Nội dung của tuyển dụng nhõn lực

Nội dung và trỡnh tự xuất hiện của cỏc hoạt động trong tuyển dụng nhõn lực đƣợc biểu thị qua sơ đồ sau:

20

Sơ đồ 1.1. Quy trỡnh tuyển dụng nhõn lực

a. Xỏc định nhu cầu tuyển dụng

Nhu cầu tuyển dụng sẽ xuất hiện khi tổ chức thiếu hụt nhõn lực và cần bự đắp lƣợng nhõn lực cũn thiếu đú. Đõy là việc làm đầu tiờn của mỗi tổ chức, chỉ khi xỏc định đƣợc nhu cầu tuyển dụng tổ chức mới thực hiện cỏc cụng việc tiếp theo của tuyển dụng. Nhu cầu tuyển dụng sẽ đƣợc xỏc định dựa theo cỏc căn cứ tuyển dụng đó đƣợc trỡnh bày ở trờn. Thụng thƣờng cú hai loại nhu cầu "tuyển dụng theo kế hoạch" đó đƣợc dự tớnh từ trƣớc và "nhu cầu tuyển dụng đột xuất" do yờu cầu của hoạt động sản xuất kinh doanh.

b. Lập kế hoạch tuyển dụng.

Lập kế hoạch luụn là một việc quan trọng quyết định sự thành cụng của hoạt động tuyển dụng. Một bản kế hoạch chi tiết cần cú những nội dung sau:

Hoạt động tuyển chọn nhõn lực Hoạt động thử việc nhõn viờn mới Xỏc định nhu cầu tuyển dụng Lập kế hoạch Thu hỳt và tiếp nhận hồ sơ xin việc

Sàng lọc ứng viờn Thử việc Ký hợp đồng chớnh thức Hoạt động tuyển mộ nhõn lực

21 - Xỏc định nguồn tuyển mộ:

Nguồn tuyển dụng là nơi tổ chức hƣớng vào khi tỡm kiếm ứng viờn. Việc xỏc định nguồn tuyển mộ mộ tựy thuộc vào đối tƣợng,vị trớ chức danh cụng việc, số lƣợng ngƣời lao động cần tuyển.... Thụng thƣờng cỏc tổ chức sử dụng nguồn bờn trong và bờn ngoài tổ chức.

Nguồn bờn trong tổ chức

Là nguồn tuyển từ bờn trong doanh nghiệp [4, tr.336] bao gồm : những ngƣời lao động đang làm việc trong doanh nghiệp ở những vị trớ khỏc nhau, ngƣời lao động cú nguyện vọng thay đổi vị trớ làm việc cũng cú thể là cụng nhõn viờn cũ, đó nghỉ hƣu

Trong nhiều trƣờng hợp doanh nghiệp cần sử dụng nguồn bờn trong của doanh nghiệp nhƣ: cỏc vị trớ trƣởng, phú cỏc bộ phận để kớch thớch sự phấn đấu viờn lờn của nhõn viờn.

Nguồn bờn ngoài tổ chức

Là nguồn tuyển từ thị trƣờng lao động bờn ngoài. Nguồn này cú thể là: Học sinh sinh viờn tốt nghiệp đó ra trƣờng, ngƣời đó cú kinh nghiệm làm việc đang trong tỡnh trọng thất nghiệp, ngƣời lao động đang làm việc ở tổ chức khỏc song cú mức độ thỏa món cụng việc khụng cao, muốn tỡm cơ hội phỏt triển mới hay ngƣời lao động phổ thụng chƣa qua đào tại, ngƣời quen của nhõn viờn trong doanh nghiệp.

So sỏnh nguồn bờn trong và nguồn bờn ngoài tổ chức

Khi so sỏnh đặc điểm của hai nguồn trờn, ta cú thể thấy những ƣu điểm và hạn chế sau:

22

Bảng 1.1. So sỏnh nguồn bờn trong và nguồn bờn ngoài tổ chức

Nguồn bờn trong Nguồn bờn ngoài

Ưu điểm

-Tiết kiệm thời gian ngƣời lao động làm quen với cụng việc, hoạt đụng sản xuất đƣợc liờn tục -Tạo cơ hội thăng tiến cho ngƣời lao động gắn bú họ hơn trong doanh nghiệp

-Tiết kiệm chi phớ và thời gian cho hoạt động tuyển dụng.

