I. Đánh giá khái quát tổ chức hạch toán kế toán tại Công ty Kim khí Hà Nội Nội
Công ty Kim khí Hà Nội là một doanh nghiệp thơng mại có lĩnh vực kinh doanh và phạm vi hoạt động tơng đối rộng, công ty có một mạng lới các đơn vị trực thuộc đợc phân bố trên khắp địa bàn Hà Nội, đáp ứng đầy đủ nhu cầu về thép và các loại vật t khác phục vụ cho hoạt động xây dựng trong cả nớc. Trải qua nhiều năm hình thành và phát triển công ty cũng nh nhiều doanh nghiệp trên địa bàn Hà Nội gặp không ít khó khăn. Nhất là trong điều kiện thị trờng cạnh tranh nh hiện nay có rất nhiều doanh nghiệp t nhân buộc doanh nghiệp phải không ngừng thay đổi cho phù hợp. Những thay đổi về chính sách của Nhà nớc nhằm thích ứng với những biến động của nền kinh tế thị trờng cũng gây cho Công ty không ít khó khăn trong việc nắm bắt, vận dụng chính sách tài vào hoạt động kinh doanh và công tác kế toán tài chính... Song nhờ sự nhanh nhậy nắm bắt xu hớng phát triển của xã hội, sự năng động sáng tạo của đội ngũ cán bộ lãnh đạo và tinh thần tập thể, tích cực học hỏi của cán bộ công nhân viên mà công ty đã từng bớc tháo gỡ khó khăn, nhanh chóng chuyển đổi để bắt nhịp với sự biến động của thị trờng.
Để đạt đợc những thành tựu nh ngày nay là nhờ sự hợp lý trong tổ chức bộ máy quản lý của Công ty trong đó bộ máy kế toán đóng một phần không nhỏ. Ngoài chức năng chính là giám sát và quản lý chặt chẽ tình hình tài sản cũng nh nguồn vốn của Công ty, phòng kế toán còn phối hợp với các phòng ban khác trong công tác quản lý kinh doanh cũng nh lập báo cáo quản trị giúp lãnh đạo Công ty nắm bắt đợc chính xác kịp thời những thông tin cần thiết để đa ra phơng hớng điều hành quản lý hoạt động kinh doanh của Công ty. Việc tổ chức hạch toán kế toán của Công ty đợc thực hiện tơng đối hợp lý, phù hợp với đặc
điểm hoạt động kinh doanh của Công ty và phù hợp với chế độ kế toán Nhà nớc ban hành, đúng với yêu cầu và nguyên tắc kế toán đề ra. Công ty lựa chọn hình thức tổ chức kế toán vừa tập trung, vừa phân tán là rất hợp lý. Hình thức này tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra giám sát của kế toán với hoạt động kinh doanh tại mỗi cửa hàng, mỗi xí nghiệp trực thuộc Công ty, phục vụ tốt cho công tác quản lý các hoạt động kinh doanh của mỗi đơn vị trực thuộc cũng nh toàn Công ty. Công ty đã tổ chức hệ thống chứng từ kế toán và xử lý các thông tin ghi trên chứng từ và sổ sách kế toán liên quan tơng đối hợp lý, logic. Đồng thời đã xây dựng phần hành kế toán đặc trng, khối lợng công việc kế toán gắn với một đối tợng cụ thể của hạch toán kế toán, thiết kế đợc công việc cho các đối t- ợng trong phần hành đã phù hợp. Tuy nhiên, đội ngũ cán bộ kế toán còn nhiều và chỉ có một số ngời có trình độ chuyên môn cao. Hàng năm, các cơ quan thuế, cơ quan kiểm toán đều có những đoàn xuống thanh tra, kiểm tra công tác hạch toán kế toán của Công ty. Các hồ sơ kiểm toán cho thấy hệ thống hạch toán kế toán của Công ty luôn chấp hành đúng những quy định trọng yếu của chế độ Kế toán Việt Nam cũng nh đã dần dần tiếp cận đợc với các chuẩn mực kế toán quốc tế Sau khi tìm hiểu về bộ máy hoạt động cũng nh lĩnh vực kinh doanh của Công ty em thấy có một số u, nhợc điểm sau.
