Hệ thống văn bản,quy định và quy trình nội bộ đƣợc áp dụng trong tổ chức vẫn còn dài dòng, gây hiểu lầm. Bên cạnh các quy định và quy trình liên quan đến các sản phẩm mới, thì các quy định và quy trình liên quan đến quá trình hoạt động của tổ chức là những văn bản quan trọng nhất. Ngoài chức năng hƣớng dẫn cách thức thực hiện các hoạt động hoạt động một cách hệ thống thì các quy định, quy trình cũng chính là những văn bản hƣớng dẫn cho hoạt động kiểm soát và các biện pháp cũng nhƣ các hành động cần thực hiện khi phát hiện sai sót. Việc cập nhật và bổ sung các văn bản này đƣợc
86
VPBank tiến hành thƣờng xuyên và theo định kỳ hàng năm hoặc khi có yêu cầu đặc biệt phải thay đổi để phù hợp với thực tế khi triển khai. Tuy nhiên các VB quy định này còn hơi thiếu các định hƣớng thực tế trong các văn bản, vì hầu hết các văn bản đều do các phòng ban chức năng có nghiệp vụ chuyên môn về luật pháp và sản phẩm ban hành, dƣới góc độ tính tƣơng thích sản phẩm và tính hợp pháp theo yêu cầu của nhà nƣớc thì hầu nhƣ đều đƣợc đáp ứng. Nhƣng trong hoàn cảnh sự cấp thiết của sản phẩm hay hoạt động nào đó của tổ chức cần đƣợc triển khai ngay thì các yếu tố thực tế hay các biện pháp đối phó với các nguy cơ có thể xảy ra đối với các điều khoản cơ bản của các quy định hay quy trình lại bị xem nhẹ. Ðiều này trong thời gian ngắn có thể chƣa gây ra tác dụng lớn, nhƣng nếu trong thời gian dài thì mọi chuyện có thể sẽ rất phức tạp khi mà có rắc rối xảy ra đối với một quy trình vừa ban hành mà chƣa có các bổ sung, cập nhật cần thiết. Thêm vào đó, những văn bản quy định này ít quan tâm đến các biện pháp cần thiết cũng nhƣ đề cập một cách rõ ràng các công cụ phòng ngừa. Hầu nhƣ về vấn đề này, các văn bản đều đề cập một cách tổng quát, chung chung là theo các điều luật đã có, sự thiếu quan tâm này sẽ dẫn đến sự thiếu rõ ràng trong việc áp dụng các văn bản này trong thực tế, đó chính là sơ hở lớn nhất khiến những hành vi gian lận có cơ hội diễn ra cũng nhƣ khiến cho các sai sót trong quá tình tác nghiệp xảy ra thƣờng xuyên hơn.
Nhân viên ngân hàng còn thiếu kinh nghiệm, thiếu trình độ, thiếu ý thức và thiếu tinh thần hợp tác nên vẫn gây ra những sai sót trong quá trình hoạt động của VPBank và tạo nên rủi ro hoạt động.
Thiết kế hệ thống công nghệ thông tin chƣa an toàn, việc sử dụng user, mật khẩu chƣa đúng quy định. Hệ thống Internet Banking, SMS Banking, AMT vẫn còn gặp nhiều lỗi. Máy móc trang thiết bị ở các chi nhánh không
87
bảo trì thƣờng xuyên dẫn đến khi có sự cố máy móc xảy ra, ảnh hƣởng trực tiếp đến hoạt động kinh doanh của ngân hàng.
Ngoài ra, nền kinh tế còn gặp nhiều khó khăn, các chính sách phát triển kinh tế xã hội của chính phủ chƣa phát huy nhiều tác dụng càng thúc đẩy những sự cố gian lận bên ngoài ngân hàng.
Hệ thống cơ sở dữ liệu về rủi ro và tổn thất trong hoạt động ngân hàng vẫn còn đang trong quá trình xây dựng và còn chƣa đầy đủ, gây nhiều khó khăn cho ban quản trị trong việc xác định khẩu vị rủi ro và mức dự phòng tổn thất.
88
CHƢƠNG 4 : MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM TĂNG CƢỜNG QUẢN TRỊ RỦI RO HOẠT ĐỘNG TẠI NGÂN HÀNG TMCP VIỆT NAM THỊNH VƢỢNG