-Tiết kiệm đƣợc chi phớ đào tạo -Tổ chức cú đủ thụng tin để đỏnh giỏ ứng cử viờn

-Nhanh chúng thớch nghi với cụng việc và mụi trƣờng làm việc

-Phong phỳ về số lƣợng và chất lƣợng lao động, doanh nghiệp cú nhiều cơ hội lựa chọn ứng viờn. - Cú thể tạo ra phong cỏch làm việc mới hiệu quả hơn

- Nếu tuyển đƣợc lao động từ đối thủ cạnh tranh thỡ sẽ cú đƣợc nhiều kinh nghiệm quý bỏu từ đối thủ của mỡnh

- Cụng ty dễ dàng huấn luyện về cỏc vấn đề nội quy và kỷ luật cho ngƣời mới

Hạn chế

-Hạn chế về số lƣợng ứng viờn dự tuyển

- Ít yếu tố, ý tƣởng mới, đột phỏ trong cụng việc do ngƣời lao động đó quen với phong cỏch làm việc ở vị trớ cũ nờn thiếu sỏng tạo năng động ở vị trớ mới - Cú thể gõy mất đoàn kết chia rẽ nội bộ, bố cỏnh trong tổ chức. - Dễ gặp phản ứng của nhúm

-Mất thời gian để đào tạo và thử thỏch năng lực cho nhõn viờn mới làm quen với cụng việc. - Tuyển nhõn viờn mới chƣa chắc đƣợc nhƣ nhà tuyển dụng mong đợi: khụng gắn bú với doanh nghiệp, khụng cú năng lực thật sự..

- Việc giới thiệu nhõn viờn mới cú thể cú tỏc động tiờu cực đối

23

ứng viờn khụng thành cụng với tinh thần và sự liờn kết của cỏc nhúm làm việc trong nội bộ tổ chức đặc biệt khi tuyển dụng cỏc vị trớ quản lý.

- Dữ liệu về cỏc ứng cử viờn từ bờn ngoài rất hạn chế, thụng tin từ giấy tờ cú thể cú độ chớnh xỏc khụng cao.

(Nguồn: tỏc giả rỳt ra từ giỏo trỡnh Quản trị nhõn lực I của Lờ Thanh Hà)

Nhƣ vậy, cú thể thấy, mỗi nguồn tuyển mộ lại cú những ƣu và nhƣợc điểm khỏc nhau chớnh vỡ vậy khi xỏc định nguồn tuyển mộ, tổ chức cần chỳ ý tới đặc điểm của mỗi nguồn để cú sự lựa chọn sao cho phự hợp nhất với vị trớ cụng việc, đối tƣợng cần tuyển nhằm tuyển dụng đạt hiệu quả cao.

- Xỏc định phƣơng phỏp tuyển mộ

Phƣơng phỏp tuyển mộ của doanh nghiệp phụ thuộc vào nguồn tuyển mộ, mỗi nguồn tuyển mộ sẽ cú những phƣơng phỏp tuyển mộ riờng.

+ Đối với nguồn tuyển mộ từ bờn trong

Tuyển mộ thụng qua bảng thụng bỏo tuyển mộ: Doanh nghiệp ra thụng bỏo về cỏc vị trớ cần tuyển dụng ghi rừ cỏc chức danh cụng việc cần tuyển và cỏc yờu cầu đối với ngƣời dự tuyển. Thụng bỏo đƣợc dỏn cụng khai ở nơi làm việc hay thụng bỏo đến tất cả cỏc nhõn viờn trong tổ chức.

Tuyển mộ thụng qua sự giới thiệu của cỏn bộ, cụng nhõn viờn trong tổ chức: Cỏn bộ tuyển dụng cú thể của doanh nghiệp tham khảo ý kiến của nhõn viờn trong doanh nghiệp để từ đú lựa chọn đƣợc cỏc ứng viờn phự hợp và tiến hành tuyển chọn.

24

Tuyển mộ thụng qua đề bạt, thăng chức trong tổ chức: Khi cú nhu cầu tuyển dụng cỏc cỏn bộ quản lý trong doanh nghiệp cú thể đề bạt, thăng chức cho những nhõn viờn cú đúng gúp và năng lực phự hợp với yờu cầu cụng việc thụng qua quỏ trỡnh làm việc và thụng qua hồ sơ nhõn sự của ứng viờn.

