Thực trạng tổ chức quy trỡnh tuyển dụng tại Ngõn Hàng

tại Ngõn Hàng TMCP Bưu điện Liờn Việt

Cú thể thấy, bộ phõn chuyờn trỏch quản trị nhõn lực tại LienVietPostBank là khỏ lớn, vỡ vậy để cỏc vấn đề nhõn sự núi chung và tuyển dụng núi riờng đƣợc thực hiện một cỏch hiệu quả, việc phõn cấp trỏch nhiệm trong cụng tỏc tuyển dụng đó đƣợc cụng ty chỳ ý. LienVietPostBank đó ban hành quy chế số 1364/2014/QC-HDQT ngày 30/9/2014 về việc phõn cấp phờ duyệt cỏc vấn đề nhõn sự. Trong quy chế, LienVietPostBank đó phõn định rừ quyền hạn và thẩm quyền ký quyết định của cỏc cấp, tuy nhiờn, những nội dung trỏch nhiệm cụ thể và lƣu đồ xử lý cụng việc của cỏc cấp lại chƣa đƣợc chỳ ý. Cú thể núi, đõy là một điểm hạn chế cần hoàn thiện của LienVietPostBank.

3.3.3. Thực trạng tổ chức quy trỡnh tuyển dụng tại Ngõn Hàng TMCP Bưu điện Liờn Việt TMCP Bưu điện Liờn Việt

3.3.3.1.Quy trỡnh tuyển dụng tại Ngõn Hàng TMCP Bưu điện Liờn Việt

Việc tuyển dụng tại Ngõn hàng TMCP Bƣu điện Liờn Việt thụng thƣờng bao gồm cỏc bƣớc chớnh sau:

65

Sơ đồ 3.2. Quy trỡnh thực hiện tuyển dụng nhõn lực tại LienVietPostBank.

Đơn vị thực hiện Cỏc bƣớc thực hiện 1. Trƣởng phũng nhõn sự 2. Trƣởng cỏc phũng ban, đơn vị 1. Nhõn viờn phụ trỏch tuyển dụng 1. Phũng Nhõn sự 2. Cỏc phũng ban phối hợp thực hiện 1. Nhõn viờn phụ trỏch tuyển dụng 1. Chủ tịch hội đồng tuyển dụng 1. Cỏc cỏ nhõn khỏc theo phõn cấp tuyển dụng

(Nguồn: Rỳt ra từ quy chế tuyển dụng của LienVietPostBank)

Đề xuất tuyển dụng

Lập KH tuyển dụng

Tổ chức tuyển dụng

Kiểm tra thụng tin ứng viờn Phờ duyệt KQ tuyển dụng Tiếp nhận và thử việc nhõn viờn Kh ụn g Ph ờ du yệt Ký hợp đồng

66

a. Bước 1: Đề xuất tuyển dụng

Phiếu đề xuất nhu cầu tuyển dụng do cỏc đơn vị cú nhu cầu tuyển dụng thực hiện. Trờn thực tế cú hai loại nhu cầu tuyển dụng:

1. Đề xuất tuyển dụng theo kế hoạch: Dựa vào kế hoạch nhõn sự năm và định biờn nhõn sự đó đƣợc HĐQT phờ duyệt, tựy vào thời điểm và kế hoạch hoạt động kinh doanh, cỏc đơn vị khi xột thấy cần bổ sung nhõn sự sẽ gửi bản đề xuất nhu cầu tuyển dụng cho cỏc đơn vị cấp trờn. Quy trỡnh xột duyệt trong trƣờng hợp này nhƣ sau:

Trƣởng Đơn vị cú nhu cầu -> Phú TGĐ phụ trỏch khu vực (nếu cú) -> HĐQT xột duyệt

2. Đề xuất nhõn sự ngoài kế hoạch: Tựy thuộc vào hoạt động sản xuất kinh doanh cỏc đơn vị cần bổ sung nhõn sự sẽ gửi bản đề xuất bổ sung nhõn sự đột xuất ngoài kế hoạch. Quy trỡnh xem xột đề xuất nhƣ sau:

