Do chưa xác định được trọng tâm đấu thầu gây lãng phí nguồn lực
Hiện nay, HANDICO 68 mới chú trọng đến việc gia tăng số lượng các gói thầu tham dự mà chưa chú trọng đến việc loại bỏ các gói thầu không phù hợp hoặc ít phù hợp với Công ty trong từng giai đoạn. Nguyên nhân này dẫn đến hạn chế về tỷ lệ trúng thầu chưa tương xứng, chất lượng hồ sơ dự thầu không đảm bảo. Khi tìm kiếm thông tin về các gói thầu xây lắp, Công ty sử dụng các thông tin về lĩnh vực xây dựng, giá trị gói thầu, hình thức dự thầu, hồ sơ mời thầu ... để ra quyết định đấu thầu. Nhưng nếu xem xét cùng một lúc quá nhiều gói thầu và các gói thầu đều phù hợp với Công ty thì sẽ dẫn đến tình trạng quá tải trong việc chuẩn bị hồ sơ dự thầu.
Trung bình muốn có một hồ sơ dự thầu đầy đủ các nội dung được chuẩn bị kỹ càng, chính xác phải mất 3 tuần làm việc. Tùy mức độ phức tạp của biện pháp thi công mà phải huy động số lượng kỹ sư xây dựng, kiến trúc khác nhau nhưng với số lượng gần 50 kỹ sư đang làm việc tại Công ty thì không thể cùng lúc tham dự nhiều hơn 5 gói thầu xây lắp khác nhau vì như thế sẽ ảnh hưởng đến các công trình đang thi công. Các hồ sơ dự thầu được chuẩn bị vội vàng, đối phó có thể gây mất uy tín của nhà thầu đối với chủ đầu tư, làm làng phí thời gian, tiền bạc, công sức của Công ty.
Do chưa chủ động trong công tác tìm kiếm thông tin
Hiện nay tại Công ty chỉ có Phòng Dự án và Phát triển thị trường chịu trách nhiệm tìm kiếm thông tin về tất cả các gói thầu , bao gồm cả gói thầu xây lắp. Nhân lực không có đủ và quan hệ khiến cho việc tiếp cận thông tin của công ty trở nên thụ động. Hầu hết các gói thầu được tìm kiếm trên mạng internet, trên các trang báo giấy hoặc do tổng công ty cung cấp thông tin. Công ty chưa xây dựng được cơ chế tìm kiếm thông tin linh hoạt thông qua các đối tác khác như các khách hàng đã có quan hệ hợp tác trong quá khứ, các công ty xây dựng khác có khả năng liên kết để trở thành liên danh, yêu cầu thông tin trực tiếp từ các cơ quan- doanh nghiệp nhà nước có tổ chức đấu thầu ... Thông tin không đến được đồng nghĩa với việc doanh nghiệp không biết đến gói thầu và bỏ qua cơ hội kiếm tiền. Chỉ tìm thông tin trên
các phương tiện đại chúng là không đầy đủ và đôi khi thiếu chính xác. Hơn nữa các gói thầu được thông báo rộng rãi sẽ có mức độ cạnh tranh rất gay gắt, làm tăng thêm những bất lợi cho nhà thầu.
Sau khi có được những thông tin ban đầu về gói thầu, Phòng Dự án và Phát triển thị trường phụ trách xử lý thông tin.Nhưng do có nhiều loại gói thầu cần được xử lý và chuyên môn của cán bộ tại phòng không chuyên sâu vào từng loại gói thầu khiến thông tin có nhưng việc xử lý chậm và đôi khi không hiệu quả làm mất thời gian.
Do công tác Marketting chưa được thực hiện tốt
Công ty chưa có phòng ban chuyên môn hay cá nhân nào được giao nhiệm vụ tổ chức, thực hiện, kiểm soát quảng bá về thông tin và hình ảnh doanh nghiệp. Cho dù có lợi thế là một bộ phận thuộc tập đoàn xây dựng lớn thì việc giới thiệu HANDICO 68 tới các đơn vị đầu tư trướ khi gửi hồ sơ dự thầu sẽ tạo thuận lợi hơn cho Công ty khi tham gia buổi mở thầu.
