5. Bố cục luận văn
2.3. Quy định của pháp luật về quy trình thực hiện hoạt động baothanh toán
Hoạt động bao thanh toán là một trong những hoạt động của Ngân hàng Thương mại, lợi nhuận từ hoạt động này cũng góp phần cho sự tồn tại và phát triển của ngân hàng. Tuy nhiên, để hoạt động này được diễn ra thuận lợi và đạt hiệu quả tối đa thì cần phải thực hiện theo đúng với trình tự mà pháp luật đã quy định. Tại Điều 13 Quy chế
GVHD: Ngụy Ngọc Anh 38 SVTH: Nguyễn Thị Kim Hằng
hoạt động bao thanh toán của các tổ chức tín dụng ban hành kèm theo Quyết định số 1096/2004/QĐ-NHNN đã được sửa đổi, bổ sung bởi Quyết định số 30/2008/QĐ- NHNN có quy định về quy trình thực hiện hoạt động bao thanh toán gồm các bước chính như sau:
* Bên bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ đề nghị đơn vị bao thanh toán thực hiện bao thanh toán các khoản phải thu. Đề nghị đơn vị bao thanh toán thực hiện bao thanh toán các khoản phải thu là hành vi pháp lý của bên bán hàng muốn bày tỏ ý chí giao kết hợp đồng bao thanh toán với Ngân hàng Thương mại, hay nói cách khác thì hành vi này của bên bán hàng được xem là một đề nghị giao kết hợp đồng. Thông thường, nội dung của đề nghị giao kết hợp đồng bao thanh toán phải thể hiện một cách rõ ràng, đầy đủ khía cạnh pháp lý và kinh tế của các khoản phải thu, cũng như tư cách pháp lý của các bên trong giao dịch mua, bán hàng hóa. Bên bán theo quy định hiện hành là chỉ có các tổ chức kinh tế Việt Nam và tổ chức kinh tế nước ngoài cung ứng hàng hóa và được thụ hưởng các khoản phải thu mới có thể trở thành bên được bao thanh toán. Chính vì thế bên bán hàng cần phải thể hiện rõ ý định và căn cứ của sự đề nghị thông qua: Giấy đề nghị bao thanh toán (theo mẫu của Ngân hàng Thương mại), hồ sơ pháp lý của của bên bán hàng, hồ sơ về tài chính của bên bán hàng, hồ sơ về khoản thu đề nghị bao thanh toán (bao gồm: Hợp đồng mua, bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, hóa đơn bán hàng, phiếu xuất kho, biên bản giao nhận hàng,…), hồ sơ về tài sản bảo đảm (nếu có), và các tài liệu khác nếu bên ngân hàng yêu cầu.
* Đơn vị bao thanh toán thực hiện phân tích các khoản phải thu, tình hình hoạt động và khả năng tài chính của bên bán hàng và bên mua hàng. Ngân hàng Thương mại xem xét đề nghị bao thanh toán. Do bao thanh toán là hoạt động cấp tín dụng, ẩn chứa nhiều rủi ro nên Ngân hàng Thương mại phải thực hiện phân tích các khoản phải thu, tình hình hoạt động, khả năng tài chính của bên bán hàng và bên mua hàng15. Việc làm này giúp Ngân hàng Thương mại tìm hiểu được nguồn gốc của các khoản phải thu có hợp pháp hay không, đồng thời còn dự liệu được khả năng thu hồi nợ của mình sau khi tiến hành ứng tiền trước cho bên bán hàng. Nếu khả năng thu hồi nợ cao thì Ngân hàng Thương mại sẽ tiến hành giao kết hợp đồng bao thanh toán với bên bán, và nếu khả năng thu hồi nợ không cao thì Ngân hàng Thương mại sẽ không tiến hành việc giao kết hợp đồng bao thanh toán với bên bán hàng để tránh rủi ro về sau. Việc phân
15
GVHD: Ngụy Ngọc Anh 39 SVTH: Nguyễn Thị Kim Hằng
tích các khoản phải thu, tình hình hoạt động, khả năng tài chính của bên bán hàng và bên mua hàng có thể được xem là khâu quan trọng, và cần thiết đối với Ngân hàng Thương mại, bởi đây là quá trình xem xét, phân tích, đánh giá các thông tin đã thu thập được từ bên bán hàng.
