tổ chức hạch toán kế toán tại Công ty Kim khí Hà Nội

Công ty Kim khí Hà Nội là một doanh nghiệp nhà nước, hạch toán độc lập, có tư cách pháp nhân đầy đủ, có tài khoản và con dấu riêng, là đơn vị trực thuộc Tổng Công ty Thép Việt Nam.

Ban đầu Công ty chỉ là một đơn vị thu mua sắt thép và thép phế liệuphục vụ cho ngành thép, cùng với sự tăng trởng của nền công nghiệp trong n-ớc thì Công ty cũng ngày càng phát triển mở rộng quy mô và thị trờng kinhdoanh của mình Quá trình hình thành và phát triển của Công ty trải qua cácgiai đoạn sau:

Công ty đợc thành lập năm 1972 với tên là “Công ty thu hồi phế liệukim khí” là đơn vị trực thuộc Tổng Công ty Kim khí Việt Nam - Bộ vật t.Công ty có chức năng thu mua thép phế liệu trong nớc tạo nguồn cung cấpnguyên liệu cho việc nấu luyện thép ở nhà máy Gang thép Thái Nguyên.

Nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của Công ty và đáp ứng mọi yêucầu về nguồn cung cấp thép phế liệu cho hoạt động sản xuất, Bộ vật t đã raquyết định số 628/ QĐ_ VT tháng 10 năm 1985 hợp nhất hai đơn vị: ’Công tythu hồi phế liệu kim khí” và “Trung tâm giao dịch dịch vụ vật t ứ đọng luânchuyển” thành Công ty vật t thứ liệu Hà Nội Công ty là đơn vị trực thuộcTổng Công ty kim khí Việt Nam, hạch toán độc lập và có t cách pNgày28/05/1993, Bộ Thơng mại ra quyết định số 600/TM_TCCB thành lập Công tykim khí Hà Nội trực thuộc Tổng Công ty Thép Việt Nam (trớc kia là TổngCông ty Kim khí Việt Nam).

Ngày 15/04/1997, Bộ Công nghiệp ra quyết định số 511/QĐ_TCCB sápnhập Xí nghiệp dịch vụ vật t (là đơn vị trực thuộc Tổng Công ty Thép ViệtNam) vào Công ty vật t thứ liệu Hà Nội.

Ngày 05/06/1997, theo quyết định số 1022/QĐ_HĐQT của Hội đồngquản trị Tổng Công ty Thép Việt Nam đổi tên Công ty vật t thứ liệu Hà Nộithành Công ty Kinh doanh thép và vật t Hà Nội

Ngày 12/11/2003, Bộ Công nghiệp ra quyết định số 182/2003/QĐ_BCNvề việc sáp nhập Công ty Kinh doanh thép và vật t Hà Nội vào Công ty Kimkhí Hà Nội, theo đó đến ngày 1/1/2004 Công ty mới lấy tên là Công ty Kimkhí Hà Nội Hiên nay trụ sở chính tại 20 Tôn Thất Tùng – Quận Đống Đa –Hà Nội

Trải qua chặng đờng 30 năm hoạt động, Công ty Kim khí Hà Nội đãphát triển không ngừng và ngày càng đáp ứng đầy đủ hơn nhu cầu của kháchhàng Từ những ngày mới thành lập, mọi hoạt động của Công ty đã gặp rấtnhiều khó khăn về vốn, cơ sở vật chất, kỹ thuật Nhng do có sự cải tiến khôngngừng về phơng thức kinh doanh và tổ chức cán bộ nên hiệu quả kinh doanhcủa Công ty ngày càng cao Công ty đã và đang tự khẳng định vị trí của mìnhtrong nền kinh tế thị trờng, quy mô của Công ty ngày càng mở rộng Nhữngnăm gần đây Công ty hoạt động kinh doanh luôn có lãi và luôn đạt đợc kếhoạch đề ra Hiện nay, Công ty có 6 cửa hàng, 9 xí nghiệp và 6 kho tập trungở Hà Nội chuyên kinh doanh thép và vật t Ngoài ra, Công ty còn có 1 chinhánh ở Thành phố Hồ Chí Minh cũng chuyên kinh doanh thép và vật t đểphục vụ khách hàng ở khu vực phía Nam Cơ sở vật chất của Công ty ngàycàng đợc nâng cao phù hợp với điều kiện kinh doanh trong nền kinh tế thị tr-ờng Mặt hàng kinh doanh của Công ty ngày càng phong phú và đa dạng hơn.Mặc dù trong quá trình phát triển nền kinh tế đất nớc hiện nay, Công ty cũngnh nhiều doanh nghiệp khác luôn gặp phải những khó khăn nhất định nhngCông ty vẫn hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ của mình và đóng góp đáng kể vàocác lĩnh vực trong nền kinh tế.

II Đặc điểm kinh tế - kỹ thuật

Công ty kim khí Hà Nội là một doanh nghiệp Nhà nớc, hạch toán độclập, có t cách pháp nhân, có trụ sở riêng, con dấu riêng và phải chịu tráchnhiệm về mọi hoạt động kinh doanh của mình Công ty có chức năng cơ bảnlà kinh doanh các loại sản phẩm thép, vật liệu xây dựng, nguyên vật liệu, mặthàng thiết bị phụ tùng phục vụ cho hoạt động sản xuất của ngành thép trong n-ớc Nhập khẩu các mặt hàng thép, vòng bi, phôi thép để phục vụ cho hoạtđộng kinh doanh của Công ty Đồng thời nhận gia công các mặt hàng thépphục vụ cho hoạt động sản xuất, xây dựng cho tất cả các cá nhân, tổ chứctrong nền kinh tế.

