Căn cứ vào chứng từ ban đầu là bảng chấm công hàng tháng tại mỗi bộ phận, phòng ban, tổ, nhóm gửi đến phòng kế toán để tập hợp và hạch toán số lao
động trong tháng đó tại doanh nghiệp và cũng từ bảng chấm công kế toán có thể nắm được từng ngày có bao nhiêu người lao động làm việc, bao nhiêu người nghỉ có lý do.
Hằng ngày tổ trưởng hoặc người có trách nhiệm sẽ chấm công cho từng người tham gia làm việc thực tế trong ngày tại nơi mình quản lý sau đó cuối tháng các phòng ban sẽ gửi bảng chấm công về phòng kế toán. Tại phòng kế toán, kế toán tiền lương sẽ tập hợp và hạch toán số lượng công nhân viên lao động trong tháng.
2.1.4.2 Hạch toán thời gian lao động
Chứng từ để hạch toán thời gian lao động là bảng chấm công
Bảng chấm công là bảng tổng hơp dùng để theo dõi ngày công thực tế làm việc, nghỉ việc, ngừng việc, nghỉ bảo hiểm xã hội của từng người cụ thể và từ đó để có căn cứ ính trả lương cho từng người và quản lý lao động trong doanh nghiệp.
Hằng ngày tổ trưởng (Phòng, ban, nhóm,…) hoặc người được uỷu quyền cắn cứ vào tình hình thực tế của bộ phận mình quản lý để chấm công cho từng người trong ngày và ghi vào các ngày tương ứng trong các cột từ 1 đến 31 theo các kí hiệu quy định trong bảng. Cuối tháng người chấm công và phụ trách bọ phận ký vào bảng chấm công và chuyển vào bảng chấm công cùng các chứng từ liên quan như phiếu nghỉ hưởng BHXH… về bộ phận kế toán kiểm tra, đối chiếu, quy ra công để tính lương và bảo hiểm xã hội. Kế toán tiền lương căn cứ vào các ký hiệu chấm công của từng nguwoif rồi tính ra số ngày công theo từng loại tương ứng để ghi vào các cột 32, 33, 34, 35, 36. Ngày công quy định là 8 giờ nếu còn giờ lẻ thì đánh thêm dấu phẩy: Ví dụ 24 ngày công 4 giờ thì ghi 24,4
Bảng chấm công có thể chám công tổng hợp: chấm công ngày và chấm công giờ, chấm công nghỉ bù nên tại phòng kế toán có thể tập hợp tổng số liệu thời gian lao động cuản từng người. Tùy thuộc vào điều kiện, đặc đểm sản xuất, công tác và trình độ hạch toán đơn vị có thể sử dụng một trong các phương pháp chấm công sau đây:
-Chấm công ngày: Mỗi khi người lao động làm việc tại đơn vị hoặc làm việc khác như họp… thì mỗi ngày dùng ký hiệu để chấm công trong ngày đó.
-Chấm công theo giờ: Trong ngày người lao động làm bao nhiêu công việc thì chấm công theo ký hiệu đã quy định và ghi số giờ thực hiện công việc đó bên cạnh ký hiệu tương ứng.
-Chấm công nghỉ bù: Chỉ áp dụng trong trường hợp làm thêm giờ hưởng lương thời gian nhưng không thanh toán lương làm thêm.
2.1.4.3 Hạch toán kết quả lao động
Căn cứ vào phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành. Do phiếu là chứng từ xác nhận số lượng sản phẩm hoặc công việc hoàn thành của đơn vị hoặc của cá nhân người lao động nên nó làm cơ sở để ké toán lập bảng thanh toán tiền lương hoặc tiền công cho người lao động. Phiếu này được lập thành 2 liên: 1 liên lưu và 1 liên chuyển đến phòng kế toán tiền lương để làm thủ tục thanh toán cho người lao động và phiếu phải có đầy đủ chữ ký của người giao việc, người nhận việc, người kiểm tra chất lượng và trình duyệt.
Phiếu xác nhận sản phẩm hoàn thành được dùng trong trường hợp doanh nghiệp áp dụng theo hình thức lương trả theo sản phẩm trực tiếp hoặc lương khoán theo khối lượng công việc. Đây là hình thức trả lương tiến bộ nhất đúng nguyên tắc phân phối theo lao động, nhưng đòi hỏi phải có sự giám sát chặt chẽ kiểm tra chất lượng sản phẩm một cách nghiêm ngặt.
