Bài giảng Tổ chức hạch toán kế toán - Chương 1: Tổ chức chứng từ kế toán trong doanh nghiệp trình bày các nội dung chính sau: Những vấn đề lý luận cơ bản của tổ chức hạch toán kế toán, tổ chức hệ thống chứng từ kế toán trong doanh nghiệp, giải thích nội dung và phương pháp ghi chứng từ kế toán.
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NHA TRANG KHOA KẾ TỐN TÀI CHÍNH oOo BÀI GIẢNG TƠ CHỨC HẠCH TỐN KẾ TOÁN DÙNG CHO HỆ ĐẠI HỌC NHA TRANG – NĂM 2015 Tài liệu tham khảo Luật Kế toán 2003 Thông tư 200/2014/TT-BTC ban hành ngày 22 tháng 12 năm 2014 Thông tư 39/2014/TT-BTC ban hành ngày 31 tháng 03 năm 2014 Võ Văn Nhị (2006) Hướng Dẫn Thực Hành Kế Toán Trên Sổ Kế Toán, Nhà xuất Tài Tổ chức cơng tác kế toán doanh nghiệp, Trường Đại Học Kinh tế Quốc dân MỤC LỤC Nội dung Bài mở đầu Chương 1: Tổ chức chứng từ kế toán doanh nghiệp Chương 2: Tổ chức tài khoản kế toán doanh nghiệp Chương 3: Tổ chức hệ thống sổ kế toán doanh nghiệp Chương 4: Tổ chức yếu tố trình sản xuất Chương 5: Tổ chức hạch tốn q trình kinh doanh chủ yếu Chương 6: Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán doanh nghiệp Chương 6: Tổ chức máy kế toán doanh nghiệp Trang 68 78 161 173 184 236 Bài mở đầu NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN CỦA TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TỐN I Đối tượng tổ chức hạch tốn kế toán Khái niệm tổ chức hạch toán kế toán Tổ chức hạch toán kế toán hiểu mối liên hệ yếu tố cấu thành chất hạch tốn kế tốn chứng từ kế tốn, đối ứng tài khoản, tính giá, tổng hợp cân đối kế tốn Do nội dung tổ chức hạch toán kế toán bao gồm: - Tổ chức chứng từ - Tổ chức tài khoản - Tổ chức sổ kế toán - Tổ chức cơng tác kế tốn - Tổ chức máy kế toán - Tổ chức hệ thống báo cáo Mỗi tổ chức nói chứa đựng yếu tố hệ thống hạch toán kế tốn mặt khơng thể tách rời tổ chức hạch toán kế toán Bản thân mặt lại chứa đựng yếu tố cấu thành chất hạch toán kế toán tạo thành hình thức vật chất hay nghề hệ thống tác nghiệp riêng hạch toán kế toán Đối tượng tổ chức hạch toán kế toán Đối tượng tổ chức hạch toán kế toán liên hệ phận, đối tượng chung của tổ chức hạch toán kế toán mối liên hệ yếu tố phù hợp với nội dung, hình thức máy kế tốn Trong tổ chức thực tế yếu tố hạch tốn kế tốn cần chuyển hóa từ nhận thức thành công việc cụ thể với bước cơng việc cụ thể Vì vậy, mối liên hệ kể phải tao từ chínhh việc tổ chức yếu tố hệ thống hạch toán kế tốn tổ chức chu trình kế tốn vơí đầy đủ yếu tố Xết nội dung cơng tác kế tốn, xuất phát từ kết cấu đối tượng hạch tốn kế tốn chia cơng tác kế tốn thành phần hành riêng bịêt Việc phân chia phần hành kế toán trước hết phải dựa vào đặc điểm vốn trình vận động quy mô (số lượng ) nghiệp vụ đơn vị kế toán sở Từ phần hành kế tốn phân chia cách logic từ xây dựng đến mua sắm lý TSCĐ; Từ thu mua đến dự trữ sử dụng nguyên vật liệu ; Từ hạch toán chi phí trực tiếp kinh doanh cho loại hoạt động cụ thể phân chia chi phí chung cho loại hoạt động ; Từ dự trữ tiêu thụ sản phẩm hàng hóa để có lợi nhuận phân phối lợi nhuận Xét hình thức kế toán, việc tổ chức sổ kế toán từ chứng từ đến tổng hợp la quy trình có tính ngun tắc, song việc kết hợp hình thức riêng biệt mẫu biểu cụ thể lại đa dạng Xét máy kế toán, người làm nghề kế toán loại máy móc dùng kế tốn phải thực hành qui trình từ chứng từ đến tổng hợp - cân đối kế toán Tuy nhiên, số lượng kết cấu máy cụ thể lại đa dạng tùy thuộc vào qui mô công tác kế tốn, hình thức kế tốn, trình độ nhân viên làm cơng tác kế tốn nhu cầu sử dụng thơng tin kế tốn cung cấp Nhiệm vụ tổ chức hạch toán kế toán - Ban hành văn pháp lý pháp lý kế toán: Bao gồm pháp luật kế toán văn luật, quốc tế quốc gia - Nghệ thuật tổ chức đưa văn vào thực tế hoat động kế tốn: Thơng qua hệ thống cấp mối liên hệ cấp hệ thống II Những nguyên tắc tổ chức hạch toán kế toán Hạch toán kế toán hoạt động quản lý đặc biệt sản xuất thơng tin có ích vốn phục vụ cho quản lý nên hiệu tổ chức hạch tốn kế tốn cần phải nhìn nhận cách tồn diện Do tổ chức hạch tốn kế tốn cần phải tơn trọng ngun tắc sau: Đảm bảo tính thống kế tốn quản lý Kế toán phân hệ hệ thống quản lý với chức thông tin kiểm tra hoạt động tài đơn vị hạch tốn Vì ngun tắc tổ chức hạch tốn kế tốn phải đảm bảo tính thống chung hệ thống quản lý, thể hịên: - Bảo đảm tính thống đơn vị hạch tốn kế tốn với đơn vị quản lý - Tơn trọng tính hoạt động liên tục đơn vị quản lý - Thống mơ hình tổ chức kế tốn với mơ hình tổ chức kinh doanh tổ chức quản lý (trước hết cần sát hoạt động kinh doanh đáp ứng yêu cầu thông tin cho phận quản lý khác) - Tăng tính hấp dẫn thơng tin kế tốn với quản lý, sở tăng dần qui mơ thơng tin hài hịa kế toán quản lý - Bảo đảm hoạt động quản lý phải gắn với kế tốn khơng tách rời hoạt động kế tốn doanh nghiệp khơng hoạt động khơng có phận kế tốn Đảm bảo tính thống hệ thống kế tốn (giữa đối tượng với phương pháp, hình thức phận kế tốn) đơn vị Các tính thống thể sau: - Trong phần hành kế tốn cần tổ chức khép kín qui trình kế tốn.Lúc phương pháp riêng biệt mối quan hệ chúng phải cụ thể hóa thích hợp với phần hành cụ thể - Tùy tính phức tạp đối tượng để định bước qui trình kế tốn chọn hình thức kế tốn thích hợp (các đơn vị khơng theo dõi nguồn vốn khơng cần kế tốn kép, đơn vị nhỏ khơng cần tách nhỏ quy trình hạch tốn) - Tùy tính phức tạp đối tượng, phương pháp kế tốn để lựa chọn hình thức kế tốn máy kế tốn ngược lại trình độ cán kế tốn nâng cao tăng thêm tương ứng mức độ khoa học phương pháp hình thức kế tốn Đảm bảo tính quốc tế nghề nghiệp kế toán ngành kỹ thuật - quản lý chuyên sâu: — Các văn pháp lý tác nghiệp kế toán trang bị kỹ thuật phải hướng đến chuẩn mực kế toán quốc tế — Phải tôn trọng qui ước chuẩn mực kế toán quốc tế: đơn vị hạch toán, giá hạch tốn, tính thận trọng, ngun tắc hạch tốn liên tục… IV Cơ sở tổ chức hạch toán kế toán Tổ chức hạch toán kế toán dựa sở sau: — Đặc điểm đối tượng phương pháp kế toán - nguồn gốc nguyên lý tổ chức hạch toán kế toán — Lý luận tổ chức cần ứng dụng cụ thể tổ chức hạch toán kế toán — Các chuẩn mực quốc tế kế toán - chỗ dựa trực tiếp tổ chức kế toán quốc gia Chương TỔ CHỨC HỆ THỐNG CHỨNG TỪ KẾ TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP I Ý nghĩa, nguyên tắc tổ chức chứng từ kế toán Ý nghĩa: Chứng từ kế tốn phương pháp thơng tin kiểm tra trạng thái biến động đối tượng hạch toán kế toán cụ thể nhằm phục vụ kịp thời cho lãnh đạo nghiệp vụ làm phân loại tổng hợp kế toán Đối tượng kế toán đa dạng thường xuyên biến động hoạt động kinh doanh mang lại, nghiệp vụ kinh tế phát sinh phản ánh chứng từ kế toán Số lượng nghiệp vụ phát sinh nhiều nên số lượng chứng từ lớn tương ứng Vì vậy, lập chứng từ kế toán theo mẫu qui định doanh nghiệp giai đoạn quan trọng cơng tác tổ chức kế tốn Sau chứng từ lập, phải kiểm tra, luân chuyển, sử dụng cung cấp thông tin cho lãnh đạo, ghi sổ cuối lưu giữ chứng từ Đó đường dây vận động chứng từ kế toán Tổ chức chứng từ kế toán tổ chức việc ban hành, ghi chép chứng từ, kiểm tra, luân chuyển lưu trữ chứng từ sử dụng đơn vị nhằm đảm bảo tính xác thơng tin, kiểm tra thơng tin phục vụ cho ghi sổ kế tốn tổng hợp kế toán Ý nghĩa việc tổ chức chứng từ kế toán: - Về mặt quản lý: Việc ghi chép kip thời chứng từ kế toán giúp cho việc cung cấp thơng tin kế tốn cách nhanh chóng cho lãnh đạo để định quản lý Vì vậy, tổ chức tốt cơng tác chứng từ kế tốn vừa cung cấp thơng tin nhanh chóng cho quản lý, đồng thời rút ngắn thời gian luân