Công ty Kim khí Hà Nội là đơn vị kinh doanh hạch toán kinh tế độc lậpdới sự chỉ đạo của cơ quan chủ quản là Tổng Công ty Thép Việt Nam Vớichức năng nh trên đợc sự phân cấp của Tổng Công ty Thép công ty có nhiệmvụ là hàng năm Công ty phải tổ chức triển khai các biện pháp sản xuất kinhdoanh, phấn đấu hoàn thành hiệu quả các kế hoạch sản xuất kinh doanh doCông ty xây dựng và đợc Tổng Công ty Thép phê duyệt.

Công ty đợc Tổng Công ty Thép Việt Nam cấp vốn để hoạt động Ngoài raCông ty có chủ quyền huy động thêm vốn đầu t từ bên ngoài nh vay các ngân

hàng, các tổ chức tài chính, các quỹ hỗ trợ để đảm bảo nhu cầu cho hoạtđộng kinh doanh của Công ty Việc sử vốn của Công ty phải đợc đảm bảo trênnguyên tắc đúng với chính sách chế độ của Nhà nớc, bảo toàn và tăng trởngvốn tự có, tự trang trải về tài chính.

Công ty phải chấp hành và thực hiện đầy đủ nghiêm túc chính sách chếđộ của ngành, luật pháp của Nhà nớc về hoạt động kinh doanh và nghĩa vụ đốivới Nhà nớc.

Công ty phải luôn xem xét khả năng kinh doanh của mình, nắm bắt nhucầu tiêu dùng của thị trờng để từ đó đa ra kế hoạch nhằm cải tiến tổ chức sảnxuất kinh doanh, đáp ứng đầy đủ nhu cầu của khách hàng và đạt đợc lợi nhuậntói đa Có chiến lợc xây dựng kế hoạch đào tạo, bồi dỡng đội ngũ cán bộ côngnhân viên nhằm đáp ứng đợc yêu cầu kinh doanh và quản lý của Công ty.Thực hiện các chính sách chế độ thởng phạt đảm bảo quyền lợi cho ngời laođộng.

Công ty Kim khí Hà Nội là một đơn vị thơng mại kinh doanh có quymô lớn, mạng lới kinh doanh của công ty đợc trải rộng khắp thành phố HàNội Công ty chuyên bán buôn, bán lẻ các mặt hàng thép, vật liệu xây dựng vàkinh doanh các mặt hàng phụ tùng thông qua hệ thống các cửa hàng, xínghiệp, chi nhánh của công ty.

Mặt hàng kinh doanh của công ty bao gồm: Dây thép đen, thép mạ cókích thớc nhỏ; thép thờng (thép thanh); thép hình(thép L,U,I); thép lá(théptấm, thép lá từ 0.1-0.3 ly)

Ngoài ra công ty còn kinh doanh các mặt hàng khác nh: ống Vinapipe,xi măng, phụ tùng, vòng bi, gang phục vụ cho xây dựng Hơn nữa công tycòn tổ chức các hoạt động dịch vụ nh: cho thuê kho bãi, ki ốt, cửa hàng, tàisản và còn có dịch vụ gửi hàng.

Nguồn hàng do công ty khai thác tơng đối đa dạng nhng chủ yếu là khaithác nguồn hàng sản xuất trong nớc từ các nhà máy sản xuất (Nhà máy thépliên doanh Việt úc, nhà máy gang thép Thái Nguyên, VPS ) nh: mặt hàngkim khí, xi măng, phụ tùng, vòng bi Ngoài ra công ty còn khai thác nguồnhàng nhập khẩu từ các nớc: Hàn Quốc, Nga nh các loại thép, vòng ống FKF,phôi thép, vòng bi

Với quy mô hoạt động nh thế thị trờng kinh doanh của Công ty tơng rộng vàđa dạng Các mặt hàng của Công ty đợc tiêu thụ rộng rãi trên cả nớc Bên cạnhđó Công ty còn hợp tác kinh doanh với nhiều doanh nghiệp trong nớc Tuynhiên, hiện nay các chi nhánh của Công ty tập trung chủ yếu ở Hà Nội và

thành phố Hồ Chí Minh, do đó vẫn cha đáp ứng đầy đủ nhu cầu của kháchhàng trên cả nớc nhất là vùng sâu, vùng xa Vì vậy, hiện nay Công ty đangđịnh mở các chi nhánh ở các tỉnh và thành phố khác để mở rộng thị trờng tiêuthụ của Công ty.

Cùng với sự phát triển kinh tế trong nớc, ngành công nghịêp nớc tacũng đang từng bớc đi lên Nhu cầu về các sản phẩm công nghiệp ngày càngtăng làm cho các nhà kinh doanh đầu t vào việc kinh doanh các sản phẩmcông nghiệp Hiện nay, nớc ta đang có nhiều doanh nghiệp kinh doanh cácmặt hàng thép, vật liệu xây dựng Do đó, để tồn tại và phát triển trong điềukiện có nhiều đối thủ cạnh tranh Công ty phải không ngừng nâng cao chất l-ợng sản phẩm bằng việc tìm kiếm các nguồn hàng có chất lợng cao Đồng thờinâng cao năng lực quản lý của nhà quản lý và kinh nghiệm , khả năng bánhàng của nhân viên nhằm tăng thêm uy tín của Công ty.

Mỗi một năm Công ty lại có những cải tiến trong chiến lợc kinh doanhmở rộng quy mô không ngừng phát triển mặt hàng kinh doanh cũng nh thị tr-ờng tiêu thụ Nhờ đó mà kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công tytrong những năm gần đây có những thay đổi đáng kể.Công ty đợc Bộ Côngnghịêp cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 1719 ngày 22/06/1996 vớitổng số vốn kinh doanh là 26.746 triệu đồng trong đó vốn ngân sách cấp là23.616 triệu đồng và vốn tự bổ sung là 3.130 triệu đồng Đến ngày 01/05/1997nguồn vốn của Công ty là 50.766 triệu đồng Hiện nay tổng số vốn của Côngty là 120.872 triệu đồng Nh vậy, cơ cấu vốn của Công ty ngày càng tăng lên,chứng tỏ quy mô hoạt động của Công ty ngày càng đợc mở rộng Kết quảhoạt động kinh doanh từ năm 2002 đến nay có những thay đổi đáng kể.