2.1.4.4 Hạch toán tiền lương cho người lao động
Căn cứ vào bảng chấm công để biết thời gian lao động cũng như số ngày công lao động của người lao động sau đó tại từng phòng ban, tổ nhóm lập bảng thanh toán tiền lương cho từng người lao động ngoài bảng chấm công ra thì các chứng từ kèm theo là bảng tính phụ cấp, trợ cấp, phiếu xác nhận thời gian lao động hoặc công việc hoặc công việc hoàn thành.
Bảng thanh toán tiền lương: Là chứng từ làm căn cứ thanh toán tiền lương phụ cấp cho người lao động, kiểm tra việc thanh toán tiền lương cho người lao động làm việc ttrong các đơn vị sản xuất kinh doanh đồng thời là căn cứ để thống kê về lao động tiền lương. Bảng thanh toán tiền lương được lập hàng tháng theo từng bộ phận (Phòng, ban, tổ, nhóm,…) tương ứng với bảng chấm công.
Cơ sở lập bảng thanh toán tiền lương là các chứng từ về lao động như: Bảng chấm công, bảng tính phụ cấp, trợ cấp, phiếu xác nhận thời gian lao động hoặc công việc hoàn thành. Căn cứ vào các chứng từ liên quan, bộ phận kế toán tiền
lương lập bảng thanh toán tiền lương, chuyển cho kế toán trưởng duyệt để làm căn cứ lập phiếu chi và phát lương. Bảng này được lưu tại phòng kế toán. Mỗi lần lĩnh lương, người lao động phải ký trực tiếp vào cột “ký nhận” hoặc người nhận hộ phải ký thay.
Từ Bảng thanh toán tiền lương và các chứng từ khác có liên quan kế toán tiền lương lập Bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương.
2.1.5 Phân tích các nhân tố ảnh hưởng đến chi phí lương trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp
2.1.5.1 Chi phí lương trong hoạt dộng sản xuất kinh doanh
a. Chi phí lương trong sản xuất
Gồm chi phí lương công nhân trực tiếp sản xuất và chi phí lương của công nhân gián tiếp sản xuất.
Nhân công trực tiếp là những người trực tiếp sản xuất sản phẩm. Lao động của họ gắn liền với việc sản xuất sản phẩm. Sức lao động của họ được hao phí trực tiếp cho sản phẩm họ sản xuất ra. Khả năng và kỹ năng của lao động trực tiếp sẽ ảnh hưởng đến số lượng và chất lượng của sản phẩm.
Chi phí nhân công trực tiếp bao gồm: chi phí về tiền lương, các khoản trích theo lương của công nhân trực tiếp sản xuất.
Chi phí nhân công trực tiếp được tính trực tiếp vào sản phẩm họ sản xuất ra. Ngoài lao động trực tiếp, trong quá tŕnh sản xuất sản phẩm còn có những lao động phục vụ, tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động sản xuất của lao động trực tiếp. Những lao động gián tiếp này tuy không trực tiếp sản xuất ra sản phẩm nhưng lại không thể thiếu được trong quá tŕnh sản xuất (thợ bảo trì máy móc thiết bị, nhân viên quản lý phân xưởng,…).
b. Chi phí lương ngoài sản xuất
Gồm chi phí lương nhân viên bán hàng và chi phí lương nhân viên quản lý doanh nghiệp.
Chi phí lương nhân viên bán hàng: là bao gồm các khoản tiền lương phải trả cho nhân viên bán hàng, nhân viên đóng gói, bảo quản sản phẩm hàng hoá, vận chuyển hàng hoá đi tiêu thụ và các khoản trích BHXH, BHYT, KPCĐ.
Chi phí lương nhân viên quản lý doanh nghiệp: gồm tiền lương và các khoản phụ cấp, ăn ca phải trả cho Ban giám đốc, nhân viên ở các phòng ban và các khoản trích KPCĐ, BHXH, BHYT.
2.1.5.2 Phân tích tình hình thực hiện chi phí lương
Dùng phương pháp so sánh, phân tích chung các chỉ tiêu chủ yếu :
Khi phân tích về tiền lương của doanh nghiệp nói chung hoặc phân tích về chi phí nhân công trực tiếp trong sản xuất, chúng ta cần phải biết rằng trong quá tŕnh sản xuất kinh doanh, mục tiêu của doanh nghiệp là:
- Làm sao mang lại hiệu quả cao trong hoạt động. - Mở rộng được quy mô sản xuất kinh doanh. - Làm tròn nghĩa vụ thuế đối với nhà nước.