Trƣởng Đơn vị cú nhu cầu -> Phú TGĐ phụ trỏch Khu vực (nếu cú) -> Phũng Nhõn sự -> Chủ tịch HĐNS -> Chủ tịch Ủy ban NS & QLCP -> HĐQT

=> Cú thể thấy, giai đoạn đề xuất tuyển dụng của LienVietPostBank đƣợc làm khỏ chi tiết và bài bản. Do hoạt động kế hoạch nhõn lực và định biờn nhõn lực đƣợc thực hiện khỏ tốt, việc xem xột và đề xuất nhu cầu tuyển dụng tại LienVietPostBank cú cơ sở vững chắc để đƣa ra quyết định cú nờn thực hiện tuyển dụng khụng. Tuy nhiờn, sự phõn biệt giữa đề xuất theo kế hoạch và ngoài kế hoạch mới chỉ cú sự khỏc nhau về cỏc cấp phờ duyệt mà chƣa cú sự khỏc nhau trong cỏc biểu mẫu, đõy cũng cú thể coi là điểm cần hoàn thiện hơn trong cụng tỏc tuyển dụng nhõn lực tại LienVietPostBank. Khi đề xuất bổ sung nhõn sự ngoài kế hoạch, tổ chức cần chỳ trọng vào việc trỡnh bày lý do vỡ sao cần tuyển dụng hoặc phƣơng ỏn và mục tiờu sử dụng ngƣời lao động sau khi tuyển. Đõy chớnh là yếu tố quan trọng giỳp HĐQT phờ duyệt đơn đề nghị chớnh xỏc hơn.

67

b. Bước 2: Lập phương ỏn tuyển dụng

Sau khi đƣợc phờ duyệt, nhõn viờn phụ trỏch tuyển dụng thuộc phũng nhõn sự cú trỏch nhiệm lập kế hoạch tuyển dụng cho đợt tuyển dụng đú. Bản kế hoạch tuyển dụng thụng thƣờng gồm cú cỏc nội dung sau:

1. Nhu cầu tuyển dụng: vị trớ cần tuyển, số lƣợng cần tuyển, yờu cầu về trỡnh độ chuyờn mụn kỹ thuật

2. Nguồn tuyển dụng

Với nguyờn tắc tuyển dụng: Khuyến khớch cỏc ứng viờn nội bộ đỏp ứng đủ tiờu chuẩn của vị trớ tuyển dụng, cú nguyện vọng thuyờn chuyển, thay đổi vị trớ cụng tỏc. Vỡ vậy, ngõn hàng LienVietPostBank sẽ ƣu tiờn tuyển dụng từ nguồn bờn trong trƣớc, nếu nguồn bờn trong khụng đủ, ngõn hàng mới tuyển từ nguồn bờn ngoài. Với việc ƣu tiờn nguồn bờn trong, Ngõn hàng tạo đó tạo tạo cơ hội phỏt triển, đa dạng húa nghề nghiệp chuyờn mụn và tăng tớnh cam kết, gắn bú lõu dài với Ngõn hàng. Tuy nhiờn, khụng phải lỳc nào nguồn bờn trong cũng cú thể đỏp ứng tốt với yờu cầu của cỏc cụng việc mới và tạo ra đƣợc tớnh mới mẻ, đõy cũng là một lƣu ý mà Ngõn hàng chƣa tớnh tới trong quỏ trỡnh tuyển dụng cỏc nhõn viờn thuộc nguồn bờn trong.

