “tinh thần chấp hành nội quy; quy chế của cơ quan” 10%; “ý thức tiết kiệm trong việc sử dụng tài nguyên cơ quan trong xử lý công việc” 10% và “chế độ thôgn tin, báo cáo hàng tháng theo quy định” 10%.
Bước 4: Đánh giá tổng hợp về năng lực thực hiện công việc của tập thể Theo công thức sau đây:
Nguồn: Quản trị nguồn nhân lực, PGS>TS Trần Kim Dung [8] trong đó:
- Gt/h: Điểm tổng hợp cuối cùng của tập thể
- Ki: Điểm số chỉ tầm quan trọng của yêu cầu chủ yếu i - Gi: Điểm số đánh giá năng lực yếu tố i
(Gi = % khả năng đáp ứng của tập thể/ yếu tố i)
- n : số lượng các yêu cầu chủ yếu đối với tập thể
Kết quả đánh giá cuối cùng về năng lực thực hiện công việc của tập thể dựa theo nguyên tắc sau:
- Nếu bị đánh giá kém ở bất kỳ yêu cầu chủ yếu nào, tập thể bị đánh giá chung là kém.
- Khi không bị bất kì yếu kém nào, căn cứ vào số điểm Gt/h tập thể sẽ được đánh giá như sau:
Nếu Gt/h≥ 85: tập thể được đánh giá là xuất sắc Nếu 70≤ Gt/h< 85: tập thể được đánh giá là khá
Nếu 55≤ Gt/h< 70: tập thể được đánh giá là đạt yêu cầu Nếu Gt/h< 55: tập thể đánh giá là yếu
Đối với đánh giá cá nhân
Bước 1: Xác định các tiêu chí chủ yếu khi thực hiện công việc
Kết quả thực hiện công việc của cá nhân được đánh giá qua hai mặt: tiêu chuẩn thực hiện công việc (bao gồm hai thành phần kết quả công tác và thái độ làm việc) và năng lực hành vi. (xem Phụ lục 5)
Bước 2: Phân loại các mức độ thỏa mãn yêu cầu khi thực hiện công việc Giống phương pháp đánh giá đối với tập thể
Bước 3: Đánh giá tầm quan trọng (trọng số) của mỗi nhóm yêu cầu đối với hiệu quả thực hiện công việc của cá nhân
Tiêu chuẩn thực hiện công việc chiếm 80% trọng số. Trong đó chia ra hai thành phần: “kết quả công tác” 60% (bao gồm các tiêu chí từ 1-5) và “thái độ làm việc” 20% (bao gồm các tiêu chí từ 6-9), cụ thể như sau:
Khối lượng công việc hoàn thành/ công việc được giao 10%
Khối lượng hoàn thành đúng hạn/ số lượng công việc được giao 10% Ý kiến đè xuất giải quyết thỏa đáng yêu cầu công việc 20%
Tính chính xác, đầy đủ thông tin đề xuất 10% Đáp ứng yêu cầu về thể thức trình bày văn bản 10% Tinh thần phối hợp trong công tác 5%
Tinh thần trách nhiệm trong công việc 5% Thái độ phục vụ công dân 5%
Tính trung thực trong công tác 5%.
Năng lực hành vi chiếm 20% trọng số. trong đó chia ra: Đảm bảo số ngày làm việc 5%
Ý thức chấp hành kỷ luật Đạo đức lối sống tốt 5%
Thái độ học tập nâng cao trình độ 5%
Bước 4: Đánh giá tổng hợp về năng lực thực hiện công việc của cá nhân Trong năm, ngoài việc thực hiện công tác chuyên môn, sự nổ lực, cố gắng của người CBCC còn được thể hiện qua các hình thức khen thưởng và kỷ luật.