Kết quả kinh doanh của công ty từ năm 2002 đến năm 2004

Ta có thể thấy có sự biến động mạnh trong kết quả kinh doanh của côngty Trong các năm từ 2001 trở về trớc, tình hình kinh doanh của công ty cũnggiống nh phần lớn các doanh nghiệp trong ngành, hoạt động không có hiệuquả và thờng xuyên có tình trạng phải bù lỗ Tuy nhiên với việc tổ chức lại bộmáy cùng với những biến động liên tục trên thị trờng thép trong nớc cũng nhtrên thế giới đã tạo điều kiện cho công ty kinh doanh có hiệu quả hơn trongnăm 2002 với lợi nhuận trớc thuế đạt 7.222.503.000 đồng Nhng cũng chínhdo thị trờng biến động mà công ty đã gặp không ít khó khăn trong năm 2003.Bên cạnh đó do công ty là doanh nghiệp Nhà nớc chịu sự quản lý của Tổng

công ty Thép Việt Nam và Bộ Công nghiệp nên phải thi hành những chínhsách của cấp trên quyết định nh không đợc bán phôi thép cho các công ty tnhân, và ngoài ra còn do một số nguyên nhân sau:

* Đối thủ cạnh tranh ngày càng nhiều với sự xuất hiện của hàng loạt cáccông ty kinh doanh thép t nhân.

* Giá hàng kim khí, phụ tùng nhập khẩu biến động mạnh cùng với giáđồng ngoại tệ USD (đồng tiền giao dịch chủ yếu trong thơng mại quốc tế) tăngmạnh làm ảnh hởng lớn đến nguồn hàng nhập khẩu của công ty.

* Lợng hàng tồn đọng nhiều, chậm luân chuyển ảnh hởng tới giá bán,doanh thu và việc thu hồi vốn.

* Cơ cấu mặt hàng thay đổi.

* Quyết định sáp nhập công ty “Kinh doanh thép và vật t Hà Nội” vàocông ty Kim khí Hà Nội cũng ảnh hởng lớn đến tâm lý cán bộ công nhân viêntrong công ty và hoạt động của công ty cuối năm 2003 Năm 2004 doanh thucủa Công ty đã tăng lên rõ rệt nhờ có những cải thiện mới trong kinh doanh.

Năm 2005, công ty có kế hoạch thực hiện một số biện pháp nhằm kíchthích tiêu thụ nh có sự u đãi với khách hàng tiêu thụ với lợng hàng lớn, đadạng hoá kênh tiêu thụ, hình thức thanh toán, mở rộng địa bàn hoạt động.Theo sự dự báo về việc phát triển cơ sở hạ tầng, phát triển các công trình xâydựng, công ty lập kế hoạch doanh thu đạt đợc năm 2005 là 1400 tỉ đồng.

III Tổ chức bộ máy quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty

Công ty Kim khí Hà Nội hiện nay có 425 ngời trong đó có 89 nhân viênquản lý trên văn phòng (chiếm 20,9%) Trình độ cán bộ công nhân viên củaCông ty đa số là tốt nghiệp đại học Hiện nay, tại Công ty có ban lãnh đạogồm 1 Giám đốc Công ty, 1 Phó giám đốc Công ty, 1 kế toán trởng và 4phòng, ban giúp việc Công ty có 6 cửa hàng, 9 xí nghiệp và 1 chi nhánh, ởcác đơn vị này đều có cửa hàng trởng, giám đốc chi nhánh, xí nghiệp quản lýtình hình hoạt động của từng đơn vị Cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty đợcsắp xếp theo chức năng nhiệm vụ của các phòng ban, bảo đảm sự thống nhất,tự chủ và sự phối hợp nhịp nhàng giữa các phòng, ban.

Đóng vai trò lãnh đạo toàn Công ty là Ban lãnh đạo của Công ty bao gồm :Giám đốc, Phó Giám đốc, Kế toán trởng.

Thứ nhất là Giám đốc: Do Chủ tịch Hội đồng quản trị Tổng Công tythép Việt Nam bổ nhiệm hoặc miễn nhiệm Giám đốc Công ty là ngời đại diệnpháp nhân của Công ty, trực tiếp điều hành mọi hoạt động của Công ty theođúng chính sách và pháp luật của Nhà nớc.Bên cạnh đó phải chịu trách nhiệm

trứơc Nhà nớc và Tổng Công ty Thép Vịêt Nam về mọi hoạt động và kết quảcuối cùng của Công ty.

Ngời đợc Giám đốc uỷ quyền điều hành một số lĩnh vực hoạt động củaCông tyvà chịu trách nhiệm về kết quả công việc của mình trớc pháp luật vàtrớc Giám đốc Công ty là Phó Giám đốc Phó Giám đốc Công ty do Tổnggiám đốc Tổng Công ty Thép Việt Nam bổ nhiệm hoặc miễn nhiệm

Tiếp theo trong bộ máy lãnh đạo của Công ty là kế toán trởng do TổngGiám đốc Tổng Công ty Thép Việt Nam bổ nhiệm hoặc miễn nhiệm, cónhiệm vụ tham mu cho Giám đốc Công ty quản lý tình hình tài chính củaCông ty, là ngời điều hành, chỉ đạo , tổ chức công tác hạch toán thống kê củaCông ty Đồng thời phải chịu trách nhiệm trớc pháp luật và Giám đốc Công tyvề các báo cáo tài chính của Công ty.

Để việc quản lý đợc dễ dàng Công ty chia thành các phòng, ban Mỗiphòng ban chịu trách nhiệm về một phần việc cụ thể.