chuyển chứng từ tạo điều kiện tốt cho hoạt động kinh doanh doanh nghiệp - Về kế toán: Chứng từ sở để ghi sổ kế tốn, có chứng từ hợp lệ hợp pháp có giá trị ghi sổ, đồng thời tổ chức tốt công tác chứng từ tạo điều kiện mã hóa thơng tin áp dụng tin học cơng tác kế toán - Về pháp lý: Chứng từ sở xác minh trách nhiệm pháp lý người có liên quan đến nghiệp vụ kinh tế phát sinh, để kiểm tra kế toán, để trọng tài kinh tế giải tranh chấp hoạt động kinh doanh Vì tổ chức tốt cơng tác chứng từ kế tốn nâng cao tính chất pháp lý kiểm tra thơng tin kế tốn từ giai đoạn đầu cơng tác kế toán Nguyên tắc tổ chức chứng từ kế toán — Tổ chức chứng từ kế toán phải vào đặc điểm sản xuất kinh doanh doanh nghiệp (qui mơ sản xuất, trình độ tổ chức quản lý…) để xác định số lượng chủng loại chứng từ thích hợp Thơng thường tỷ lệ thuận với qui mơ sản xuất, trình độ quản lý — Căn vào yêu cầu quản lý tài sản thơng tin tình hình biến động tài sản, nguồn hình thành trình — Căn vào nội dung đặc điểm loại chứng từ yêu cầu phải quản lý tài sản khác mà có qui trình ln chuyển chứng từ khác — Căn vào hướng dẫn chế độ chứng từ Nhà nước ban hành biểu mẫu chứng từ — Căn vào trang thiết bị phục vụ cơng tác kế tốn — Căn vào số lượng trình độ nhân viên làm cơng tác kế toán, thống kê — Căn vào hiệu cơng tác kế tốn II Nội dung tổ chức chứng từ kế toán Lựa chọn chủng loại số lượng chứng từ Mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh phản ánh chứng từ kế toán Do phải lựa chọn chứng từ phù hợp để ghi chép đáp ứng yêu cầu quản lý tài sản Do tính đa dạng vận động tài sản nên cần thiết nhiều loại chứng từ để đáp ứng yêu cầu Tập hợp chủng loại chứng từ sử dụng đơn vị hệ thống chứng từ kế toán Khi lựa chọn chứng từ đơn vị phải vào yêu cầu sau: — Phải có đầy đủ yếu tố cần thiết cho chuẩn chứng từ: Tên chứng từ, tên đơn vị có nghiệp vụ phát sinh, cá nhân liên quan đến nghiệp vụ, ngày tháng năm, số chứng từ, nội dung kinh tế chứng từ, đơn vị tính, chữ ký người có liên quan đến nghiệp vụ yếu tố cần thiết bổ sung chứng từ — Phải thể thông tin cần thiết cho quản lý ghi sổ kế toán sau Thực tế chứng từ chưa phản ánh hết thông tin cần cho yêu càu quản lý khó khăn cho việc ghi sổ kế toán (Đánh số, mã chứng từ) — Dựa biểu mẫu qui định Nhà nước ban hành đơn vị chưa ban hành hệ thống chứng từ — Phải đảm bảo yêu cầu ghi chép tay máy tùy theo yêu cầu đơn vị Tóm lại giai đoạn phải xác định danh mục chứng từ kế toán sử dụng việc ghi chép nghiệp vụ kinh tế phát sinh DANH MỤC CHỨNG TỪ SỬ DỤNG CHO DOANH NGHIỆP STT Tên Số hiệu Số Nơi Luân chuyển Ghi sổ Bảo quản liên lập 3 Tổ chức trình lập chứng từ Tổ chức trình lập chứng từ sử dụng chứng từ hoàn thiện, việc lựa chọn phương thức hợp lý ghi chứng từ, đồng thời việc tuân thủ theo qui định doanh nghiệp sử dụng chứng từ kế toán Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh phải lập chứng từ gốc theo biểu mẫu qui định, trình lập chứng từ phải đảm bảo điều kiện: — Phản ánh nghiệp vụ kinh tế phát sinh hoàn thành vào chứng từ — Bảo đảm tính xác với chi phí thời gian cho việc lập chứng từ Nội dung chủ yếu tổ chức lập chứng từ: — Lựa chọn chứng từ ban đầu phù hợp với nghiệp vụ kinh tế phát sinh — Lựa chọn phương tiện lập chứng từ: Từ việc xác định số lượng người có trách nhiệm đến việc lập chứng từ cách kịp thời đắn, nói chung cần giảm bớt tối đa số lượng người tham gia lập chứng từ để rút ngắn thời gian lập chứng từ — Xác định thời gian lập chứng từ loại nghiệp vụ kinh tế Qui định lập ký chứng từ Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài phát sinh liên quan đến hoạt động doanh nghiệp phải lập chứng từ kế toán Chứng từ kế toán lập lần cho nghiệp vụ kinh tế, tài phát sinh Nội dung chứng từ kế toán phải đầy đủ tiêu, phải rõ ràng, trung thực với nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài phát sinh Chữ viết chứng từ phải rõ ràng, khơng tẩy xố, khơng viết tắt Số tiền viết chữ phải khớp, với số tiền viết số Chứng từ kế toán phải lập đủ số liên theo quy định cho chứng từ Đối với chứng từ lập nhiều liên phải lập lần cho tất liên theo nội dung Trường hợp đặc biệt phải lập nhiều liên viết lần tất liên chứng từ viết hai lần phải đảm bảo thống nội dung tính pháp lý tất liên chứng từ Mọi chứng từ kế tốn phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định chứng từ có giá trị thực Riêng chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử theo quy định pháp luật Tất chữ ký chứng từ kế toán phải ký bút bi bút mực, khơng ký mực đỏ, bút chì, chữ ký chứng từ kế toán dùng để chi tiền phải ký theo liên Chữ ký chứng từ kế toán người phải thống phải giống với chữ ký đăng ký theo quy định, trường hợp khơng đăng ký chữ ký chữ ký lần sau phải khớp với chữ ký lần trước Các doanh nghiệp chưa có chức danh kế tốn trưởng phải cử người phụ trách kế tốn để giao dịch với khách hàng, ngân hàng, chữ ký kế toán trưởng thay chữ ký người phụ trách kế tốn đơn vị Người phụ trách kế toán phải thực nhiệm vụ, trách nhiệm quyền quy định cho kế toán trưởng Chữ ký người đứng đầu doanh nghiệp (Tổng Giám đốc, Giám đốc người uỷ quyền), kế tốn trưởng (hoặc người uỷ quyền) dấu đóng chứng từ phải phù hợp với mẫu dấu chữ ký giá trị đăng ký ngân hàng Chữ ký kế toán viên chứng từ phải giống chữ ký đăng ký với kế toán trưởng Kế toán trưởng (hoặc người uỷ quyền) không ký “thừa uỷ quyền” người đứng đầu doanh nghiệp Người uỷ quyền không uỷ quyền lại cho người khác Các doanh nghiệp phải mở sổ đăng ký mẫu chữ ký thủ quỹ, thủ kho, nhân viên kế toán, kế toán trưởng (và người uỷ quyền), Tổng Giám đốc (và người uỷ quyền) Sổ đăng ký mẫu chữ ký phải đánh số trang, đóng dấu giáp lai Thủ trưởng đơn vị (hoặc người uỷ quyền) quản lý để tiện kiểm tra cần Mỗi người phải ký ba chữ ký mẫu sổ đăng ký Những cá nhân có quyền uỷ quyền ký chứng từ, khơng ký chứng từ kế toán chưa ghi chưa ghi đủ nội dung chứng từ theo trách nhiệm người ký Việc phân cấp ký chứng từ kế toán Tổng Giám đốc (Giám đốc) doanh nghiệp quy định phù hợp với luật pháp, yêu cầu quản lý, đảm bảo kiểm sốt chặt chẽ, an tồn tài sản Chứng từ kế tốn phải có nội dung chủ yếu sau (điều 17 Luật kế toán): Tên số hiệu chứng từ kế toán; Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán; Tên, địa đơn vị cá nhân lập chứng từ kế toán; Tên, địa đơn vị cá nhân nhận chứng từ kế toán; Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài phát sinh; Số lượng, đơn giá số tiền nghiệp vụ kinh tế, tài ghi số; tổng số tiền chứng từ kế toán dùng để thu, chi tiền ghi số chữ; Chữ ký, họ tên người lập, người duyệt người có liên quan đến chứng từ kế tốn Ngồi nội dung chủ yếu chứng từ kế toán quy định, chứng từ kế tốn có thêm nội dung khác theo loại chứng từ Tổ chức trình kiểm tra chứng từ Việc kiểm tra chứng từ nhằm đảm bảo tính xác thơng tin kế tốn phát sai sót dấu hiệu lợi dụng chứng từ Nội dung trình kiểm tra chứng từ cần xem xét khía cạnh sau: — Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ tiêu, yếu tố ghi chép chứng từ kế toán; đặc biệt yếu tố: Nội dung nghiệp vụ kinh tế, chữ ký người có liên quan, dấu, chữ số… Nếu chứng từ tổng hợp phải kiểm tra chứng từ gốc đính kèm — Kiểm tra tính hợp pháp nghiệp vụ kinh tế, tài phát sinh ghi chứng từ kế toán, đối chiếu chứng từ kế toán với tài liệu khác có liên quan; Cụ thể kiểm tra việc lập chứng từ theo yếu tố chứng từ tuân thủ yêu cầu Kiểm tra nội dung kinh tế nghiệp vụ có với thật có hợp pháp hay khơng Cần đối chiếu kiểm tra nội dung