8. Bố cục của đề tài
3.1.2.Nâng cao chất lượng dịch vụ thông tin thư viện
3.1.2.1. Dịch vụ cung cấp tài liệu
Dịch vụ cung cấp tài liệu là một dịch vụ cơ bản của các cơ quan Thông tin - Thƣ viện, nhằm giúp NDT sử dụng đƣợc tài liệu phù với nhu cầu thông tin của mình. Dịch vụ này đƣợc triển khai dƣới các hình thức nhƣ: dịch vụ đọc tại chỗ, dịch vụ mƣợn về nhà, dịch vụ sao chụp tài liệu...
Hiện nay Dịch vụ đọc tại chỗ và dịch vụ mƣợn về nhà là dịch vụ phổ biến và đƣợc nhiều sinh viên, giảng viên, cán bộ sử dụng. Để đáp ứng nhu cầu tin ngày càng đa dạng và không ngừng tăng lên và để nâng cao chất lƣợng dịch vụ, thƣ viện cần phải có những cải tiến, sáng kiến, có những biện pháp hữu hiệu để dịch vụ cung cấp tài liệu ngày càng đáp ứng đƣợc NDT
Để các loại hình tài liệu đƣợc đa dạng và phong phú nhằm thu hút NDT, Trung tâm nên tăng cƣờng và đa dạng hóa các loại hình tài liệu, bổ sung thêm các tài liệu chuyên ngành để thu hút đƣợc nhiều NDT hơn. Hàng năm phải có kế hoạch rà soát lại sách, báo, tạp chí để tránh bổ sung trùng lặp. Để đáp ứng đƣợc nhu cầu tin và nâng cao chất lƣợng phục vụ, Trung tâm cần chú trọng thực hiện công tác thu thập thông tin, thƣờng xuyên nghiên cứu, đánh giá mức độ thỏa mãn NCT, phƣơng thức phục vụ tài liệu bằng các phƣơng pháp điều tra ( phỏng vấn, phiếu điều tra, quan sát), từ đó có cở sở để tăng cƣờng nguồn lực thông tin cũng nhƣ phát triển các dịch vụ thông tin phù hợp.
Đối với đội ngũ cán bộ, nhân viên Trung tâm phải thƣờng xuyên bồi dƣỡng và nâng cao trình độ chuyên môn, tinh thần trách nhiệm và thái độ
87
phục vụ cho đội ngũ cán bộ bộ phận dịch vụ thông tin. Tăng cƣờng và rèn luyện kỹ năng thu nhận, xử lý thông tin, kỹ năng hƣớng dẫn NDT khai thác thông tin
Đối với số lƣợng tài liệu đƣợc mƣợn về nhà, hiện tại Trung tâm đang có chính sách là 3 cuốn/14 ngày. Do số ngày đã đƣợc tăng lên gấp đôi so với thời gian trƣớc đây, do vậy Trung tâm có thể tăng số lƣợng tài liệu mƣợn về nhà lên thành 4 cuốn hoặc 5 cuốn. Nhƣ vậy sẽ tạo điều kiện cho bạn đọc tham khảo đƣợc nhiều tài liệu hơn. Bên cạnh đó, chính sách cho việc mƣợn tài liệu giáo trình và chuyên khảo là nhƣ nhau, nhiều sinh viên muốn mƣợn tài liệu giáo trình phục vụ cho cả môn học trong thời gian dài, do đó Trung tâm có thể tăng thời hạn mƣợn giáo trình nhiều ngày hơn nữa so với sách chuyên khảo. Tăng cƣờng khả năng phục vụ từ xa của dịch vụ mƣợn về nhà bằng hình thức cho đăng ký mƣợn qua mạng.
Tăng cƣờng thêm các phƣơng tiện, trang thiết bị an ninh của thƣ viện để tránh tình trạng mất mát tài liệu.
Đối với dịch vụ sao chụp tài liệu: đây là hình thức dịch vụ cũng đƣợc nhiều NDT sử dụng và là một loại dịch vụ có thu của Trung tâm. Hiện tại, dịch vụ này đã chuyển cho phòng hành chính đảm nhiệm. Do vậy để thu hút đƣợc NDT, Trung tâm cần đƣa ra một mức giá phù hợp hơn nữa với NDT, đặc biệt là sinh viên và để thuận tiện cho việc sao chụp tài liệu thì Trung tâm cần phải bố trí địa điểm phù hợp cho dịch vụ này, vị trí thuận tiện nhất là đặt ở khu vực tầng 1
3.1.2.2. Dịch vụ tra cứu tin
Dịch vụ tra cứu tin nhằm mục đích cung cấp cho NDT những thông tin phù hợp với yêu cầu của họ theo các dấu hiệu đã có thông qua các công cụ dùng để tra cứu nhƣ kho tra cứu, hệ thống mục lục, các bản tra cứu đƣợc biên soạn kèm theo các tài liệu, các CSDL. Để nâng cao chất lƣợng của dịch
88
vụ này, Trung tâm cần không ngừng hoàn thiện nguồn lực thông tin, nhất là các tài liệu tra cứu, đặc biệt là nguồn tin điện tử. Bên cạnh đó phải thƣờng xuyên bồi dƣỡng và nâng cao trình độ chuyên môn cho đội ngũ cán bộ để có những kỹ năng chuyên sâu về tìm kiếm thông tin, có nhiều cách tra tìm thông tin bằng nhiều hình thức khác nhau và biết cách sử dụng các công cụ tra cứu hiện đại
Để thuận tiện cho NDT trong việc tra tìm tài liệu trên OPAC, Trung tâm cần bổ sung thêm một số máy chuyên để dùng tra cứu OPAC. Hiện tại, trên tầng 2 mới bố trí 01 máy tính chuyên để dùng tra cứu OPAC. Do vậy, Trung tâm cần trang bị thêm 3 đến 4 máy tính và để ở vị trí thuận tiện nhất cho bạn đọc có thể dễ dàng tra cứu tài liệu trên OPAC trƣớc khi vào giá để tìm tài liệu
Đối với dịch vụ tra cứu tin theo yêu cầu, Trung tâm cần thƣờng xuyên giới thiệu, quảng bá rộng rãi dịch vụ này đến với NDT qua nhiều hình thức nhƣ : qua Email, tờ rơi, trên trang Web của của Trung tâm....