Thứ nhất là phòng tổ chức hành chính: gồm trởng phòng lãnh đạochung và các phó phòng giúp việc Phòng tổ chức hành chính có 14 cán bộcông nhân viên có nhiệm vụ tham mu giúp việc cho giám đốc trong công táctổ chức nhân sự, đáp ứng nhu cầu công việc quản lý chặt chẽ về nhân sự cũngnh công tác tiền lơng của nhân viên.Đồng thời bảo vệ công tác thanh tra, thiđua, quân sự và công tác quản trị hành chính của văn phòng Công ty.

Thứ hai là phòng tài chính - kế toán: gồm một trởng phòng và phóphòng giúp việc (kế toán trởng kiêm trởng phòng) Phòng tài chính - kế toángồm có 14 cán bộ công nhân viên có nhiệm vụ thực hiện chức năng tham mucho giám đốc Công ty trong công tác quản lý tài chính - kế toán của Công ty,hớng dẫn kiểm soát việc thực hiện hạch toán kế toán tại các đơn vị phụ thuộc,quản lý theo dõi tình hình tài sản cũng nh việc sử dụng vốn của Công ty, thựchiện đầy đủ công tác ghi chép sổ sách các nghiệp vụ phát sinh trong toànCông ty Đồng thời kiểm tra xét duyệt báo cáo của các đơn vị phụ thuộc, tổnghợp số liệu để lập báo cáo cho toàn Công ty.

Thứ ba là phòng kinh doanh: gồm trởng phòng và phó giám đốc giúpviệc Phòng kinh doanh gồm có 24 cán bộ công nhân viên có nhiệm vụ thammu cho giám đốc lập kế hoạch kinh doanh quý, năm cho toàn Công ty, chỉđạo các nghiệp vụ kinh doanh của toàn Công ty, tìm hiểu kiểm soát thị trờngđể nắm bắt nhu cầu thị trờng, đề xuất các biện pháp điều hành chỉ đạo kinhdoanh từ văn phòng Công ty đến các cơ quan phụ thuộc, xác định quy mô kinhdoanh, định mức hàng hoá đồng thời tổ chức điều chuyển hàng hoá xuống các

cửa hàng và chi nhánh Đồng thời tổ chức tiếp nhận, vận chuyển hàng nhậpkhẩu từ các cảng đầu mối Hải Phòng, T.P Hồ Chí Minh về kho Công ty vàđem đi tiêu thụ.

Bên cạnh các phòng ban trên thì Công ty còn cóban thu hồi công nợ:Gồm có 2 cán bộ công nhân viên có nhiệm vụ giúp việc cho giám đốc trongviệc theo dõi tình hình thanh toán nợ của khách hàng và đề ra các biện phápđể thu hồi nợ một cách nhanh nhất và có hiệu quả.

Điểm khác biệt trong mô hình của Công ty là có các đơn vị phụ thuộc:Hiện nay Công ty có 11 xí nghiệp và 1 Chi nhánh tại TP HCM, bao gồm: XNkinh doanh kim khí và vòng bi, XN kinh doanh thép chế tạo, XN kinh doanhphụ tùng và thiết bị, XN kinh doanh kim khí và vật t chuyên dùng, xí nghiệpkinh doanh thép hình, xí nghiệp kinh doanh thép tấm lá, XN kinh doanh khaithác vật t, XN gia công chế biến Văn Điển, XN KD kim khi và dịch vụ số 1,XN KD kim khí và dịch vụ số 2, Chi nhánh của Công ty tại Thành phố Hồ ChíMinh Các đơn vị trực thuộc là những đơn vị kinh doanh có con dấu riêng theoquy định của Nhà nớc và hạch toán theo hình thức báo sổ Các đơn vị đợcquyền tự do mua bán, tự quyết định giá mua bán trên cơ sở kinh doanh củaCông ty đớc giám đốc phê duyệt, có trách nhiệm bán hàng do Công ty đềutheo giá chỉ đạo chung Công ty giao vốn bằng hàng cho các đơn vị phụ thuộcvà các đơn vị chịu trách nhiệm trớc giám đốc Công ty trong việc quản lý bánhàng, thu tiền nộp về Công ty theo thời hạn quy định Đồng thời các đơn vịphải tổ chức hạch toán đầy đủ từ khâu ban đầu đến khâu xác định kết quả tiêuthụ theo hình thức báo sổ và hàng tháng phải nộp bảng kê bán lẻ và báo cáolên Công ty để quyết toán.

Giám đốc các xí nghiệp, Giám đốc chi nhánh là ngời đợc Tổng giámđốc Tổng Công ty Thép Việt nam bổ nhiệm theo đề nghị của giám đốc Côngty và chịu trách nhiệm trớc giám đốc Công ty về mọi hoạt động kinh doanhcủa đơn vị, chịu trách nhiệm về việc làm và đời sống lao động tại đơn vị Côngty Kim khí Hà Nội gồm các đơn vị trực thuộc sau:

XN kinh doanh kim khí và vòng bi: Tại số 9 Tràng Tiền - Hà Nội.XN kinh doanh thép chế tạo: Tại 75 Tam Trinh - HBT - HN

Xí nghiệp kinh doanh phụ tùng và thiết bị: Tại 105 Trờng Chinh - HN.Xí nghiệp kinh doanh thép xây dựng: Tại H2-T2 Thanh Xuân Nam –HN.

Xí nghiệp kinh doanh thép tấm lá: Tại số 120 đờng Hoàng Quốc Hà Nội.

Việt-Xí nghiệp kinh doanh thép hình: Tại km 12 đờng Tây Sơn - Hà Nội.Xí nghiệp kim khí và vật t chuyên dùng: Tại số 198 Nguyễn Trãi– HN.Chi nhánh công ty Kim khí Hà Nội tại TP Hồ Chí Minh: Tại số 23Nguyễn Thái Bình - quận Tân Bình - TP Hồ Chí Minh.