nghiệp vụ với chế độ thể lệ tài hành Nếu khơng phù hợp nghiệp vụ kinh tế không thực Đây nội dung quan trọng trình kiểm tra chứng từ, sau kiểm tra tính hợp pháp chứng từ để ghi sổ kế tốn cung cấp thơng tin cho lãnh đạo — Kiểm tra việc định khoản kế toán chứng từ, đối chiếu với chế độ thể lệ hành để phát sai sót Việc kiểm tra định khoản quan trọng cho việc phân loại tổng hợp thơng tin kế tốn giai đoạn sau Bên cạnh chứng từ cịn kiểm tra kiểm toán nội kiểm toán Nhà nước, kiểm toán độc lập Những lần kiểm tra bổ sung cho nhằm đảm bảo tính xác số liệu kế tốn Khi kiểm tra chứng từ kế toán phát hành vi vi phạm sách, chế độ, quy định quản lý kinh tế, tài Nhà nước, phải từ chối thực (Khơng xuất quỹ, tốn, xuất kho,…) đồng thời báo cho Giám đốc doanh nghiệp biết để xử lý kịp thời theo pháp luật hành Đối với chứng từ kế tốn lập khơng thủ tục, nội dung chữ số không rõ ràng người chịu trách nhiệm kiểm tra ghi sổ phải trả lại, yêu cầu làm thêm thủ tục điều chỉnh sau làm ghi sổ Tổ chức trình sử dụng chứng từ để ghi sổ kế toán Nội dung tổ chức sử dụng chứng từ bao gồm: — Phân loại chứng từ theo loại nghiệp vụ phù hợp với việc quản lý tài sản đơn vị, theo tính chất khoản chi phí, theo địa điểm phát sinh theo đối tượng chi phí Dựa vào phân loại để xác định ghi sổ kế toán cho phù hợp — Ghi kịp thời xác chứng từ kế toán với nội dung tài khoản tổng hợp phân tích, đồng thời cung cấp thơng tin cho lãnh đạo nghiệp vụ tích lũy nghiệp vụ để tạo thông tin tổng hợp cho lãnh đạo doanh nghiệp — Kết hợp việc ghi vào sổ với việc kiểm tra chứng từ kế tốn — Tận dụng cơng nghệ tin học cơng tác kế toán đơn vị nhằm làm giảm thời gian luân chuyển chứng từ tăng nhanh tính tổng hợp số liệu kế toán Tổ chức bảo qủan, lưu trữ chứng từ Tài liệu bảo quản kế toán bao gồm: Chứng từ kế toán, sổ sách kế toán, báo cáo kế toán tài liệu khác có liên quan đến kế tốn Trong năm, chứng từ ghi vào sổ kế toán chứng từ bảo quản nơi người giữ sổ, cịn sử dụng lại để tiến hành đối chiếu kiểm tra sổ kế toán tổng hợp sổ kế tốn chi tiết, phân tích sai sót tìm ngun nhân dẫn đến nhầm lẫn Do người giữ sổ kế tốn phải có trách nhiệm bảo quản chứng từ Khi kết thúc năm, báo cáo tốn duyệt lúc tài liệu kế tốn có chứng từ kế tốn đưa vào lưu giữ theo chế độ Nội dung tổ chức bảo qủan, lưu giữ chứng từ: — Trong năm kế toán, chứng từ người sử dụng ghi sổ bảo qủan, đánh số thứ tự theo thời gian Người phải có trách nhiệm bảo quản thời gian đó, có thay đổi nhân phải có biên bàn giao 10 — Khi báo cáo tốn duuyệt chứng từ phải đưa vào lưu giữ: Trước hết phải phânloại tất chứng từ theo nội dung kinh tế để lưu giữ chứng từ loại đánh số theo thời gian năm tháng, loại chứng từ Căn vào phương tiện lưu trữ để hịm, tủ có đánh số thứ tự, loại nghiệp vụ, năm tháng ghi vào đĩa lưu trữ đĩa Cuối phải giao cho người có trách nhiệm bảo quản thường xuyên kiểm tra việc bảo quủan chứng từ Nếu điều kiện cho phép gởi vào bảo quản Nhà nước — Khi chứng từ đưa vào lưu trữ, cần sử dụng phải có đồng ý kế toán trưởng Nếu đem tài liệu bên ngồi đơn vị phải kế tốn trưởng thủ trưởng đơn vị ký giấy cho phép Bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán (điều 40) Tài liệu kế toán phải đơn vị kế tốn bảo quản đầy đủ, an tồn q trình sử dụng lưu trữ Tài liệu kế toán lưu trữ phải Trường hợp tài liệu kế tốn bị tạm giữ, bị tịch thu phải có biên kèm theo chụp có xác nhận; bị bị huỷ hoại phải có biên kèm theo chụp xác nhận Tài liệu kế toán phải đưa vào lưu trữ thời hạn mười hai tháng, kể từ ngày kết thúc kỳ kế tốn năm kết thúc cơng việc kế toán Người đại diện theo pháp luật đơn vị kế toán chịu trách nhiệm tổ chức bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán Tài liệu kế toán phải lưu trữ theo thời hạn sau đây: — Tối thiểu năm năm tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành đơn vị kế toán, gồm chứng từ kế toán khơng sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế tốn lập báo cáo tài chính; — Tối thiểu mười năm chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán lập báo cáo tài chính, sổ kế tốn báo cáo tài năm, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác; — Lưu trữ vĩnh viễn tài liệu kế tốn có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng kinh tế, an ninh, quốc phịng Chính phủ quy định cụ thể loại tài liệu kế toán phải lưu trữ, thời hạn lưu trữ, thời điểm tính thời hạn lưu trữ quy định khoản 5, nơi lưu trữ thủ tục tiêu huỷ tài liệu kế toán lưu trữ Các giai đoạn chứng từ kế tốn có mối liên hệ mật thiết tạo đường dây mà tất chứng từ phải vận động qua, đặt vấn đề lập chương trình luân chuyển chứng từ Chương trình luân chuyển chứng từ phải lập trước cho trình vận động nhằm phát huy đầy đủ chức thông tin kiểm tra chứng từ kế tốn Lập chương trình ln chuyển chứng từ q trình: — Xác định mối quan hệ phận có liên quan đến lập chứng từ, kiểm tra ghi sổ, bảo quản lưu trữ chứng từ kế tốn: phịng vật tư, kế tốn tài vụ, kế hoạch kinh doanh, kỹ thuật, thị trường… — Xác định rõ trách nhiệm vật chất người tham gia thực xác minh nghiệp vụ kinh tế Ví dụ: Kế toán viên lập chứng từ ; kế toán trưởng; thủ kho; thủ quỹ; người nhận tiền; vật tư; tài sản; thủ trưởng đơn vị… — Xác định trình tự vận động chứng từ kế toán từ xuất phát (lập chứng từ) đến kết thúc (lưu trữ chứng từ kế toán), giúp người tổ chức kế toán rút ngắn thời gian vận động chứng từ, thúc đẩy tốt cho hoạt động kinh doanh đơn vị — Góp phần tổ chức thơng tin nội đơn vị tốt, tránh trùng lắp phận tăng tính xác, kịp thời thơng tin kế tốn 59 PHIẾU CHI (Mẫu số 02 - TT) Mục đích: Nhằm xác định khoản tiền mặt, ngoại tệ thực tế xuất quỹ làm để thủ quỹ xuất quỹ, ghi sổ quỹ kế toán ghi sổ kế toán Phương pháp trách nhiệm ghi Góc bên trái chứng từ ghi rõ tên đơn vị địa đơn vị - Phiếu chi phải đóng thành quyển, Phiếu chi phải ghi số số Phiếu chi Số phiếu chi phải đánh liên tục kỳ kế toán Từng Phiếu chi phải ghi rõ ngày, tháng, năm lập phiếu, ngày, tháng, năm chi tiền - Ghi rõ họ, tên, địa người nhận tiền - Dòng “Lý chi" ghi rõ nội dung chi tiền - Dòng “Số tiền": Ghi số chữ số tiền xuất quỹ, ghi rõ đơn vị tính đồng VN, hay USD - Dịng ghi số lượng chứng từ gốc kèm theo Phiếu chi Phiếu chi lập thành liên sau có đủ chữ ký (Ký theo liên) người lập phiếu, kế toán trưởng, giám đốc, thủ quỹ xuất quỹ Sau nhận đủ số tiền người nhận tiền phải ghi số tiền nhận chữ, ký tên ghi rõ họ, tên vào Phiếu chi Liên lưu nơi lập phiếu Liên thủ quỹ dùng để ghi sổ quỹ chuyển cho kế toán với chứng từ gốc để vào sổ kế toán Liên giao cho người nhận tiền Chú ý: + Nếu chi ngoại tệ phải ghi rõ tỷ giá, đơn giá thời điểm xuất quỹ để tính tổng số tiền theo đơn vị đồng tiền ghi sổ + Liên phiếu chi gửi doanh nghiệp phải đóng dấu GIẤY ĐỀ NGHỊ TẠM ỨNG (Mẫu số 03 - TT) Mục đích: Giấy đề nghị tạm ứng để xét duyệt tạm ứng, làm thủ tục lập phiếu chi xuất quỹ cho tạm ứng Phương pháp trách nhiệm ghi Góc bên trái Giấy đề nghị tạm ứng ghi rõ tên đơn vị, tên phận Giấy đề nghị tạm ứng người xin tạm ứng viết liên ghi rõ gửi giám đốc doanh nghiệp (Người xét duyệt tạm ứng) - Người xin tạm ứng phải ghi rõ họ tên, đơn vị, phận số tiền xin tạm ứng (Viết số chữ) - Lý tạm ứng ghi rõ mục đích sử dụng tiền tạm ứng như: Tiền cơng tác phí, mua văn phòng phẩm, tiếp khách - Thời hạn tốn: Ghi rõ ngày, tháng hồn lại số tiền tạm ứng Giấy đề nghị tạm ứng chuyển cho kế toán trưởng xem xét ghi ý kiến đề nghị giám đốc duyệt chi Căn định giám đốc, kế toán lập phiếu chi kèm