3.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển
Công ty TNHH Xây dựng và Dịch vụ Tila (Tên thương mại: TILAwindow) được thành lập chính thức vào ngày 19/10/2004 với số vốn ban đầu là 1 tỷ đồng.
Trụ sở chính đặt ở 75 Đường 3/2, P. Hưng Lợi, Q. Ninh Kiều, TPCT Ngày 20/04/2011 Công ty chính thức dời về địa chỉ 167 đường 3/2, P. Hưng Lợi, Q. Ninh Kiều, TPCT.
Tên tiếng Việt : Công ty TNHH XD và DV TILA
Tên viết tắt : TILA CONSTRUCTION CO.,TLD
Trụ sở chính : Số 167 đường 3/2, Phường Hưng Lợi, Quận Ninh Kiều, TP. Cần Thơ. Số điện thoại : 07103 838 671 Fax : 07103 781 645 Email : sales@tilawindow.com.vn Website : www.tilawindow.vn Vốn điều lệ : 1.000.000.000 đồng Mã số thuế : 1800612525
Số tài khoản : 011.100.0477072 tại Ngân hàng: Vietcombank – chi nhánh Cần Thơ
3.1.2 Ngành nghề và lĩnh vực kinh doanh
- Xây dựng và sửa chữa các công trình dân dụng, công nghiệp. - Dịch vụ cung ứng lao động
- Tư vấn, giám sát xây dựng
- Sản xuất và kinh doanh các sản phẩm nhôm, kiếng, sắt và inox. Tư vấn giám sát xây dựng (công trình dân dụng, công nghiệp).
- Xây dựng công trình cấp thoát nước và vệ sinh môi trường. Gia công lắp đặt hệ thống cơ, điện công trình, ống công nghiệp công trình.
- Lắp đặt các loại cửa nhôm kính và cửa nhựa lõi thép gia cường TILAWINDOW và AMERICANWINDOW.
- Đại lý, môi giới, đấu giá (đại lý phân phối thanh nhựa, phụ kiện và thiết bị sản xuất cửa uPVC).
- Gia công lắp đặt coffa
3.1.3 Cơ sở vật chất kỹ thuật, số lượng nhân viên và trang thiết bị - Tập thể công nhân viên trong công ty gồm có 46 người.
- Chi tiết nhân viên các bộ phận : + Ban giám đốc và quản lý: 04 người. + Phòng tổ chức hành chính: 01 người. + Phòng kế toán tài chính : 04 người. + Phòng kỹ thuật: 05 người
+ Phòng kinh doanh: 14 người. + BP. Sản xuất: 18 người. - Trang thiết bị gồm có các loại :
+ Máy vi tính nhằm phục vụ cho việc lưu trữ các loại sổ sách. + Máy Fax.
+ Máy in. + Máy lạnh. + Máy Photo.
+ Văn phòng (công ty, chi nhánh). + Thiết bị phòng cháy chữa cháy. + Các loại xe….
3.1.4 Cơ cấu tổ chức quản lý của Công ty
3.1.4.1 Đặc điểm của cơ cấu tổ chức
- Cơ cấu tổ chức tại công ty theo dạng trực tuyến, dưới sự điều hành cao nhất là Giám đốc, Giám đốc điều hành và giao nhiệm vụ trực tuyến cho các phòng, Giám đốc có thể giao nhiệm vụ cho từng cá nhân khi cần thiết.
- Hội đồng thành viên gồm 2 thành viên, trong đó Giám đốc chịu trách nhiệm trước pháp luật.
- Hội đồng thành viên là cơ quan quyết định cao nhất của công ty, thành viên là tổ chức chỉ định người đại diện theo ủy quyền tham gia Hội đồng thành viên theo điều lệ công ty quy định cụ thể định kỳ họp Hội đồng thành viên một năm họp 2 lần.
- Quyền lợi và nghĩa vụ của Hội đồng thành viên:
+ Quyết định chiến lược phát triển và kế hoạch kinh doanh hằng năm của công ty.
+ Quyết định tăng hoặc giảm vốn điều lệ, quyết định thời điểm và phương thức huy động thêm vốn.
+ Quyết định phương thức đầu tư và dự án đầu tư có giá trị trên 50% tổng giá trị tài sản được ghi trong Báo Cáo Tài chính tại thời điểm công bố gần nhất của công ty hoặc một tỷ lệ khác nhỏ hơn quy định tại điều lệ của công ty.