- Đảm bảo được đời sống thiết yếu của người lao động.
Do đó, tiền lương cho người lao động phải đáp ứng được mục tiêu này. Doanh nghiệp sẽ tăng tổng quỹ lương, tăng tiền lương bình quân cho người lao động sao cho phải đảm bảo được nguyên tắc: tốc độ tăng của tiền lương phải chậm hơn tốc độ tăng của năng suất lao động, của kết quả kinh doanh.
Trong phân tích chi phí tiền lương chủ yếu là phân tích tỷ suất chi phí tiền lương và trên cơ sở biến động tỷ suất chi phí tiền lương để đánh giá tình hình chung của chi phí tiền lương.
Tỷ suất chi phí tiền lương được tính theo công thức sau:
-Khi tỷ suất tiền lương giảm mà tiền lương của người lao động tăng hoặc không thay đổi là hiện tượng tốt.
Chênh lệch tổng chi phí lương Tổng chi phí tiền lương thực hiện Tổng chi phí tiền lương kế hoạch = -
% Thực hiện = x 100 Tổng chi phí lương thực hiện Tổng chi phí lương kế hoạch
Tỷ suất chi phí tiền lương = Tổng chi phí tiền lương Doanh thu
-Khi tỷ suất tiền lương tăng do tăng tiền lương bình quân của người lao động và tiền lương trước đây chưa đảm bảo được đời sống thiết yếu nhưng không ảnh hưởng xấu đến hiệu quả kinh doanh thì nên chấp nhận.
-Khi tỷ suất tiền lương tăng mà tiền lương bình quân của người lao động bị giảm tức là hiệu quả sử dụng lao động thấp, ảnh hưởng đến hiệu quả lao động và ảnh hưởng đến đời sống của người lao động. Doanh nghiệp cần cải tiến toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp, đặc biệt là việc sử dụng lao động như:
+ Cải tiến tổ chức bộ máy quản lý + Cải tiến mạng lưới kinh doanh
+ Phân bổ lao động vào các bộ phận trong doanh nghiệp hợp lý
+ Xem xét lại mức độ hợp lý của kết cấu lao động của doanh nghiệp, đặc biệt là lao động trong sản xuất.
+ Cải tiến tình hình trang thiết bị cho người lao động để nâng cao năng suất lao động.
+ Nâng cao tay nghề và trình độ của người lao động.
Khi phân tích chi phí tiền lương cần xem xét thu nhập thực tế bình quân của người lao động. Thu nhập bình quân của một người lao động là mức thực thu của một người lao động từ các quỹ, các nguồn trong và ngoài quỹ lương.
Khi phân tích cần đánh giá thu nhập bình quân đó có thể đảm bảo đời sống thiết yếu của người lao động không. Trong điều kiện có lạm phát phải điều chỉn thu nhập bình quân dựa vào các chỉ số giá để có điều kiện so sánh và đánh giá cho chính xác.
Khi phân tích dự kiến về tổng chi phí tiền lương cho kỳ kế hoạch, cần dựa vào các hình thức trả công lao động trong doanh nghiệp để xác định. Ở doanh nghiệp, nếu xuất hiện nhu cầu mới về lao động, doanh nghiệp cần cân nhắc lựa chọn việc sử dụng lao động hợp đồng dài hạn và ngắn hạn sao cho tổng chi phí phải trả là thấp nhất, từ đó dẫn đến tỷ suất chi phí tiền lương có điền kiện giảm.
Đối với những loại công việc có tính chất thời vụ hay chỉ dồn dập trong một thời gian nhất định thì doanh nghiệp nên thuê lao động ngắn hạn. Còn những công việc có tính chất thường xuyên, có điều kiện sử dụng lao động liên tục thì thuê hợp đồng dài hạn. Như vậy, nếu có sự kết hợp giữa lao động hợp đồng dài
hạn và lao động hợp đồng ngắn hạn trong điều kiện có thể thì việc sử dụng lao động sẽ có hiệu quả hơn.