Xí nghiệp kinh doanh khai thác vật t : Tại 685 Trơng Định - Quận HaiBà Trng - Hà Nội

Xí nghiệp gia công Văn Điển : Tại thị trấn Văn Điển.

Xí nghiệp kinh doanh kim khí và dịch vụ số 1: Tại thị trấn Văn Điển.Xí nghiệp kinh doanh kim khí và dịch vụ số 2: Tại Đức Giang - GiaLâm - Hà Nội.

Nh vậy, các đơn vị kinh doanh của Công ty có tính tập trung cao ở địabàn Hà Nội Công ty dễ quản lý tình hình hoạt động kinh doanh ở các đơn vịtrực thuộc.

Các đơn vị trực thuộc công ty đều có con dấu riêng theo quy định củanhà nớc và hạch toán báo sổ về công ty Công ty giao vốn bằng hàng cho cácđơn vị, còn các đơn vị đợc quyết định giá mua, bán trên cơ sở kế hoạch kinhdoanh của toàn công ty Thủ trởng các đơn vị này phải chịu trách nhiệm trớcgiám đốc công ty về mọi hoạt động kinh doanh của đơn vị cũng nh chịu tráchnhiệm trớc toàn thể cán bộ công nhân viên về việc làm và đời sống ngời laođộng tại các đơn vị Đồng thời phải có trách nhiệm trong việc quản lý hàngbán, thu tiền nộp về công ty theo đúng thời hạn quy định

Từ những đặc điểm, chức năng của các phòng ban trên ta có thể kháiquát mô hình bộ máy quản lý của Công ty nh sau:

Sơ đồ 1: Sơ đồ tổ chức bộ máy của Công ty Kim khí Hà NộiBan lãnh đạo

Công ty

Phòng tổ chức hành chính - thanh

Phòng tàichính kế

nợ

Phần II

Đặc điểm tổ chức hạch toán kế toán tại Công ty Kim khí Hà Nội

I Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán của Công ty

Công ty Kim khí Hà Nội là một doanh nghiệp Nhà nớc có ngành nghềkinh doanh và quy mô hoạt động đa dạng, bên cạnh đó Công ty còn có cácđơn vị phụ thuộc thực hiện nhiệm vụ kinh doanh khác nhau Do vậy phơngthức hạch toán cũng phải theo đúng cách thức quản lý của Công ty Vì vậyCông ty đã chọn hình thức tập trung, nửa phân tán Theo hình thức này, Côngty có thể theo dõi, giám sát hoạt động của các đơn vị trực thuộc một cách dễdàng, thuận lợi Đồng thời, do có sự phân công lao động kế toán nên công việckế toán tại Công ty thuận lợi hơn, không bị dồn ép và có điều kiện nâng caotrình độ nghiệp vụ của nhân viên kế toán, mỗi ngời sẽ có trách nhiệm hơntrong công việc của mình.

Phòng tài chính - kế toán của Công ty gồm 14 ngời có nhiệm vụ thuthập xử lý thông tin kế toán thống kê trong phạm vi toàn Công ty, trên cơ sởđó phân tích lập báo cáo tài chính giúp giám đốc Công ty ra quyết định Ngoàira, phòng còn thực hiện chức năng kiểm tra giám sát quá trình sản xuất kinhdoanh của các đơn vị phụ thuộc Tại Công ty thống nhất quản lý tập trungđólà: Quản lý toàn bộ vốn lu động của Công ty, quản lý nguồn vốn cố định trongCông ty, quản lý các loại vốn vay, quản lý các quỹ xí nghiệp Đồng thời hạchtoán từ khâu ban đầu đến kết quả cuối.

Công ty Kim khí Hà Nội mỗi phần hành kế toán có một kế toán phụtrách Nh thế sẽ tránh nhầm lẫn, giảm bớt đợc gánh nặng công việc Mỗi mộtkế toán có chức năng, nhiệm vụ riêng và phải chịu trách nhiệm về phần hànhmà mình phụ trách.

Thứ nhất là kế toán trởng: là ngời đứng đầu bộ máy kế toán có nhiệmvụ tham mu chính về công tác kế toán tài vụ của toàn Công ty Kế toán trởnglà ngời có năng lực, trình độ chuyên môn cao về kế toán- tài chính, nắm chắccác chế độ kế toán hiện hành của Nhà nớc để chỉ đạo hớng dẫn các bộ phậnmình phụ trách Kế toán trởng phải luôn tổng hợp thông tin kịp thời, chínhxác, đồng thời cùng ban giám đốc phát hiện những điiểm mạnh yếu về côngtác tài chính kế toán của Công ty để ra quyết định kịp thời Đồng thời, phảichịu trách nhiệm trớc Giám đốc Công ty về tất cả số liệu báo cáo kế toán tàichính của Công ty

Thứ hai là kế toán phó: có nhiệm vụ cùng với kế toán trởng giúp giámđốc phân tích công việc cho kỳ kinh doanh sau Ngoài ra phó phòng kế toáncòn đợc uỷ quyền thay mặt kế toán trởng khi cần thiết.

Thứ ba là kế toán tổng hợp: Là ngời chịu trách nhiệm tổng hợp phầnhành kế toán của từng kế toán viên Kế toán tổng hợp có nhiệm vụ thực hiệnphân tích hoạt động sản xuất kinh doanh, tổ chức lu trữ tài liệu kế toán, theodõi công tác của các đơn vị phụ thuộc và nhận báo cáo của các đơn vị này.Đồng thời vào sổ tổng hợp và lập báo cáo quyết toán của toàn Công

Thứ t là kế toán tiêu thụ hàng hoá: Là kế toán theo dõi tình hình tiêu thụhàng hoá, tình hình nhập - xuất - tồn hàng hoá Căn cứ vào hoá đơn bán hàng,phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, kế toán định khoản và ghi sổ sách có liênquan.