Đối với nguồn bờn ngoài, cỏc đối tƣợng mà Ngõn hàng ƣu tiờn chỳ ý đến:

+ Những cỏ nhõn cú năng lực hiện đang làm việc tại cỏc tổ chức Tài chớnh, Ngõn hàng cú uy tớn trong và ngoài nƣớc

+ Những cỏ nhõn cú trỡnh độ Đại học và đƣợc đào tạo chuyờn sõu trong lĩnh vực Tài chớnh - Ngõn hàng

+ Sinh viờn xuất sắc cỏc trƣờng Đại học cú chuyờn ngành học liờn quan đến vị trớ tuyển dụng

68

=> Nhƣ vậy, nguồn và đối tƣợng mà Ngõn hàng chỳ ý tới đều là những ngƣời cú kinh nghiệm và trỡnh độ cao. Đõy là một định hƣớng đỳng đắn đảm bảo sự phải triển bền vững cho Ngõn hàng.

3 Phương phỏp tuyển dụng

+ Đối với nguồn bờn trong:

* Thứ nhất, Tuyển dụng thụng qua xem xột hồ sơ nhõn sự

Phƣơng phỏp này đƣợc sử dụng để tuyển mộ cho chức danh cụng việc quản lý cấp cao. Do vậy Trƣởng phũng nhõn sự, Chủ tịch Ủy ban nhõn sự sẽ trực tiếp xem xột hồ sơ ứng viờn, so sỏnh ứng viờn với cỏc tiờu chớ của cụng việc và tiờu chớ đỏnh giỏ sự phự hợp của ứng viờn đối với cụng việc và quyết định ứng viờn dự tuyển.

Phƣơng phỏp này khỏ phự hợp với nguồn tuyển mộ và phự hợp với chức danh cụng việc quản lý, nhƣ vậy sẽ trỏnh đƣợc việc lóng phớ thời gian tuyển mộ nhiều ứng viờn nhƣng khụng tuyển chọn đƣợc ứng viờn phự hợp. Tuy nhiờn cần cú sự tham gia nhiều hơn của nhõn viờn tuyển dụng vào việc xem xột hồ sơ ứng viờn. Cú thể lập danh sỏch ứng viờn đỏp ứng đƣợc những yờu cầu cơ bản của vị trớ chức danh đú rồi trỡnh lờn để xem xột và phờ duyệt.

* Thứ hai, Thụng qua gửi thụng bỏo tuyển dụng vào cổng thụng tin điện tử của Ngõn hàng LienVietPostBank.

Thụng tin về tuyển dụng cỏc vị trớ cụng việc sẽ đƣợc Khối Cụng nghệ Thụng tin đƣa lờn cổng thụng tin điện tử của Ngõn hàng. Từ đú, tất cả cỏc nhõn viờn thuộc cụng ty nếu thấy mỡnh đủ tiờu chuẩn và cú nguyện vọng thay đổi cụng việc sẽ trực tiếp nộp hồ sơ, hoặc đăng ký với nhõn viờn tuyển dụng. Khi cú chƣơng trỡnh tuyển dụng, Ngõn hàng sẽ ỏp dụng phƣơng phỏp này đầu tiờn, nếu khụng cú ai phự hợp hoặc khụng ai đăng ký thi tuyển thỡ mới ỏp dụng cỏc phƣơng phỏp khỏc

69

Phƣơng phỏp này khỏ phự hợp nguyờn tắc thực hiện tuyển dụng tại LienVietPostBank nhƣng hiệu quả khụng cao, do lƣợng ứng viờn trong cụng ty quỏ ớt, khả năng đỏp ứng yờu cầu của cụng việc cũn thấp

+ Đối với nguồn bờn ngoài:

Hiện nay, với vị thế của mỡnh, phƣơng phỏp tuyển dụng chủ yếu của Ngõn hàng là đăng tin trờn trang Web chớnh thức cả Ngõn hàng. Với cỏch thức này, Ngõn hàng vẫn đảm bảo đủ số lƣợng ứng viờn cần thiết cho cỏc đợt tuyển dụng. Tuy nhiờn, hiệu quả của việc truyền thụng qua hoạt động tuyển dụng là thấp.

