Để phản ánh đầy đủ và cung cấp được những thông tin hữu ích cho các đơn vị, hệ thống tài khoản kế toán và phương pháp ghi chép ở mỗi tài khoản cần sửa đổi, bổ sung theo hướng như sau:
Đảm bảo tính khoa học và linh hoạt trong vận dụng hệ thống tài khoản kế toán theo đúng tính chất và quy định của chế độ kế toán hiện hành. Các trường cần phân loại rõ hai hoạt động chính là hoạt động sự nghiệp (sử dụng nguồn kinh phí do ngân sách cấp) và hoạt động sản xuất kinh doanh (sử dụng nguồn kinh phí đơn vị tự tạo ra). Tổ chức theo dõi, xây dựng định mức chi và khoán kinh phí thực hiện ở những nội dung thường xuyên xảy ra, trên cơ sở đó tổ chức hệ thống tài khoản phản ánh các khoản thu, chi và xác định kết quả tương ứng của từng loại hoạt động. Điều này rất quan trọng, nó cho thấy kết quả cụ thể của từng loại hoạt động mang lại, từ đó giúp đơn vị quyết định mở rộng hoạt động nào để gia tăng nguồn thu.
Cần mở thêm các tài khoản chi tiết cho từng đối tượng như: 511, 531, 334,... để dễ kiểm tra, theo dõi, đối chiếu từ đó dễ dàng tổng hợp, phân tích hiệu quả của từng loại hoạt động cũng như theo dõi được chính xác tình hình công nợ. Cụ thể như sau:
+ Đối với tài khoản 511, cần mở tài khoản theo dõi chi tiết theo từng khoản mục thu như:
o 5111: thu học phí hệ chính quy o 5112: thu học phí hệ vừa làm vừa học o 5113: thu lệ phí học lại
o 5114: thu lệ phí thi lại o 5118: thu lệ phí khác
+ Đối với tài khoản 531, cần mở tài khoản theo dõi chi tiết theo từng khoản mục thu dịch vụ như:
o 5311: thu liên kết đào tạo o 5312: thu cho thuê, dịch vụ o 5318: thu từ các dịch vụ khác
+ Đối với tài khoản 631, cần mở tài khoản theo dõi chi tiết theo từng khoản mục chi như:
o 6311: Chi phí, lệ phí
€ 63111: chi học phí hệ chính quy € 63112: chi học phí hệ vừa làm vừa học € 63113: chi lệ phí học lại
€ 63114: chi lệ phí thi lại € 63118: chi lệ phí khác o 6312: Chi dịch vụ
€ 63121: chi liên kết đào tạo € 63122: chi cho thuê, dịch vụ € 63128: chi từ các dịch vụ khác
+ Đối với tài khoản 334, cần mở tài khoản theo dõi chi tiết theo từng khoản mục thanh toán như:
o 3341: lương ngân sách o 3342: lương tăng thêm
o 3343: lễ, tết, thưởng cuối năm, o 3344: tiền công thuê ngoài o 3348: tiền công khác,...
Việc ghi chép đối với các tài khoản chi tiết tuân thủ như đối với tài khoản tổng hợp.
Nên tính và trích khấu hao đối với TSCĐ phục vụ cho những hoạt động mang lại nguồn thu khác theo quy định như đối với doanh nghiệp để tính vào chi phí nhằm phản ánh đầy đủ và đúng hiệu quả hoạt động của đơn vị.
4.2.1.4. Hoàn thiện công tác tổ chức hệ thống báo cáo kế toán
Các báo cáo tài chính các đơn vị đang sử dụng hiện nay mới chỉ mang tính báo cáo cho đơn vị quản lý cấp trên, chưa giúp cho lãnh đạo đơn vị nhận thức rõ được tình hình tài chính của đơn vị.
Các đơn vị nên lập thêm Báo cáo lưu chuyển tiền tệ để có thể xác định chính xác các luồng tiền ra, vào tại đơn vị. Căn cứ trên báo cáo này, lãnh đão đơn vị có thể thấy được khả năng chuyển đổi thành tiền, khả năng thanh toán cũng như khả năng tạo ra tiền của đơn vị trong quá trình thực hiện.
Trong Thuyết minh báo cáo tài chính, cần làm rõ hơn các thông tin phát sinh trong kỳ mà các báo cáo khác chưa đề cập hoặc chưa trình bày rõ ràng, chi tiết.
Đối với hệ thống báo cáo nội bộ
Các đơn vị nên quan tâm đến việc thành lập hệ thống báo cáo nội bộ để phục vụ cho công tác quản lý của đơn vị.
Báo cáo nội bộ cần được thực hiện định kỳ hàng tháng, căn cứ tình hình thực tế tại đơn vị để có thể giúp lãnh đạo đưa ra những quyết định kịp thời.
Căn cứ vào tình hình thực hiện, kế toán lập báo cáo tình hình sử dụng kinh phí của toàn trường cũng như của từng bộ phận, so sánh đối chiếu với định mức chi, từ đó xây dựng định mức chi cho từng ngành học. Đây là cở sở để đơn vị có thể tiết kiệm các khoản chi phí nhưng vẫn đảm bảo nâng cao được chất lượng đào tạo của trường.