Thứ năm là kế toán tài sản cố định: có nhiệm vụ theo dõi cơ cấu vốn vềtài sản cố định, hiệu quả kinh tế của tài sản cố định, nâng cao hiệu quả củavốn cố định và theo dõi tình hình tăng giảm tài sản cố định, theo dõi năng lựchoạt động của tài sản cố định.Đồng thời thể hiện lên sổ sách tình hình tài sản,số lợng, nguyên giá, khấu hao và giá trị còn lại.

Thứ sáu là kế toán tiền lơng và BHXH: Là kế toán theo dõi, tính toán ơng theo tháng, bậc lơng của Công ty theo từng tháng để chi trả kịp thời chongời lao động Cũng từ đó tính trích BHXH và các khoản BHXH mà cán bộcông nhân viên đợc hởng.

l-Thứ bảy là kế toán vốn bằng tiền: căn cứ vào các chứng từ thanh toánphát sinh để lập phiếu thu, phiếu chi và làm thủ tục thanh toán Căn cứ vào cácphiếu thu, phiếu chi, giấy báo nợ, giấy báo có của ngân hàng, kế toán vốnbằng tiền phân loại và ghi sổ sách có liên quan Hàng ngày đối chiếu giữa sổsách kế toán với sổ quỹ và kết quả kiểm tra quỹ Ngoài ra, kế toán vốn bằngtiền làm thủ tục vay vốn kinh doanh theo các chỉ tiêu đã đợc giám đốc phêduyệt.

Thứ tám là kế toán công nợ: Là kế toán theo dõi và ghi sổ các khoảnphải thu, phải trả đối với khách hàng, nhà cung cấp, với các đơn vị phụthuộc Căn cứ vào chứng từ có liên quan kế toán ghi vào sổ chi tiết cho từngkhách hàng Đối với những khách hàng, nhà cung cấp thờng xuyên kế toánphản ánh trên một trang sổ.

Thứ chín là kế toán chi phí: Là kế toán theo dõi và tập hợp chi phí phátsinh trong quá trình bán hàng và quản lý.

Thứ mời là kế toán vật liệu, công cụ, dụng cụ: Là kế toán theo dõi và

tập hợp tình hình biến động tăng, giảm vật liệu, công cụ, dụng cụ cũng nh tìnhhình nhập - xuất - tồn vật liệu, công cụ, dụng cụ trong toàn Công ty.

Cuối cùng là kế toán ở các đơn vị phụ thuộc : Kế toán ở các đơn vị nàyphải tổ chức hạch toán đầy đủ từ khâu ban đầu đến khâu xác định kết quả tiêuthụ theo hình thức báo sổ và hàng tháng phải nộp bảng kê bán lẻ và báo cáolên Công ty để quyết toán.

Từ chức năng nhiệm vụ của mỗi kế toán ta tổng kết thành mô hình bộmáy kế toán nh sau: (trang bên)

Sơ đồ 2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của Công ty Kim khí Hà Nội

II Đặc điểm tổ chức chứng từ kế toán

Công ty kim khí Hà Nội có niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 01/01 và kếtthúc vào ngày 31/12, đồng tiền mà Công ty sử dụng hạch toán là Việt NamĐồng (VND), tỷ giá sử dụng trong quy đổi ngoại tệ xây dựng theo căn cứ tỷgiá thực tế Phơng pháp tính thuế Giá trị gia tăng mà Công ty áp dụng là ph-ơng pháp khấu trừ thuế, nguyên tắc xác định nguyên giá Tài sản cố định theoquy định của chuẩn mực kế toán Việt Nam số 03-04, phơng pháp tính khấuhao tài sản cố định theo phơng pháp khấu hao bình quân Công ty hạch toánhàng tồn kho theo phơng pháp kê khai thờng xuyên, nguyên tắc đánh giá theogiá thực tế, phơng pháp xác định giá trị hàng tồn kho cuối kỳ là theo giá thựctế

Tổ chức chứng từ là thiết kế khối lợng công tác hạch toán ban đầu trênhệ thống các bản chứng từ hợp lý, hợp pháp và theo một quy trình luân chuyểnnhất định Việc tổ chức chứng từ kế toán là hết sức cần thiết và quan trọng.Chứng từ cung cấp thông tin để quản lý chặt chẽ các đối tợng giúp quản lý đara quyết định kịp thời chính xác Tổ chức tốt chứng từ là căn cứ để xác minhnhiệm vụ, căn cứ để kiểm tra dế toán và là cơ sở để giải quyết tranh chấp kinhtế, thuận lợi cho việc ghi sổ lập báo cáo và tạo điều kiện mã hoá thông tin.Nhng việc tổ chức chứng từ cũng phải căn cứ trên những nguyên tắc nhất địnhđó là phải căn cứ vào chế độ do Nhà nớc ban hành thống nhất về hệ thống

Kế toán tr ởng

Kế toán

tài sản cố

Kế toán tiền l

ơng và

Kế toán

vốn bằng

Kế toán công

Kế toán

tiêu thụ hàng

Kế toán

chi phí

Kế toán

vật liệu, CC-

Bộ phận kế toán của các đơn vị phụ thuộc

Kế toán tổng hợp

biểu mẫu chứng từ để tổ chức vận dụng chế độ hợp lý, hợp pháp; căn cứ vàoyêu cầu quản lý tài sản và thông tin về thị trờng biến động của tài sản để tổchức sử dụng chứng từ phù hợp và kế hoạch luân chuyển giữa các bộ phận liênquan Đồng thời, chứng từ kế toán phải căn cứ vào đặc điểm riêng của doanhnghiệp để lựa chọn số lợng và chủng loại chứng từ

Công tác kế toán của Công ty Kim khí Hà Nội đợc thực hiện theo chếđộ kế toán hiện hành của Bộ Tài chính Các chứng từ áp dụng tại Công ty đềutuân thủ theo đúng quy định của Nhà nớc, đợc lập theo mẫu đã in sẵn của BộTài chính ban hành Công ty đã sử dụng một số chứng từ phù hợp với đặcđiểm của Công ty.

