Nhƣ đã trình bày trong chƣơng 3, quy định và quy trình hoạt động có tác động đến kết quả quản trị rủi ro hoạt động của VPBank sau con ngƣời. Hệ thống văn bản, quy định và quy trình nội bộ đƣợc áp dụng trong tổ chức vẫn còn dài dòng, gây hiểu lầm. Vì vậy, để hạn chế rủi ro hoạt động do quy định quy trình gây ra, VPBank cần thực hiện một số giải pháp nhƣ sau:
Tiến hành rà soát, đánh giá tổng thể các sản phẩm, dịch vụ đã cung cấp cho khách hàng. Đặc biệt lƣu ý đến kết quả, sự phù hợp của sản phẩm với đối tƣợng sƣ̉ dụng, với từng vùng miền, địa phƣơng, tôn giáo để có các biện pháp điều chỉnh, thay thế thích hợp nhằm nâng cao tính cạnh tranh và hình ảnh sản phẩm, dịch vụ của VPBank.
VPBank chỉ cần thiết lập 2 chốt kiểm soát để hoàn tất một giao dịch thông thƣờng mà vẫn đảm bảo an toàn và giảm bót chi phí với chốt thứ nhất đặt ngay trong quy trình xử lý nghiệp vụ, chốt thứ hai do các bộ phận hỗ trợ back office thực hiện, chốt thứ 3 bình thƣờng ở các ngân hàng là bộ phận kiểm tra kiểm soát nội bộ thì nay chỉ tiến hành kiểm soát đối với các giao dịch bất thƣờng, hoạt động kinh doanh đặc thù. Để tránh làm giảm tinh thần trách nhiệm trong thực thi nhiệm vụ của chốt thứ nhất và chốt thứ hai, VPBank cần
95
xây dừn chế tài hợp lý đối với các bộ phận kinh doanh có sai phạm bị phát hiện, bố trí bộ phận kiểm soát nội bộ chuyên trách độc lập với quy trình nghiệp vụ, trao quyền cho bộ phận này tiến hành kiểm tra, giảm sát, theo dõi, kiến nghị.
Để giúp cho bộ phận QTRRHĐ có thể kiểm soát rủi ro kịp thời, hạn chế đến mức tối thiểu việc lặp lại rủi ro, sai sót trong hệ thống, quy trình nên rút ngắn thời gian lập và phân tích các báo cáo tại các bộ phận, phòng ban của các chi nhánh từ hàng tháng sang hàng tuần, có nhƣ vậy thì thông tin về các sự kiện rủi ro hoạt động mới đƣợc cập nhật kịp thời. Cụ thể, hàng ngày, tại từng bộ phận nghiệp vụ trong từng phòng ban ở từng chi nhánh phải thống kê, ghi chép những lỗi, sai sót của mình trong quá trình hoạt động (kể cả những lỗi nhỏ nhất) và hàng tuần làm báo cáo tổng hợp gởi về trƣởng phòng, trƣởng bộ phận quản lý trực tiếp. Trƣởng phòng/bộ phận theo dõi, nhắc nhở các cán bộ mình phụ trách về những lỗi, sai sót có thể gây tổn thất lớn, hoặc thƣờng xuyên xảy ra để cán bộ lƣu tâm, tránh lặp lại sai sót đó, đồng thời cuối tháng tổng hợp và lập báo cáo gởi về phòng Kiểm tra giám sát và tuân thủ tại chi nhánh. Phòng Kiểm tra giám sát và tuân thủ chi nhánh tổng hợp số liệu và lập báo cáo tháng (kèm theo ý kiến, vƣớng mắc và đề xuất của các chi nhánh trong toàn hệ thống) gƣ̉i về UB quản trị rủi ro hoạt động, đồng thời báo cáo với Ban Giám Đốc chi nhánh. Trong cuộc họp hàng tháng tại chi nhánh cần phổ biến và rút kinh nghiệm những sự kiện rủi ro quan trọng, thƣờng xuyên lặp lại trong chi nhánh đến từng phòng ban/bộ phận. Khi nhận đƣợc các thông báo RRHĐ do UB quản trị rủi ro hoạt động tổng hợp, phân tích, đánh giá và chỉ đạo thực hiện, ngƣời đứng đầu chi nhánh phổ biến rộng rãi đến từng cán bộ nghiệp vụ ở từng phòng ban/ bộ phận để cán bộ biết về chỉ đạo của Ban quản trị rủi ro ngân hàng, đồng thời lƣu ý, rút kinh nghiệm các vƣớng mắc, sai sót của các chi nhánh khác trong hệ thống. Nhƣ vậy, với chu trình báo cáo rủi
96
ro hoạt động nhƣ trên thì các rủi ro phát sinh sẽ đƣợc cán bộ cập nhật, rút kinh nghiệm kịp thời, tránh trƣờng hợp báo cáo thiếu sót do để lâu, cán bộ có thể quên và bỏ sót, đồng thời những lỗi phát sinh cũng đƣợc phổ biến đến cán bộ để kịp thời rút kinh nghiệm, không để lặp lại sai sót cũ.