+ Quyết định giải pháp phát triển thị trường, tiếp thị và chuyển giao công nghệ, thông qua hợp đồng vay, cho vay, bán tài sản có giá trị bằng hoặc lớn hơn 50% tổng giá trị tài sản được ghi trong Báo Cáo tài chính tại thời điểm công bố gần nhất của công ty hoặc một tỷ lệ khác nhỏ hơn quy định tại điều lệ của công ty.
+ Bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm hội đồng thành viên, quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức, ký và chấm dứt hợp đồng đối với TP. Kinh doanh, TP. Kế hoạch sản xuất, Kế toán trưởng và người quản lý khác quy định tại điều lệ công ty.
+ Quyết định mức lương, thưởng và lợi ích khác đối với hội đồng thành viên, Giám đốc hoặc P. Giám đốc, Kế toán trưởng và người quản lý khác quy định tại công ty.
+ Thông qua Báo Cáo tài chính hằng năm, phương án sử dụng và phân chia lợi nhuận hoặc phương án xử lý lỗ của công ty.
+ Quyết định cơ cấu tổ chức quản lý công ty.
+ Quyết định thành lập công ty con, chi nhánh, văn phòng đại diện. + Sửa đổi, bổ sung điều lệ của công ty.
+ Quyết định tổ chức tại công ty.
+ Quyết định giải thể hoặc yêu cầu phá sản công ty.
+ Các quyền và nghĩa vụ khác theo quy định của luật doanh nghiệp và điều lệ công ty.
Trang 36
Hình 3.1: Cơ cấu tổ chức của Công ty
BAN GIÁM ĐỐC XƯỞNG SẢN XUẤT TP KINH DOANH KẾ TOÁN TRƯỞNG BỘ PHẬN KHO BỘ PHẬN BÁO GIÁ QUẢN LÝ BÁN HÀNG THỦ QUỸ KT CHI TIẾT KT TỔNG HỢP BỘ PHẬN SẢN XUẤT QUẢN LÝ SẢN XUẤT
Do cơ cấu của công ty được phân chia trách nhiệm chặt chẽ nên các công việc hàng ngày luôn được theo dõi kịp thời.
3.1.4.2 Chức năng và nhiệm vụ của các phòng
Xuất phát từ những đặc điểm, nhiệm vụ, chức năng của công ty đòi hỏi phải có bộ máy quản lý thích hợp thì hoạt động kinh doanh mới có hiệu quả cao. Để đạt được những hiệu quả đó ta phải dựa trên những nguyên tắc sau:
- Có mục tiêu chiến lược thống nhất.
- Có chế độ trách nhiệm rõ ràng, quyền hạn và trách nhiệm cân xứng nhau.
- Có sự mềm dẻo về tổ chức.
- Có sự tập trung thống nhất về một đầu mối.
- Đảm bảo nâng cao hiệu quả trong quá trình kinh doanh.
Để thấy rõ bộ máy quản lý của công ty hoạt động ra sao ta đi sâu tìm hiểu từng bộ phận.
- Giám đốc: Là người điều hành toàn bộ mọi hoạt động kinh doanh của công ty, chịu trách nhiệm trước công ty trước pháp luật về việc sử dụng vốn, tài sản và hoạt động kinh doanh của công ty.
- Phòng kế toán: Đây là phòng chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc công ty, phòng kế toán có các chức năng sau:
+ Theo dõi, quản lý, giám sát toàn bộ hoạt động tài chính của công ty. + Lập kế hoạch tài chính, đề xuất các giải pháp tài chính cho công ty để trình lên Giám Đốc công ty.
- Phòng kinh doanh: Đây là phòng chức năng chịu sự chỉ đạo trực tiếp và toàn diện của giám đốc công ty, có các chức năng sau:
+ Giao tiếp với khách hàng để cung cấp các nguồn hàng cho khách hàng.
+ Phụ trách kho nguyên vật liệu, theo dõi, quản lý việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ và thanh toán, kiểm soát công nợ của khách hàng.
- Phòng tổ chức hành chính:Giúp Giám đốc trong công tác tổ chức nhân sự, lao động tiền lương và chấm dứt hợp đồng lao động. Áp dụng và xây dựng định mức lao động chuyên ngành để tổ chức giao khoán tiền lương, tính lương, tiền thưởng và Bảo hiểm xã hội cho người lao động.
Trang 38
- Bộ phận xưởng sản xuất: Trưởng bộ phận sản xuất nhận thông tin từ Trưởng phòng kế hoạch sản xuât và phân công cho thợ sản xuất sản phẩm.