+ Đối với nguồn tuyển mộ từ bờn ngoài

Tuyển mộ thụng qua quảng cỏo trờn cỏc phương tiện thụng tin đại chỳng đài bỏo, internet, wsbsite...: Là hỡnh thức thu hỳt rất hữu hiệu đặc biệt đối với những doanh nghiệp lớn. Khi cú nhu cầu tuyển mộ doanh nghiệp sẽ đăng thụng bỏo tuyển mộ lờn cỏc phƣơng tiện thụng tin đại chỳng, cỏc trang web... Việc thụng bỏo này cần cú hỡnh thức và nội dung mang tớnh thu hỳt ứng viờn.

Tuyển mộ thụng qua trung tõm giới thiệu việc làm:

Đõy là phƣơng phỏp phự hợp với những doanh nghiệp khụng cú bộ phận quản trị nhõn lực. Tổ chức gửi nhu cầu tuyển dụng đến cỏc trung tõm giới thiệu việc làm để họ tỡm kiếm lao động cho doanh nghiệp mỡnh.

Tuyển mộ trực tiếp từ cỏc cơ sở đào tạo:

Cụng ty cú thể cử nhõn viờn tuyển dụng trực tiếp đến cỏc cơ sở đào tạo hoặc gửi thụng bỏo đến cỏc cơ sở đào tạo để tỡm kiếm ngƣời xin việc

Tuyển mộ thụng qua cỏc cụng ty săn đầu người: Là việc thuờ cỏc cụng ty tuyển dụng chuyờn nghiệp, cỏc cụng ty này thƣờng thực hiện việc tuyển dụng cỏc vị trớ cấp cao trong tổ chức nhƣ Tổng giỏm đốc, Giỏm đốc, phú giỏm đốc

Tuyển mộ thụng qua băng rụn, tờ rời: Là hỡnh thức tuyển mộ bằng cỏch treo băng rụn hoặc phỏt tờ rơi thụng bỏo tại những nơi cụng cộng, thu hỳt sự chỳ ý của ngƣời qua lại

25

Cỏc tỷ lệ sàng lọc giỳp cho cỏc tổ chức quyết định đƣợc bao nhiờu ngƣời cần tuyển mộ cho từng vị trớ cần tuyển. Cỏc tỷ lệ sàng lọc thể hiện mối quan hệ về số lƣợng cỏc ứng viờn cũn lại ở từng bƣớc trong quỏ trỡnh tuyển chọn và số ngƣời sẽ đƣợc chấp nhận vào bƣớc tiếp theo. Tỷ lệ sàng lọc cú ảnh hƣởng tới chi phớ tài chớnh, tõm lý của ngƣời dự tuyển và kỳ vọng của ngƣời xin việc.

- Xõy dựng bản thụng bỏo tuyển mộ

Nội dung thụng bỏo tuyển mộ cú vai trũ quan trọng, đƣợc coi là cụng cụ mang tớnh hấp dẫn ứng viờn. Nội dung của một bản thụng bỏo cần ngắn gọn và chứa đựng đầy đủ cỏc thụng tin cần thiết, bao gồm những nội dung sau: Tờn địa chỉ của doanh nghiệp, chức danh cụng việc cần tuyển, số lƣợng cần tuyển ở mỗi vị trớ, yờu cầu đối với ngƣời nộp hồ sơ, thụng tin về điều kiện làm việc, chế độ đói ngộ, cỏc nội dung cần cú trong hồ sơ, thời gian địa điểm nộp hồ sơ.

Một bản thụng bỏo tuyển mộ ngoài nhiệm vụ thụng bỏo thụng tin tuyển mộ cho ngƣời lao động cho trờn thị trƣờng cần phải đƣa thụng tin để quảng cỏo về doanh nghiệp.

- Xỏc định địa điểm và thời gian tuyển mộ.

Khi xỏc định cỏc địa chỉ tuyển mộ chỳng ta cần phải chỳ ý tới việc xỏc định rừ thị trƣờng lao động quan trọng nhất của mỡnh - nơi mà ở đú cú nhiều đối tƣợng thớch hợp nhất cho cụng việc trong tƣơng lai.

