a. Nâng cao chuyên môn, nghiệp vụ của cán bộ phụ trách tìm kiếm, xử lý thông tin
2.2.3.Nâng cao năng lực dự thầu 1 Nâng cao năng lực nhân sự
2.2.3.1. Nâng cao năng lực nhân sự
Trong công tác lập hồ sơ dự thầu, Công ty cần tổ chức thành các nhóm chuyên môn được hình thành từ chính các phòng ban trong doanh nghiệp tránh việc một phòng phải làm quá nhiều công tác cùng lúc.
Nhóm làm phần hành chính pháp lý: nhóm này phải kê khai những năng lực sẵn có theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu. Đây là phần đầu tiên của hồ sơ dự thầu được chủ đầu tư đánh giá, Công ty nên lập sẵn hồ sơ về năng lực cao nhất để khi đấu thầu có thể rà soát lại nhằm giảm bớt thời gian và những sai sót có thể xảy ra. Hình thức hồ sơ cũng rất quan trọng để tạo ấn tượng với chủ đầu tư thì các nội dung phải được sắp xếp theo trình tự logic, khoa học làm tăng tính thuyết phục cho hồ sơ dự thầu.
Nhóm chuẩn bị nội dung kĩ thuật: bao gồm những cán bộ kĩ thuật, chuyên gia có trình độ và kinh nghiệm. Nhóm này dựa vào sự hiểu biết, kinh nghiệm và những thông tin thu được để thực hiện đầy đủ và hoàn chỉnh các khâu: thuyết minh biện pháp thi công, bản vẽ thiết kế và bản vẽ tiến độ thi công, biện pháp đảm bảo chất lượng, bố trí máy móc thiết bị, vật tư vật liệu và nhân công thực hiện dự án.
Đồng thời đưa ra sơ đồ tổ chức hiện trường, bố trí lao động, máy móc thiết bị sao cho có hiệu quả nhất. Đây chính là khâu quyết định đến các chỉ tiêu kỹ thuật của công trình: tiến độ, chất lượng, an toàn… trong thi công công trình. Đồng thời thực hiện công tác này có thể tránh được sự chồng chéo trong quản lý và sử dụng hiệu quả máy móc thiết bị, phát huy được các thế mạnh về nhân lực và máy móc thiết bị.
Nhóm làm phần thương mại tài chính: Nhóm này thực hiện lập giá dự thầu, thuyết minh biểu tính giá dự thầu. Một công việc cần thiết của nhóm này nữa là các điều kiện về tài chính và các điều kiện thanh toán hợp đồng có lợi cho doanh nghiệp nhưng lại phải để cho chủ đầu tư dễ chấp nhận.
2.2.3.2. Năng lực máy móc thiết bị
Trong hồ sơ dự thầu, năng lực về máy móc trang thiết bị phục thi công là yếu tố quan trọng để bên mời thầu đánh giá và cho điểm. Công ty nào có máy móc càng
mới, phong phú thì cơ hội trúng thầu càng cao. Hơn nữa, với sự đòi hỏi ngày càng cao của chủ đầu tư về tiêu chuẩn kỹ thuật và tiến độ thi công công trình xây dựng thì đây là vấn đề quan tâm hàng đầu của Bên mời thầu khi xem xét. Bởi vậy Công ty phải không ngừng đầu tư vào trang thiết bị nhằm nâng cao năng lực kỹ thuật của Công ty và tăng sức cạnh tranh với các nhà thầu khác.
Có thể thực hiện một số giải pháp sau:
Trước hết là phải nâng cao hiệu quả sử dụng máy móc sẵn có: phân phối máy móc hợp lý theo tiến độ thi công, phân bố máy móc theo các địa điểm xây dựng và mặt bằng hợp lý, điều phối máy móc giữa các công trường; Có kế hoạch cải tiến sử dụng máy móc, nhằm nâng cao hệ số sử dụng máy theo công suất theo thời gian và đầu máy đưa vào hoạt động, thường xuyên bảo dưỡng, bảo trì để đảm bảo vận hành và tuổi thọ máy móc.
Đổi mới máy móc theo các hình thức:
• Chuyển giao công nghệ thông qua liên doanh với các Công ty khác, hoặc liên doanh với nước ngoài
• Mua mới công nghệ bằng vốn tự có, vay ngân hàng, chú ý tính toán kỹ lưỡng hiệu quả của máy móc đó mang lại thông qua các chỉ tiêu:thời gian thu hồi vốn(T) , thu nhập hiện tại ròng(NPV), tỷ suất hoàn vốn nội bộ ( IRR), …
• Thuê tài chính: Theo phương thức thuê tài chính Công ty sẽ đi thuê các tài sản cố định về hoạt động và được quyền sử dụng, tính khấu hao, nhưng không có quyền sở hữu, hết hạn hợp đồng Công ty được phép mua lại tài sản cố định với giá hợp lý.
Ngoài ra để nâng cao năng lực kinh tế kỹ thuật (năng lực, máy móc thiết bị) tăng khả năng cạnh tranh tham gia đấu thầu, Công ty có thể thực hiện liên doanh liên kết với các đơn vị khác. Đây là giải pháp quan trọng và hữu hiệu đối với Công ty trong điều kiện còn hạn chế về kỹ thuật. Bởi vậy mở rộng quan hệ liên kết, Công ty sẽ tận dụng được nhiều công nghệ kỹ thuật thi công của đơn vị bạn. Hơn nữa theo phương án này Công ty sẽ nâng cao năng lực kinh tế kỹ thuật của mình mà không cần phải bỏ vốn đầu tư. Tuy nhiên để thực hiện phương án này Công ty cần phải có khả năng đàm phán ngoại giao tốt và ưu thế vượt trội một lĩnh vực nào đó.
Hoạt động kiểm tra chất lượng máy móc phải được tiến hành thường xuyên. Hoạt động này giúp cán bộ quản lý biết máy nào chưa phát huy tác dụng, máy nào hỏng...xác định chính xác tiến độ thi công hợp lý. Các máy móc thiết bị
chuyên dụng cần được cán bộ kỹ thuật có kinh nghiệm, trình độ chuyên môn giỏi đánh giá kiểm tra.