c. Tập hợp tài liệu và đánh giá chất lượng hồ sơ dự thầu
1.2.3.3.Tham gia mở thầu
Tại buổi mở thầu ngày 20/4/2011, đại diện hợp pháp của nhà thầu là Phó Giám đốc phụ trách xây lắp Trần Ngọc Lâm trực tiếp tham gia buổi mở thầu.Theo thông báo của chủ đầu tư, đã có 13 đơn vị mua hồ sơ mời thầu nhưng chỉ có 10 nhà thầu tham gia nộp hồ sơ dự thầu và có mặt trong buổi mở thầu.
Qua đánh giá sơ bộ của chủ đầu tư đã có 1 nhà thầu bị loại bớt do danh mục máy móc thiết bị mà nhà thầu sở hữu không đáp ứng được yêu cầu của gói thầu. 9 nhà thầu còn lại tiếp tục được tiến hành đánh giá chi tiết qua các nội dung kỹ thuật và tài chính. HANDICO 68 là một trong 3 nhà thầu đưa ra mức giá dự thầu thấp nhất. Chủ đầu tư đã đạt các câu hỏi cho các nhà thầu và được các nhân viên Phòng KH- KT, TC- KT của HANDICO 68 đã giải thích đầy đủ và cặn kẽ. Sau khi xem xét các yếu tố giá cả, tính khả thi của biện pháp thi công và khả năng chất lượng công trình, chủ đầu tư đã lựa chọn HANDICO 68 là nhà thầu trúng thầu.
1.2.3.4. Ký kết và thực hiện hợp đồng
Trong trường hợp của ví dụ về gói thầu 03, HANDICO 68 là nhà thầu đã trúng thầu, nên quy trình đấu thầu với gói thầu 03 sẽ kết thúc khi nhà thầu tiến hành ký kết hợp đồng với chủ đầu tư.
Sau khi nhận được thông báo thắng thầu từ ban quản lý dự án huyện Yên Phong- Bắc Ninh. Công ty đã liên lạc với UBND huyện Yên Phong và đi đến thống nhất sẽ thỏa thuận, ký kết hợp đồng tại văn phòng làm việc của ban quản lý dự án huyện Yên Phong tại Bắc Ninh. Các nội dung trong hợp đồng kinh tế sẽ do cán bộ Phòng KH- KT tiến hành soạn thảo và tham gia đàm phán.
Nhận xét
Qua ví dụ trên có thể thấy rõ phương thức làm việc cũng như quá trình soạn thảo hồ sơ dự thầu của Công ty. HANDICO 68 đã làm đúng theo qui trình tham dự đấu thầu được đề ra, sự phối hợp giữa các phòng ban là tương đối chặt chẽ. Trách nhiệm của cá nhân, đơn vị có liên quan được chỉ định rõ ràng. Phòng KH- KT là nơi tham gia nhiều nhất trong quá trình chuẩn bị hồ sơ dự thầu và sau khi mở thầu, các cán bộ kỹ thuật của phòng là những người đảm trách công việc quan trọng và khó khăn nhất, đồng thời những người còn lại phải tập hợp, kiểm tra tài liệu thông tin do
các phòng chức năng khác cung cấp sau đó trình người có thẩm quyền ký duyệt. Hoạt động tham dự thầu xây lắp là hoạt động mang tính thường xuyên liên tục tại công ty, công ty có nhiều kinh nghiệm trong việc tham gia và thực hiện các gói thầu xây lắp. Tuy nhiên, vẫn có thể chỉ ra một vài điểm bất hợp lý trong ví dụ trên.
Thứ nhất, trong việc tìm kiếm thông tin các gói thầu, việc chỉ giao cho Phòng
Dự án & Phát triển thị trường thực hiện tìm kiếm các gói thầu là cách làm tương đối thụ động. Thông tin về các gói thầu có thể đến từ nhiều nguồn khác nhau, qua các cách khác nhau, Phòng Dự án chỉ chủ yếu tập trung vào chuyên môn lập và soạn thảo các dự án do chính công ty làm chủ đầu tư, thực hiện giới thiệu quảng bá thông tin về Công ty chứ không phải đơn vị có hiểu biết chuyên sâu về xây lắp nên khó nắm bắt một cách nhanh nhạy về các gói thầu xây lắp.
Thứ hai, Phòng Kế hoạch- Kỹ thuật phải tham gia quá nhiều khâu công việc
trong quá trình đấu thầu, các phòng ban khác chỉ đóng góp những nội dung có liên quan mà không tham gia góp ý một cách tổng thể cho hồ sơ dự thầu. Điều này dễ dẫn đến sự thiếu tổng quát trong hồ sơ dự thầu. Công tác phân công công việc tại Phòng KH- KT chưa thực sự chặt chẽ. Các kỹ sư tham gia gói thầu được lựa chọn theo chuyên môn, kinh nghiệm mà chưa xét đến kế hoạch làm việc của từng cá nhân. Do số lượng cán bộ kỹ sư có chuyên môn cao, kinh nghiệm phong phú không nhiều nên nếu không bố trí thời gian và công việc hợp lý sẽ dẫn đến tình trạng sử dụng nhân sự không hiệu quả.
Thứ ba, xét về mặt nội dung hồ sơ dự thầu gói thầu số 03 đã thể hiện đầy đủ
những gì một hồ sơ dự thầu xây lắp cần có. Tuy nhiên, ở từng nội dung vẫn có thể thấy một số điểm cần khắc phục như đưa toàn bộ hợp đồng kinh tế của cả 2 gói thầu tương tự đã và đang thực hiện vào khiến hồ sơ dự thầu trở nên quá cồng kềnh và thiếu khoa học.Trong phần báo cáo tài chính của công ty do Phòng Tài chính- Kế toán cung cấp chỉ có số liệu từ năm 2007-2009 mà thời gian dự thầu là tháng 4 năm 2011. Như vậy số liệu trên không được cập nhật, thiếu tính thuyết phục về năng lực tài chính thực của Công ty. Công ty đã phải chấp nhận bổ sung báo cáo tài chính năm 2010, chưa qua kiểm toán độc lập, theo yêu cầu của chủ đầu tư.
Thứ tư, trong hồ sơ dự thầu Công ty đưa ra rất nhiều hợp đồng nguyên tắc
của các bên thứ 3 liên quan như: hợp đồng cung cấp bê tông thương phẩm và các máy móc phục vụ thi công của Công ty cổ phần Đầu tư Sao Bắc, hợp đồng kiểm tra chất lượng công trình với Trung tâm Kiểm định chất lượng và Kinh tế xây dựng, hợp đồng thuê máy móc thiết bị của Doanh nghiệp tư nhân Dũng Chi ... Các hợp
đồng nguyên tắc trên vừa thể hiện khả năng liên kết, cung ứng các máy móc, vật liệu phục vụ thi công nhưng cũng chỉ ra sự thiết hụt trong năng lực nội tại của nhà thầu. Công ty phải liên kết với quá nhiều nhà cung cấp nhỏ sẽ gây ảnh hưởng đến tiến độ công trình, khó khăn trong việc giám sát thực hiện hợp đồng làm mất uy tín Công ty với chủ đầu tư.