theo giấy đề nghị tạm ứng chuyển cho thủ quỹ làm thủ tục xuất quỹ GIẤY THANH TOÁN TIỀN TẠM ỨNG (Mẫu số 04 - TT) 60 Mục đích: Giấy toán tiền tạm ứng bảng liệt kê khoản tiền nhận tạm ứng khoản chi người nhận tạm ứng, làm toán số tiền tạm ứng ghi sổ kế toán Phương pháp trách nhiệm ghi Góc bên trái Giấy đề nghị tạm ứng ghi rõ tên đơn vị, tên phận Phần đầu ghi rõ ngày, tháng, năm, số hiệu giấy toán tiền tạm ứng; Họ tên, đơn vị người toán Căn vào tiêu cột A, kế toán ghi vào cột sau: Mục I- Số tiền tạm ứng: Gồm số tiền tạm ứng kỳ trước chưa chi hết số tạm ứng kỳ này: Mục 1: Số tạm ứng kỳ trước chưa chi hết: Căn vào dịng số dư tạm ứng tính đến ngày lập phiếu toán sổ kế toán để ghi Mục : Số tạm ứng kỳ này: Căn vào phiếu chi tạm ứng để ghi, phiếu chi ghi dòng Mục II- Số tiền chi: Căn vào chứng từ chi tiêu người nhận tạm ứng để ghi vào mục Mỗi chứng từ chi tiêu ghi dòng Mục III- Chênh lệch: Là số chênh lệch Mục I Mục II - Nếu số tạm ứng chi khơng hết ghi vào dịng Mục III - Nếu chi số tạm ứng ghi vào dòng Mục III Sau lập xong giấy toán tiền tạm ứng, kế toán toán chuyển cho kế toán trưởng soát xét giám đốc doanh nghiệp duyệt Giấy toán tiền tạm ứng kèm theo chứng từ gốc dùng làm ghi sổ kế toán Phần chênh lệch tiền tạm ứng chi không hết phải làm thủ tục thu hồi nộp quỹ trừ vào lương Phần chi số tạm ứng phải làm thủ tục xuất quỹ trả lại cho người tạm ứng Chứng từ gốc, giấy toán tạm ứng phải đính kèm phiếu thu phiếu chi có liên quan GIẤY ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN (Mẫu số 05 - TT) Mục đích: Giấy đề nghị tốn dùng trường hợp chi chưa toán chưa nhận tạm ứng để tổng hợp khoản chi kèm theo chứng từ (nếu có) để làm thủ tục toán, làm toán ghi sổ kế toán Phương pháp trách nhiệm ghi Góc bên trái Giấy đề nghị toán ghi rõ tên đơn vị, phận Giấy đề nghị toán người đề nghị toán viết liên ghi rõ gửi giám đốc doanh nghiệp (Hoặc người xét duyệt chi) - Người đề nghị toán phải ghi rõ họ tên, địa (đơn vị, phận) số tiền đề nghị toán (Viết số chữ) - Nội dung toán: Ghi rõ nội dung đề nghị toán - Giấy đề nghị toán phải ghi rõ số lượng chứng từ gốc đính kèm Sau mua hàng sau chi tiêu cho nhiệm vụ giao, người mua hàng chi tiêu lập giấy đề nghị toán Giấy đề nghị toán chuyển cho kế toán trưởng soát xét ghi ý kiến đề nghị giám đốc doanh nghiệp (Hoặc người uỷ quyền) duyệt chi Căn định giám đốc, kế toán lập phiếu chi kèm theo giấy đề nghị toán chuyển cho thủ quỹ làm thủ tục xuất quỹ 61 BIÊN LAI THU TIỀN (Mẫu số 06 - TT) Mục đích: Biên lai thu tiền giấy biên nhận doanh nghiệp cá nhân thu tiền thu séc người nộp làm để lập phiếu thu, nộp tiền vào quỹ, đồng thời để người nộp toán với quan lưu quỹ Phương pháp trách nhiệm ghi Biên lai thu tiền phải đóng thành quyển, phải ghi rõ tên đơn vị, địa đơn vị thu tiền đóng dấu đơn vị, phải đánh số Trong phải ghi rõ số hiệu tờ biên lai thu tiền liên tục Ghi rõ họ tên, địa người nộp tiền - Dòng “Nội dung thu” ghi rõ nội dung thu tiền - Dòng “Số tiền thu” ghi số chữ số tiền nộp, ghi rõ đơn vị tính “đồng” USD Nếu thu séc phải ghi rõ số, ngày, tháng, năm tờ séc bắt đầu lưu hành họ tên người sử dụng séc Biên lai thu tiền lập thành hai liên (Đặt giấy than viết lần) Sau thu tiền, người thu tiền người nộp tiền ký ghi rõ họ tên để xác nhận số tiền thu, nộp Ký xong người thu tiền lưu liên, liên giao cho người nộp tiền giữ Cuối ngày, người đơn vị giao nhiệm vụ thu tiền phải vào biên lai lưu để lập Bảng kê biên lai thu tiền ngày (Nếu thu séc phải lập Bảng kê thu séc riêng) nộp cho kế toán để kế toán lập phiếu thu làm thủ tục nhập quỹ làm thủ tục nộp ngân hàng Tiền mặt thu ngày nào, người thu tiền phải nộp quỹ ngày Biên lai thu tiền áp dụng trường hợp thu tiền phạt, lệ phí, ngồi pháp luật phí, lệ phí trường hợp khách hàng nộp séc toán với khoản nợ BẢNG KÊ VÀNG TIỀN TỆ (Mẫu số 07 - TT) Mục đích: Bảng kê vàng tiền tệ dùng để liệt kê số vàngtiền tệ đơn vị, nhằm quản lý chặt chẽ, xác loại vàngtiền tệ có đơn vị làm với chứng từ gốc để lập phiếu thu, chi quỹ Phương pháp trách nhiệm ghi Cột A, B: Ghi số thứ tự tên, loại, qui cách, phẩm chất vàngtiền tệ Cột C: Ghi đơn vị tính: gam, chỉ, Kg Cột 1: Ghi số lượng loại Cột 2: Ghi đơn giá loại Cột 3: Bằng cột nhân ( x ) cột Ghi chú: Khi cần thiết, cột B ghi rõ ký hiệu loại vàngtiền tệ Bảng kê người đứng kiểm nghiệm lập thành liên, liên đính kèm với phiếu thu (chi) chuyển cho thủ quỹ để làm thủ tục nhập xuất quỹ liên giao cho người nộp (hoặc nhận) Bảng kê phải có đầy đủ chữ ký ghi rõ họ tên qui định BẢNG KIỂM KÊ QUỸ(Dùng cho VNĐ) (Mẫu số 08a - TT) 62 Mục đích: Bảng kiểm kê quỹ nhằm xác nhận tiền VNĐ tồn quỹ thực tế số thừa, thiếu so với sổ quỹ sở tăng cường quản lý quỹ làm sở qui trách nhiệm vật chất, ghi sổ kế toán số chênh lệch Phương pháp trách nhiệm ghi Góc bên trái Biên kiểm kê quỹ tiền mặt phải ghi rõ tên đơn vị (hoặc đóng dấu), phận Việc kiểm kê quỹ tiến hành định kỳ vào cuối tháng, cuối q, cuối năm cần thiết kiểm kê đột xuất bàn giao quỹ Khi tiến hành kiểm kê phải lập Ban kiểm kê, đó, thủ quỹ kế tốn tiền mặt kế toán toán thành viên Biên kiểm kê quỹ phải ghi rõ số hiệu chứng từ thời điểm kiểm kê ( .ngày .tháng .năm .) Trước kiểm kê quỹ, thủ quỹ phải ghi sổ quỹ tất phiếu thu, phiếu chi tính số dư tồn quỹ đến thời điểm kiểm kê - Khi tiến hành kiểm kê phải tiến hành kiểm kê riêng loại tiền có quỹ - Dịng “Số dư theo sổ quỹ": Căn vào số tồn quỹ sổ quỹ ngày, cộng sổ kiểm kê quỹ để ghi vào cột - Dòng “Số kiểm kê thực tế": Căn vào số kiểm kê thực tế để ghi theo loại tiền vào cột tính tổng số tiền để ghi vào cột - Dòng chênh lệch: Ghi số chênh lệch thừa thiếu số dư theo sổ quỹ với số kiểm kê thực tế Trên Bảng kiểm kê quỹ cần phải xác định ghi rõ nguyên nhân gây thừa thiếu quỹ, có ý kiến nhận xét kiến nghị Ban kiểm kê Bảng kiểm kê quỹ phải có chữ ký thủ quỹ, Trưởng ban kiểm kê kế toán trưởng Mọi khoản chênh lệch quỹ phải báo cáo giám đốc doanh nghiệp xem xét giải Bảng kiểm kê quỹ ban kiểm kê quỹ lập thành bản: - lưu thủ quỹ - lưu kế toán quỹ tiền mặt kế toán toán BẢNG KIỂM KÊ QUỸ(Dùng cho ngoại tệ, vàng tiền tệ) (Mẫu số 08b - TT) Mục đích: Biên nhằm xác nhận tiền ngoại tệ, vàng tiền tệ, tồn quỹ thực tế số thừa, thiếu so với sổ quỹ sở tăng cường quản lý quỹ làm sở qui trách nhiệm vật chất, ghi sổ kế toán số chênh lệch Phương pháp trách nhiệm ghi Góc bên trái ghi tên đơn vị, phận Việc kiểm kê quỹ tiến hành định kỳ vào cuối tháng, cuối quí, cuối năm cần thiết kiểm kê đột xuất bàn giao quỹ Khi tiến hành kiểm kê phải lập ban kiểm kê, đó, thủ quỹ kế tốn quỹ thành viên Biên kiểm kê quỹ phải ghi rõ số hiệu chứng từ thời điểm kiểm kê ( .ngày .tháng .năm .) Trước kiểm kê quỹ, thủ quỹ phải ghi sổ quỹ tất phiếu thu, phiếu chi tính số dư tồn quỹ đến thời điểm kiểm kê - Khi tiến hành kiểm kê phải tiến hành kiểm kê riêng loại tiền có quỹ như: Ngoại tệ, vàngtiền tệ - Dòng “Số dư theo sổ quỹ": Căn vào sổ quỹ ngày, kiểm kê quỹ để ghi cột 2, - Dòng “Kiểm kê thực tế": Căn vào số kiểm kê thực tế để ghi theo loại ngoại tệ, vàngtiền tệ 63 - Dòng chênh lệch: Ghi số chênh lệch thừa thiếu số dư theo sổ quỹ với số kiểm kê thực tế Trên Bảng kiểm kê quỹ cần phải xác định ghi rõ nguyên nhân gây thừa thiếu quỹ, có ý kiến nhận xét kiến nghị Ban kiểm kê Bảng kiểm kê quỹ phải có chữ ký (ghi rõ họ tên) thủ quỹ, trưởng ban kiểm kê kế toán trưởng Mọi khoản chênh lệch quỹ phải báo cáo giám đốc doanh nghiệp xem xét giải Bảng kiểm kê quỹ ban kiểm kê quỹ lập thành bản: - lưu thủ quỹ - lưu kế toán quỹ Ghi chú: (*) Trường hợp kiểm kê vàng tiền tệ cột "Diễn giải" phải ghi theo loại, thứ BẢNG KÊ CHI TIỀN (Mẫu số 09 - TT) Mục đích: Bảng kê chi tiền bảng liệt kê khoản tiền chi, làm toán khoản tiền chi ghi sổ kế tốn Phương pháp trách nhiệm ghi Góc bên trái ghi rõ tên đơn vị Phần đầu ghi rõ họ tên, phận, địa người chi tiền ghi rõ nội dung chi cho công việc - Cột A,B,C,D ghi rõ số thứ tự, số hiệu, ngày, tháng chứng từ diễn giải nội dung chi chứng từ - Cột 1: Ghi số tiền Bảng kê chi tiền phải ghi rõ tổng số tiền chữ số chứng từ gốc đính kèm Bảng kê chi tiền lập thành bản: - lưu thủ quỹ - lưu kế toán quỹ V CHỈ TIÊU TÀI SẢN CỐ ĐỊNH Mục đích: Theo dõi tình hình biến động số lượng, chất lượng giá trị TSCĐ Giám đốc chặt chẽ tình hình sử dụng, lý sửa chữa lớn tài sản cố định Nội dung: Thuộc tiêu vật tư gồm biểu mẫu sau: - Biên giao nhận TSCĐ - Mẫu số 01 - TSCĐ - Biên lý TSCĐ - Mẫu số 02 - TSCĐ - Biên bàn giao TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành - Mẫu số 03 - TSCĐ - Biên đánh giá lại TSCĐ - Mẫu số 04 - TSCĐ - Biên kiểm kê TSCĐ - Mẫu số 05 - TSCĐ - Bảng tính phân bổ khấu hao TSCĐ - Mẫu số 06 - TSCĐ BIÊN BẢN GIAO NHẬN TÀI SẢN CỐ ĐỊNH (Mẫu số 01 - TSCĐ) Mục đích: Nhằm xác nhận việc giao nhận TSCĐ sau hoàn thành xây dựng, mua sắm, cấp cấp, tặng, biếu, viện trợ, nhận góp vốn, TSCĐ th 64 ngồi đưa vào sử dụng đơn vị tài sản đơn vị bàn giao cho đơn vị khác theo lệnh cấp trên, theo hợp đồng góp vốn, (khơng sử dụng biên giao nhận TSCĐ trường hợp nhượng bán, lý tài sản cố định phát thừa, thiếu kiểm kê) Biên giao nhận TSCĐ để giao nhận TSCĐ kế tốn ghi sổ (thẻ) TSCĐ, sổ kế tốn có liên quan Phương pháp trách nhiệm ghi Góc bên trái Biên giao nhận TSCĐ ghi rõ tên đơn vị (hoặc đóng dấu đơn vị), phận sử dụng Khi có tài sản đưa vào sử dụng điều tài sản cho đơn vị khác, đơn vị phải lập hội đồng bàn giao gồm: Đại diện bên giao, đại diện bên nhận số uỷ viên Biên giao nhận TSCĐ lập cho TSCĐ Đối với trường hợp giao nhận lúc nhiều tài sản loại, giá trị đơn vị giao lập chung biên giao nhận TSCĐ Cột A, B: Ghi số thứ tự, tên, ký mã hiệu, qui cách (cấp hạng) TSCĐ Cột C: Ghi số hiệu TSCĐ Cột D: Ghi nước sản xuất (xây dựng) Cột 1: Ghi năm sản xuất Cột 2: Ghi năm bắt đầu đưa vào sử dụng Cột 3: Ghi cơng suất (diện tích, thiết kế) xe TOYOTA 12 chỗ ngồi, máy phát điện 75 KVA, Cột 4, 5, 6, 7: Ghi yếu tố cấu thành nên nguyên giá TSCĐ gồm: Giá mua (hoặc giá thành sản xuất) (cột 4); chi phí vận chuyển, lắp đặt (cột 5); chi phí chạy thử (cột 6) Cột 8: Ghi nguyên giá TSCĐ (cột = cột + cột + cột + ) Cột E: Ghi tài liệu kỹ thuật kèm theo TSCĐ bàn giao Bảng kê phụ tùng kèm theo: Liệt kê số phụ tùng, dụng cụ đồ nghề kèm theo TSCĐ bàn giao Sau bàn giao xong thành viên bàn giao, nhận TSCĐ ký vào biên Biên giao nhận TSCĐ lập thành bản, bên (giao, nhận) giữ chuyển cho phịng kế tốn để ghi sổ kế toán lưu BIÊN BẢN THANH LÝ TÀI SẢN CỐ ĐỊNH (Mẫu số 02 - TSCĐ) Mục đích: Xác nhận việc lý TSCĐ làm để ghi giảm TSCĐ sổ kế toán Phương pháp trách nhiệm ghi Góc bên trái Biên lý TSCĐ ghi rõ tên đơn vị (hoặc đóng dấu đơn vị), phận sử dụng Khi có định việc lý TSCĐ doanh nghiệp phải thành lập Ban lý TSCĐ Thành viên Ban lý TSCĐ ghi chép Mục I Ở Mục II ghi tiêu chung TSCĐ có định lý như: - Tên, ký hiệu TSCĐ, số hiệu, số thẻ TSCĐ, nước sản xuất, năm đưa vào sử dụng - Nguyên giá TSCĐ, giá trị hao mòn trích cộng dồn đến thời điểm lý, giá trị cịn lại TSCĐ Mục III ghi kết luận Ban lý, ghi ý kiến nhận xét Ban việc lý TSCĐ Mục IV, kết qủa lý: Sau lý xong vào chứng từ tính tốn tổng số chi phí lý thực tế giá trị thu hồi ghi vào dịng chi phí lý giá trị 65 thu hồi (giá trị phụ tùng, phế liệu thu hồi tính theo giá thực tế bán giá bán ước tính) Biên lý phải Ban lý TSCĐ lập có đầy đủ chữ ký, ghi rõ họ tên trưởng Ban lý, kế toán trưởng giám đốc doanh nghiệp BIÊN BẢN BÀN GIAO TSCĐ SỬA CHỮA LỚN HOÀN THÀNH (Mẫu số 03 - TSCĐ) Mục đích: Xác nhận việc bàn giao TSCĐ sau hồn thành việc sửa chữa lớn bên có TSCĐ sửa chữa bên thực việc sửa chữa Là ghi sổ kế toán toán chi phí sửa chữa TSCĐ Phương pháp trách nhiệm ghi Góc bên trái Biên bàn giao TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành ghi rõ tên đơn vị (hoặc đóng dấu đơn vị), phận sử dụng Khi có TSCĐ sửa chữa lớn hồn thành phải tiến hành lập Ban giao nhận gồm đại diện bên thực việc sửa chữa đại diện bên có TSCĐ sửa chữa Biên bàn giao TSCĐ sửa chữa lớn hồn thành gồm phần chính: - Ghi tên, ký hiệu, số hiệu TSCĐ sửa chữa Nơi quản lý sử dụng TSCĐ ghi rõ thời gian bắt đầu sửa chữa hoàn thành việc sửa chữa TSCĐ - Các phận sửa chữa Cột A: Ghi rõ tên phận cần phải sửa chữa TSCĐ Cột B: Ghi nội dung (Mức độ) công việc sửa chữa như: Thay sửa chữa, tân trang lại v.v Cột 1: Ghi giá dự toán (Giá kế hoạch) (Đối với trường hợp đơn vị tự làm) giá hợp đồng hai bên thoả thuận (Đối với trường hợp thuê ngoài) phận cần sửa chữa Cột 2: Ghi số chi phí thực tế chi cho phận sửa chữa (Đối với trường hợp đơn vị tự sửa chữa) Đối với trường hợp th ngồi sửa chữa ghi vào cột có thay đổi giá (So với giá ghi theo hợp đồng) phát sinh q trình sửa chữa bên có TSCĐ sửa chữa chấp nhận toán Cột 3: Ghi rõ kết kiểm tra phận sau sửa chữa xong - Kết luận: Ghi ý kiến nhận xét tổng thể việc sửa chữa lớn TSCĐ Hội đồng giao nhận Biên giao nhận TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành lập thành bản, đại diện đơn vị hai bên giao, nhận ký bên giữ bản, sau chuyển cho kế tốn trưởng đơn vị có TSCĐ sửa chữa, sốt xét xong lưu phịng kế tốn BIÊN BẢN ĐÁNH GIÁ LẠI TÀI SẢN CỐ ĐỊNH (Mẫu số 04 - TSCĐ) Mục đích: Xác nhận việc đánh giá lại TSCĐ làm để ghi sổ kế toán tài liệu liên quan đến số chênh lệch (tăng, giảm) đánh giá lại TSCĐ Phương pháp trách nhiệm ghi 66 Góc bên trái Biên đánh giá lại TSCĐ ghi rõ tên đơn vị (hoặc đóng dấu đơn vị), phận sử dụng Khi có định đánh giá lại TSCĐ, đơn vị phải thành lập Hội đồng đánh giá TSCĐ Cột A, B, C, D: Ghi số thứ tự, tên, ký mã hiệu, qui cách (cấp hạng) số hiệu số thẻ TSCĐ Cột 1, 2, 3: Ghi nguyên giá, giá trị hao mòn giá trị lại TSCĐ sổ kế toán thời điểm đánh giá Cột 4: Ghi giá trị lại TSCĐ sau đánh giá lại Trường hợp đánh giá lại giá trị hao mịn cột chia thành cột tương ứng cột 1,2,3 để ghi Cột 5,6: Ghi số chênh lệch giá đánh giá so với giá trị ghi sổ kế toán trường hợp kiểm kê đánh giá lại nguyên giá, giá trị hao mịn giá trị cịn lại cột chia cột tương ứng để lấy số liệu ghi sổ kế toán Sau đánh giá xong, Hội đồng có trách nhiệm lập biên ghi đầy đủ nội dung thành viên Hội đồng ký, ghi rõ họ tên vào Biên đánh giá lại TSCĐ Biên đánh giá lại TSCĐ lập thành bản, lưu phòng kế toán để ghi sổ kế toán lưu với hồ sơ kỹ thuật TSCĐ BIÊN BẢN KIỂM KÊ TÀI SẢN CỐ ĐỊNH (Mẫu số 05 - TSCĐ) Mục đích: Biên kiểm kê tài sản cố định nhằm xác nhận số lượng, giá trị tài sản cố định có, thừa thiếu so với sổ kế tốn sở tăng cường quản lý tài sản cố định làm sở quy trách nhiệm vật chất, ghi sổ kế toán số chênh lệch Phương pháp trách nhiệm ghi Góc bên trái Biên Kiểm kê TSCĐ ghi rõ tên đơn vị (hoặc đóng dấu đơn vị), phận sử dụng Việc kiểm kê tài sản cố định thực theo quy định pháp luật theo yêu cầu đơn vị Khi tiến hành kiểm kê phải lập Ban kiểm kê, kế tốn theo dõi tài sản cố định thành viên Biên kiểm kê TSCĐ phải ghi rõ thời điểm kiểm kê: ( ngày … tháng năm ) Khi tiến hành kiểm kê phải tiến hành kiểm kê theo đối tượng ghi tài sản cố định Dòng “Theo sổ kế toán” vào sổ kế toán TSCĐ phải ghi tiêu: Số lượng, nguyên