6. Tổng quan tài liệu nghiên cứ u
3.2.3. Kiện toàn công tác phân tích hiệu quả sử dụng vốn tại Công ty
ty TNHH ĐinhPhát
Với tầm quan trọng của việc phân tích hiệu quả sử dụng vốn như đã nêu. Muốn thực hiện được tốt công tác này thì việc làm đầu tiên của công ty là phải tổ chức phân tích một cách khoa học; việc phân tích phải trở thành một nhiệm vụ thường xuyên, liên tục tại công ty. Có như vậy các báo cáo phân tích mới có ý nghĩa thiết thực, mới thực sự trở thành một công cụ trợ giúp đắc lực cho các nhà quản trị trong điều hành, là một nguồn cung cấp
thông tin chính xác, khách quan cho các nhà đầu tư và các đối tượng quan tâm
khác. Để kiện toàn công tác tổ chức phân tích hiệu quả sử dụng vốn tại công ty có thể thực hiện theo những nội dung sau:
a. Xây dựng quy chế riêng cho công tác phân tích hiệu quả sử
dụng vốntrong doanh nghiệp
Việc xây dựng quy chế riêng cho công tác phân tích là một việc làm cần thiết nhằm thống nhất cách thức thực hiện, thống nhất những nội dung
công việc cũng như trách nhiệm của những người có liên quan. Quy chế cần đảm bảo đầy đủ những nội dung cần thiết sau:
- Phân công rõ bộ phận thực hiện nhiệm vụ phân tích.
- Quy định cụ thể hệ thống các chỉ tiêu phân tích (cần phải xác định rõ nhằm đảm bảo nội dung, chất lượng của báo cáo phù hợp với đặc điểm riêng
của ngành), giải thích rõ nội dung, ý nghĩa và phương pháp để tính toán các
chỉ tiêu đó.
- Quy định rõ hệ thống thông tin để phục vụ công tác phân tích. Trách
nhiệm hợp tác giúp đỡ của các bộ phậntrong doanh nghiệp.
- Quy định cụ thể, thống nhất tất cả các mẫu biểu báo cáo. Thời gian
nộp báo cáo và nơi nhận báo cáo.
- Quy định về thời gian, nội dung cũng như phạm vi phân tích.
- Quy định về thời gian tổ chức báo cáo kết quả phân tích
- Quy định về bảo mật đối với các nội dung được phân tích. Những nội dung nào được công bố rộng rãi, những nội dung nào chỉ những người điều
hành mới được nhận…
- Quy định cụ thể những nội dung khác có liên quan đến công tác phân tích tại công ty.
b. Phân công bộ phận chuyên trách và đào tạo cán bộ làm công tác phân tích tạicông ty
Thực tế hiện nay tại các doanh nghiệp trên địa bàn tỉnh Bình Định,
công tác phân tích hiện quả tài chính chỉ giao cho một cán bộ kế toán kiêm nhiệm và chỉ báo cáo các nội dung theo yêu cầu khi lãnh đạo cần. Báo cáo phân tích thường sơ sài, chỉ nêu một vài chỉ tiêu đơn giản và đưa ra một số đánh giá chủ quan của người thực hiện phân tích. Muốn báo cáo phân tích thật
sự có chất lượng, các doanh nghiệp cần phải phân công một nhóm nhân viên có trình độ chuyên môn nhất định. Họ trước tiên phải là những hiểu rõ tình hình hoạt động kinh doanh của đơn vị đồng thời phải am hiểu chuyên môn tài chính kế toán, được đào tạo về kỹ thuật phân tích. Ngoài ra họ còn phải là những người có hiểu biết sâu rộng về đặc điểm kinh doanh của ngành, đặc điểm của môi trường kinh doanh, có những hiểu biết về luật pháp và là người
có khả năng nhìn nhận về xu thế biến động của tình hình trong nước cũng như
trên thế giới
Trên thực tế rất khó tìm ra những người có đầy đủ năng lực như vậy. Để có được những người này, doanh nghiệp cần phải có biện pháp bồi dưỡng, đào tạo cán bộ; đồng thời cần tạo điều kiện thuận lợi để họ có thể cập nhật các
thông tin kinh tế, xã hội cần thiết cho nhiệm vụ phân tích.