* Chứng từ về tiền mặt bao gồm: Phiếu thu, Phiếu chi, Giấy thanh toántiền tạm ứng Các chứng từ này không theo mẫu quy định của Bộ tài chính màdo Công ty tự in theo đặc điểm của Công ty từ phần mềm kế toán Accounting.

*Chứng từ mua hàng gồm các chứng từ theo quy định ( Phiếu nhập khẩu, Hoá đơn giá trị gia tăng của ngời bán, Phiếu chi, Phiếu báo nợ của ngân hàng giao dịch, Biên bản kiểm nhận hàng hoá) Ngoài ra còn có các chứng từ riêng của Công ty nh : Hợp đồng vận chuyển hàng hoá, Lệnh trình nhập hàng

Căn cứ vào các loại chứng từ đã có để theo dõi vào sổ mua hàng hoá cuối tháng hạch toán, lập báo cáo đối chiếu với thủ kho.

* Chứng từ về bán hàng gồm một số chứng từ theo quy định ( Hoá đơnGTGT: MS 01 - GTKT - 3LL, Hợp đồng bán hàng, Giấy báo có của Ngânhàng Đồng thời có thêm chứng từ: Phiếu thu, Giấy báo chấp nhận thanh toáncủa bên mua, theo mẫu riêng của Công ty

* Chứng từ về hàng tồn kho gồm các chứng từ theo quy định (Phiếunhập kho: MS 01- VT; Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ: MS 03 –VT; Biên bản kiểm kê vật t, hàng hoá) Công ty không sử dụng phiếu xuấtkho, đó là điều khác biệt mà Công ty cần xem xét.

* Một số chứng từ khác có liên quan nh bảng thanh toán tiền lơng, bảngtính và phân bổ khấu hao TSCĐ, đơn xin tạm ứng, hoá đơn thanh toán tiềnđiện nớc, điện thoại

III Đặc điểm tổ chức tài khoản kế toán.

Tổ chức tài khoản kế toán là quá trình thiết lập một hệ thống tài khoảnkế toán cho các đối tợng hạch toán nhằm cung cấp thông tin tổng quát về từngloại tài sản, nguồn vốn, quá trình kinh doanh Do vậy, mỗi doanh nghiệp phảixây dựng đợc hệ thống tài khoản tổng hợp, tài khoản chi tiết, tài khoản ghiđơn, ghi kép, phơng pháp hạch toán trên từng tài khoản, chế độ ghi chép trên

tài khoản, mối quan hệ giữa các tài khoản phù hợp với đặc điểm Công ty

Căn cứ vào đặc điểm kinh doanh và phân cấp quản lý của Công ty, hiệnnay Công ty đang sử dụng hệ thống tài khoản do Bộ Tài chính ban hành theoquyết định số 1141_QĐ_CĐKT ngày 01/11/1995 và có bổ sung các tài khoảnmới theo các chuẩn mực kế toán mới ban hành và theo quy định của Bộ Tàichính.

Do Công ty hạch toán theo phơng pháp kê khai thờng xuyên nên đã sửdụng các tài khoản sau: TK 111, 112, 113, 131, 156, 331, 632, 151, 511, 512,521, 531, 532, 641, 642, 911, 421

Bên cạnh đó, để phù hợp với đặc điểm kinh doanh của Công ty, trong hệthống tài khoản của Công ty có chi tiết thêm các tài khoản đặc thù với hoạtđộng kinh doanh của Công ty Các tài khoản 1561, 1562, TK 632 , TK 511, đ-ợc chi tiết thành các tài khoản cấp 2 theo từng mặt hàng tơng ứng phù hợp.Các TK 1368 “ Phải thu nội bộ khác” và TK 336 “Phải trả nội bộ” cũng chitiết theo từng đơn vị phụ thuộc TK 112 đợc chi tiết theo từng ngân hàng, TK331 chi tiết thành 3311 ( Phải trả khách hàng trong nớc ), 3312 ( Phải trảkhách hàng ngoài nớc)

TK 1561 “Trị giá mua hàng hoá” chi tiết thành các tiểu khoảnTK 156101 “Giá mua hàng kim khí nhập khẩu”.

TK 156102 “Giá mua hàng kim khí ngoại khai thác”.TK 1562 “Chi phí thu mua” đợc chi tiết thành các tiểu khoản

TK 15621 “Chi phí vận chuyển” TK 15624 “Chi phí lu kho”

TK 511108 “Doanh thu hàng kim khí phế liệu”TK 511109 “Doanh thu hàng đại lý, dịch vụ khác”TK 511110 “Doanh thu hàng gang xuất khẩu”

TK 5112 “ Doanh thu cung cấp dịch vụ” gồm các tiểu khoảnTK 51121 “ Doanh thu cho thuê kho bãi”

TK 51128 “ Doanh thu cung cấp dịch vụ khác”TK 632 “ Giá vốn hàng bán"

Các tài khoản này cũng đợc chi tiết thành những tài khoản cấp hai, cấp batơng ứng giống với những tài khoản cấp hai, cấp ba phản ánh doanh thu bán hàngvà cung cấp dịch vụ của công ty nh:

TK 63201 “Giá vốn hàng kim khí nhập khẩu”TK 63202 “Giá vốn hàng kim khí ngoại khai thác”

Trờng hợp phát sinh nghiệp vụ bán buôn vận chuyển thẳng, hàng hoá docông ty mua về không đa vào nhập kho ngay mà đợc chuyển thẳng giao báncho bên mua Nhng kế toán công ty vẫn hạch toán nhập kho và xuất kho theophơng thức bán buôn qua kho Hàng hoá bán trong trờng hợp này đợc coi làxuất bán từ kho giao bán trực tiếp và đợc hạch toán hoàn toàn trờng hợp bánbuôn qua kho Do công ty áp dụng phần mềm kế toán Fast Accounting cha cóchức năng hạch toán bán hàng chuyển thẳng và không sử dụng TK 157 “Hàng gửi bán” nên phải áp dụng giải pháp tình thế đó Kế toán sử dụng tàikhoản 156 “ Hàng hoá” mở chi tiết nghiệp vụ hàng bán giao thẳng để hạchtoán nghiệp vụ bán hàng giao thẳng.