giá, giá trị lại vào cột 1,2,3 Dòng “Theo kiểm kê” vào kết kiểm kê thực tế để ghi theo đối tượng TSCĐ, phải ghi tiêu: số lượng, nguyên giá, giá trị lại vào cột 4,5,6 Dòng “Chênh lệch” ghi số chênh lệch thừa thiếu theo tiêu: Số lượng, nguyên giá, giá trị lại vào cột 7,8,9 Trên Biên kiểm kê TSCĐ cần phải xác định ghi rõ nguyên nhân gây thừa thiếu TSCĐ, có ý kiến nhận xét kiến nghị Ban kiểm kê Biên kiểm kê TSCĐ phải có chữ ký (ghi rõ họ tên) Trưởng ban kiểm kê, chữ ký soát xét kế toán trưởng giám đốc doanh nghiệp duyệt Mọi khoản chênh lệch TSCĐ đơn vị phải báo cáo giám đốc doanh nghiệp xem xét BẢNG TÍNH VÀ PHÂN BỔ KHẤU HAO TSCĐ (Mẫu số 06 - TSCĐ) Mục đích: Dùng để phản ánh số khấu hao TSCĐ phải trích phân bổ số khấu hao cho đối tượng sử dụng TSCĐ hàng tháng Kết cấu nội dung chủ yếu 67 Bảng tính phân bổ khấu hao TSCĐ có cột dọc phản ánh số khấu hao phải tính cho đối tượng sử dụng TSCĐ (như cho phận sản xuất - TK 623, 627, cho phận bán hàng - TK 641, cho phận quản lý - TK 642…) hàng ngang phản ánh số khấu hao tính tháng trước, số khấu hao tăng, giảm số khấu hao phải tính tháng Cơ sở lập: + Dòng khấu hao tính tháng trước lấy từ bảng tính phân bổ khấu hao TSCĐ tháng trước + Các dòng số khấu hao TSCĐ tăng, giảm tháng phản ánh chi tiết cho TSCĐ có liên quan đến số tăng, giảm khấu hao TSCĐ theo chế độ quy định hành khấu hao TSCĐ Dòng số khấu hao phải tính tháng tính (=) Số khấu hao tính tháng trước cộng (+) Với số khấu hao tăng, trừ (-) Số khấu hao giảm tháng Số khấu hao phải trích tháng Bảng phân bổ khấu hao TSCĐ sử dụng để ghi vào Bảng kê, Nhật ký - Chứng từ sổ kế tốn có liên quan (cột ghi Có TK 214), đồng thời sử dụng để tính giá thành thực tế sản phẩm, dịch vụ hồn thành HỐ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG ( Mẫu số: 01 GTKT) HOÁ ĐƠN BÁN HÀNG (Mẫu số: 02 GTTT) (Thơng tư 39) - Hố đơn Giá trị gia tăng - Mẫu số: 01 GTKT-3LL loại hoá đơn sử dụng cho tổ chức, cá nhân tính thuế theo phương pháp khấu trừ Nguyên tắc lập hóa đơn a) Tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh lập giao cho người mua hàng hóa, dịch vụ loại hóa đơn theo hướng dẫn Thông tư b) Người bán phải lập hóa đơn bán hàng hóa, dịch vụ, bao gồm trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động tiêu dùng nội (trừ hàng hóa luân chuyển nội để tiếp tục q trình sản xuất); xuất hàng hóa hình thức cho vay, cho mượn hồn trả hàng hóa Nội dung hóa đơn phải nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh; khơng tẩy xóa, sửa chữa; phải dùng màu mực, loại mực không phai, không sử dụng mực đỏ; chữ số chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, không viết in đè lên chữ in sẵn gạch chéo phần trống (nếu có) Trường hợp hóa đơn tự in hóa đơn đặt in lập máy tính có phần cịn trống hóa đơn khơng phải gạch chéo c) Hóa đơn lập lần thành nhiều liên Nội dung lập hóa đơn phải thống liên hóa đơn có số d) Hóa đơn lập theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn Trường hợp tổ chức kinh doanh có nhiều đơn vị trực thuộc trực tiếp bán hàng nhiều sở nhận ủy nhiệm sử dụng hình thức hóa đơn đặt in có ký hiệu theo phương thức phân chia cho sở tồn hệ thống tổ chức kinh doanh phải có sổ theo dõi phân bổ số lượng hóa đơn cho đơn vị trực thuộc, sở nhận ủy nhiệm Các đơn vị trực thuộc, sở nhận ủy nhiệm phải sử dụng hóa đơn theo thứ tự từ số nhỏ đến số lớn phạm vi số hóa đơn phân chia Trường hợp tổ chức kinh doanh có nhiều sở bán hàng nhiều sở ủy nhiệm đồng thời sử dụng loại hóa đơn tự in, hóa đơn điện tử có ký hiệu theo phương thức truy xuất ngẫu nhiên từ máy chủ tổ chức kinh doanh phải có định phương án cụ thể việc truy xuất ngẫu nhiên sở bán hàng đơn 68 vị ủy nhiệm Thứ tự lập hóa đơn tính từ số nhỏ đến số lớn cho hóa đơn truy xuất tồn hệ thống tổ chức kinh doanh Cách lập số tiêu thức cụ thể hóa đơn a) Tiêu thức “Ngày tháng năm” lập hóa đơn Ngày lập hóa đơn bán hàng hóa thời điểm chuyển giao quyền sở hữu quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt thu tiền hay chưa thu tiền Ngày lập hóa đơn cung ứng dịch vụ ngày hoàn thành việc cung ứng dịch vụ, không phân biệt thu tiền hay chưa thu tiền Trường hợp tổ chức cung ứng dịch vụ thực thu tiền trước cung ứng dịch vụ ngày lập hóa đơn ngày thu tiền Ngày lập hóa đơn hoạt động cung cấp điện sinh hoạt, nước sinh hoạt, dịch vụ viễn thơng, dịch vụ truyền hình thực chậm không bảy (7) ngày kể từ ngày ghi số điện, nước tiêu thụ đồng hồ ngày kết thúc kỳ quy ước việc cung cấp dịch vụ viễn thơng, truyền hình Kỳ quy ước để làm tính lượng hàng hóa, dịch vụ cung cấp thỏa thuận đơn vị cung cấp dịch vụ viễn thơng, truyền hình với người mua Ngày lập hóa đơn xây dựng, lắp đặt thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục cơng trình, khối lượng xây dựng, lắp đặt hồn thành, khơng phân biệt thu tiền hay chưa thu tiền Trường hợp giao hàng nhiều lần bàn giao hạng mục, công đoạn dịch vụ lần giao hàng bàn giao phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ giao tương ứng Trường hợp tổ chức kinh doanh bất động sản, xây dựng sở hạ tầng, xây dựng nhà để bán, chuyển nhượng có thực thu tiền theo tiến độ thực dự án tiến độ thu tiền ghi hợp đồng ngày lập hóa đơn ngày thu tiền Ngày lập hóa đơn hàng hóa, dịch vụ xuất người xuất tự xác định phù hợp với thỏa thuận người xuất người nhập Ngày xác định doanh thu xuất để tính thuế ngày xác nhận hoàn tất thủ tục hải quan tờ khai hải quan Trường hợp bán xăng dầu cửa hàng bán lẻ cho người mua thường xuyên tổ chức, cá nhân kinh doanh; cung cấp dịch vụ ngân hàng, chứng khốn, ngày lập hóa đơn thực định kỳ theo hợp đồng hai bên kèm bảng kê chứng từ khác có xác nhận hai bên, chậm ngày cuối tháng phát sinh hoạt động mua bán hàng hóa cung cấp dịch vụ Ngày lập hóa đơn việc bán dầu thơ, khí thiên nhiên, dầu khí chế biến số trường hợp đặc thù thực theo hướng dẫn riêng Bộ Tài b) Tiêu thức “Tên, địa chỉ, mã số thuế người bán”, “tên, địa chỉ, mã số thuế người mua”: ghi tên đầy đủ tên viết tắt theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế Trường hợp tổ chức bán hàng có đơn vị trực thuộc có mã số thuế trực tiếp bán hàng ghi tên, địa chỉ, mã số thuế đơn vị trực thuộc Trường hợp đơn vị trực thuộc khơng có mã số thuế ghi mã số thuế trụ sở Trường hợp bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ từ 200.000 đồng trở lên lần, người mua khơng lấy hóa đơn khơng cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế (nếu có) phải lập hóa đơn ghi rõ “người mua khơng lấy hóa đơn” “người mua khơng cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế” 69 Riêng đơn vị bán lẻ xăng dầu, người mua không yêu cầu lấy hóa đơn, cuối ngày đơn vị phải lập chung hóa đơn cho tổng doanh thu người mua khơng lấy hóa đơn phát sinh ngày Trường hợp tên, địa người mua dài, hóa đơn người bán viết ngắn gọn số danh từ thông dụng như: "Phường" thành "P"; "Quận" thành "Q", "Thành phố" thành "TP", "Việt Nam" thành "VN" "Cổ phần" "CP", "Trách nhiệm Hữu hạn" thành "TNHH", "khu công nghiệp" thành "KCN", "sản xuất" thành "SX", "Chi nhánh" thành "CN"… phải đảm bảo đầy đủ số nhà, tên đường phố, phường, xã, quận, huyện, thành phố, xác định xác tên, địa doanh nghiệp phù hợp với đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế doanh nghiệp c) Tiêu thức “Số thứ tự, tên hàng hóa, dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền”: ghi theo thứ tự tên hàng hóa, dịch vụ bán ra; gạch chéo phần bỏ trống (nếu có) Trường hợp hóa đơn