- Một số nội dung khỏc

Xỏc định đối tƣợng tham gia vào quỏ trỡnh tuyển mộ. Dự trự kinh phớ

26

c. Thu hỳt và tiếp nhận hồ sơ xin việc

Đõy là giai đoạn mà tổ chức chuyển từ giai đoạn chuẩn bị tuyển dụng sang giai đoạn thực hiện tuyển dụng. Ở giai đoạn này, tổ chức cần thực hiện theo kế hoạch đó đƣợc xõy dựng ở giai đoạn trƣớc. Trong quỏ trỡnh thực hiện cần tiếp tục kiểm tra, kiểm soỏt để điều chỉnh cỏc hoạt động cho phự hợp với tỡnh hỡnh thực tế. Một trong cỏc vấn đề tổ chức cú thể gặp phải nhƣ:

- Khụng thu hỳt đủ hồ sơ dự kiến - Địa điểm thu hỳt khụng hợp lý

- Thời gian đăng thụng bỏo tuyển mộ và thời gian nhận hồ sơ quỏ ngắn. - Phƣơng phỏp tuyển mộ chƣa hợp lý

d. Sàng lọc ứng viờn

Sàng lọc ứng viờn thực chất là hoạt động thuộc phạm vi của tuyển chọn, ở giai đoạn này, tổ chức sẽ xõy dựng cỏc vũng tuyển chọn để sàng lọc ứng viờn. Số vũng tuyển chọn là khụng giống nhau, nú phụ thuộc rất lớn vào vị trớ chức dnah cụng việc cần tuyển, số hồ sơ thu hỳt đƣợc, kinh phớ dành cho tuyển dụng...

Cú rất nhiều cỏch để sàng lọc ứng viờn. Hiện nay, cỏc tổ chức thƣờng thực hiện sàng lọc ứng viờn theo cỏc cỏch sau:

- Sàng lọc qua thƣ giới thiệu

Thƣ này cú thể đƣợc viết bởi ngƣời quản lý bạn trong cụng ty mà ứng vờn vừa mới nghỉ việc. Thƣ tiến cử cũng cú thể đƣợc viết bởi ngƣời cấp trờn của của ứng viờn trong cụng tỏc Đoàn Hội, hay chớnh là giỏo viờn đó từng dạy của ứng viờn.

Khi xem xột thƣ giới thiệu, tổ chức cần tập trung vào những ý kiến của ngƣời giới thiệu về những đặc điểm, đặc trƣng của ngƣời đƣợc giới thiệu nhƣ anh ta là ngƣời hƣớng nội hay hƣớng ngoại, là ngƣời cú thể làm việc cố định

27

một chỗ hay thớch di chuyển…Dựa vào những đặc điểm ấy mà tổ chức xột xem cú phự hợp với vị trớ tuyển dụng khụng.

- Sàng lọc qua sơ yếu lý lịch (CV)

CV hay curriculum vitae là một sơ yếu lý lịch, một văn bản túm tắt hay liệt kờ cỏc kinh nghiệm làm việc và quỏ trỡnh giỏo dục của một cỏ nhõn, thƣờng là một phần quan trọng trong hồ sơ xin việc làm. Tờ sơ yếu lý lịch thƣờng đƣợc xem xột đầu tiờn bởi nhà tuyển dụng khi nhận hồ sơ của một ngƣời xin việc; nú đúng vai trũ cung cấp thụng tin quan trọng cho nhà tuyển dụng và nờn đƣợc chuẩn bị cẩn thận bởi ứng viờn. Yờu cầu những thụng tin cần cú trong hồ sơ tuyển dụng của ứng cử viờn, nếu cần thiết nhà tuyển dụng nờn xõy dựng biểu mẫu là Phiếu tham dự tuyển dụng dành cho ứng cử viờn. Phiếu này giỳp ngƣời tiến hành tuyển dụng trong quỏ trỡnh sơ tuyển hay tiến hành tuyển dụng nhỡn nhận, so sỏnh cỏc ứng cử viờn theo một trỡnh tự nhất định, rừ ràng, giỳp cho việc sơ tuyển hay tiến hành dụng cũng đƣợc mạch lạc và dễ theo dừi, đỏnh giỏ hơn.

- Sàng lọc qua đơn xin việc

Thụng thƣờng thƣ xin việc chỉ nờn trỡnh bày trong một trang, trong đú ứng viờn phải nờu rừ vị trớ dự tuyển, cỏc điểm chớnh trong CV bạn vừa viết xong, nhấn mạnh cỏc kỹ năng chớnh cú liờn quan đến cụng việc. Làm cỏch nào cụng ty cú thể liờn lạc đƣợc với bạn. Một vài lời hứa hẹn chõn thành. Bày tỏ mong muốn thật sự đƣợc đúng gúp cho cụng ty. Một đơn xin việc đƣợc đỏnh giỏ cao là đơn xin việc cú:

Ngụn ngữ nhẹ nhàng, giản dị, chõn thật. Sử dụng cõu ngắn gọn, dễ hiểu.