2.1.5.3 Các nhân tố ảnh hưởng đến chi phí lương
Có thể chia các yếu tố ảnh hưởng đến tiền lương được chia làm 4 nhóm như sau:
a. Nhóm các yếu tố thuộc về bản thân công việc:
-Sự phức tạp của công việc: Các công việc phức tạp đòi hỏi trình độ và kỹ năng cao mới có khả năng giải quyết được sẽ buộc phải trả lương cao. Thông thường các công việc phức tạp gắn liền với những yêu cầu về đào tạo, kinh nghiệm và như vậy sẽ ảnh hưởng đến mức lương. Sự phức tạp của công việc phản ánh mức độ khó khăn và những yêu cầu cần thiết để thực hiện công việc. Sự phức tạp của công việc được phản ánh qua các khía cạnh sau đây :
+ Yêu cầu về trình độ học vấn và đào tạo
+ Yêu cầu các kỹ năng cần thiết để hoàn thành công việc + Các phẩm chất cá nhân cần có
+ Trách nhiệm đối với công việc.
- Tầm quan trọng của công việc: Phản ánh giá trị của công việc. Các công việc có tầm quan trọng cao sẽ có ảnh hưởng mạnh mẽ đến hiệu quả hoạt động của tổ chức.
- Điều kiện để thực hiện công việc: Các điều kiện khó khăn nguy hiểm đương nhiên sẽ được hưởng mức lương cao hơn so với điều kiện bình thường. Sự phân biệt đó để bù đắp những tốn hao sức lực và tinh thần cho người lao động cũng như động viên họ bền vững với công việc.
b. Nhóm các yếu tố thuộc về bản thân nhân viên:
-Trình độ lành nghề của người lao động
-Kinh nghiệm của bản thân người lao động. Kinh nghiệm được coi như một trong những yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến lương bổng của cá nhân. Hầu hết các cơ quan tổ chức trên thế giới đều dựa vào yếu tố này để tuyển chọn và trả lương.
-Mức hoàn thành công việc: Thu nhập tiền lương của mỗi người còn phụ thuộc vào mức hoàn thành công việc của họ. Cho dù năng lực là như nhau nhưng
nếu mức độ hoàn thành công việc là khác nhau thì tiền lương phải khác nhau. Đó cũng là sự phản ánh tất yếu của tính công bằng trong chính sách tiền lương.
-Thâm niên công tác: Ngày nay trong nhiều tổ chức yếu tố thâm niên có thể không phải là một yếu tố quyết định cho việc tăng lương. Thâm niên chỉ là một trong những yếu tố giúp cho đề bạt, thăng thưởng nhân viên.
-Sự trung thành: Những người trung thành với tổ chức là những người gắn bó làm việc lâu dài với tố chức. Trả lương cho sự trung thành sẽ khuyến khích nhân viên lòng tận tụy tận tâm vì sự phát triển của tổ chức. Sự trung thành và thâm niên có mối quan hệ với nhau nhưng có thể phản ánh những giá trị khác nhau.
-Tiềm năng của nhân viên: Những người có tiềm năng là những người chưa có khả năng thực hiện những công việc khó ngay, nhưng trong tương lai họ có tiềm năng thực hiện được những việc đó. Trả lương cho những tiềm năng được coi như đầu tư cho tương lai giúp cho việc giữ chân và phát triển tài năng cho tiềm năng của tương lai. Có thể có những người trẻ tuổi được trả lương cao bởi vì họ có tiềm năng trở thành những nhà quản trị cấp cao trong tương lai.
c. Nhóm các yếu tố thuộc về môi trường Công ty
-Chính sách tiền lương của công ty -Khả năng tài chính của công ty -Năng suất lao động
d. Nhóm các yếu tố thuộc về môi trường xã hội
-Tình hình cung cấp sức lao động trên thị trường. -Mức sống trung bình của dân cư.
-Tình hình giá cả sinh hoạt. -Sức mua của công chúng. -Công đoàn , xã hội. -Nền kinh tế.
-Luật pháp.
Khi xây dựng hệ thống tiền lương người ta có xu hướng trước tiên dựa vào công việc sau đó sử dụng các yêu cầu về kỹ năng và kết quả làm việc để xác định mức lương cho mỗi nhân viên.
2.1.5.4 Phân tích các nhân tố ảnh hưởng đến chi phí lương
Phân tích chi phí tiền lương là phân tích tổng quỹ tiền lương thực hiện trong kỳ. Mục đích phân tích quỹ tiền lương nhằm tăng cường hiệu quả sử dụng lao động (năng suất lao động) song song với việc quan tâm đến thu nhập của người lao động (tiền lương bình quân). Hai yếu tố trên có quan hệ hữu cơ, nhân quả: