4.3.4.1 Tiếp tục thực hiện công khai hoá thủ tục hành chính
Công khai hoá bộ thủ tục hành chính đã đƣợc ủy ban nhân dân tỉnh phê duyệt cho cấp huyện, thành phố và cấp xã để mọi ngƣời dân đƣợc biết.
Niêm yết các thủ tục hành chính một cách đầy đủ, dễ hiểu, khoa học; công khai trách nhiệm của bộ phận, cán bộ chuyên môn đƣợc phân công giải quyết các thủ tục hành chính.
4.3.4.2. Đẩy mạnh công tác thông tin, tuyên truyền
Tăng cƣờng đẩy mạnh công tác tuyên truyền, phổ biến các kiến thức pháp luật nhà nƣớc trên các phƣơng tiện thông tin đại chúng, trên trang thông tin điện tử thành phố và đến tận các thôn, tổ dân phố để ngƣời dân và các tổ chức nắm rõ hơn về các thủ tục hành chính mà họ có quyền và nghĩa vụ phải thực hiện.
Phải đa dạng hóa các hình thức tuyên truyền, nhƣ tuyên truyền qua: báo, đài truyền hình, internet, hay có thể in thành sách, đĩa CD, tờ rơi để phát cho mọi ngƣời…
Tiếp tục quán triệt chủ trƣơng đẩy mạnh cải cách hành chính nhà nƣớc trên địa bàn thành phố Đồng Hới, nâng cao chất lƣợng thực hiện cơ chế Một cửa một cách sâu rộng, toàn diện, đồng bộ từ thành phố đến xã, phƣờng.
4.3.4.3. Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin nhằm nâng cao hiệu quả thực hiện
Thực hiện cơ chế mới chỉ là một trong những bƣớc đầu tiên trong hành trình rút ngắn lộ trình cải cách hành chính nói chung và cải cách thủ tục hành chính nói riêng. Còn để thực sự tạo ra một cuộc cách mạng về cải cách thủ tục
82
hành chính, làm thay đổi hẳn bộ mặt của hành chính Nhà nƣớc thì không có cách nào khác ngoài việc ứng dụng các giải pháp công nghệ thông tin cũng nhƣ ứng dụng phần mềm hồ sơ Một cửa trong việc quản lý, theo dõi, kiểm tra tình trạng hồ sơ. Điều đó vừa tiết kiệm thời gian, công sức cho công dân, tổ chức. Cán bộ Một cửa cũng không phải chịu nhiều áp lực do tiếp dân, trả lời dân, cũng không còn tình trạng xếp hàng chờ đến lƣợt.
Một trong mƣời mục tiêu của Chƣơng trình Cải cách hành chính giai đoạn 2011-2020 là "đẩy mạnh việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt
động của cơ quan hành chính nhà nước”. Trong những năm qua, ở thành phố
Đồng Hới đã ứng dụng phần mềm Một cửa trong việc quản lý, theo dõi, kiểm tra tình trạng hồ sơ, tuy nhiên tiến tới cần ứng dụng phần mềm Một cửa liên thông hiện đại đồng bộ từ thành phố đến tận các xã, phƣờng.
Đồng thời, cần xây dựng và triển khai thực hiện cung cấp dịch vụ công trực tuyến đối với các lĩnh vực: đăng ký cấp giấy phép kinh doanh, đăng ký cấp giấy phép xây dựng, đăng ký cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất. Tạo điều kiện để ngƣời dân dù ở bất cứ chỗ nào vẫn có thể thực hiện việc khai báo để hoàn thiện hồ sơ theo yêu cầu bằng cách tải về các mẫu văn bản để kê khai và nộp hồ sơ qua mạng, đồng thời sẽ nhận đƣợc thông báo tình trạng xử lý hồ sơ qua mạng.
Nhƣ vậy, với việc ứng dụng công nghệ thông tin vào thực hiện dịch vụ công trực tuyến sẽ góp phần tạo điều kiện thuận lợi cho ngƣời dân, giảm bớt thời gian đi lại; tăng tính minh bạch, công khai và nâng cao chất lƣợng trong giải quyết hồ sơ; loại bỏ đƣợc tình trạng ”móc nối”, ”cò - mồi” góp phần làm trong sạch đội ngũ cán bộ, công chức.