Ngoài phƣơng phỏp trờn, Ngõn hàng cũng sử dụng phƣơng phỏp liờn kết với một số trƣờng Đại học để tuyển dụng cỏc sinh viờn tài năng mới ra trƣờng. Một số trƣờng mà Ngõn hàng cú liờn kết: ĐH Ngoại thƣơng, Học viện Tài chớnh, Học viện Ngõn hàng, ĐH Kinh tế Quốc Dõn…. Đối với phƣơng phỏp này, cỏc sinh viờn xuất sắc sẽ đƣợc nhà trƣờng lựa chọn. Sau đú, sinh viờn sẽ tham gia thực tập tốt nghiệp và xột tuyển thẳng hoặc tham gia thi tuyển nhƣ cỏc ứng viờn bỡnh thƣờng. Tuy nhiờn, tần suất ỏp dụng phƣơng phỏp và số lần tuyển dụng thành cụng của phƣơng phỏp này hiện nay là chƣa cao. Đõy là phƣơng phỏp nờn đƣợc chỳ trọng hơn bởi thụng qua phƣơng phỏp này, Ngõn hàng vừa cú thể tuyển đƣợc nguồn nhõn lực chất lƣợng cao vừa cú thể quảng cỏo và đặc biệt tăng tớnh trỏch nhiệm xó hội của Ngõn hàng.

4. Đề xuất Ban Tuyển dụng

Tựy vào vị trớ chức danh cụng việc đƣợc tuyển cũng nhƣ quy mụ của đợt tuyển dụng, Ban tuyển dụng cú thể bao gồm cỏc thành viờn sau:

a. Trƣởng Ban: Tổng Giỏm đốc

b. Phú Trƣởng Ban: - Giỏm đốc/Phú Giỏm đốc Khối QLNNL - Phú TGĐ phục trỏch khu vực (trƣờng hợp tuyển tại khu vực)

70

c. Thành viờn: - Trƣởng/Phú phũng Nhõn sự

- Trƣởng Bộ phận Tuyển dụng thuộc Phũng NS - Trợ lý/Thƣ ký Ủy ban NS & QLCP

- Trƣởng Đơn vị/Bộ phận cú vị trớ tuyển dụng - Trƣởng Đơn vị nghiệp vụ liờn quan đến Hội sở d. Thƣ ký: - Do Trƣởng BTD chỉ định cho mỗi đợt tuyển. Theo quy định của Ngõn hàng, Ban tuyển dụng phải cú tối thiểu 3 thành viờn tham gia trong mỗi buổi phỏng vấn nhõn sự (khụng kể thƣ ký). Đối với việc tuyển cỏc vị trớ chức danh nhõn viờn, chuyờn viờn, tựy trƣờng hợp, Trƣởng BTD cú thể chỉ định một thành viờn khỏc trong BTD giữ nhiệm vụ chủ trỡ trong buổi phỏng vấn và đƣợc ký thay Trƣởng BTD trờn Biờn bản phỏng vấn

Cú thể thấy, đối với việc thành lập BTD, Ngõn hàng đó quy định rất rừ ràng và hợp lý, điều này đảm bảo tớnh thống nhất và chớnh xỏc trong quỏ trỡnh tuyển dụng nhõn sự cho Ngõn hàng

5. Dự tớnh thời gian thực hiện tuyển dụng và kinh phớ thực hiện

- Thời gian tuyển dụng.

Thụng thƣờng, mỗi đợt tuyển dụng tại ngõn hàng thƣờng kộo dài khoảng 5 - 6 tuần. Cú thể thấy, đõy là khoảng thời gian tƣơng đối dài, gõy khú khăn trong cho hoạt động tuyển dụng. Cú rất nhiều trƣờng hợp, khi Ngõn hàng gọi điện thụng bỏo thi tuyển hoặc trỳng tuyển, cỏc ứng viờn khụng nhớ mỡnh đó ứng tuyển tại Ngõn hàng hoặc thậm chớ đó đi làm ở tổ chức khỏc một thời gian. Nguyờn nhõn của việc trờn là do hiện nay, LienVietPostBank thực hiện việc tuyển dụng tập trung tại Hội sở, số lƣợng nhõn viờn trong Ngõn hàng cũng rất lớn. Vỡ vậy, khối lƣợng cụng việc của bộ phận quản trị nhõn lực là rất nhiều.

