2.1.3.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức
Hội đồng quản trị Giám đốc điều hành Phòng kinh doanh Phòng chăm sóc khách hàng Phòng hành chính kế toán Phòng nhân sự
Hình 2.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức Công ty Cổ phần truyền thông và công nghệ DB
(Nguồn: phòng hành chính kế toán)
Mô hình tổ chức của công ty là mô hình trực tuyến chức năng. Mô hình này có ưu điểm là có tính chuyên môn hóa; triển khai công việc rõ ràng, cụ thể. Tuy nhiên mô hình này có nhược điểm là sự phối hợp các phòng ban khó, dễ xảy ra xung đột về lợi ích và quyền lợi. Công ty Cổ phần truyền thông và công nghệ DB là doanh nghiệp đơn ngành, một doanh nghiệp nhỏ nên mô hình này là phù hợp ngành nghề kinh doanh của công ty.
2.1.3.2 Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận trong công ty
Hội đồng quản trị (HĐQT)
Là tổ chức quản lý cao nhất của Công ty DB Media gồm 01 một chủ tịch HĐQT và 02 thành viên. HĐQT nhân danh Công ty quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích và quyền lợi của Công ty. HĐQT có trách nhiệm giám sát hoạt động của Giám đốc và những cán bộ quản lý khác trong công ty. Quyền và nghĩa vụ của HĐQT do pháp luật và điều lệ Công ty quy định. HĐQT xác định các mục tiêu hoạt động trên cơ sở các mục tiêu chiến lược. HĐQT quyết định:
- Cơ cấu tổ chức của Công ty.
- Giải quyết các khiếu nại của Công ty đối với cán bộ quản lý cũng như quyết định lựa chọn đại diện của Công ty để giải quyết các vấn đề liên quan tới các thủ tục pháp lý chống lại cán bộ quản lý đó.
- Đề xuất mức cổ tức hàng năm và xác định mức cổ tức tạm thời, tổ chức việc chi trả cổ tức.
- Đề xuất việc tái cơ cấu lại hoặc giải thể Công ty. Giám đốc điều hành
Là người điều hành công việc kinh doanh hằng ngày của Công ty, chịu sự giám sát của HĐQT và chịu trách nhiệm trước HĐQT và trước pháp luật về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao. Giám đốc phải điều hành công ty theo đúng quy định của pháp luật, điều lệ Công ty, hợp đồng lao động ký với Công ty và quyết định của HĐQT. Nếu điều hành trái với quy định này mà gây thiệt hại cho Công ty thì Giám đốc phải chịu trách nhiệm trước pháp luật và phải bồi thường thiệt hại cho Công ty. Giám đốc điều hành tham khảo ý kiến của HĐQT để quyết định số lượng người lao động, mức lương, trợ cấp, lợi ích, việc bổ nhiệm, miễn nhiệm và các điều khoản khác liên quan đến hợp đồng lao động. Quyết định tất cả các vấn đề không cần phải có Nghị quyết của HĐQT, bao gồm việc thay mặt Công ty ký kết các hợp đồng, tổ chức và điều hành hoạt động kinh doanh thường nhật của Công ty theo những thông lệ quản lý tốt nhất.
Phòng kinh doanh
Tham mưu cho Giám đốc Công ty về các vấn đề liên quan đến công tác kinh doanh có sử dụng nguồn vốn của Công ty. Tổ chức thực hiện tiếp thị, quảng cáo, bán hàng nhằm đảm bảo thu hồi vốn nhanh và tối đa hóa lợi nhuận. Phòng kinh doanh có nhiệm vụ tham mưu cho Giám đốc các phương án, chiến lược tìm kiếm và phát triển thị trường. Tìm kiếm những khách hàng có khả năng làm ăn lâu dài. Các công việc chịu trách nhiệm trực tiếp dưới sự quản lý của Giám đốc. Thực hiện các báo cáo định kỳ và đột xuất theo yêu cầu của Giám đốc Công ty.
Quyền hạn:
- Được chủ động giao dịch với cơ quan quản lý Nhà nước, các cơ quan hữu quan để tổ chức thực hiện tốt các nhiệm vụ nêu trên.
- Được quyền yêu cầu các phòng cấp thông tin, tài liệu có liên quan để phục vụ quá trình kinh doanh theo yêu cầu của Giám đốc Công ty.
Phòng hành chính kế toán
Quản lý hồ sơ, công văn và các giấy tờ của Công ty, soạn thảo văn bản theo yêu cầu của lãnh đạo, quản lý dấu của Công ty, thực hiện kiểm tra đối với toàn bộ hoạt động tài chính của Công ty. Lập báo cáo tài chính – kế toán phục vụ cho công tác quản lý và điều hành sản xuất kinh doanh của Công ty. Hạch toán toàn bộ quy
trình liên quan tới hoạt động của kế toán Công ty. Cung cấp báo cáo tại bất kỳ thời điểm nào về toàn bộ tình hình tài chính Công ty.
Phòng chăm sóc khách hàng
Hiểu khách hàng, chủ động giao dịch, trao đổi thông tin với khách hàng đồng thời giải đáp thắc mắc của khách hàng về lĩnh vực dịch vụ mà Công ty cung cấp. Thực hiện các nhiệm vụ khác khi được Giám đốc yêu cầu, phối hợp với phòng kinh doanh trong việc tìm hiểu về các doanh nghiệp là khách hàng của Công ty.
Phòng nhân sự
Có chức năng tham mưu cho Giám đốc về việc sắp xếp bố trí nhân sự, đánh giá kết quả thực hiện công việc, đánh giá năng lực nhân sự. Xây dựng quy chế tiền lương để Giám đốc trình HĐQT phê duyệt. Xây dựng nội quy lao động, các quy chế làm việc. Xây dựng các quy trình, quy chế trong công tác tuyển dụng, đào tạo, khen thưởng, đánh giá lao động của Công ty. Cung cấp và quản trị về cơ cấu tổ chức, chế độ quyền lợi, thông tin tuyển dụng…trên website tuyển dụng và các trang website quảng cáo tuyển dụng để quảng bá hình ảnh Công ty.