4.3.4.4. Củng cố và hoàn thiện cơ chế Một cửa và tiến tới thực hiện Một cửa liên thông hiện đại tại các xã, phường trên địa bàn thành phố Đồng Hới
Không chỉ dừng lại ở việc thực thiện cơ chế Một cửa trong từng cơ quan mà thực tế đặt ra có rất nhiều loại thủ tục cần sự giải quyết của nhiều
83
cấp, nhiều ngành, nhiều cơ quan khác nhau. Việc giải quyết thủ tục hành chính theo cơ chế Một cửa hiện nay tại các cơ quan hành chính nhà nƣớc bị cắt khúc tại mỗi cấp, mỗi cơ quan do chƣa có sự kết nối, liên thông, liên ngành giữa các ngành, các cấp. Để thực hiện một thủ tục hành chính công dân, tổ chức vẫn phải liên hệ nhiều lần, đến nhiều cơ quan, qua nhiều cửa, còn gặp nhiều trở ngại. Vậy, vấn đề đặt ra là phải xây dựng đƣợc quy trình thực hiện các giao dịch hành chính sau Một cửa nhằm đảm bảo tính thông suốt, đơn giản, gọn và có khả năng theo dõi từ khâu đầu đến khâu cuối, tạo đƣợc mối quan hệ liên thông giữa các cơ quan, các đơn vị khi tham gia vào quy trình giải quyết các thủ tục hành chính. Làm sao cho quy trình ấy thực hiện một cách đồng bộ, liên hoàn, tạo thành ”dòng chảy” công việc giữa các cấp có thẩm quyền, đó là cơ chế Một cửa liên thông hiện đại.
Trên thực tế thành phố đã tiến hành sử dụng mô hình Một cửa liên thông hiện đại, tuy nhiên chỉ mới thực hiện thí điểm liên thông một số lĩnh vực nhƣ: cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất lần đầu, cấp giấy phép xây dựng đối với hai xã, phƣờng. Do vậy, yêu cầu về sự ra đời và hoàn thiện cơ chế một cửa liên thông hiện đại tại ủy ban nhân dân các xã, phƣờng thuộc thành phố Đồng Hới là một yêu cầu cấp thiết, phù hợp với các mục tiêu đã đặt ra. Mô hình này có thể đƣợc coi là bƣớc tiếp nối hay một cấp độ cao hơn của việc thực hiện cơ chế Một cửa ở cấp xã, phƣờng, từng bƣớc khắc phục đƣợc những tồn tại, hạn chế của mô hình Một cửa cũ, tạo sự đồng bộ trong mối quan hệ công tác giữa thành phố và ủy ban nhân dân các xã, phƣờng.
Mô hình một cửa điện tử với các tính năng về công nghệ hiện đại góp phần nâng cao hiệu quả quản lý, điều hành và chất lƣợng phục vụ dịch vụ hành chính công và thông qua đó, vai trò, trách nhiệm của lãnh đạo và công chức các xã, phƣờng trong tiếp nhận và giải quyết hồ sơ đƣợc phân định rõ ràng. Cùng với công nghệ, sẽ hình thành văn hóa giao tiếp, cải thiện rõ nét về
84
thái độ làm việc và tiếp xúc công dân, tổ chức của công chức. Lĩnh vực thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa đƣợc mở rộng và tập trung đầu mối tiếp nhận, giải quyết tại xã, phƣờng.
Các yếu tố về hiện đại, thuận tiện và trang trọng hơn trong tổ chức làm việc và phục vụ ngƣời dân sẽ góp phần hình thành diện mạo mới của bộ phận tiếp nhận và trả kết quả tại các xã, phƣờng trên địa bàn thành phố Đồng Hới, phù hợp với sự phát triển của xã hội, với nguyện vọng của nhân dân và xu thế phát triển của nền hành chính, góp phần cùng tỉnh và cả nƣớc hƣớng tới mục tiêu xây dựng một Chính phủ điện tử.
Đối với cán bộ, công chức tại phận Một cửa: Hình thức này cũng giúp cán bộ, công chức tại bộ phận một cửa tiết kiệm thời gian do không phải tiếp dân họ có thể tập trung thời gian vào việc giải quyết hồ sơ. Mặt khác áp lực công việc cũng đƣợc giám một cách đáng kể.
Tiếp tục xây dựng hệ thống quản lý chất lƣợng ISO 9001:2008 trong tiếp nhận và trả kết quả; Hoàn thiện Quy chế hoạt động của Bộ phận Một cửa.
