4. Kết quả thực tập theo đề tà
2.3.1 Các hoạt động xuất khẩu của công ty sang thị trường Nhật Bản
Công ty đang áp dụng hai hình thức chính để xuất khẩu hàng may mặc sang thị trường Nhật Bản là nhận gia công quốc tế và sản xuất theo hình thức FOB.
Nhận gia công quốc tế: công ty tiến hành ký kết với các đối tác Nhật Bản những hợp đồng gia công. Các đối tác này sẽ cung cấp đầy đủ nguyên phụ liệu để công ty tiến hành sản xuất theo yêu cầu của họ. Sau khi sản xuất xong, công ty sẽ giao lại thành phẩm cho các đối tác và nhận phí gia công.
Sản xuất theo hình thức FOB: công ty ký kết hợp đồng với khách hàng, sau đó tiến hành lên kế hoạch mua nguyên phụ liệu để sản xuất theo hợp đồng đã ký. Tuy nhiên, hình thức xuất khẩu chủ yếu của công ty sang thị trường Nhật Bản vẫn là gia công quốc tế và công ty vẫn chưa chú trọng đẩy mạnh xuất khẩu dưới hình thức FOB ở thị trường Nhật Bản. Vì các đối tác Nhật đòi hỏi rất cao về chất lượng, mẫu mã, kiểu dáng cũng như các nguồn nguyên phụ liệu nên công ty còn gặp nhiều khó khăn khi xuất khẩu theo dạng FOB sang thị trường này.
2.3.1.1 Ngiên cứu tiếp cận thị trường Nhật Bản
Công tác nghiên cứu thị trường của công ty được thực hiện bằng cả hai phương pháp: phát triển nghiên cứu tại bàn và nghiên cứu tại thị trường. Để thực hiện nghiên cứu thị trường theo phương pháp tại bàn, công ty sử dụng nhiều nguồn khác nhau Liên hợp quốc UNCTAD, Cơ quan thống kê của Liên hợp quốc, Thời báo kinh tế tài chính, các thông cáo báo chí và một số thông tin hữu ích trên internet. Ví dụ như để tìm hiểu về hệ thống kích thước quần áo cho nam giới tại Nhật, công ty đã tham khảo bản tiếng Anh tại website:http://www.jsa.or.jp/default_english.asp; và một số địa chỉ website như: http://www.meti.go.jp/english/index.html – Bộ kinh tế, thương mại và công nghiệp Nhật Bản; http://www.jtia.or.jp/Eg/egindex.htm – Hiệp hội các nhà nhập khẩu dệt may Nhật Bản...
Phương pháp nghiên cứu tại thị trường ít được công ty áp dụng hơn do đòi hỏi chi phí cao. Công ty đã lựa chọn hình thức tiếp cận thị trường Nhật Bản hiệu quả
nhất là tích cực tham gia hội chợ, triển lãm thời trang trên thị trường Nhật Bản, đăng các thông tin về công ty cũng như sản phẩm của công ty trên các trang web mua bán, siêu thị trên mạng…để các đối tác Nhật Bản biết đến sản phẩm của công ty. Tuy nhiên, số lượng các hội chợ mà công ty tham gia còn hạn chế.
2.3.1.2 Lựa chọn đối tác và lập phương án kinh doanh
Công ty cũng tiến hành tìm hiểu nhu cầu, thị hiếu của người tiêu dùng Nhật Bản, qua đó xác định được các mặt hàng xuất khẩu chủ yếu là áo veston, áo sơ mi nam, nữ các loại. Thông qua các hội chợ sản phẩm quốc tế mà khách hàng tìm đến công ty và đặt hàng với công ty. Phòng kế hoạch sau khi nhận được E-mail của các đối tác sẽ xem xét, cân đối các điều khoản của đơn đặt hàng rồi gửi lại cho khách hàng đơn chào giá. Sau khi thống nhất được các điều khoản trong đơn chào giá thì hai bên sẽ tiến hành ký kết hợp đồng.
Nhiều năm trở lại đây, công ty đã không ngừng lập ra các phương án kinh doanh hiệu quả để có thể phát triển và thu hút các đối tác tại thị trường Nhật Bản. Và hiện nay công ty đã có các đối tác cùng kinh doanh lớn mạnh như là: Full Mark, Itochu, Kansai Yamamoto, Mitsui and Regal. Có thể nói, công ty đã thành công trong bước đầu khi lựa chọn được những đối tác kinh doanh tiềm năng để có thể phát triển lâu dài tại thị trường nước ngoài.