*Về u điểm
Công ty Kim khí Hà Nội là công ty có kinh nghiệm lâu năm trong lĩnh vực kinh doanh thép và có uy tín lớn với nhiều công ty liên doanh, có nhiều bạn hàng lâu năm. Hơn thế nữa Công ty có mạng lới và xí nghiệp rộng khắp trên khắp thành phố Hà Nội và có vị trí doanh thuận lợi, đồng thời đợc Tổng Công ty thép Việt Nam cấp vốn hoạt động và tháo gỡ mọi khó khăn tạo điều kiện để Công ty phát triển.
Thứ nhất về bộ phận nhân lực
Công ty kim khí Hà Nội đã lập đợc một bộ máy tổ chức linh động, hầu hết cán bộ CNV của Công ty có thâm niên trong công tác, lâu năm trong ngành, có năng lực chuyên môn nên Công ty có một tiềm năng rất lớn về lao động giúp cho việc thực hiện tốt công tác sản xuất kinh doanh. Sự đoàn kết nội bộ của
Công ty là nguồn lực mạnh để Công ty vợt qua mọi khó khăn trong nền kinh tế thị trờng.
Nhân viên kế toán đợc phân công quản lý phần hành kế toán nào thì có trách nhiệm phải bảo quản và lu trữ tài liệu kế toán phát sinh liên quan đến phần hành đó, và có trách nhiệm trớc kế toán trởng và giám đốc Công ty, trớc pháp luật về sự mất mát h hỏng hoặc sự cố khác đối với tài liệu kế toán đang lu giữ do mình gây ra. Do đó, ý thức trách nhiệm của mỗi nhân viên luôn đặt lên hàng đầu. Hơn thế nữa, mỗi kế toán phụ trách một phần hành còn đảm bảo tính chính xác tránh sự dồn ép nhiều công việc.
Thứ hai về công tác chứng từ kế toán
Các chứng từ ban đầu đợc lập tại Công ty đều phù hợp với yêu cầu nghiệp vụ kinh tế phát sinh và cơ sở pháp lý của nghiệp vụ. Việc mua bán hàng hoá đều có hoá đơn tài chính, các chứng từ đợc lập ở tất cả các khâu, đều có đầy đủ chữ ký đại diện của các bên liên quan và sử dụng đúng mẫu của Bộ Tài chính đã quy định. Những thông tin kinh tế về nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều đợc ghi chép đầy đủ, chính xác vào chứng từ. Các chứng từ đều tuân thủ chế độ chứng từ và có chữ ký và dấu của đơn vị, cá nhân có liên quan.
Việc xác định các chứng từ bên ngoài đợc giám sát, kiểm tra rất chặt chẽ và đợc xử lý kịp thời. Công ty có kế hoạch luân chuyển chứng từ tơng đối tốt, các chứng từ đợc phân loại, hệ thống hoá theo nghiệp vụ, trình tự thời gian, sau đó đợc bảo quản, lu trữ gọn gàng khoa học thuận tiện cho việc kiểm tra đối chiếu.
Thứ ba về hệ thống tài khoản sử dụng
Công ty đã áp dụng hệ thống tài khoản kế toán ban hành theo quyết định số 1141/TC/QĐ-CĐKT ngày 1/11/1995 và bổ sung thêm một số tài khoản theo thông t hớng dẫn sửa đổi bổ sung chế độ kế toán doanh nghiệp của Bộ Tài chính, cùng với thông t số 89/2002/TT-BTC hớng dẫn thực hành bốn chuẩn mực kế toán mới ban hành theo quyết định số 149/2001/QĐ- BTC ngày 31 tháng 12 năm 2001 của Bộ trởng Bộ Tài chính. Dựa trên hệ thống tài khoản đó, để phù hợp với tình hình đặc điểm hoạt động kinh doanh công ty đã mở thêm
một số tài khoản cấp II, cấp III.. . để thuận tiện cho việc theo dõi hạch toán, tăng hiệu quả của công tác kế toán của công ty.