Các nghiệp vụ bán lẻ hàng hoá phát sinh ở các đơn vị trực thuộc Côngty Khi phát sinh nghiệp vụ bán lẻ hàng hóa ở các đơn vị, kế toán các đơn vịlập hoá đơn GTGT, thực hiện định khoản và ghi chép sổ sách bắt buộc theoquy định và theo hớng dẫn của Công ty

Đối với các đơn vị trực thuộc đóng trên địa bàn Hà Nội, mọi giao dịchvới Cục thuế TP Hà Nội đều do Văn phòng Công ty đảm nhận Hàng thángđơn vị phải lập bảng kê khai thuế (đầu vào, đầu ra) phát sinh tại đơn vị, nộp vềphòng kế toán Công ty để kế toán Công ty tập hợp và lập tờ khai thuế để báocáo cơ quan thuế Kế toán đơn vị hạch toán thuế GTGT thông qua tài khoản3368 “Phải thu nội bộ khác” mở chi tiết cho từng đơn vị

Đối với Chi nhánh Công ty đóng tại TP Hồ Chí Minh, việc thực hiệnnghĩa vụ thuế do Cục thuế TP Hồ Chí Minh quản lý nên đơn vị này tự kê khaivà hạch toán thuế GTGT nh một đơn vị độc lập (thông qua các tài khoảnTK133, TK33311) không thông qua TK 3368 nh các đơn vị ở Hà Nội

IV Đặc điểm tổ chức sổ sách kế toán

Sổ kế toán là hình thức biểu hiện của đối ứng tài khoản trên thực tế vậndụng , là phơng tiện vật chất cơ bản để hệ thống hoá số liệu kế toán trên cơ sởchứng từ gốc và tài liệu kế toán khác Tổ chức tốt sổ kế toán đảm bảo thựchiện dễ dàng chứng năng ghi chép , hệ thống hoá số liệu, giúp kế toán và quảnlý việc giám sát các đối tợng kế toán thông qua quá trình ghi sổ, giúp doanh

nghiệp tiết kiệm chi phí lao động sống và lao động quá khứ trong công tác mởsổ, ghi sổ Do đặc điểm và yêu cầu quản lý mà mỗi doanh nghiệp áp dụngmột loại sổ cho phù hợp

Công ty Kim khí Hà Nội đã áp dụng hình thức sổ Nhật ký chứng từ(NKCT) Hiện nay, tại Công ty, các xí nghiệp và chi nhánh của Công ty đã sửdụng quy trình ghi sổ là phần mềm kế toán máy, còn ở các cửa hàng vẫn làmkế toán thủ công Công ty đã sử dụng các loại sổ tổng hợp nh: NKCT số1,2,4,8,10 ; Bảng kê số 1,2,5,8,10,11; Sổ chi tiết TK131, 511, 632, 156, 641.Sổ cái TK 156, 511, 632, 911

Trình tự ghi sổ theo hình thức nhật ký chứng từ tại Công ty đợc thựchiện nh sau

Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng

Đối chiếu kiểm tra

Sơ đồ 3: Trình tự ghi sổ kế toán tại Công ty Kim khí Hà Nội Chứng từ gốc

Bảng cân đối phát sinh

Bảng tổng hợp chi tiết

Báo cáo kết quả kinh doanh

Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc (đã kiểm tra), kế toán phần hành ghichép vào bảng kê, bảng phân bổ có liên quan Riêng các chứng từ có liên quanđến tiền mặt còn phải ghi vào sổ quỹ; liên quan đến sổ, thẻ kế toán chi tiết thì ghi trực tiếp vào sổ, thẻ kế toán chi tiết Căn cứ vào các chứng từ gốc và bảng kê lấy số liệu vào các Nhật ký - chứng từ có liên quan Sau đó cộng các Nhật ký -chứng từ , kiểm tra đối chiếu số liệu giữa các NKCT có liên quan rồi lấy số liệu từ các NKCT ghi vào số phát sinh bên Có của Sổ Cái, số phát sinh bên Nợ của Sổ Cái lấy từ Bảng kê Định kỳ(quý, năm) lập báo cáo kế toán Ngoài việc lập sổ chi tiết của từng tài khoản có liên quan Công ty còn lập sổ chi tiết bán hàng, thẻ chi tiết tài khoản 911- xác định kết quả kinh doanh

tổng công ty thép việt namCông ty Kim khí Hà Nội

Sổ chi tiết bán hàng

Chứng từ

Diễn giải

12/06Doanh nghiệp t nhânQuốc Thắng

16/06Nhà máy Gang thépThái Nguyên

7.9005.174 40.874.6005.17440.874.6005243

16/06Công ty thép VSC POSCO

Doanh thuCác khoảngiảm trừ

05242212/06Doanh nghiệp t

nhân Quốc Thắng 131 33.320 8.120 270.558.40005243516/06Công ty thép VSC -

Doanh thu hµng KK trong níc5111031.080.241.700

5KÕt chuyÓn chi phÝ QLDN6421.719.122.149Chi phÝ nh©n viªn qu¶n lý6421751.940.000