Hầu hết các trường trên địa bàn tỉnh đều được ngân sách cấp kinh phí hoạt động, thanh quyết toán qua kho bạc tỉnh nên chứng từ kế toán tại các trường đều đảm bảo các yêu cầu theo quy định của chứng từ kế toán, được lập theo đúng mẫu quy định của pháp luật, đúng nội dung quy định trên chứng từ, nội dung nghiệp vụ kinh tế tài chính trên chứng từ kế toán không được viết tắt, không tẩy xoá, sửa chữa. Chữ ký trên chứng từ đúng chữ ký của người có trách nhiệm liên quan,
những chứng từ giao dịch với pháp nhân bên ngoài thì liên gửi ra bên ngoài đều có dấu của đơn vị.
Tuy nhiên vẫn còn một số chứng từ được lập theo tính tự phát của NVKT, không theo mẫu làm cho bộ chứng từ chưa được hoàn chỉnh. Một số đơn vị vẫn còn chứng từ kế toán viết tay, làm mất tính thẩm mỹ của chứng từ kế toán được lập tại đơn vị.
Các đơn vị cũng đã phân công cho kế toán viên chịu trách nhiệm thu nhận chứng từ của các NVKT phát sinh và bắt buộc phải kiểm tra chặt chẽ chứng từ trước khi tiến hành thu, chi tiền và ghi sổ sách kế toán.
Mặc dù kế toán viên đã kiểm tra chứng từ trước khi thanh quyết toán, tuy nhiên khi thanh toán tại kho bạc vẫn phải đi về nhiều lần vì biểu mẫu thanh quyết toán tại kho bạc thay đổi, đơn vị chưa cập nhật kịp thời.
Các trường sử dụng hầu như toàn bộ các biểu mẫu chứng từ kế toán bắt buộc và chứng từ hướng dẫn trong danh mục chứng từ kế toán theo Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC và Thông tư 185/2010/TT-BTC. Các biểu mẫu chứng từ hầu như được lập bằng máy tính, cũng có một số chứng từ được lập bằng tay (mua sẵn theo mẫu quy định và viết tay) như phiếu thu, phiếu chi, ủy nhiệm chi qua ngân hàng,...
Hầu hết các trường đều sử dụng Biên lai thu tiền mua của Bộ Tài chính, một số đơn vị có sử dụng thêm hoá đơn đặt in (Trường Cao đẳng Công nghiệp Cao su, Trường Trung cấp Kinh tế Kỹ thuật Bình Phước).
Qua khảo sát cho thấy, đa số các đơn vị sử dụng hình thức chứng từ ghi sổ và kế toán máy. Vào cuối năm, sau khi quyết toán với đơn vị chủ quản, đơn vị in các chứng từ ghi sổ từ máy tính, đóng tập và đưa vào lưu trữ.
Công tác bảo quản, lưu trữ chứng từ kế toán tại các đơn vị nhìn chung được thực hiện bài bản. Hàng tháng đều được phân loại, sắp xếp theo thứ tự, các chứng từ kế toán được lưu tại phòng kế toán từ 3 đến 5 năm, sau đó được chuyển vào kho lưu trữ. Một số trường có kho lưu trữ chứng từ kế toán riêng (Trường Trung cấp Y tế Bình Phước).
Đối với các quyển phiếu thu học phí của học sinh, sinh viên có liên gốc trong cuống phiếu, hiện nay các đơn vị vẫn đang đóng thùng và lưu giữ tại kho của đơn vị, chưa tiến hành thanh huỷ lần nào.
Quy trình lập, ký, luân chuyển chứng từ đều được các đơn vị thực hiện theo đúng nội dung được quy định trong Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC.
Đối với tổ chức luân chuyển chứng từ thu tiền: có 2 đơn vị thực hiện thu tiền theo quy trình 2, 3 đơn vị thực hiện theo quy trình 1.
Đối với tổ chức luân chuyển chứng từ chi tiền: hầu hết các đơn vị đều thực hiện theo quy trình 1, tuy nhiên vẫn còn 1 số đơn vị chỉ ký đầy đủ chứng từ thanh toán, còn phiếu chi chỉ có kế toán, thủ quỹ và người nhận tiền ký, cuối tuần mới tập hợp toàn bộ chứng từ phát sinh trong tuần trình kế toán trưởng và thủ trưởng đơn vị ký duyệt.
Riêng đối với thu tiền học phí, lệ phí của HSSV, chủ yếu các đơn vị thực hiện thu tại phòng kế toán của đơn vị (thu bằng tay), không sử dụng phần mềm thu học phí và các bộ phận liên quan khi muốn xem học sinh đóng tiền học phí chỉ có thể xem tại phòng kế toán. Chỉ có 01 đơn vị sử dụng phần mềm Quản lý đào tạo có phần mềm thu học phí (trường Cao đẳng Công nghiệp Cao su), các bộ phận liên quan, phụ huynh học sinh, HSSV khi muốn xem tình hình đóng tiền học phí có thể xem thông qua phần mềm và qua website.
Tại các trường Trung cấp, Cao đẳng trên địa bàn tỉnh Bình Phước, việc hoàn thiện chứng từ kế toán vẫn đang trong quá trình thực hiện và cập nhật theo các thông tư hướng dẫn của Bộ Tài chính. Các trường chưa thực sự có một hệ thống chứng từ xuyên suốt cho đơn vị mình