* Mối quan hệ giữa Ban Giám Đốc, các phòng ban và các bộ phận kinh doanh:
Mỗi phòng ban, mỗi bộ phận đều có một chức năng riêng, nhưng giữa chúng có mối quan hệ mật thiết với nhau đều chịu sự chỉ đạo của Giám đốc công ty tạo thành một chuỗi mắc xích trong bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh của công ty. Vị trí và vai trò của mỗi phòng ban, mỗi bộ phận quản lý là khác nhau nhưng mục đích chung là sự tồn tại và phát triển của công ty ngày càng hoàn thiện hơn.
3.1.5 Tổ chức công tác kế toán
3.1.5.1 Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty
Tình hình hoạt động kinh doanh của công ty phát triển tương đối ổn định. Tuy nhiên, đặc thù các sản phẩm của công ty có giá trị lớn nên số lượng nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ khá ít. Mặt khác, quy trình kế toán của công ty được tổ chức khá đơn giản, gọn nhẹ,... Do đó, công ty chỉ có duy nhất một kế toán tổng hợp kiêm nhiệm toàn bộ công tác sổ sách kế toán của công ty từ kế toán thu chi, công nợ, mua hàng, bán hàng,… và một thủ quỹ.
3.1.5.2 Hình thức kế toán áp dụng tại Công ty
Để phù hợp với quy mô của công ty và các nghiệp vụ phát sinh cũng như phù hợp với trình độ của nhân viên kế toán, hiện nay công ty hạch toán kế toán theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ban hành ngày 20/03/2006 của Bộ
KẾ TOÁN TRƯỞNG KẾ TOÁN VẬT TƯ KẾ TOÁN THANH TOÁN KẾ TOÁN NGÂN HÀNG THỦ QUỸ KẾ TOÁN TỔNG HỢP KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG
trưởng Bộ tài chính, áp dụng hình thức "Nhật ký chung" và sử dụng các loại chứng từ biểu mẫu in sẵn do Bộ tài chính, cục thống kê và cơ quan có thẩm quyền ban hành. Đồng thời thực hiện đầy đủ các biểu mẫu quy định trong pháp lệnh kế toán thống kê, đảm bảo sự kết hợp chặt chẽ giữa hạch toán chi
tiết với hạch toán tổng hợp.
- Sổ sách và chứng từ kế toán áp dụng: Sổ Nhật ký chung, sổ Cái, các sổ chi tiết, phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất kho, phiếu nhập kho, hoá đơn GTGT...
- Niên độ kế toán là 01 năm (từ ngày 01/01 đến ngày 31/12).
- Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán: Việt Nam đồng (Ký hiệu quốc gia là “đ”, ký hiệu quốc tế là “VND”).
- Công ty hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. Tính giá vốn hàng tồn kho theo phương pháp nhập trước - xuất trước (FIFO) và nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.
Hệ thống báo cáo tài chính sử dụng tại công ty: - Bảng cân đối kế toán: Mẫu số B-01/DNN
- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh: Mẫu số B-02/DNN - Báo cáo lưu chuyển tiền tệ: Mẫu số B-03/DNN
- Thuyết minh báo cáo tài chính: Mẫu số B 09-DNN
3.1.5.3 Chức năng và nhiệm vụ của kế toán
+ Kế toán trưởng: Trợ giúp cho Giám đốc tổ chức chỉ đạo toàn bộ công tác tài chính, thông tin kinh tế, hạch toán kế toán. Chịu sự chỉ đạo trực tiếp của ban lãnh đạo đồng thời chịu sự kiểm tra về mặt nghiệp vụ của cấp trên và cơ quan tài chính thống kê. Tổ chức quản lý dữ liệu, giữ bí mật dữ liệu, kiểm tra việc chấp hành bảo vệ tài sản, tiền vốn, các chính sách chế độ đối với người lao động, kiểm kê đánh giá lại tài sản theo đúng chủ trương và chế độ của Công ty.
Có trách nhiệm giúp Giám đốc tổ chức phân phối hoạt động kinh tế. Tham gia nghiên cứu cải tiến quản lý kinh doanh. Tổ chức thi hành, hoàn thiện chế độ hạch toán kinh tế theo yêu cầu đổi mới cơ chế quản lý các chế độ, thể lệ tài chính kinh tế do Nhà nước quy định.
Phân phối chỉ đạo các nhân viên kế toán. Tổ chức bộ máy kế toán thống kê, tổ chức phản ánh đầy đủ kịp thời, trung thực mọi hoạt động của đơn vị, lập đầy đủ và đúng hạn các báo cáo kế toán thống kê quy định. Thực hiện việc
Trang 40
trích nộp, thanh toán theo đúng chế độ, thực hiện các quy định về kiểm kê. Thực hiện việc kiểm tra, kiểm soát việc chấp hành luật pháp, thực hiện các kế hoạch sản xuất kinh doanh.
