Chứng từ sử dụng tại công ty gồm: Bảng chấm công, bảng chi tiết thanh toán tiền lương:
- Bảng chấm công: Bảng chấm công dùng để theo dõi ngày công thực tế làm việc, nghỉ việc của người lao động trong công ty để căn cứ trích trả lương cho từng người và là cơ sở quản lý lao động trong đơn vị. Sau khi tổng duyệt và ký đầy đủ, cuối tháng người chấm công và phụ trách bộ phận quản lý vào bảng chấm công, kèm theo các chứng từ có liên quan rồi chuyển đến kế toán để tính lương.
- Bảng tính tiền lương: là chứng từ làm căn cứ thanh toán tiền lương, phụ cấp cho người lao động, kiểm tra việc thanh toán tiền lương cho người lao động và là căn cứ để thống kê lao động tiền lương. Cách lập: hàng tháng kế toán tiền lương căn cứ vào bảng chấm công hàng ngày của các đơn vị làm cơ sở lập bảng thanh toán tiền lương rồi chuyển cho kế toán duyệt.
Do Công ty TiLa chủ yếu kinh doanh trong lĩnh vực thương mại và dịch vụ, ít sản xuất nên Công ty đang áp dụng hình thức trả lương chủ yếu là theo thời gian cho các bộ phận. (Lương nhân viên sản xuất làm theo thời vụ trả theo từng khâu của 1 sản phẩm). Ngoài ra, còn có tiền lương làm thêm giờ.
Tiền lương tính theo thời gian là tiền lương tính trả cho người lao động theo thời gian làm việc, cấp bậc công việc và thang lương cho người lao động. Tiền lương tính theo thời gian có thể thực hiện tính theo tháng, ngày hoặc giờ làm việc của người lao động tùy theo yêu cầu và trình độ quản lý thời gian lao động của doanh nghiệp.
Thường tính lương cho nhân viên dựa trên lương theo số năm lao động của người lao động.
Tiền lương tháng là tiền lương đã được qui định sẵn đối với từng bộ phận được tính và trả cố định hàng tháng trên cơ sở hợp đồng lao động.
Lương tháng tương đối ổn định và được áp dụng khá phổ biến nhất đối với doanh nghiệp.
Ví dụ: Ông Phạm Văn Huyền – Trưởng Phòng tổ chức hành chính Mức lương cơ bản là 1.800.000 đồng/tháng, hệ số lương là 2,50, số ngày làm viêc là quy định là 22 ngày, làm đủ ngày công, phụ cấp chức vụ 500.000 đồng, phụ cấp tiền ăn 200.000 đồng.
Vậy tổng tiền lương ông Huyền trong tháng (chưa trừ các khoản bảo hiểm, KPCĐ) là:
Tổng lương = 4.500.000 + 500.000 + 200.000 = 5.200.000 đồng Ông: Trần Hoàng Lộc – Bảo vệ
- Mức lương cơ bản là 1.800.000 đồng/tháng, hệ số lương là 1,50, số ngày làm viêc là 30 ngày, phụ cấp tiền ăn 200.000 đồng.
Vậy tổng tiền lương ông Lộc trong tháng (chưa trừ các khoản bảo hiểm, KPCĐ) là:
Tổng lương = 2.700.000 + 200.000 = 2.900.000 đồng Lương ngày:
Lương ngày là tiền lương được tính và trả cho một ngày làm việc được áp dụng cho lao động trực tiếp hưởng lương theo thời gian hoặc trả lương cho nhân viên trong thời gian học tập, hội họp, hay làm nhiệm vụ khác, được trả cho hợp đồng ngắn hạn. Do tính chất thời vụ không làm việc thường xuyên nên lương nhân viên giao nhận (tài xế) của công ty được tính theo ngày, chỉ tính lương vào những ngày làm việc
Chẳng hạn: Ông Nguyễn Đình Tài – Nhân viên giao nhận (tài xế) - Mức lương cơ bản là 1.800.000 đồng/tháng, hệ số lương là 1,50, số ngày làm viêc là 30 ngày, phụ cấp tiền ăn 200.000 đồng, phụ cấp xăng 300.000 đồng.
Vậy tổng tiền lương ông Tài trong tháng là:
Lương cơ bản = 1.800.000 x 2,50 x 22 ngày = 4.500.000 22 ngày Lương cơ bản = 1.800.000 x 1,50 x 30 ngày = 2.700.000 30 ngày Tiền lương tháng
Số ngày LV quy định trong tháng Tiền lương ngày =
Tổng lương = 2.700.000 + 200.000 + 300.000 = 3.200.000 đồng - Tiền lương tháng: 3.200.000 đồng
- Tiền lương ngày = 3.200.000 : 30 = 106.667.đồng/ngày Các nhân viên còn lại tính tương tự.