Tổng Giám đốc triệu tập cuộc họp với các trưởng phòng để thông báo về quyết định tham gia dự thầu gói thầu số 03 nhà làm việc chính và thiết bị liền xây lắp- Dự án đầu tư xây dựng công trình: Trụ sở làm việc Huyện ủy Huyện Yên Phong- Bắc Ninh. Tại cuộc họp Tổng Giám đốc công bố quyết định ủy quyền (phụ
lục 1) cho Phó Tổng Giám đốc Trần Ngọc Lâm là người chỉ đạo công tác dự thầu.
Từ đây, Phó Tổng Giám đốc là người công bố các thông tin về gói thầu, do Phòng Dự án đã tập hợp từ trước và bước đầu đưa ra kế hoạch chuẩn bị hồ sơ dự thầu.
Trong đó, Phòng Kế hoạch- Kỹ thuật là đơn vị chịu trách nhiệm chính trong việc chuẩn bị hồ sơ dự thầu. Các phòng ban chức năng có liên quan chịu trách nhiệm cung cấp các tài liệu cần thiết cho hồ sơ dự thầu. Trưởng Phòng KH- KT xây dựng kế hoạch chi tiết thời gian chuẩn bị hồ sơ dự thầu để trình Phó Tổng Giám đốc phê duyệt, đảm bảo hoàn thành hồ sơ đúng hạn của bên mời thầu vào ngày 18/4/2011.
Sau khi có kế hoạch thời gian , từng phòng ban được thông báo thời gian cụ thể phải hoàn chỉnh thông tin cho hồ sơ dự thầu như sau:
Bảng 1.8. Kế hoạch chuẩn bị hồ sơ dự thầu gói thầu Trụ sở làm việc Huyện ủy huyện Yên Phong- Bắc Ninh
Nội dung chuẩn bị Phòng Thời gian (từ 21/3- 17/4/2011) Đơn dự thầu Kế hoạch- Kỹ thuật Trước 17/4/2011 Biện pháp thi công KH- KT Trước 10/4/2011 Báo cáo tài chính
Báo cáo nhân lực
TC- KT TC- HC
Trước 10/4/2011 Trước 10/4/2011 Bảng chi tiết giá dự thầu TC- KT Trước 17/4/2011
Nguồn: Tự tổng hợp từ Phòng KH- KT