Ban hành kế hoạch đẩy mạnh công tác tuyên truyền, tập trung vào tuyên truyền ngƣời dân sử dụng công nghệ thông tin trong việc thực hiện thủ tục hành chính.
Thành lập các Tổ hƣớng dẫn, trợ giúp ngƣời dân thực hiện thủ tục hành chính tại Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả tại thành phố.
Thành lập các tổ Tuyên truyền do cán bộ, công chức, viên chức thành phố làm thành viên, tổ chức tuyên truyền tại ủy ban nhân dân các xã, phƣờng và trong khu dân cƣ.
4.3.4.5. Cơ chế phối hợp trong thực hiện mô hình Một cửa liên thông
Để thực hiện tốt cơ chế một cửa, cơ chế một cửa liên thông hiện đại, Ủy ban nhân dân thành phố sẽ xây dựng và ban hành quy chế thống nhất về sự phối hợp giữa các đơn vị cùng cấp và sự phối hợp với các đơn vị xã,
85
phƣờng; thể hiện đƣợc một hệ thống thống nhất, ổn định, hoạt động thông suốt trên cơ sở phân công, phân cấp về chế độ trách nhiệm rành mạch, có kỹ cƣơng nghiêm ngặt. Cơ quan chuyên môn và cán bộ, công chức của mỗi đơn vị ngoài việc chịu sự quản lý của lãnh đạo đơn vị còn chịu sự giám sát chặt chẽ của tổ chức và công dân trong thực thi công vụ.
- Về cơ chế phối hợp giữa các đơn vị
Xác định rõ các nguyên tắc làm việc và quy chế phối hợp trong vận hành bộ máy hành chính. Thực hiện triệt để nguyên tắc công khai hóa hoạt động công vụ, nhất là trong các công việc có quan hệ trực tiếp với công dân, doanh nghiệp và tổ chức, bảo đảm thực hiện kỷ cƣơng của bộ máy, nâng cao trách nhiệm, ý thức tổ chức, kỷ luật của đội ngũ cán bộ, công chức. Những công việc đã có đủ hồ sơ, thủ tục do bộ phận một cửa chuyển đến thì các đơn vị có liên quan phải giải quyết kịp thời theo quy định của pháp luật, không đƣợc trì hoãn dƣới bất kỳ hình thức nào. Sớm khắc phục tình trạng phối hợp kém hiệu quả trong thời gian qua của các đơn vị. Kiên quyết xử lý nghiêm những công chức vi phạm nhƣ có hành vi nhũng nhiễu, gây phiền hà trong quá trình xử lý hồ sơ, hoặc cản trở việc thực hiện cơ chế một cửa, cơ chế một cửa liên thông ở các đơn vị.
- Về quy chế chịu trách nhiệm của ngƣời đứng đầu đơn vị
Quy chế cần định rõ thẩm quyền và trách nhiệm của ngƣời đứng đầu cơ quan hành chính các ngành, các cấp; cụ thể nhƣ thẩm quyền, trách nhiệm của Trƣởng các phòng, ban, của Chủ tịch UBND thành phố và UBND xã, phƣờng trong việc phối hợp thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông. Mọi chậm trễ, sai sót do các hành vi của công chức thuộc đơn vị nào trong quá trình xử lý hồ sơ, giải quyết công việc cho khách hàng thì ngƣời đứng đầu đơn vị đó hoàn toàn chịu trách nhiệm trƣớc khi xử lý các sai sót của công chức.
86
4.3.4.6. Các quy định đối với bộ phận tiếp nhận, trả kết quả
Không đƣợc yêu cầu Trƣởng thôn, Tổ trƣởng tổ dân phố xác nhận vào hồ sơ của công dân trƣớc khi tiếp nhận và giải quyết hồ sơ. Nghiêm cấm việc tự đặt thêm thủ tục hành chính ngoài quy định. Nghiêm cấm việc vận động thu ủng hộ ngân sách ngoài quy định khi công dân liên hệ giải quyết các thủ tục hành chính tại bộ phận Một cửa, Một cửa liên thông. Nghiêm cấm sử dụng thẩm quyền tiếp nhận và giải quyết hồ sơ hành chính làm điều kiện để giải quyết các quan hệ giao dịch khác giữa các cơ quan hành chính nhà nƣớc với công dân.