Hỡnh thức trỡnh bày góy gọn, sỳc tớch và hấp dẫn. Một biểu hiện của ứng viờn khụng chuyờn nghiệp là hồ sơ cú quỏ nhiều lỗi ngữ phỏp và lỗi chớnh tả.

28

Mục tiờu nghề nghiệp và kinh nghiệm làm việc phự hợp với yờu cầu tuyển dụng.

- Trắc nghiệm

Trắc nghiệm là một phƣơng phỏp thu thập thụng tin thụng qua mẫu phiếu trắc nghiệm đó đƣợc thiết kế sẵn theo mục đớch cụ thể, thụng tin cần thu thập. Từ đú, tổ chức cú thể đỏnh giỏ khả năng tiềm ẩn cũng nhƣ nguy cơ tiềm ẩn của ứng viờn, tỡm ra đặc điểm của ứng viờn xin việc. Tuy nhiờn, cụng cụ này phụ thuộc rất nhiều vào trỡnh độ của ngƣời đỏnh giỏ cũng nhƣ chất lƣợng của chƣơng trỡnh. Trong tuyển chọn nhõn lực ngƣời ta thƣờng dựng cỏc loại trắc nghiệm nhƣ:

Trắc nghiệm khả năng trớ tuệ (IQ)

Trắc nghiệm khả năng thụng minh tinh tế (EQ) Trắc nghiệm thể chất (trắc nghiệm y học) Trắc nghiệm tớnh cỏch cỏ nhõn

Trắc nghiệm kỹ năng thuyết phục Trắc nghiệm kỹ năng đàm phỏn Trắc nghiệm kỹ năng giao tiếp Trắc nghiệm thành tớch

Trắc nghiệm tớnh trung thực

Trắc nghiệm về năng khiếu và khả năng Trắc nghiệm về khả năng thuộc về bản năng - Phỏng vấn:

Phỏng vấn là phƣơng phỏp giỳp nhà tuyển dụng quyết định họ và ứng viờn cú “tƣơng thớch” với nhau về cụng việc, nhu cầu, và khả năng đỏp ứng khụng, thụng qua hỡnh thức hỏi đỏp để trao đổi thụng tin. Đõy là cỏch lựa chọn, sàng lọc ứng viờn đƣợc nhiều cụng ty ỏp dụng nhất trong tuyển dụng. Cú nhiều hỡnh thức phỏng vấn:

29 Phỏng vấn theo mẫu

Phỏng vấn khụng theo mẫu (phỏng vấn tự do) Phỏng vấn dựa trờn tỡnh huống

Phỏng vấn tạo ỏp lực/ phỏng vấn căng thẳng

Tựy vào số lƣợng ứng viờn tham gia trong một lần phỏng vấn cú cỏc hỡnh thức phỏng vấn nhúm và phỏng vấn cỏ nhõn

Tựy theo hỡnh thức liờn hệ với ứng viờn là gặp trực tiếp hay giỏn tiếp qua cỏc phƣơng tiện thụng tin liờn lạc

- Thi viết:

Thi viết là một phƣơng phỏp tuyển chọn ứng viờn cơ bản, đõy là phƣơng phỏp để ứng cử viờn trả lời những cõu hỏi đó đƣợc soạn trƣớc trong bài thi. Phƣơng phỏp này cú thể giỳp dự đoỏn một cỏch hiệu quả về kiến thức cơ bản, kiến thức chuyờn mụn và những kiến thức liờn quan cũng nhƣ khả năng ở những phƣơng diện khỏc nhau nhƣ khả năng phõn tớch, tổng hợp, khả năng diễn đạt cõu chữ... của ứng cử viờn.

- Thi tay nghề:

Hỡnh thức kiểm tra tay nghề gần nhƣ là bắt buộc đối với hầu hết cỏc chức danh cụng việc. Theo đú, mục tiờu của nhà tuyển dụng là kiểm tra xem ứng viờn cú thực sự nắm đƣợc cỏc kỹ năng thực hành nghề nghiệp cần thiết theo yờu cầu của cụng việc hay khụng.

Với việc tuyển dụng cụng nhõn, tổ chức sẽ cho phộp cụng nhõn đú thực hành trực tiếp trờn mỏy. Với cỏc ứng viờn vào vị trớ nhƣ nhõn viờn văn thƣ, cỏc hoạt động kiểm tra tay nghề cú thể tập trung vào việc yờu cầu cỏc ứng