tự in hóa đơn đặt in lập máy tính có phần cịn trống hóa đơn khơng phải gạch chéo Trường hợp người bán quy định mã hàng hóa, dịch vụ để quản lý ghi hóa đơn phải ghi mã hàng hóa tên hàng hóa Các loại hàng hóa cần phải đăng ký quyền sử dụng, quyền sở hữu phải ghi hóa đơn loại số hiệu, ký hiệu đặc trưng hàng hóa mà đăng ký pháp luật có u cầu Ví dụ: số khung, số máy ô tô, mô tô; địa chỉ, cấp nhà, chiều dài, chiều rộng, số tầng ngơi nhà hộ… Các loại hàng hóa, dịch vụ đặc thù điện, nước, điện thoại, xăng dầu, bảo hiểm…được bán theo kỳ định hóa đơn phải ghi cụ thể kỳ cung cấp hàng hóa, dịch vụ d) Tiêu thức “người bán hàng (ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)” Trường hợp thủ trưởng đơn vị không ký vào tiêu thức người bán hàng phải có giấy ủy quyền thủ trưởng đơn vị cho người trực tiếp bán ký, ghi rõ họ tên hóa đơn đóng dấu tổ chức vào phía bên trái tờ hóa đơn đ) Tiêu thức “người mua hàng (ký, ghi rõ họ tên)” Riêng việc mua hàng không trực tiếp như: Mua hàng qua điện thoại, qua mạng, FAX người mua hàng không thiết phải ký, ghi rõ họ tên hóa đơn Khi lập hóa đơn tiêu thức “người mua hàng (ký, ghi rõ họ tên)”, người bán hàng phải ghi rõ bán hàng qua điện thoại, qua mạng, FAX Khi lập hóa đơn cho hoạt động bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ nước ngồi, hóa đơn khơng thiết phải có chữ ký người mua nước e) Đồng tiền ghi hóa đơn Đồng tiền ghi hóa đơn đồng Việt Nam Trường hợp người bán bán hàng thu ngoại tệ theo quy định pháp luật, tổng số tiền toán ghi nguyên tệ, phần chữ ghi tiếng Việt Ví dụ: 10.000 USD - Mười nghìn la Mỹ Người bán đồng thời ghi hóa đơn tỷ giá ngoại tệ với đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch bình quân thị trường ngoại tệ liên ngân hàng Ngân hàng Nhà nước Việt Nam cơng bố thời điểm lập hóa đơn Trường hợp ngoại tệ thu loại tỷ giá với đồng Việt Nam ghi tỷ giá chéo với loại ngoại tệ Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tỷ giá HƯỚNG DẪN LẬP HÓA ĐƠN BÁN HÀNG HÓA, DỊCH VỤ ĐỐI VỚI MỘT SỐ TRƯỜNG HỢP (Ban hành kèm theo Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 BTC) Tổ chức nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ thuế bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ phải sử dụng hóa đơn GTGT Khi lập hóa đơn, tổ chức phải ghi đầy đủ, yếu tố quy định hóa đơn Trên hóa đơn GTGT phải ghi rõ giá bán 70 chưa có thuế GTGT, phụ thu phí tính ngồi giá bán (nếu có), thuế GTGT, tổng giá tốn có thuế Tổ chức, cá nhân thuộc đối tượng nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp tính trực tiếp GTGT, phương pháp khốn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ phải sử dụng hóa đơn bán hàng Trong số trường hợp việc sử dụng ghi hóa đơn, chứng từ thực cụ thể sau: 2.1 Tổ chức nộp thuế theo phương pháp khấu trừ thuế bán hàng hóa, dịch vụ thuộc đối tượng khơng chịu thuế GTGT, đối tượng miễn thuế GTGT sử dụng hóa đơn GTGT, hóa đơn GTGT ghi dịng giá bán giá tốn, dịng thuế suất, số thuế GTGT không ghi gạch bỏ Trường hợp tổ chức nộp thuế theo phương pháp khấu trừ thuế có hoạt động kinh doanh vàng, bạc, đá quý nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp sử dụng hóa đơn bán hàng cho hoạt động kinh doanh vàng, bạc, đá quý 2.2 Tổ chức xuất nhập nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế nhận nhập hàng hóa ủy thác cho sở khác, trả hàng sở nhận ủy thác lập chứng từ sau: Cơ sở nhận nhập ủy thác xuất trả hàng nhập ủy thác, nộp thuế GTGT khâu nhập khẩu, sở lập hóa đơn GTGT để sở ủy thác nhập làm kê khai, khấu trừ thuế GTGT đầu vào hàng hóa ủy thác nhập Trường hợp sở nhận nhập ủy thác chưa nộp thuế GTGT khâu nhập khẩu, xuất trả hàng nhập ủy thác, sở lập phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội kèm theo lệnh điều động nội theo quy định làm chứng từ lưu thơng hàng hóa thị trường Sau nộp thuế GTGT khâu nhập cho hàng hóa nhập ủy thác, sở lập hóa đơn theo quy định Hóa đơn GTGT xuất trả hàng nhập ủy thác ghi: (a) Giá bán chưa có thuế GTGT bao gồm: giá trị hàng hóa thực tế nhập theo giá CIF, thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt khoản phải nộp theo chế độ quy định khâu nhập (nếu có) (b) Thuế suất thuế GTGT tiền thuế GTGT ghi theo số thuế nộp khâu nhập (c) Tổng cộng tiền toán (= a + b) Cơ sở nhận nhập ủy thác lập hóa đơn GTGT riêng để toán tiền hoa hồng ủy thác nhập 2.3 Khi xuất hàng hóa để vận chuyển đến cửa hay đến nơi làm thủ tục xuất khẩu, sở sử dụng Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội kèm Lệnh điều động nội theo quy định làm chứng từ lưu thơng hàng hóa thị trường Trường hợp ủy thác xuất hàng hóa, xuất hàng giao cho sở nhận ủy thác, sở có hàng hóa ủy thác xuất sử dụng Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội kèm theo Lệnh điều động nội Khi hàng hóa thực xuất có xác nhận quan hải quan, vào chứng từ đối chiếu, xác nhận số lượng, giá trị hàng hóa thực tế xuất sở nhận ủy thác xuất khẩu, sở có hàng hóa ủy thác xuất lập hóa đơn GTGT để kê khai nộp thuế, hồn thuế GTGT hóa đơn bán hàng Cơ sở nhận ủy thác xuất sử dụng hóa đơn GTGT hóa đơn bán hàng để xuất cho khách hàng nước 2.4 Sử dụng hóa đơn, chứng từ hàng hóa, dịch vụ khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu, cho, biếu, tặng tiêu dùng nội tổ chức kê khai, nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ: 71 a) Đối với sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại theo quy định pháp luật thương mại phải lập hóa đơn, hóa đơn ghi tên số lượng hàng hóa, ghi rõ hàng khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu thực theo hướng dẫn pháp luật thuế GTGT b) Đối với hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động tiêu dùng nội phải lập hóa đơn GTGT (hoặc hóa đơn bán hàng), hóa đơn ghi đầy đủ tiêu tính thuế GTGT hóa đơn xuất bán hàng hóa, dịch vụ cho khách hàng 2.5 Hàng hóa, dịch vụ áp dụng hình thức chiết khấu thương mại dành cho khách hàng hóa đơn GTGT ghi giá bán chiết khấu thương mại dành cho khách hàng, thuế GTGT, tổng giá toán có thuế GTGT Nếu việc chiết khấu thương mại vào số lượng, doanh số hàng hóa, dịch vụ số tiền chiết khấu hàng hóa bán tính điều chỉnh hóa đơn bán hàng hóa, dịch vụ lần mua cuối kỳ tiếp sau Trường hợp số tiền chiết khấu lập kết thúc chương trình (kỳ) chiết khấu hàng bán lập hóa đơn điều chỉnh kèm bảng kê số hóa đơn cần điều chỉnh, số tiền, tiền thuế điều chỉnh Căn vào hóa đơn điều chỉnh, bên bán bên mua kê khai điều chỉnh doanh số mua, bán, thuế đầu ra, đầu vào 2.6 Tổ chức kinh doanh kê khai, nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ xuất điều chuyển hàng hóa cho sở hạch toán phụ thuộc chi nhánh, cửa hàng khác địa phương (tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương) để bán xuất điều chuyển chi nhánh, đơn vị phụ thuộc với nhau; xuất hàng hóa cho sở nhận làm đại lý bán giá, hưởng hoa hồng, vào phương thức tổ chức kinh doanh hạch toán kế toán, sở lựa chọn hai cách sử dụng hóa đơn, chứng từ sau: a) Sử dụng hóa đơn GTGT để làm tốn kê khai nộp thuế GTGT đơn vị khâu độc lập với nhau; b) Sử dụng Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội kèm theo Lệnh điều động nội bộ; Sử dụng Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý theo quy định hàng hóa xuất cho sở làm đại lý kèm theo Lệnh điều động nội Cơ sở hạch toán phụ thuộc, chi nhánh, cửa hàng, sở nhận làm đại lý bán hàng bán hàng phải lập hóa đơn theo quy định giao cho người mua, đồng thời lập Bảng kê hàng