Thông thường, trước hết tiến hành việc phát hành chứng khoán để huy động vốn, Công ty chào bán phải lựa chọn cho mình một tổ chức tư vấn – công ty chứng khoán. Tổ chức tư vấn này sẽ tham gia vào mọi công đoạn của quá trình chào bán chứng khoán ra công chúng và có trách nhiệm liên đới đối với các bên tham gia vào
đợt chào báo bao gồm cả Công ty chào bán. Thành công của đợt chào bán chứng khoán ra công chúng phụ thuộc khá nhiều vào kỹ năng nghề nghiệp và uy tín của tổ chức tư vấn. Việc lựa chọn Công ty tư vấn phát hành do Hội đồng quản trị quyết định.
1.3.4.1 Chuẩn bị hồ sơn xin phép phát hành
- Sau khi chấp nhận làm bảo lãnh phát hành, tổ chức tư vấn sẽ liên hệ với tổ chức bảo lãnh phát hành và các tổ chức đại lý phân phối để thiết lập tổ hợp bảo lãnh (nếu cần).
- Tổ chức bảo lãnh phải ký kết cam kết bảo lãnh phát hành với TCPH. Cam kết bảo lãnh phát hành là một trong những tài liệu của hồ sơ xin phép chào bán. Trường hợp bảo lãnh phát thành theo tổ hợp thì cam kết bảo lãnh phát thành phải được ký giữa tổ chức bảo lãnh chính và TCPH hoặc giữa các tổ chức bảo lãnh với TCPH (tuỳ theo luật của từng nước).
- Tổ chức tư vấn cùng với TCPH tiến hành chuẩn bị bộ hồ sơ xin phép chào bán. - Sau khi hoàn thành việc chuẩn bị hồ sơ, tổ chức tư vấn chuyển hồ sơ xin phép chào bán cho Công ty tư vấn luật để xem xét các khía cạnh pháp lý liên quan tới đợt chào bán đó. Công ty tư vấn có trách nhiệm xem xét và đảm bảo hồ sơ đầy đủ và hợp lệ theo đúng quy định của UBCK.
- Tiến hành soát xét và xác định trách nhiệm giữa TCPH, tổ chức bảo lãnh và các Công ty tư vấn. Trong cuộc họp này, các bên phải rà soát lại các bước thực hiện, đồng thời xác định rõ trách nhiệm của mỗi bên tham gia. Các bên sẽ ký vào biên bản cuộc họp, biên bản này sẽ là một trong những cơ sở pháp lý để giải quyết vấn đề kiện tụng phát sinh sau này, nếu có.
1.3.4.2 Nộp hồ sơ xin phép chào bán lên Uỷ ban Chứng khoản
- Sau khi kết thúc giai đoạn "phân tích, đánh giá", tổ chức bảo lãnh hoàn chỉnh hồ sơ xin phép chào bán lần cuối cùng và đệ trình lên Uỷ ban Chứng khoán hoặc gửi qua đường bưu điện. Ở Việt Nam, Công ty phát hành hoặc tổ chức tư vấn là người nộp hồ sơ xin phép chào bán lên UBCKNN.
- Trong thời gian xét duyệt hồ sơ xin phép chào bán, tổ chức bảo lãnh cùng với TCPH phải thực hiện tất cả việc sửa đổi, bổ sung theo yêu cầu của UBCK. Các sửa đổi hoặc bổ sung này phải được lập bằng văn bản và gửi đến UBCK. Cần lưu ý
rằng UBCK chỉ bắt đầu tính thời gian xét duyệt kể từ ngày nhận được hồ sơ xin phép chào bán đầy đủ và hợp lệ.
- Trong thời gian này tổ chức bảo lãnh có thể sử dụng một cách trung thực và chính xác các thông tin trong bản cáo bạch đã gửi UBCK để thăm dò nhu cầu của các nhà đầu tư, tổ chức hội nghị khách hàng (Road show), nhưng không được phép mời chào, quảng cáo cũng như tiết lộ thông tin về giá cả của cổ phiếu hoặc tô vẽ triển vọng của TCPH. Bước này chỉ có nếu tổ chức phát hành chào bán chứng khoán ra công chúng
- Cũng trong thời gian này, tổ chức bảo lãnh phối hợp với TCPH dự thảo công bố chào bán và Bản cáo bạch tóm tắt, lựa chọn các phương tiện thông tin đại chúng để công bố việc chào bán và các thông tin liên quan.
1.3.4.3 Chào bán chứng khoán
a. Công bố phát hành
Như đã nói ở phần đầu, ở các nước phát triển, việc công bố chào bán được thực hiện khi hồ sơ đăng ký chào bán được coi là có hiệu lực. Ở Việt Nam, việc công bố chào bán được quy định như sau:
- Trong vòng 5 ngày sau khi nhận được Giấy phép chào bán do UBCKNN cấp, tổ chức bảo lãnh phải phối hợp TCPH để công bố việc chào bán trên một tờ báo trung ương hoặc một tờ báo địa phương nơi TCPH đặt trụ sở chính.
- Chuyển các bản cáo bạch (đầy đủ hoặc tóm tắt) tới tất cả các chi nhánh, đại lý phân phối hoặc những nơi công cộng để các nhà đầu tư dễ dàng tiếp cận.
b. Phân phối Chứng khoán
Ở các nước phát triển, quá trình tiếp thị và lập sổ được thực hiện ngay trong quá trình chuẩn bị hồ sơ chào bán cho đến khi nộp hồ sơ, do đó, việc phân phối Chứng khoán thường được thực hiện ngay sau khi hồ sơ đăng ký chào bán có hiệu lực. Ở Việt Nam, việc phân phối Chứng khoán được quy định như sau:
- Tổ chức bảo lãnh hoặc TCPH yêu cầu các nhà đầu tư điền vào phiếu đăng ký mua, trong đó ghi rõ tên, địa chỉ liên lạc, số lượng chứng khoán đăng ký, số tiền ký quỹ. Các phiếu đăng ký phải có phần gốc ghi lại các thông tin chính để tiện tham khảo khi cần thiết.
- TCPH có thể yêu cầu nhà đầu tư đặt cọc một khoản tiền, nhưng không quá