* Đơn vị bao thanh toán và bên bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ thỏa thuận và ký kết hợp đồng bao thanh toán. Sau khi chấp nhận đề nghị bao thanh toán của khách hàng thì đây là thời điểm các bên tiến hành thảo thuận các điều khoản trong hợp đồng. Theo quy định của Bộ luật dân sự 2005, thời điểm giao kết hợp đồng bằng văn bản là thời điểm bên sau cùng ký vào văn bản, và hợp đồng được giao kết hợp pháp có hiệu lực từ thời điểm giao kết, nếu các bên không có thỏa thuận khác hoặc pháp luật có quy định khác. Tuy nhiên, trên thực tế, các Ngân hàng Thương mại có xu hướng thiết kế sẵn một mẫu hợp đồng bao thanh toán với các điều khoản, khách hàng đến giao dịch chỉ xem xét các điều khoản đó và chấp nhận bằng cách ký tên vào hợp đồng đã được soạn sẵn.
* Bên bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ gửi văn bản thông báo về hợp đồng bao thanh toán cho bên mua hàng hóa, sử dụng dịch vụ và các bên liên quan, trong đó nêu rõ việc bên bán hàng chuyển giao quyền đòi nợ cho đơn vị bao thanh toán và hướng dẫn bên mua hàng thanh toán cho đơn vị bao thanh toán. Bởi vì bên mua có ký kết vào hợp đồng mua, bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ với bên bán hàng, do đó, khi có thay đổi vấn đề gì trong hợp đồng thì bên mua cần phải được thông báo về sự thay đổi đó. Cụ thể trong trường hợp này là khi bên bán ký hợp đồng bao thanh toán với Ngân hàng Thương mại, thì Ngân hàng Thương mại sẽ tiến hành đòi nợ từ bên mua, chính vì vậy mà bên mua cần thiết được biết mình sẽ phải thanh toán tiền cho ai, và nếu bên mua đồng ý thì hợp đồng bao thanh toán mới được thực hiện. Đặc biệt về nội dung thông báo này tối thiểu phải đề cập tới hai vấn đề là: Thông báo rõ ràng về việc chuyển giao quyền đòi nợ cho bên bao thanh toán, và hướng dẫn bên mua hàng thủ tục thanh toán cho bên bao thanh toán.
* Bên mua hàng gửi văn bản cho bên bán hàng và đơn vị bao thanh toán xác nhận về việc đã nhận được thông báo và cam kết về thực hiện thanh toán cho đơn vị bao thanh toán. Trường hợp bên mua hàng không có văn bản cam kết thực hiện thanh toán cho đơn vị bao thanh toán thì việc tiếp tục thực hiện bao thanh toán giữa bên bán và đơn vị bao thanh toán sẽ do hai bên quyết định và tự chịu trách nhiệm khi có rủi ro
GVHD: Ngụy Ngọc Anh 40 SVTH: Nguyễn Thị Kim Hằng
phát sinh. Sau khi nhận được thông báo về hợp đồng bao thanh toán từ bên bán, nếu xét thấy sự thay đổi về người đòi nợ trong trường hợp này không làm ảnh hưởng đến quyền, nghĩa vụ của mình thì bên mua sẽ gửi văn bản xác nhận về việc đã nhận được thông báo đó cho bên bán và Ngân hàng Thương mại, và cam kết về việc thực hiện thanh toán cho Ngân hàng Thương mại. Tuy nhiên, nếu trong trường hợp bên mua không có văn bản cam kết về thực hiện thanh toán cho Ngân hàng Thương mại thì việc tiến hành hoạt động bao thanh toán sẽ do bên bán và Ngân hàng Thương mại quyết định và tự chịu trách nhiệm khi có rủi ro phát sinh, điều này được hiểu là bên mua không hứa sẽ thanh toán cho Ngân hàng Thương mại khi hợp đồng bao thanh toán thực hiện.
* Bên bán hàng chuyển giao bảng kê kèm bản gốc hợp đồng mua bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ; chứng từ mua bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ và các chứng từ khác liên quan đến các khoản phải thu cho đơn vị bao thanh toán. Nếu tài liệu nêu trên là bản sao có chứng thực của cơ quan có thẩm quyền thì sẽ do bên bán hàng, đơn vị bao thanh toán thỏa thuận và tự chịu trách nhiệm về quyết định của mình khi có rủi ro phát sinh. Sau khi bên mua đã cam kết về việc sẽ thanh toán cho Ngân hàng Thương mại, bên bán phải chuyển giao các chứng từ liên quan đến khoản phải thu như: Bảng kê kèm bảng gốc của hợp đồng mua bán, cung ứng dịch vụ, chứng từ mua bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ,… cho Ngân hàng Thương mại để tạo sự thuận lợi cho việc đòi nợ từ bên mua. Tuy nhiên, nếu các tài liệu trên là bản sao có chứng thực thì việc sử dụng những tài liệu này do hai bên thỏa thuận và tự chịu trách nhiệm khi có rủi ro xảy ra.
* Đơn vị bao thanh toán chuyển tiền ứng trước cho bên bán hàng theo thỏa thuận trong hợp đồng bao thanh toán. Sau khi nghiên cứu hồ sơ, tài liệu do bên bán hàng cung cấp, cũng như đánh giá được tình hình hoạt động và khả năng tài chính của bên bán và bên mua, nhận thấy hồ sơ, thủ tục hợp lệ, ngân hàng sẽ tiến hành chuyển phần tiền ứng trước cho bên bán hàng như đã thỏa thuận trong hợp đồng bao thanh toán.
* Đơn vị bao thanh toán theo dõi, thu nợ từ bên mua hàng, và sau đó sẽ tất toán tiền với bên bán hàng theo quy định trong hợp đồng bao thanh toán. Ngoài ra, nếu còn các vần đề tồn tại phát sinh khác thì đơn vị bao thanh toán sẽ phải giải quyết. Sau khi chuyển giao tiền cho bên bán hàng thì nhiệm vụ đòi nợ từ bên mua hàng thuộc về Ngân hàng Thương mại. Do đó, việc theo dõi và thu nợ từ bên mua là một việc làm đương
GVHD: Ngụy Ngọc Anh 41 SVTH: Nguyễn Thị Kim Hằng
nhiên của Ngân hàng Thương mại. Sau khi thu được nợ từ bên mua hàng, và trừ đi các khoản lãi, phí, ngân hàng sẽ thanh toán số tiền còn lại cho bên bán hàng như đã thỏa thuận trong hợp đồng, và cuối cùng, nếu có vần đề gì phát sinh thì Ngân hàng Thương mại sẽ đứng ra giải quyết.
Bước 1: Bên bán đề nghị đơn vị BTT thực hiện BTT các khoản phải thu
Bước 2: Đơn vị BTT phân tích các khoản phải thu, tình hình hoạt động, khả năng tài chính của bên bán và bên mua
Bước 3: Đơn vị BTT cùng bên bán thỏa thuận và ký kết hợp đồng bao thanh toán
Bước 4: Bên bán gửi thông báo về hợp đồng BTT cho bên mua và hướng dẫn bên mua thanh toán cho đơn vị BTT
GVHD: Ngụy Ngọc Anh 42 SVTH: Nguyễn Thị Kim Hằng
Sơ đồ 2.1. Quy trình thực hiện hoạt động bao thanh toán của Ngân hàng Thương mại theo quy định của pháp luật.
Chú thích:
BTT: Bao thanh toán.
Ví dụ: Quy trình thực hiện hoạt động bao thanh toán của Ngân hàng Thương mại cổ phần Á Châu (ACB) được thực hiện theo những bước sau:
Bên bán hàng thực hiện giao hàng cho bên mua hàng
Bên bán hàng đề nghị giao kết hợp đồng bao thanh toán với ACB
ACB tiến hành ứng trước tiền cho bên bán hàng (tối đa không quá 80% giá trị khoản phải thu)
ACB tiến hành việc đòi nợ từ bên mua hàng
Bên bán hàng và bên mua hàng ký kết hợp đồng mua, bán hàng hóa Bước 6: Bên bán chuyển giao bảng kê kèm bản gốc hợp đồng mua, bán hàng hóa và
các chứng từ liên quan đến khoản phải thu
Bước 7: Đơn vị BTT chuyển tiền ứng trước cho bên bán theo thỏa thuận
Bước 8: Đơn vị BTT theo dõi, thu nợ từ bên mua và tất toán tiền với bên bán. Giải quyết các vấn đề tồn tại phát sinh nếu có
Bước 5: Bên mua gửi cho bên bán và đơn vị BTT văn bản xác nhận đã nhận được thông báo và cam kết thực hiện thanh toán cho đơn vị BTT
GVHD: Ngụy Ngọc Anh 43 SVTH: Nguyễn Thị Kim Hằng
Từ sơ đồ tóm tắt quy trình hoạt động bao thanh toán theo quy định của pháp luật và sơ đồ bao thanh toán của Ngân hàng Thương mại cổ phần Á Châu, có thể thấy quy định về trình tự, thủ tục của hoạt động bao thanh toán như vậy đã tách bạch nhiệm vụ của các bên qua từng giai đoạn một cách rõ ràng, cụ thể, giúp cho các bên dễ dàng tiến hành thực hiện hoạt động này hơn. Tuy nhiên trên thực tế, các ngân hàng thường tiến hành hoạt động bao thanh toán với quy trình ngắn gọn hơn so với quy trình mà pháp luật đã quy định để khách hàng không thấy e ngại khi giao dịch với nhiều giai đoạn, hơn nữa, có thể tiết kiệm được thời gian cho các bên. Mặc dù các ngân hàng tiến hành bao thanh toán với thủ tục đơn giản nhất có thể, nhưng vẫn đảm bảo được những thủ tục cần thiết cơ bản để nhằm hạn chế rủi ro khi tham gia vào hoạt động bao thanh toán.