Thứ t về công tác hạch toán hàng tồn kho
Do quy mô hoạt động của Công ty rất rộng và khối lợng nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều, liên tục trong tháng nên để hạch toán tình hình biến động của hàng hoá, công ty đã áp dụng phơng pháp quản lý hàng tồn kho theo phơng pháp kê khai thờng xuyên là rất hợp lý.
Công ty lựa chọn phơng pháp thực tế đích danh để xác định giá vốn hàng bán là rất phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty. Công tác tính giá đợc thực hiện trong kỳ, thông qua công tác tính giá có thể kiểm tra thời hạn bảo quản vật t trong kho. Các mặt hàng kinh doanh tơng đối nhiều, giá cả phong phú nhng hàng thờng bán theo lô nên việc áp dụng phơng pháp này quản lý giá trị hàng tồn kho và xác định lợng hàng bán rất cụ thể, phù hợp với hình thức kinh doanh của Công ty.
Thứ năm về công tác tổ chức hệ thống sổ kế toán
Công ty áp dụng hình thức nhật ký chứng từ là phù hợp với quy mô hoạt động và loại hình kinh doanh trình độ quản lý và loại hình kinh doanh của Công ty. Các đơn vị thành viên hạch toán báo sổ, hàng tháng gửi báo cáo kết quả kinh doanh lên phòng tài chính của Công ty. Các loại sổ sách tổng hợp chi tiết đợc mở đầy đủ rõ ràng, có sự thống nhất về mẫu sổ kế toán trong toàn Công ty.
Công ty đã áp dụng chơng trình phần mềm kế toán trên máy vi tính cho bộ phận kế toán toàn công ty. Mọi công việc đều so máy thực hiện từ khâu nhập chứng từ tổng hợp, phân loại chứng từ, tính toán, xử lý dữ liệu trên chứng từ cho tới khâu in sổ kế toán và báo cáo tài chính, đã đáp ứng đợc yêu cầu cung cấp thông tin nhanh, chất lợng thông tin cao , giảm bớt đợc chi phí và thuận tiện cho việc lu trữ và bảo quản số liệu. Thông tin trên các sổ sách, báo cáo cũng hoàn toàn chính xác không có sai lệch. Trong phòng kế toán các máy tính đã đợc nối mạng tạo điều kiện truy cập dữ liệu giữa các phần hành kế toán riêng biệt, thuận tiện cho việc tính toán số liệu có liên quan tới nhiều phần khác nhau. Đồng thời nhờ mối liên hệ này, các bộ phận có thể dễ dàng kiểm tra, mđối chiếu số liệu
kịp thời phát hiện và sửa chữa những sai sót trong quá trình hạch toán. Thứ sáu về tổ chức báo cáo kế toán
Hệ thống báo cáo tài chính của Công ty đợc lập đúng thời hạn quy định của Bộ Tài chính, số lợng báo cáo và biểu mẫu báo cáo của Công ty là đầy đủ, mẫu báo cáo theo đúng quy định của Bộ Tài chính, số liệu trên báo cáo phản ánh đúng thực tế tình hình tài chính của đơn vị
Tất cả các tài liệu kế toán đợc đa vào lu trữ đầy đủ, có hệ thống, đợc phân loại sắp xếp thành từng bộ hồ sơ (Hồ sơ chứng từ kế toán, hồ sơ sổ kế toán, báo cáo tài chính.. .) Trong từng bộ hồ sơ, tài liệu kế toán đợc sắp xếp theo thứ tự thời gian phát sinh theo mỗi niên độ kế toán, đảm bảo hợp lý, dễ tra cứu khi cần thiết.