Hoạt động marketting cho HANDICO 68 mới chỉ được thực hiện một cách manh mún, rời rạc mà chưa có một chiến lược, kế hoạch cụ thể. Các thông tin chủ yếu được giới thiệu qua website của Công ty nhưng cũng không được cập nhật thường xuyên. Chính sự mơ hồ do thiếu thông tin từ phía nhà thầu có thể làm giảm khả năng được mời tham gia đấu thầu.
Công ty chưa phát triển được mạng lưới văn phòng đại diện tại nhiều khu vực trên cả nước dẫn đến việc quảng bá hình ảnh chưa được sâu rộng. Mọi hoạt động đều tập trung tại trụ sở chính nên việc tiếp cận trực tiếp, nhanh chóng với các chủ đầu tư ở các tỉnh khác ngoài Hà Nội gặp nhiều trở ngại.
Xuất phát từ năng lực dự thầu xây lắp của Công ty
Nguyên nhân của những hạn chế trong công tác đấu thầu xây lắp của HANDICO 68 có thể do chính năng lực dự thầu mang lại.
• Năng lực nhân sự: Công ty có đội ngũ nhân viên và công nhân tương đối lớn và có trình độ. Tuy nhiên việc phát huy trí tuệ và kỹ năng của nhân lực trong Công ty chưa tương xứng với tiềm năng vốn có. Kinh nghiệm thực hiện xây lắp của công ty là hơn 20 năm nhưng số nhân viên và kỹ sư có kinh nghiệm làm việc trên 10 năm lại rất khiêm tốn. Cán bộ kỹ sư có bằng đại học chiếm tỷ lệ khá cao nhưng công ty chưa có nhiều công trình gây được ấn tượng sâu sắc, các hồ sơ dự thầu được biên soạn một cách dập khuôn thiếu sáng tạo cho thấy khả năng phát huy nguồn nhân lực của công ty còn rất hạn chế. Công tác đào tạo, tuyển dụng cán bộ
chưa đem lại hiệu quả khiến cho khoảng cách trình độ vẫn còn tồn tại. Số lượng và chất lượng cán bộ làm việc chưa đồng đều làm giảm hiệu quả công tác đấu thầu, sự chênh lệch về trình độ tạo ra sự bất đồng trong quan điểm làm việc, gây chia rẽ trong nội bộ Công ty.
• Năng lực máy móc thiết bị: Tuy có sự đầu tư lớn và thường xuyên cho máy móc thiết bị nhưng khi huy động cho các gói thầu lớn vẫn chưa đáp ứng đủ. Như trong ví dụ về gói thầu 03, có đến một nửa số máy móc thiết bị phải thuê từ bên ngoài. Nhiều máy móc được mua lại và có thời gian sản xuất từ lâu đời khó đảm bảo chất lượng thi công. Mẫu mã, tính năng của máy móc thiết bị ít được quan tâm nên tuy có gia tăng về số lượng nhưng các tính năng mới chưa được cập nhật. Danh mục máy móc thiết bị là nội dung rất quan trọng trong các hồ sơ dự thầu xây lắp, nếu không đảm bảo được máy móc cần thiết nhà thầu rất có khả năng bị loại khỏi cuộc đấu thầu. Với sự phát triển của trình độ khoa học kỹ thuật như hiện nay, nếu chỉ cạnh tranh dựa vào giá dự thầu thì không phải là biện pháp để thắng thầu. Chủ đầu tư ngày càng có những đòi hỏi khắt khe về mặt kỹ thuật, yêu cầu các nhà thầu phải liên tục cập nhật các giải pháp công nghệ mới vừa rút ngắn thời gian thi công, đảm bảo chất lượng công trình, giá cả có thể cao hơn nhưng chất lượng tốt hơn. HANDICO 68 mới chỉ thực hiện đổi mới máy móc mà chưa đầu tư, nghiên cứu để đưa ra các giải pháp kỹ thuật( về xử lý móng, trộn bê tông, hoàn thiện hệ thống điện, nước...) đặc sắc hơn có thể tiết kiệm chi phí, thân thiện với môi trường. Không tạo được dấu ấn riêng mang bản sắc của Công ty sẽ khó cải thiện được số lượng, giá trị các hợp đồng trúng thầu.