c. Tổ chức công tác phân tích tài chính trong công ty
Để có được một báo cáo phân tích đạt hiệu quả cao thì công tác tổ chức
phân tích là một nội dung quan trọng. Sau khi đã có quy định về phân tích và nhân sự, tổ chức phân tích cần được tiến hành một cách khoa học. Có thể khái
quát tổ chức công tác phân tích gồm các giai đoạn chính sau:
-Giai đoạn lập kế hoạch phân tích:
Trong giai đoạn lập kế hoạch cần xác định rõ: + Mục đích phân tích và nội dung phân tích.
+ Phạm vi và thời hạn phân tích, xây dựng các chỉ tiêu cần phân tích.
+ Bộ phận cung cấp số liệu, bộ phận đảm nhiệm việc phân tích.
+ Phân công cụ thể cán bộ đảm nhiệm vai trò tổng hợp các kết quả phân tích, đưa ra những nhận định và lập báo cáo phân tích.
- Giai đoạn tiến hành phân tích: giai đoạn này là giai đoạn quan trọng
quyết định chất lượng của báo cáo phân tích bao gồm 03 công đoạn sau:
+Công đoạn thu thập thông tin:Các thông tin cần thu thập được lấy từ
nội bộ và bên ngoài công ty . Thông tin nội bộ bao gồm các thông tin về tình hình hoạt động kinh doanh (chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp, điều
kiện cơ sở vật chất, tình hình sản xuất,…) thông tin về tình hình tài chính kế
toán (báo cáo tài chính, sổ sách tổng hợp, thống kê…). Thông tin bên ngoài
bao gồm các thông tin của ngành (tình hình hoạt động kinh doanh chung của ngành, định hướng phát triển chung…) và thông tin kinh tế xã hội khác (chính
sách, pháp luật, lãi suất,...).Yêu cầu đối với thông tin được lấy là phải đầy đủ
và chính xác.
+ Công đoạn tính toán các chỉ tiêu: dựa vào những thông tin được thu
thập, sử dụng các phương pháp cần thiết để tính toán các chỉ tiêu đã được xây
dựng trong kế hoạch ban đầu.
+Công đoạn tổng hợp, đưa ra những nhận xét đánh giá:trên cơ sở các
chỉ tiêu đã được tính toán, bộ phận phân tích đưa ra những ý kiến đánh giá
khách quan. Nhận xét về mức độ ảnh hưởng của các nhân tố đến chỉ tiêu phân tích, nhận định những nguyên nhân gây ra biến động. Từ đó đề xuất những
biện pháp để phát huy nếu biến động theo hướng có lợi và biện pháp để khắc
phục nếu biến động theo hướng bất lợi. Ngoài ra việc nhìn nhận những tiềm ẩn về rủi ro trong tương lai để có những biện pháp ngăn ngừa trước cũng là một yêu cầu đối với công tác phân tích.
-Giai đoạn hoàn thành báo cáo phân tích: giai đoạn này cũng bao gồm
3 công đoạn chính sau:
+ Công đoạn lập báo cáo phân tích: Các kết quả của giai đoạn phân tích được trình bày thành bản báo cáo phân tích.
+ Công đoạn tổ chức hội nghị phân tích:mục đích của công đoạn này là công bố sơ bộ kết quả thực hiện phân tích nhằm lấy ý kiến đóng góp của
các thành viên khác trong doanh nghiệp. Trên cơ sở báo cáo sơ bộ Hội nghị
cũng bàn bạc để định hướng cho các hoạt động của doanh nghiêp trong thời gian đến.
+ Công đoạn hoàn chỉnh báo cáo phân tích: tiếp thu những ý kiến đóng góp phù hợp tại hội nghị phân tích, báo cáo phân tích được chỉnh sửa và hoàn thiện.