*Bên cạnh một số u điểm nổi bật trên, Công ty cũng có một số khó khăn sau
Những năm gần đây, do ảnh hởng của cuộc khủng hoảng tài chính của các nớc khu vực làm tỷ giá USD tăng mạnh đã gây ra thiệt hại đáng kể cho những doanh nghiệp phải nhập khẩu nguyên vật liệu nh ngành thép, thêm vào đó hàng nhập khẩu về ngày càng nhiều và giá cả hợp lý hơn nên tốc độ bán ra t- ơng đối chậm. Mặt hàng công ty không dự kiến đợc sự giảm giá của các mặt hàng kinh doanh do sự nhập khẩu kim khí của các đơn vị khác, đặc điểm của hàng hoá là cồng kềnh và khó bảo quản do khí hậu nớc ta có độ ẩm lớn , ảnh h- ởng tới chất lợng hàng hoá.
Thứ nhất về tổ chức bộ máy quản lý và bộ máy kế toán
Hai bộ máy này của Công ty hơi cồng kềnh, số lợng nhân viên hơi đông, công việc không nhiều làm cho nhân viên không hăng say lắm trong công việc dẫn đến hiệu quả công việc không cao.
Thứ hai về chứng từ sử dụng
Việc ghi chép các chứng từ ban đầu nh hoá đơn GTGT, Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ... còn có những sai sót nh vẫn gạch xoá , không ghi ngày phát sinh.. cha đảm bảo đúng nguyên tắc về ghi chép chứng từ. Ngoài ra Công ty nhiều khi còn sử dụng không đúng chứng từ phản ánh các nghiệp vụ
kinh tế phát sinh nh: khi xuất bán hàng hoá thủ kho không lập phiếu xuất kho cho hàng xuất bán mà thủ kho lập phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ để phản ánh lợng hàng hoá xuất kho trong khi phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ chỉ để phản ánh số lợng hàng hoá di chuyển từ kho này đến kho khác trong nội bộ đơn vị hoặc đến các đại lý.
Thứ ba về đặc điểm tổ chức tài khoản kế toán
Công ty đã sử dụng các tài khoản chi tiết đến từng nhóm hàng để tiện theo dõi quản lý. Tuy nhiên mỗi nhóm hàng của Công ty nh: hàng kim khí nhập khẩu, hàng sản xuất trong nớc,... lại bao gồm rất nhiều mặt hàng nh: thép góc, thép tấm, thép cuộn,.. . với kích cỡ khác nhau nh: 3 ly, 6 ly,.. .Do đó công ty vẫn gặp nhiều khó khăn khi cần xác định số lợng, giá vốn hoặc doanh thu của riêng từng mặt hàng cụ thể. Một điểm hạn chế nữa trong nghiệp vụ bán buôn chuyển thẳng có tham gia thanh toán là hình thức doanh nghiệp mua hàng và chuyển hàng bán thẳng cho khách hàng không qua kho của doanh nghiệp , kế toán đã không sử dụng đúng tài khoản là hạch toán vào TK 157 mà đa vào TK 156 nh thế là không hợp lý vì TK 156 chỉ phản ánh hàng hoá đã nhập kho doanh nghiệp. Khi mua hàng chiết khấu thanh toán đợc hởng kế toán đa vào TK 711 là cha hợp lý. Ngoài ra, các tài khoản chi phí của Công ty mới chỉ dừng lại ở việc tập hợp chi phí cho từng đơn vị và cho toàn Công ty. Vì vậy việc theo dõi cụ thể số liệu liên quan đến từng mặt hàng, từng nhóm hàng đòi hỏi mất thêm nhiều thời gian tính toán, gây khó khăn cho công tác quản lý của lãnh đạo Công ty.
Thứ t về việc sử dụng phần mềm kế toán
Công ty đã sớm vận dụng phần mềm kế toán máy Fast Accounting trong công việc hạch toán, mọi sổ sách kế toán đều sử dụng mẫu theo phần mềm này. Tuy nhiên do hạn chế của phần mềm, một số mẫu biểu đã không theo đúng quy định về mẫu sổ do Bộ Tài chính ban hành. Bên cạnh đó phần mềm này còn cha đảm bảo đợc việc phản ánh đúng tính chất nghiệp vụ kinh tế phát sinh nên vẫn còn khó khăn trong việc hạch toán.
ơng hớng hoàn thiện mà em mạnh dạn da ra.