Thực hiện đào tạo bồi dưỡng chuyên môn cũng như phổ biến và hướng dẫn quy định mới cho các bộ phận, cá nhân có liên quan cũng như trong bộ máy kế toán. Tiến hành phân tích kinh tế, tham gia xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh mà trọng tâm là kế hoạch tài chính đồng thời không ngừng củng cố và hoàn thiện chế độ hạch toán kế toán trong đơn vị.
Kế toán trưởng có quyền phân công chỉ đạo trực tiếp tất cả các nhân viên kế toán thống kê làm việc tại Công ty, có quyền yêu cầu tất cả các bộ phận trong đơn vị cung cấp những tài liệu thông tin cần thiết cho công việc kế toán và kiểm kê. Các loại báo cáo kế toán thống kê phải có chữ ký của Kế toán trưởng mới có giá trị pháp lý. Kế toán trưởng có quyền từ chối không thực hiện những mệnh lệnh vi phạm pháp luật, đồng thời phải báo cáo kịp thời những hành động sai trái của thành viên trong đơn vị cho các cấp có thẩm quyền tương ứng.
* Kế toán tổng hợp
- Kiểm tra toàn bộ các định khoản, các nghiệp vụ phát sinh - Kiểm tra, đối chiếu giữa số liệu chi tiết và số liệu tổng hợp. - Kiểm tra số dư cuối kỳ có hợp lý và đúng với thực tế không. - Xác định và đề xuất lập dự phòng hoặc xử lý công nợ phải thu khó đòi.
- Tính giá thành, định khoản các nghiệp vụ về giá thành. - Kết chuyển doanh thu, chi phí, lãi lỗ.
- In sổ kế toán.
- Lập báo cáo tài chính, báo cáo quản trị, báo cáo thống kê,… - Lập các báo cáo thuế.
- Cùng kế toán trưởng giải trình, cung cấp tài liệu, số liệu cho các cơ quan như: thuế, kiểm toán, các đoàn thanh tra kiểm tra khi có yêu cầu. - Kiến nghị và đề xuất các biện pháp khắc phục cải tiến ./.
* Kế toán chi tiết
+ Kế toán vật tư: Thực hiện các công việc liên quan đến vật tư hàng hoá như:
+ Phản ánh tình hình Nhập- xuất- tồn vật tư hàng hóa ở các kho trực tiếp do công ty quản lý.
+ Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ, chính xác của các phiếu nhập, phiếu xuất, hướng dẫn các bộ phận trong công ty thực hiện đúng quy định của nhà nước.
+ Mở thẻ kho, kiểm tra thẻ kho, chốt thẻ kho của từng kho của công ty thực hiện theo đúng quy định của nhà nước.
+ Đối chiếu với kế toán tổng hợp vào cuối tháng, căn cứ vào sổ kế toán của mình, cuối tháng đối chiếu với số liệu kế toán do máy cung cấp.
+ Thực hiện việc kiểm kê khi có quyết định kiểm kê.
+ Kế toán thanh toán: Theo dõi và thực hiện các nghiệp vụ thu chi bằng tiền, lập sổ, thẻ chi tiết về tài sản bằng tiền của Công ty.
+ Kế toán ngân hang:
+ Có kế hoạch rút tiền mặt, tiền vay để chi tiêu.
+ Theo dõi tiền gửi, các khoản tiền gửi, tiền vay của các ngân hàng trong công ty.
+ Báo cáo số dư hàng ngày tiền gửi và tiền vay của công ty với trưởng phòng và với giám đốc.
+ Báo cáo với trưởng phòng về kế hoạch trả nợ vay đối với từng ngân hàng.
+ Kiểm tra tính hợp lệ, hợp lý của chứng từ dùng để chuyển tiền, kiểm tra lại tên đơn vị, số tài khoản, mã số thuế, tên ngân hàng mà mình chuyển tiền vào đó, báo cáo với Trưởng phòng những trường hợp bất hợp lý, sai sót.
+ Kế toán tiền lương: Thực hiện các công việc liên quan đến tiền lương và các khoản trích theo lương gồm:
+ Lập, ghi chép, kiểm tra và theo dõi công tác chấm công và bảng thanh toán lương cho cán bộ công nhân viên trong công ty.
+ Tính ra số tiền lương, số tiền BHXH, BHYT, KPCĐ theo đúng các quy định của nhà nước.