71

Nếu so sỏnh thời gian tuyển dụng tại LienVietPostBank với thời gian tuyển dụng tại Oceanbank cú thể thấy mức độ khỏc nhau lớn. Quy trỡnh tại Oceanbank nhƣ sau:

Sơ đồ 3.3: Quy trỡnh tuyển dụng tại OceanBank

(nguồn: Phũng nhõn sự Oceanbank)

Nhƣ vậy, cú thể thấy quy trỡnh tuyển chọn tại Oceanbank cũng tƣơng tự tại LienVietPostBank, tuy nhiờn thời gian tuyển dụng nhanh hơn rất nhiều. Nguyờn nhõn, trong cơ cấu Ban nhõn sự tại Oceanbank cú tỏch riờng ra phũng

Xõy dựng kế hoạch tuyển dụng

Phờ duyệt

Đăng tin tuyển dụng

Xõy dựng kế hoạch tuyển dụng Xỏc định nhu cầu

Tiếp đún ban đầu và thi tuyển

Tiếp nhận và ký hợp đồng chớnh thức

72

tuyển dụng hoạt động chuyờn biệt về tuyển dụng. Đối với cơ cấu nhƣ LienVietPostBank, việc thành lập cỏc ban, bộ phận chuyờn biệt là khụng cú, vỡ vậy, thời gian tuyển dụng tại LienVietPostBank thƣờng khỏ dài. Nguyờn nhõn là do cỏc nhõn viờn thực hiện tuyển dụng bị dồn đọng cụng việc trong thời gian tuyển dụng.

- Kinh phớ

Kinh phớ của một đợt tuyển dụng đƣợc phõn bổ theo một số vấn đề sau: + Chi cho tuyển mộ, truyền thụng

+ Chi hỗ trợ cho hội đồng tuyển dụng

+ Chi thuờ trang thiết bị kỹ thuật vật chất (hội trƣờng, mic..) + Chi photo tài liệu

+ Chi hỗ trợ cộng tỏc viờn + Chi cho đi lại, cụng tỏc phớ

5. Chuẩn bị cỏc biểu mẫu, đề thi.

Để thực hiện hoạt động tuyển dụng đƣợc hoàn hảo, LienVietPostBank luụn chỳ ý đến giai đoạn này. Cỏc biểu mẫu và đề thi mà Ngõn hàng chuẩn bị:

- Bản phõn tớch và mụ tả cụng việc

- Cỏc văn bản phờ duyệt quyết định tuyển dụng - Cỏc biểu mẫu về đỏnh giỏ ứng viờn

- Đề thi viết vào cỏc vị trị ứng tuyển

c. Bước 3: Tổ chức tuyển dụng

Việc tổ chức tuyển dụng tại Ngõn hàng đƣợc phõn thành 2 loại: Thi tuyển và xột tuyển

- Hỡnh thức xột tuyển dành cho cỏc trƣờng hợp khi cỏc ứng viờn cú năng lực vƣợt trội, cú uy tớn trờn thị trƣờng lao động, thuộc cỏc ngành nghề

73

khan hiếm mà Ngõn hàng đang cần thu hỳt hoặc cỏc trƣờng hợp đặc biệt theo quyết định của Chủ tịch HĐQT, Chủ tịch Ủy ban NS & QLCP.