2.3.1.3 Lựa chọn hình thức và biện pháp giao dịch đàm phán ký kết hợp đồng
xuất khẩu
Sau khi nhận được đơn đặt hàng của khách hàng, công ty sẽ tiến hành xét duyệt. Nếu đồng ý, công ty sẽ viết một thư xác nhận gửi cho khách hàng. Nếu không chấp nhận thì công ty sẽ gửi đến khách hàng một thư trả lời đồng thời đưa ra những điều kiện mới để hai bên có thể thỏa thuận tiếp. Công việc này được phụ trách bởi nhân viên của phòng kế hoạch ở công ty. Thông thường, việc đàm phán qua thư chỉ được công ty áp dụng với những đối tác, khách hàng lần đầu tiên hợp tác với công ty để nhằm thiết lập các mối quan hệ và duy trì cộng tác sau này. Còn đối với các hợp đồng xuất khẩu có giá trị lớn thì công ty sẽ cử người đàm phán trực tiếp với khách hàng.
Sau khi hai bên đã thống nhất các điều khoản thì hợp đồng được xác lập. Mỗi bên xác nhận làm hai bản, giữ lại một bản và gửi cho bên kia một bản. Hợp đồng xuất
khẩu được ký kết. Hợp đồng này có thể được thể hiện dưới hình thức văn bản, qua e-mail, qua điện thoại hoặc có thể là khách hàng trực tiếp đến công ty đặt hàng.
Công ty chủ yếu là ký kết các hợp đồng gia công với đối tác Nhật Bản. Phương án này là phù hợp với yêu cầu của đối tác cũng như năng lực của công ty. Điểm đặc biệt khi ký kết hợp đồng gia công là luôn có một bản phụ lục về nguyên liệu và yêu cầu về bên cung cấp nguyên phụ liệu đó kèm theo.
Một số điều khoản được quan tâm trong hợp đồng mà công ty ký kết với đối tác Nhật Bản:
Điều khoản về chất lượng sản phẩm: như đã phân tích, người Nhật có đòi hỏi cao về chất lượng sản phẩm. Do đó, trong hợp đồng, điều khoản về chất lượng rất được các đối tác Nhật quan tâm. Chất lượng sản phẩm sẽ do phòng quản trị chất lượng của công ty thực hiện. Sau đó, đại diện phía Nhật Bản sẽ kiểm tra lại theo đúng yêu cầu, phía đối tác Nhật sẽ cung cấp giấy chứng nhận về chất lượng cho công ty để sản phẩm có thể xuất khẩu. Nếu chất lượng sản phẩm không đạt được yêu cầu như đã thỏa thuận thì công ty buộc phải làm lại lô hàng đó, sao cho đáp ứng được yêu cầu về chất lượng của phía đối tác.
Điều khoản về thời hạn giao hàng: các đối tác Nhật Bản bắt đầu bán quần áo mùa xuân vào đầu tháng Hai và khởi động chiến dịch giảm giá vào cuối tháng Sáu hoặc đầu tháng Bảy để dành chỗ cho bộ sưu tập xuân hè mới. Các công ty bắt đầu bán quần áo mùa thu từ cuối tháng Bảy và bắt đầu giảm giá vào đầu tháng Một. Sự chậm trễ trong vận chuyển sẽ ảnh hưởng tới kế hoạch bán hàng cả năm của đối tác Nhật Bản. Bởi vậy, công ty luôn tính kỹ từng công đoạn trước khi xuất khẩu như thời điểm thu mua nguyên vật liệu, tập trung phụ kiện, thời gian chuyên chở. Tránh trường hợp hàng đến được nơi tiêu thụ thì đã quá mùa giảm giá hoặc không còn hợp mốt.
Điều khoản về phương tiện vận tải: công ty thường ký kết hợp đồng theo điều kiện FOB nên đối tác Nhật là người chọn và tiến hành thuê phương tiện vận tải.
Điều khoản về thanh toán: là một trong những điều khoản mà công ty quan tâm khi ký kết hợp đồng với đối tác Nhật cũng như các đối tác khác. Đối với những hợp đồng có giá trị lớn hơn 10.000 USD thì công ty bắt buộc đối tác
phải thực hiện thanh toán bằng phương thức L/C không hủy ngang để đảm bảo vấn đề thanh toán. Đối với những hợp đồng có giá trị nhỏ hơn 10.000 USD công ty có thể sử dụng phương thức thanh toán điện chuyển tiền, phương thức nhờ thu. Thông thường, công ty thực hiện thanh toán đối với đối tác như sau: đối tác chỉ định người cung cấp nguyên vật liệu cho công ty và sẽ thanh toán hộ công ty. Khi thanh toán, số tiền này được trừ vào giá FOB xuất khẩu mà họ đã thanh toán hộ. Hoặc đối tác chỉ định người cung cấp nguyên vật liệu cho công ty nhưng không thanh toán hộ mà cung cấp hóa đơn để công ty tự thanh toán với nhà cung cấp đó.