3.1.2.3. Dịch vụ hỏi - đáp
Hỏi - đáp thông tin là một dịch vụ đƣợc thực hiện nhằm đáp ứng nhu cầu thông tin của ngƣời dùng tin muốn hỏi về một vấn đề nào đó mà họ chƣa biết, chƣa rõ trong quá trình tìm kiếm thông tin tại Trung tâm.
Hiện nay, dịch vụ hỏi - đáp của Trung tâm mới thực hiện ở mức đơn giản, chƣa mang tính chuyên sâu. Với NCT phát triển ngày một đa dạng, phức tạp và đòi hỏi sự chính xác, kịp thời. Do vậy yêu cầu tin của NDT sẽ đòi hỏi chi tiết hơn do đó Trung tâm cần chuẩn bị cho dịch vụ này hoạt động mang tính chuyên nghiệp hơn, chuyên sâu hơn.
Để ngày càng nâng cao hơn nữa chất lƣợng của dịch vụ này nhằm đáp ứng NCT của NDT một nhanh nhất, Trung tâm cần phát triển thêm nguồn lực thông tin đa dạng hơn, phong phú hơn, đồng thời cán bộ dịch vụ phải nắm
89
vững cơ cấu tổ chức kho tài liệu, sử dụng thành thạo công cụ tra cứu hiện đại. Ngoài việc tổ chức dịch vụ hỏi - đáp tại chỗ, Trung tâm cũng cần phải đa dạng hóa hình thức dịch vụ nhƣ: hỏi đáp qua mạng ( chat, Email); hỏi đáp qua điện thoại...
Dịch vụ này đòi hỏi những ngƣời cán bộ vừa có kiến thức chuyên ngành, vừa có kiến thức xã hội chuyên sâu. Vì vậy, Trung tâm cần phân công một số cán bộ chuyên đảm nhận dịch vụ này để đảm bảo xử lý kịp thời các câu hỏi của NDT đƣa ra
3.1.2.4. Dịch vụ khai thác tài liệu đa phương tiện
Dịch vụ đa phƣơng tiện là dịch vụ rất phổ biến đối với các thƣ viện hiện đại. Tài liệu nghe nhìn là nguồn thông tin đƣợc NDT rất quan tâm. Trong các lĩnh vực khoa học và hoạt động thực tiễn, những tài liệu này có giá trị không thể thay thế đƣợc. Vì vậy tăng cƣờng hiệu quả hoạt động của phòng đa phƣơng tiện là việc cần thiết.
Để nâng cao chất lƣợng dịch vụ khai thác tài liệu đa phƣơng tiện thu hút ngƣời dùng tin đến với dịch vụ này, Trung tâm cần phải:
- Bổ sung thêm các trang thiết bị mới và hiện đại trong phòng nghe nhìn, thay thế những thiết bị đã cũ và lạc hậu
- Ðầu tƣ kinh phí để bổ sung thêm các tài liệu nghe nhìn thiên về những ngành nổi bật trong ĐHSP nhƣ: các tài liệu về ngôn ngữ, về khoa học tự nhiên, về nông nghiệp... Bên cạnh đó cần bổ sung thêm những loại hình tài liệu dạng vi phim, vi phiếu để thu hút đƣợc nhiều ngƣời dùng tin hơn. Ngoài ra, Trung tâm cũng cần phải bổ sung thêm vào phòng nghe nhìn một số phần mềm học học tiếng Anh, tiếng Trung Quốc, tiếng Nga...
- Hiện tại, Trung tâm cũng xây dựng CSDL thƣ mục cho tài liệu nghe nhìn nhƣng CSDL vẫn còn nghèo nàn do số lƣợng bổ sung tài liệu hàng năm tƣơng đối ít. Do vậy phải tăng cƣờng nguồn tài liệu nghe nhìn và tiến hành bổ
90
sung vào CSDL thƣ mục cho tài liệu nghe nhìn để bạn đọc dễ dàng tìm kiếm. Bên cạnh đó, Trung tâm cũng có thể đƣa những tài liệu nghe nhìn có giá trị dƣới dạng toàn văn để bạn đọc có thể truy cập trên trang Web và truy cập từ xa (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Đối với các thiết bị trong phòng nghe nhìn chủ yếu là những trang thiết bị hiện đại, tƣơng đối là khó sử dụng. Vì vậy, Trung tâm cần tăng cƣờng hƣớng dẫn ngƣời dùng tin sử dụng các trang thiết bị và hƣớng dẫn ngƣời dùng tin cách khai thác thông tin.
- Để thu hút đƣợc nhiều NDT đến với dịch vụ này, Trung tâm cũng cần tích cực giới thiệu, quảng bá để bạn đọc biết đến dịch này bằng các hình thức nhƣ: trên bản tin của Trung tâm, trên trang Web, hay trên tở rơi...