Khách hàng là đối tượng cuối cùng mà Bình An Texco hướng tới. Hiện tại do Bình An Texco là doanh nghiệp mới thành lập nên khách hàng còn chưa nhiều làm ảnh hưởng đến doanh số. Hiện tại công ty cũng đã có những chính sách ưu đái giành cho khách hàng như là việc thưởng 5% cho khách hàng thanh toán đúng hạn, chế độ
ưu đãi cho khách hàng thường xuyên. Tuy nhiên những chính sách này chưa nhiều làm cho sản phẩm của công ty chậm được truyền bá và lan rộng. Thời gian tới, công ty cần tổ chức thêm các sự kiện, các chương trình chăm sóc khách hàng như tăng quảng cáo, gặp gỡ khách hàng, tài trợ các chương trình từ thiện. Lợi ích của khách hàng được đảm bảo là điều kiện tốt để daonh nghiệp đảm bảo lợi ích của mình.
4.4.4. Thông tin trợ giúp
Sự thông suốt của hệ thống thông tin trong phân phối là rất quan trọng, la yếu tố cơ bản giúp cho sự gắn kết giữa các kênh của hệ thống, giúp cho các nhà quan trị nhanh chóng nắm bắt tình hình để kịp thời ứng phó được đối với những thông tin nhạy cảm, đồng thời giúp chó các điểm phân phối trở nên linh động trong việc đáp ứng nhu cầu khách hang. Một doanh nghiệp dù lớn hay nhỏ thì hệ thống thông tin lúc nào cũng là yếu tố thiết yếu phải quan tâm chu đáo. Một doanh nghiệp mạnh thì yếu tố cần có là có một kênh thông tin phủ sóng mạnh mẽ. Hệ thống thông tin của Bình An Texco được thể hiện ở sơ đồ hình 4.4
Hình 4.5. Luồng Chảy Thông Tin Trong HTPP Của Công Ty
Nguồn: Phòng Kinh Doanh Hệ thống thông tin của Bình An Texco theo hình 4.4 thì có thể chia làm ba luồng như sau:
Thứ nhất: luồng thông tin từ trên xuống dưới: Những chiến lược, những chỉ thị của cấp lãnh đạo được nhanh chóng chuyển đến Phòng Kinh Doanh và các phòng ban khác để kịp thời thực hiện, ứng phó kịp thời với những biến động của thi trường. Luồng thông tin này chủ yếu được chỉ thị bằng văn bản , mang tính mệnh lệnh hoặc mang tính trưng cầu ý kiến cấp dưới về những hoạt động bán hàng của công ty. Có thể là một chương trình quảng cáo, một chiến lược tiêu thụ sản phẩm trong từng thời kỳ hoặc chương trình tiếp xúc khách hàng để giới thiệu sản phẩm. Luồng thông tin này luôn đảm bảo mức nhanh chóng kịp thời để các cấp dưới thực hiện đúng thời điểm, đảm bảo mục tiêu đưa ra của công ty.
Thứ hai là luồng thông tin từ cấp dưới lên trên: Đây là những báo cáo, những ý kiến cung cấp những thông tin về thị trường, về tình hình tiêu thụ và các vấn đề khác liên quan đến công ty. Luồng thông tin này được truyền bằng các văn bản, các báo cáo, emai, fax hoặc bằng điện thoại khi cần kíp. Đây là luồng thông tin rất quan trọng để ban lãnh đạo nhanh chóng nắm bắt được các biến động của thị trường, về tình tình thực tế của công ty, từ đó có các ứng phó kịp thời với mọi sự thay đổi. Vì vậy, luồng thông tin này luôn phải đảm bảo sự chình xác và nhanh nhạy.
Thứ ba là luồng thông tin chảy ngang: Bao gồm tất cả những thông tin được chia sẻ giữa các phòng bao của công ty. Các chiến lược mà ban lãnh đạo đưa ra cần phải được xuyên suốt hết các phòng trong công ty để đảm bảo một sự nhất quán cần thiết trong hoạt động. Khi có một biến động của thị trường xảy ra về chính sách xã hội, về khách hàng hay về đối thủ cạnh tranh thì phòng kinh doanh phải nhanh chóng nắm bắt để báo lên ban giám đốc, đồng thời phải tùy thông tin có liên quan đến phòng ban nào thì phải báo cho phòng ban đó biết. Ngược lại những thông tin từ nội bộ thì các phòng ban phải cho phòng kinh doanh biết tùy mức độ để phòng kinh doanh có cách tiếp xúc phù hợp với môi trường.
Như vậy có thể thấy vấn đề thông tin rất được Bình An Texco quan tâm nhưng cũng cho thấy rằng nó chưa thực sự hiệu quả. Hầu hết các phòng ban đều phải tự xử lý thông tin mà phân bổ, điều này làm chậm trễ việc truyền tải các thông tin nhạy cảm, thậm chí các thông tin có thể đến các phòng ban không phù hợp. Để giải quyết vấn đề này, công ty cần xây dựng một bộ phận chuyên xủa lý thông tin bằng cách sử dụng phần mềm kết hợp với nhân viên có năng lực. Khi bộ phận này đã được hình thành thì
nó xử lý mọi thông tin từ các cấp sau đó phân bổ thông tin đi những nơi phù hợp. Điều này đảm bảo thông tin sẽ được chuyển đến đúng nơi cần đến, đảm báo nhanh chóng, kịp thời. Với lại, khi có bộ phận xử lý thông tin thì qua phân tích chuyên môn sẽ làm giảm mức nhầm lẫn một cách tối đa làm cho thông tin có độ chính xác cao.
4.4.5. Kết quả hoạt động phân phối của công ty
Việc cung cấp sản phẩm cho thị trường phụ thuộc vào khả năng sản xuất của công ty. Vì vậy ta tìm hiểu các yếu tố tác động đến khả năng sản xuất và mở rộng sản xuất của công ty. Một sản phẩm ra đời cần dựa vào nhiều yếu tố như là: nguyên liệu, kỹ thuật sản xuất, yếu tố con người và khả năng tiêu thụ. Trong khi đó thì việc mở rộng sản xuất lại phụ thuộc lớn vào nhà cung cấp nguyên liệu và khả năng tiêu thụ.
Cơ cấu nhân sự của công ty như đã giới thiệu trong mục 2.1.3 ở trên hoàn toàn có đủ khả năng để đáp ứng một môi trường sản xuất hiện đại, chuyên nghiệp. Nếu có mở rộng sản xuất thì sẽ ít có trở ngại từ yếu tố nhân lực. Ở đây ta đi vào phân tích các yếu tố sau: hiệu quả sản xuất, nguồn nguyên liệu và quy mô tiêu thụ sản phẩm của công ty.