c. Tập hợp tài liệu và đánh giá chất lượng hồ sơ dự thầu
1.3.2.1.Những hạn chế
Một là, tỷ lệ trúng thầu chưa tương xứng với tiềm năng của HANDICO 68.
Các bảng số liệu về số lượng gói thầu cho thấy trung bình trong 3 năm gần đây (2009- 2011) HANDICO 68 tham gia hơn 60 cuộc đấu thầu mỗi năm và các gói thầu xây lắp chiếm gần ½. Tỷ lệ trúng thầu nói chung trung bình ở mức 40%, riêng với đấu thầu xây lắp tỷ lệ này cao hơn giữ ở mức xấp xỉ 50%. Các số liệu trên có thể đánh giá Công ty có được mức thắng thầu khá cao, các gói thầu được duy trì ổn định qua các năm. Tuy nhiên khi nhìn lại những tiềm lực của Công ty trong lĩnh vực đấu thầu xây lắp nói riêng và đấu thầu nói chung có thể thấy những con số kể trên vẫn chưa đạt mức tối ưu. Trong các năm qua, Công ty đã liên tục đầu tư mua sắm máy móc thiết bị được nhập khẩu từ nước ngoài, công suất lớn phục vụ công tác thi công xây dựng. Nguồn nhân lực được tuyển dụng để làm việc trong lĩnh vực xây lắp của Công ty cũng chiếm hơn 70% số lượng lao động có trong Công ty. Bên cạnh đó phải kể đến đội ngũ công nhân kỹ thuật được đào tạo, tham gia thi công trực tiếp các công trình với quân số hơn 400 người. Về khả năng tài chính giành cho đấu thầu, HANDICO 68 luôn xác định công tác nhận thầu xây lắp là nhiệm vụ kinh doanh thiết yếu, lâu dài có ý nghĩa sống còn với sự tồn tại và phát triển của Công ty. Chính vì vậy, mỗi năm Công ty đều có kế hoạch sử dụng vốn cho hoạt động nhận thầu xây lắp để doanh thu và lợi nhuận từ hoạt động này đảm bảo công việc và mức lương cho số cán bộ làm việc tại Công ty.
Xét trong dài hạn, nếu muốn phát triển nhận thầu xây lắp trở thành nghiệp vụ kinh doanh hàng đầu, mang lại nhiều lợi ích hơn nữa cho HANDICO 68 thì việc huy động và sử dụng nguồn lực của Công ty cho hoạt động này phải được thay đổi theo hướng mở rộng cả về số lượng và quy mô các gói thầu.
Hai là, thời gian phân bố cho công tác chuẩn bị các hồ sơ dự thầu chưa hợp lý .
Mỗi năm HANDICO 68 tham gia rất nhiều các gói thầu khác nhau, bao nhiêu gói thầu tham gia là bấy nhiêu hồ sơ dự thầu mà Công ty phải chuẩn bị. Việc này dẫn đến sự chồng chéo trong công tác chuẩn bị hồ sơ dự thầu tại Công ty. Đặc biệt, đối với các gói thầu xây lắp có độ phức tạp và thời gian chuẩn bị dài nhất, chuẩn bị nhiều hồ sơ dự thầu xây lắp cùng lúc sẽ không đảm bảo chất lượng các hồ sơ.
việc lập hồ sơ dự thầu. Điển hình trong những năm 2007- 2009 khi kinh tế xây dựng phát triển, cơ hội tiếp cận các gói thầu lớn Công ty đã liên tiếp tham gia dự thầu các gói thầu xây lắp có thể tìm được mà chưa có sự chọn lọc nên mặc dù tham dự nhiều cuộc đấu thầu nhưng số lượng và giá trị các gói thầu thắng thầu không lớn.
Ba là, số lượng và quy mô gói thầu trúng thầu chậm được cải thiện.
Số lượng các gói thầu được Công ty lựa chọn tham gia đấu thầu tăng qua các năm nhưng tốc độ tăng chậm. Trong các năm 2008- 2011, số lượng gói thầu xây lắp còn có xu hướng giảm do sự thu hẹp của thị trường xây dựng. Sự cạnh tranh trên thị trường ngày càng lớn nhưng Công ty vẫn chưa có được chiến lược, trọng tâm cho công tác đấu thầu xây lắp. Hơn thế nữa, quy mô các gói thầu trúng thầu không tăng. Giá trị trung bình các gói thầu vẫn dậm chân tại mức 17- 18 tỷ. Các gói thầu có giá lớn hơn 50 tỷ chỉ chiếm tỷ lệ rất nhỏ cho thấy đa số những hợp đồng trúng thầu có giá trị ít hơn 10 tỷ. Không trúng được các gói thầu khá và lớn cho thấy hạn chế trong năng lực cạnh tranh của nhà thầu, Công ty chỉ có thể thắng các nhà thầu nhỏ hơn, yếu thế hơn mà chưa thực sự cạnh tranh được với các công ty xây dựng có tiềm năng tương đương.
Bốn là, số lượng gói thầu liên danh trúng thầu quá ít, các đối tác liên danh không được chú trọng.
Liên danh trong đấu thầu là hình thức hợp tác khá phổ biến. Các nhà thầu liên danh với nhau để tối đa hóa năng lực sẵn có và tối thiểu hóa những thiếu hụt tồn tại. Đối với các gói thầu xây lắp, liên danh có thể được hình thành giữa các nhà thầu thực hiện xây dựng với các doanh nghiệp cung cấp nguyên vật liêu, cho thuê máy móc thiết bị hoặc giữa các nhà thầu xây dựng với nhau. Nếu liên danh, các bên tham gia phải tiến hành ký kết thỏa thuận liên danh và tất cả phải có trách nhiệm tham gia vào hoạt động của gói thầu. Trong thực tế, HANDICO 68 gần đây mới tham gia liên danh và có rất ít gói thầu được thực hiện dưới hình thức nhà thầu liên danh (mới thực hiện 4 gói thầu liên danh), đây là một trở ngại để Công ty tiếp cận với các gói thầu quy mô lớn, học hỏi và ứng dụng công nghệ tiên tiến trên các lĩnh vực mới (như xây dựng khu công nghiệp, xây dựng cầu, hầm, xây dựng đường sân bay ... ).Thị trường mới không được khai thác trong khi thị trường hiện tại đang bị thu hẹp, nếu Công ty không tích cực hợp tác với các nhà thầu khác sẽ không thể nâng cao hiệu quả đấu thầu.
Ngoài nhà thầu liên danh ,các nhà cung cấp nguyên vật liệu, cho thuê máy móc thiết bị cũng có ảnh hưởng đến hoạt động nhận thầu xây lắp của Công ty. Đây
là những yếu tố đầu vào quan trọng không thể thiếu để hoàn thành gói thầu. Dựa vào mối quan hệ hợp tác nhiều năm, HANDICO 68 có nhiều hợp đồng với các nhà cung cấp hàng hóa có uy tín ở cả trong và ngoài nước. Nhưng Công ty chưa mạnh dạn trong việc đặt hàng những sản phẩm mới, riêng có để tạo sự khác biệt về nguyên vật liệu với các đối thủ cạnh tranh.