2.3.1.4 Công tác tạo nguồn hàng xuất khẩu
Để phục vụ hoạt động sản xuất hàng xuất khẩu (chủ yếu là gia công và sản xuất theo đơn đặt hàng) công ty chủ yếu nhập nguyên liệu từ nước ngoài theo yêu cầu của bên đặt hàng gia công. Công ty không phải mất thời gian để tìm kiếm nguồn hàng nên không phải chịu ảnh hưởng nhiều do sự biến động nguồn hàng gây ra. Công ty có quyền thu mua một số nguyên phụ liệu mà bên đối tác không bắt buộc phải nhập từ nguồn nào.
Đối với hình thức gia công, công ty sẽ được đối tác cung cấp nguyên vật liệu sản xuất chính như vải, còn các phụ liệu như cúc, chỉ…công ty được quyền thu mua từ nguồn khác. Đối với hình thức khách hàng đặt hàng thì công ty sẽ tiến hành nhập nguyên vật liệu chính ở những nhà cung cấp do bên đặt hàng chỉ định. Các phụ liệu khác công ty được quyền tự thu mua. Trong những năm gần đây, công ty có xu hướng sử dụng các nguồn phụ liệu trong nước nhằm giảm chi phí gia công, góp phần tăng lợi nhuận cho công ty. Mặc dù vậy, tỷ lệ nguyên phụ liệu nhập khẩu trong trị giá nguyên phụ liệu sản xuất hàng xuất khẩu của công ty vẫn chiếm trên 90%, tỷ lệ nội địa chỉ chiếm chưa tới 10%. Việc công ty vẫn còn phụ thuộc vào nguyên vật liệu nước ngoài như thế sẽ gặp phải rủi ro khi giá nguyên vật liệu trên thế giới có những biến động bất thường, dẫn đến việc tăng giá nguyên vật liệu đầu vào.
2.3.1.5 Thực hiện hợp đồng xuất khẩu hàng may mặc của công ty
Việc thực hiện hợp đồng của công ty thường gặp khó khăn trong việc đảm bảo tiến độ sản xuất do công ty bị phụ thuộc vào bên thứ ba là những nhà cung cấp nguyên phụ liệu. Những điều này làm cho công ty giao hàng chậm, giao hàng không đúng yêu cầu… dẫn đến phát sinh thêm chi phí để làm lại hàng hóa, phải chịu thêm
một khoản tiền phạt chậm giao hàng theo thỏa thuận trong hợp đồng. Việc thực hiện hợp đồng xuất khẩu của công ty được tiến hành như sau:
- Xin giấy phép xuất khẩu: hàng may mặc thuộc diện Nhà nước quản lý bằng hạn ngạch nên công ty phải xin giấy phép xuất khẩu cho các lô hàng.
- Chuẩn bị hàng hóa xuất khẩu: công ty dựa vào những điều khoản trong hợp đồng đã ký với đối tác để lập kế hoạch và phương án thu mua nguyên phụ liệu, sau đó tiến hành sản xuất. Đối với hợp đồng gia công, công ty sẽ nhận nguyên liệu sau khi ký kết hợp đồng và tiến hành thu mua nguyên phụ liệu cần thiết khác. Đối với hợp đồng đặt hàng, sau khi ký kết hợp đồng công ty sẽ tiến hành thu mua nguyên vật liệu từ các nhà cung cấp do đối tác chỉ định rồi mua các nguyên phụ liệu khác ngay trong nước hoặc từ các thị trường khác nhau ở nước ngoài. Sau đó, công ty tiến hành sản xuất theo kế hoạch và phương án đã lập ra. Tùy thuộc vào mặt hàng mà công ty nhận gia công, đối tác đặt hàng mà việc sản xuất của công ty được tiến hành ở xí nghiệp nào. Các xí nghiệp sẽ tiến hành sản xuất theo đúng mẫu mã sản phẩm mà hai bên đã thống nhất.
- Kiểm tra chất lượng hàng hóa: việc này được thực hiện bởi phòng quản trị chất lượng sản phẩm của công ty sau khi các sản phẩm đã được sản xuất xong. Nếu sản phẩm đạt yêu cầu thì công ty thực hiện bước tiếp theo làm thủ tục hải quan cho lô hàng.
- Làm thủ tục hải quan cho hàng hóa xuất khẩu: công ty thực hiện đăng ký tờ khai hải quan điện tử qua mạng. Cơ quan hải quan kiểm tra tờ khai và gửi lại cho công ty phiếu tiếp nhận tờ khai và tiến hành các thủ tục hải quan tiếp theo cho lô hàng xuất khẩu.
- Giao hàng: đối với gia công thì công ty thường tiến hành giao hàng cho đại diện của đối tác ngay tại công ty. Đối với hợp đồng mua bán hàng may mặc theo đơn hàng thì công ty thường thực hiện giao hàng tại cảng.