• Năng lực tài chính: HANDICO 68 được đánh giá là doanh nghiệp có tiềm lực tài chính tương đối ổn định và có uy tín trong việc vay vốn kinh doanh từ các ngân hàng thương mại. Nhưng do Công ty vừa nhận thầu xây lắp, vừa tiến hành kinh doanh dự án dẫn đến nhu cầu sử dụng vốn là rất lớn. Số vốn lưu động hằng năm của Công ty không thể đáp ứng được, đồng nghĩa với việc vốn đối ứng cho các dự án, gói thầu không đủ làm chậm tiến độ công trình. Do tính chất dài hạn của việc kinh doanh dự án, tiềm ẩn nhiều rủi ro nên Công ty thường phân bố nhiều vốn chủ sở hữu cho hoạt động này hơn và tiến hành huy động vốn vay từ cả ngân hàng lẫn nhà đầu tư dự án. Số vốn chủ sở hữu dành cho các gói thầu xây lắp bị thu hẹp, mà Công ty còn phải cam kết ứng vốn thi công dẫn đến việc có một số gói thầu vốn thực hiện 70% là từ đi vay ngân hàng. Điều này làm giảm sự tin cậy của chủ đầu tư đối với tiến độ cung ứng vốn của nhà thầu.
Do phương pháp tính giá dự thầu chưa linh hoạt, chủ động.
Xác định giá dự thầu là khâu cuối cùng được thực hiện để hoàn tất một hồ sơ dự thầu, hơn nữa giá dự thầu là thông tin rất quan trọng nên việc xác định giá dự thầu ở giai đoạn cuối có thể giúp Công ty giảm thiểu rủi ro về rò rỉ thông tin.
Việc tính toán và đưa ra giá dự thầu hợp lý phụ thuộc vào nhiều yếu tố như: biện pháp thi công, vật tư sử dụng cho gói thầu, lực lượng nhân công, máy móc thiết bị huy động cho gói thầu ... vì vậy muốn có giá dự thầu phù hợp nhất thì các yếu tố trên phải được huy động hiệu quả nhất.
Tại HANDICO 68, công tác tính giá dự thầu vẫn được chia làm 2 giai đoạn, do 2 bộ phận riêng biệt đảm nhận. Các kỹ sư Phòng KH- KT có trách nhiệm xây dựng bảng công việc cho từng hạng mục, vật tư cần sử dụng và nhân viên Phòng TC- KT dựa vào bảng này để xác định chi phí cho từng công việc, hạng mục theo đơn giá của nhà cung cấp. Thực hiện công việc theo phương pháp trên có thể xem là rất khoa học và có tính chuyên môn hóa cao. Tuy nhiên, nếu phân tách công việc quá rạch ròi sẽ tạo ra sự thiếu hiểu biết, liên kết giữa các phòng ban dẫn đến thiếu sự giám sát lẫn nhau. Từ đó tạo ra sự thiếu linh hoạt, chủ động trong việc xác định giá dự thầu bởi vì Phòng KH- KT chỉ cần đưa ra bảng công việc, hạng mục là sẽ có bảng giá do Phòng TC- KT tính toán. Nhưng nếu có sự hợp tác chặt chẽ của 2 phòng thì một số hạng mục, công việc có thể tiết kiệm được chi phí.
Do công tác quản lý chất lượng công trình chưa được chú trọng
Trong hồ sơ dự thầu, nhà thầu phải trình bày đầy đủ với bên mời thầu về cách thức quản lý và giám sát chất lượng công trình. Nhưng do chưa được quan tâm đúng mức nên công tác quản lý chất lượng công trình trong các hồ sơ dự thầu của HANDICO 68 còn khá sơ sài. Công ty chỉ đưa ra các tiêu chuẩn được áp dụng trong công trình bao gồm : tiêu chuẩn tổ chức thi công, nghiệm thu công trình xây dựng, kết cấu bê tông cố thép toàn khối, gạch ốp lát- yêu cầu kỹ thuật ... Công ty chưa có sự chứng minh cụ thể về quản lý chất lượng trước thi công (quản lý trong khâu thiết kế), quản lý chất lượng đầu vào, quản lý chất lượng trong thi công , quản lý chất lượng sau thi công. Quản lý chất lượng có vai trò tương đương nhưng chỉ được trình bày chưa bằng 1/5 nội dung biện pháp thi công sẽ khiến chủ đầu tư lo ngại vì chất lượng bị xem nhẹ, từ đây làm ảnh hưởng đến chất lượng của hồ sơ dự thầu.