- Hỡnh thức Thi tuyển thụng thƣờng trải qua cỏc vũng thi nhƣ sau:

1. Tiếp nhận hồ sơ

Hiện nay, Ngõn hàng tiếp nhận hồ sơ xin việc qua mail, đõy là hỡnh thức tiếp nhận hồ sơ mới, hợp lý và phự hợp với quy định về tuyển dụng của LienVietPostBank. Nhƣ đó núi, Hội sở chớnh là nơi thực hiện cỏc hoạt động tuyển dụng của toàn hệ thống ngõn hàng. Khi tuyển dụng ở tỉnh, thành phố (khụng phải Hà Nội) sau khi tiếp nhận hồ sơ, cỏc nhõn viờn Phũng Nhõn sự sẽ trực tiếp về địa phƣơng và phối hợp với cỏc nhõn viờn nhõn sự tại địa phƣơng để tuyển dụng. Vỡ vậy, việc nộp hồ sơ qua mail giỳp thuận tiện hơn cho cỏc thớ sinh ở cỏc tỉnh vựng miền khỏc nhau trong cả nƣớc. Ngoài ra, Ngõn hàng cũng đó xõy dựng đơn đăng ký mẫu dƣới dạng Excel, điều này giỳp cỏc nhõn viờn phụ trỏch tuyển dụng nhập liệu dễ dàng hơn khi kết hợp với phần mềm nhõn sự.

2. Sơ tuyển

Vũng sơ tuyển đƣợc Ngõn hàng thực hiện bằng cỏch sàng lọc qua hồ sơ hoặc phỏng vấn sơ bộ

- Sàng lọc hồ sơ: Căn cứ yờu cầu ban đầu của vị trớ tuyển dụng theo bản mụ tả cụng việc, thụng bỏo tuyển dụng và khung tiờu chuẩn chức danh…, Bộ phận nhõn sự sẽ xem xột hoặc phối hợp với bộ phận nghiệp vụ cú vị trớ tuyển dụng để sàng lọc, lựa chọn cỏc hồ sơ đạt yờu cầu. Cỏc tiờu chớ đƣợc quy định để lọai bỏ ứng viờn trong bƣớc này là: Hồ sơ ứng viờn cú đầy đủ nội dung , giấy tờ hay khụng? Ứng viờn cú đỏp ứng yờu cầu về trỡnh độ, chuyờn ngành, kinh nghiệm... hay khụng? Đơn xin việc cú trỡnh bày đƣợc lý do nguyện vọng và mong muốn khi đƣợc vào cụng ty khụng?

74

Phƣơng phỏp tuyển chọn cho bƣớc này gồm : Phƣơng phỏp phõn tớch tài liệu, thu thập thụng tin từ hồ sơ ứng viờn

Trờn thực tế, sàng lọc qua hồ sơ chiếm tỷ lệ khụng cao, phần lớn cỏc ứng viờn khi nộp hồ sơ tuyển dụng đều cú cơ hội tham gia thi tuyển do quan điểm của cỏc cấp lónh đạo cho rằng hồ sơ xin việc hay bằng cấp chƣa chắc phản ỏnh đỳng khả năng của ngƣời lao động.

3. Phỏng vấn sơ bộ:

- Khỏc với Ngõn hàng An Bỡnh, tại An Bỡnh Bank ngay sau bƣớc tiếp nhận và sàng lọc hồ sơ là bƣớc khỏm sức khỏe. Đõy là giai đoạn mà LienVietPostBank bỏ qua và chấp nhận giấy khỏm sức khỏe trong hồ sơ xin việc của cỏc ứng viờn. Việc này giỳp giảm thiểu chi phớ và thời gian tuyển dụng, tuy nhiờn, sẽ tốt hơn nếu tại vũng hoàn thiện hồ sơ, LienVietPostBank yờu cầu cỏc ứng viờn khỏm lại sức khỏe tại một số bệnh viện đƣợc chỉ định.

- Hoạt động phỏng vấn sơ bộ tại LienVietPostBank đƣợc tiến hành cụ thể nhƣ sau: Bộ phận Nhõn sự phối hợp với lónh đạo Đơn vị/ bộ phận cú vị trớ