- Làm thủ tục thanh toán: là công việc quan trọng trong quá trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu hàng may mặc của công ty. Công ty sẽ phải lập bộ chứng từ thanh toán đầy đủ, chính xác, phù hợp với yêu cầu về chứng từ của phương thức thanh toán mà hai bên đã thỏa thuận trong hợp đồng. Với những hợp đồng có giá trị lớn, công ty sử dụng phương thức thanh toán tín dụng
chứng từ L/C. Với những khách hàng có uy tín, có quan hệ làm ăn lâu dài, công ty phải thực hiện thanh toán theo phương thức nhờ thu D/P thông qua ngân hàng hoặc sử dụng phương thức thanh toán chuyển khoản, điện chuyển tiền...
2.3.1.6 Giải quyết khiếu nại (nếu có)
Trong quá trình thực hiện có thể công ty vi phạm những quy định được thỏa thuận trong hợp đồng như giao hàng chậm, sản phẩm không đúng mẫu mã, không đảm bảo yêu cầu về chất lượng...Tùy thuộc vào nội dung khiếu nại của đối tác mà công ty tiến hành bồi thường theo thỏa thuận giữa hai bên.
2.3.2 Kết quả xuất khẩu của công ty sang thị trường Nhật Bản trong những năm qua năm qua
2.3.2.1 Kim ngạch xuất khẩu của công ty sang thị trường Nhật Bản
Kim ngạch xuất khẩu của công ty vào thị trường Nhật Bản không ngừng tăng lên qua các năm. Hiện nay, Nhật Bản là một trong 3 thị trường xuất khẩu chính của công ty. Giai đoạn 2012-2014, kim ngạch xuất khẩu của công ty vào thị trường Nhật hàng năm trung bình chiếm khoảng 8,5 – 10% tổng kim ngạch xuất khẩu của công ty. ĐVT: Triệu USD Chỉ tiêu 2012 2013 2014 So sánh 2013/2012 So sánh 2014/2013 Tương đối Tuyệt đối (%) Tương đối Tuyệt đối (%) Kim ngạch 178,838 187,502 199,084 8,665 4,8 11,581 6,17 (Nguồn: Phòng XNK)
Bảng 2.5: Kim ngạch xuất khẩu của công ty sang thị trường Nhật Bản
Nhận xét:
Năm 2012, kim ngạch xuất khẩu của công ty sang thị trường Nhật Bản là 178,838 triệu USD, sang năm 2013 đạt được 187,502 triệu USD tăng 8,665 triệu USD và tăng 4,8% so với năm 2012.
Năm 2014, kim ngạch xuất khẩu của công ty sang thị trường Nhật Bản là 199,084 triệu USD, tăng 11,581 triệu USD và tăng 6,17% so với năm 2013.
Kết quả trên cho thấy rằng công ty đang thực hiện mục tiêu thúc đẩy xuất khẩu hàng may mặc của mình vào thị trường Nhật Bản – một thị trường đầy tiềm năng cho công ty nói riêng và cho các doanh nghiệp may mặc Việt Nam nói chung.
2.3.2.2 Cơ cấu mặt hàng xuất khẩu sang thị trường Nhật Bản
Công ty tập trung sản xuất chủ yếu là hình thức gia công sang thị trường Nhật các mặt hàng chính như là: áo sơ mi, áo Jacket, bộ quần áo Vest, comple. Kim ngạch xuất khẩu từng mặt hàng được thể hiện trong bảng số liệu dưới đây.
ĐVT: triệu USD Chỉ tiêu 2012 2013 2014 Giá trị Tỷ trọng % Giá trị Tỷ trọng % Giá trị Tỷ trọng % Áo sơ mi các loại 136,17 76,14 141,002 75,2 142,624 71,64 Bộ quần áo Vest, Comple 12,483 6,98 14,156 7,55 17,539 8,81 Áo Jacket 6,65 3,72 7,294 3,89 8,242 4,14 Các loại khác 23,535 13,16 25,05 13,36 30,679 15,41 Tổng 178,838 100 187,502 100 199,084 100
Bảng 2.6: Cơ cấu các mặt hàng gia công xuất khẩu
(Nguồn: Phòng XNK) Nhận xét:
Nhìn vào bảng số liệu, chúng ta có thể thấy được giá trị xuất khẩu theo từng mặt hàng của công ty vào thị trường Nhật Bản tăng đều qua các năm.
Trong đó, mặt hàng áo sơ mi các loại là được các đối tác Nhật gia công nhiều nhất với mức ngoại tệ thu được năm 2012 là 136,17 triệu USD, năm 2013 là 141 triệu USD và năm 2014 là 142,624 triệu USD, đóng góp một con số không nhỏ cho