Vì vậy, điểm đánh giá tổng hợp về năng lực thực hiện công việc của cá nhân được tính theo công thức sau:
Nguồn: Quản trị nguồn nhân lực, PGS.TS Trần Kim Dung[8] trong đó:
- Gt/h: điểm tổng hợp cuối cùng của cá nhân
- Ki : điểm số chỉ tầm quan trọng của yêu cầu chủ yếu i
- Gi : điểm số đánh giá năng lực yếu tố I (Gi =% khả năng đáp ứng của cá nhân/ yếu tố)
- n : số lượng các yêu cầu chủ yếu đối với cá nhân
- C : số điểm trừ trong năm (khiển trách -10; cảnh cáo -20; hạ bậc lương -30; hạ ngạch -40; cách chức -50)
- D : số điểm thưởng trong năm (Giấy khen Sở +10; bằng khen UBND tỉnh và tương đương +20; Bằng khen TW và tương đương +30)
Kết quả đánh giá cuối cùng về năng lực thực hiện công việc của cá nhân dựa theo nguyên tắc sau:
- Nếu bị đánh giá kém ở bất kỳ yêu cầu nào, cá nhân sẽ bị đánh giá chung là kém.
- Khi không bị bất kỳ điểm kém nào, căn cứ vào số điểm Gt/h cá nhân sẽ được đánh giá như sau:
Nếu Gt/h≥85: Cá nhân được đánh giá là xuất sắc. Nếu 70≤ Gt/h ≤ 85: Cá nhân được đánh giá là khá.
Nếu 55≤ Gt/h ≤ 70: Cá nhân được đánh giá là đạt yêu cầu. Nếu Gt/h <55: Cá nhân đưuọc đánh giá là yếu.
Ngoài ra đối với đánh giá cá nhân, tác giả còn đề xuất them phương pháp so sánh cặp làm cơ sở để bình xét khen thưởng và đề bạt cán bộ. Theo đó, từng cặp nhân viên trong mỗi phòng ban lần lượt được đem ra so sánh về những yêu cầu
chính. Người được đánh giá tốt hơn hẳn sẽ được cho 4 điểm; người được đánh giá yếu hơn sẽ được 0 điểm; người được đánh giá tốt hơn sẽ được 3 điểm và yếu hơn sẽ được cho 1 điểm; nếu hai người được đánh giá ngang nhau sẽ được cho 2 điểm trong bảng so sánh (Bảng 3.1). Khi tổng hợp, sẽ lần lượt chọn ra người có số điểm từ cao đến thấo nhất. Bảng 3.1: Ví dụ về bảng so sánh cặp Nhân viên A B C D Tổng hợp A 3 4 3 10 B 1 3 1 5 C 0 1 0 1 D 1 1 4 6
Nguồn: Quản trị nguồn nhân lực, PGS.TS Trần Kim Dung[8] Mối quan hệ giữa kết quả tập thể với kết quả cá nhân
Thiết lập mối quan hệ tỷ lệ giữa kết quả đánh giá cá nhân và tập thể nhằm các mục tiêu sau đây:
- Tạo sự công bằng giữa các bộ phận, tránh tình trạng nhiều cán bộ quản lý muốn “nới lỏng” với cấp dưới trong khi một số khác lại quá khắt khe.
- Khuyến khích mọi người quan tâm đến kết quả cuối cùng của tập thể. - Khuyến khích mọi người có tinh thần đồng đội, chia sẻ, giúp đỡ lần nhau.
Mối quan hệ giữa kết quả đánh giá hoàn thành mục tiêu của tập thể và kết quả đánh giá hoàn thành mục tiêu của cá nhân được thể hiện như sau:
Nguồn: Quản trị nguồn nhân lực, PGS.TS Trần Kim Dung[8] Trong đó:
+ MT tập thể: Kết quả hoàn thành mục tiêu tập thể + MT cá nhân: kết quả hoàn thành mục tiêu cá nhân.
+ A%: trọng số kết quả hòan thành mục tiêu tập thể
o Đối với lãnh đạo, A% có thể bằng 30%-40%
o Đối với nhân viên, A% có thể bằng 10% +B%: trọng số kết quả hoàn thành mục tiêu cá nhân
o A% + B% = 100%