hóa bán gửi sở có hàng hóa điều chuyển sở có hàng hóa gửi bán (gọi chung sở giao hàng) để sở giao hàng lập hóa đơn GTGT cho hàng hóa thực tế tiêu thụ giao cho sở hạch toán phụ thuộc, chi nhánh, cửa hàng, sở nhận làm đại lý bán hàng Trường hợp sở có số lượng doanh số hàng hóa bán lớn, Bảng kê lập cho 05 ngày hay 10 ngày lần Trường hợp hàng hóa bán có thuế suất thuế GTGT khác phải lập bảng kê riêng cho hàng hóa bán theo nhóm thuế suất Cơ sở hạch toán phụ thuộc, chi nhánh, cửa hàng, sở nhận làm đại lý bán hàng thực kê khai nộp thuế GTGT số hàng xuất bán cho người mua kê khai, khấu trừ thuế GTGT đầu vào theo hóa đơn GTGT sở giao hàng xuất cho Trường hợp đơn vị trực thuộc sở kinh doanh nông, lâm, thủy sản đăng ký, thực kê khai nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, có thu mua hàng hóa nơng, lâm, thủy sản để điều chuyển, xuất bán trụ sở sở kinh doanh điều chuyển, xuất bán, đơn vị trực thuộc sử dụng Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, khơng sử dụng hóa đơn GTGT 2.7 Tổ chức, cá nhân làm đại lý thu mua hàng hóa theo hình thức trả hàng hóa cho sở ủy thác thu mua phải lập hóa đơn cho hàng hóa thu mua đại lý hoa hồng hưởng (nếu có) 72 2.8 Tổ chức, cá nhân mua hàng hóa, người bán xuất hóa đơn, người mua nhận hàng, sau người mua phát hàng hóa khơng quy cách, chất lượng phải trả lại tồn hay phần hàng hóa, xuất hàng trả lại cho người bán, sở phải lập hóa đơn, hóa đơn ghi rõ hàng hóa trả lại người bán không quy cách, chất lượng, tiền thuế GTGT (nếu có) Trường hợp người mua đối tượng khơng có hóa đơn, trả lại hàng hóa, bên mua bên bán phải lập biên ghi rõ loại hàng hóa, số lượng, giá trị hàng trả lại theo giá khơng có thuế GTGT, tiền thuế GTGT theo hóa đơn bán hàng (số ký hiệu, ngày, tháng hóa đơn), lý trả hàng bên bán thu hồi hóa đơn lập 2.9 Tổ chức, cá nhân xuất hàng hóa bán lưu động sử dụng Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội kèm theo Lệnh điều động nội theo quy định, bán hàng sở lập hóa đơn theo quy định 2.10 Cơ sở xây dựng có cơng trình xây dựng, lắp đặt mà thời gian thực dài, việc toán tiền thực theo tiến độ theo khối lượng cơng việc hồn thành bàn giao, phải lập hóa đơn tốn khối lượng xây lắp bàn giao Hóa đơn GTGT phải ghi rõ doanh thu chưa có thuế thuế GTGT Trường hợp cơng trình xây dựng hồn thành lập hóa đơn tốn giá trị cơng trình duyệt tốn giá trị cơng trình XDCB có điều chỉnh giá trị khối lượng xây dựng phải tốn lập hóa đơn, chứng từ điều chỉnh giá trị cơng trình phải tốn 2.11 Trường hợp tổ chức, cá nhân kinh doanh bất động sản, xây dựng sở hạ tầng, xây dựng nhà để bán, chuyển nhượng có thực thu tiền theo tiến độ thực dự án tiến độ thu tiền ghi hợp đồng thu tiền, tổ chức, cá nhân phải lập hóa đơn GTGT Trên hóa đơn ghi rõ số tiền thu, giá đất giảm trừ doanh thu tính thuế GTGT, thuế suất thuế GTGT, số thuế GTGT 2.12 Tổ chức cho thuê tài cho thuê tài sản thuộc đối tượng chịu thuế GTGT phải lập hóa đơn theo quy định Tổ chức cho thuê tài cho thuê tài sản thuộc đối tượng chịu thuế GTGT phải có hóa đơn GTGT (đối với tài sản mua nước) chứng từ nộp thuế GTGT khâu nhập (đối với tài sản nhập khẩu); tổng số tiền thuế GTGT ghi hóa đơn GTGT phải khớp với số tiền thuế GTGT ghi hóa đơn GTGT (hoặc chứng từ nộp thuế GTGT khâu nhập khẩu) Các trường hợp tài sản mua th khơng thuộc đối tượng chịu thuế GTGT, khơng có hóa đơn GTGT chứng từ nộp thuế GTGT khâu nhập khơng ghi thuế GTGT hóa đơn Việc lập hóa đơn sau: - Trường hợp tổ chức cho th tài chuyển giao tồn số thuế GTGT ghi hóa đơn tài sản mua cho thuê tài cho bên thuê tài kê khai khấu trừ lần thuế GTGT đầu vào tài sản cho thuê tài chính, tổ chức cho th tài lập hóa đơn cho bên thuê để làm khấu trừ thuế GTGT đầu vào sau: Trên hóa đơn GTGT thu tiền lần đầu dịch vụ cho thuê tài chính, tổ chức cho th tài ghi rõ: tốn dịch vụ cho thuê tài thuế GTGT đầu vào tài sản cho th tài chính, dịng tiền hàng ghi giá trị dịch vụ cho th tài (khơng bao gồm thuế GTGT tài sản), dòng thuế suất khơng ghi gạch chéo, dịng tiền thuế GTGT ghi số thuế GTGT đầu vào tài sản cho th tài - Xử lý lập hóa đơn hợp đồng chấm dứt trước thời hạn: + Thu hồi tài sản cho thuê tài chính: Trường hợp tổ chức cho thuê tài bên thuê lựa chọn khấu trừ toàn số thuế GTGT tài sản cho thuê, bên thuê điều chỉnh thuế GTGT khấu trừ tính giá trị cịn lại chưa có thuế GTGT xác định theo biên thu hồi tài sản để chuyển giao cho tổ chức cho thuê tài Trên hóa đơn 73 GTGT ghi rõ: xuất trả tiền thuế GTGT tài sản thu hồi; dòng tiền hàng, dịng thuế suất khơng ghi gạch bỏ; dịng tiền thuế ghi số tiền thuế GTGT tính giá trị cịn lại chưa có thuế GTGT xác định theo biên thu hồi tài sản + Bán tài sản thu hồi: Tổ chức cho thuê tài bán tài sản thu hồi phải lập hóa đơn GTGT theo quy định giao cho khách hàng 2.13 Tổ chức, cá nhân có hoạt động mua, bán ngoại tệ phát sinh nước lập Bảng kê chi tiết doanh số mua bán theo loại ngoại tệ Cơ sở phải lưu giữ chứng từ giao dịch với bên mua, bán nước theo pháp luật kế toán Các hoạt động mua, bán ngoại tệ phát sinh nước phải lập hóa đơn theo quy định 2.14 Tổ chức, cá nhân mua, bán vàng, bạc, đá quý mua cá nhân không kinh doanh, hóa đơn lập Bảng kê hàng hóa mua vào theo hướng dẫn Bộ Tài thuế thu nhập doanh nghiệp 2.15 Hóa đơn, chứng từ tài sản góp vốn, tài sản điều chuyển thực sau: a) Bên có tài sản góp vốn cá nhân, tổ chức không kinh doanh: a.1 Trường hợp cá nhân, tổ chức khơng kinh doanh có góp vốn tài sản vào cơng ty trách nhiệm hữu hạn, cơng ty cổ phần chứng từ tài sản góp vốn biên chứng nhận góp vốn, biên giao nhận tài sản a.2 Trường hợp cá nhân dùng tài sản thuộc sở hữu mình, giá trị quyền sử dụng đất để thành lập doanh nghiệp tư nhân, văn phịng luật sư khơng phải làm thủ tục chuyển quyền sở hữu tài sản, chuyển quyền sử dụng đất cho doanh nghiệp tư nhân, trường hợp khơng có chứng từ hợp pháp chứng minh giá vốn tài sản phải có văn định giá tài sản tổ chức định giá theo quy định pháp luật để làm sở hạch tốn giá trị tài sản cố định b) Bên có tài sản góp vốn, có tài sản điều chuyển tổ chức, cá nhân kinh doanh: b.1 Tài sản góp vốn vào doanh nghiệp phải có: biên góp vốn sản xuất kinh doanh, hợp đồng liên doanh, liên kết; biên định giá tài sản Hội đồng giao nhận vốn góp bên góp vốn (hoặc văn định giá tổ chức có chức định giá theo quy định pháp luật), kèm theo hồ sơ nguồn gốc tài sản b.2 Tài sản điều chuyển đơn vị thành viên hạch toán phụ thuộc tổ chức, cá nhân; tài sản điều chuyển chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp tổ chức, cá nhân có tài sản điều chuyển phải có lệnh điều chuyển tài sản, kèm theo hồ sơ nguồn gốc tài sản khơng phải xuất hóa đơn Trường hợp tài sản điều chuyển đơn vị hạch toán độc lập đơn vị thành viên có tư cách pháp nhân đầy đủ tổ chức, cá nhân tổ chức, cá nhân có tài sản điều chuyển phải lập hóa đơn GTGT theo quy định ... nội dung tổ chức hạch toán kế toán bao gồm: - Tổ chức chứng từ - Tổ chức tài khoản - Tổ chức sổ kế toán - Tổ chức cơng tác kế tốn - Tổ chức máy kế toán - Tổ chức hệ thống báo cáo Mỗi tổ chức nói... 03-LĐTL 04-LĐTL 05-LĐTL 06-LĐTL 07-LĐTL 08-LĐTL 09-LĐTL 10-LĐTL 11-LĐTL 01-VT 02-VT 03-VT 04-VT 05-VT 06-VT 07-VT 01-BH 02-BH 01-TT 02-TT 03-TT 04-TT 05-TT 06-TT 07-TT 08a-TT 08b-TT 09-TT 01-TSCĐ... pháp kế toán - nguồn gốc nguyên lý tổ chức hạch toán kế toán — Lý luận tổ chức cần ứng dụng cụ thể tổ chức hạch toán kế toán — Các chuẩn mực quốc tế kế toán - chỗ dựa trực tiếp tổ chức kế toán