Bài giảng Tổ chức hạch toán kế toán - Chương 3: Tổ chức hệ thống sổ kế toán trong doanh nghiệp trình bày các nội dung chính sau: Ý nghĩa và nhiệm vụ của tổ chức hạch toán kế toán, nguyên tắc tổ chức sổ kế toán, sổ kế toán và các kỹ thuật ghi sổ.
78 Chương 3: TỔ CHỨC HỆ THỐNG SỔ KẾ TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP I.Ý nghĩa nhiệm vụ tổ chức hạch toán kế toán Khái niệm nhiệm vụ tổ chức hạch toán kế toán Để tiếp cận đưọc phương pháp hạch toán kế toán, người ta phải thơng qua hình thức biểu Lý thuyết hạch tốn kế tốn rõ phương pháp hạch tốn kế tốn có hình thức biểu riêng Cụ thể: - Phương pháp chứng từ biểu thông qua chứng từ chương trình luân chuyển chứng từ - Phương pháp đối ứng tài khoản biểu qua mối quan hệ đối ứng kế toán cách thức ghi kép vào tài khoản - Phương pháp tính giá biểu qua cách thức xác định giá tài sản, hàng hoá gắn liền với nội dung mục, khoản mục chi phí - Phương pháp tổng hợp cân đối biểu qua hệ thống báo biểu kế toán chế độ báo cáo kế tốn Chu trình kế tốn bao gồm công việc từ lập chứng từ tiếp nhận từ bên ngoài, luân chuyển chứng từ đến việc ghi chép, phản ánh chứng từ vào tài khoản kế toán cuối lập báo cáo kế toán phân tích kinh tế Cơng việc lập chứng từ có ý nghĩa quan trọng định đến chất lượng cơng tác kế tốn Tuy nhiên thơng tin phản ánh chứng từ thông tin rời rạc hoạt động riêng lẻ, chưa có tác dụng công tác quản lý tổng hợp Bởi thế, chứng từ ban đầu cần xắp xếp, phân loại, hệ thống hoá theo nội dung kinh tế nghiệp vụ kế toán phát sinh chứng từ Công việc thực phương pháp đối ứng tài khoản mà việc biểu tài khoản thực tế sổ tài khoản Như sổ tài khoản phương tiện vật chất để thực cơng tác kế tốn Do đặc điểm đối tượng kế tốn mang tính hai mặt; tính vận động tính đa dạng phong phú, nên cần thiết phải có hệ thống tài khoản hệ thống sổ tài khoản khác để phản ánh Các sổ tài khoản không giống nội dung phản ánh, hình thức, kết cấu trình tự phương pháp ghi chép Tuy nhiên, loại sổ có quan hệ chặt chẽ việc ghi chép, đối chiếu kiểm tra kết ghi chép thơng tin Mặc dù có nhiều loại sổ kế toán doanh nghiệp việc ghi chép cần tuân thủ theo số nguyên tắc định Việc kết hợp loại sổ sách kế toán với nội dung kết cấu khác q trình hạch tốn theo trình tự ghi chép định nhằm rút tiêu cần thiết cho quản lý kinh tế gọi hình thức tổ chức hệ thống sổ kế tốn (cịn gọi hình thức hạch tốn kế tốn) Trong thực tế có nhiều hình thức kết hợp loại sổ kế toán khác nhau, có nhiều hình thức tổ chức sổ kế tốn tương ứng Để phân biệt hình thức tổ chức sổ kế toán, người ta cần dựa vào đặc trưng hình thức bên ngồi, kết cấu bên mẫu sổ, vào mối quan hệ cách thức ghi sổ (ghi theo trình tự thời gian với ghi theo nội dung kinh tế, ghi sổ kế toán tổng hợp với sổ kế toán chi tiết) mối quan hệ chứng từ với sổ kế toán (ghi trực tiếp hay ghi qua trung gian), sổ kế toán với báo cáo kế toán Do vậy, tổ chức hệ thống sổ kế toán nghệ thuật vận dụng hệ thống tài khoản kế toán Việc lựa chọn cách thức tổ chức hệ thống sổ kế toán cho phù hợp với đơn vị phải vào qui mơ, tính chất đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh, vào yêu cầu trình độ quản lý trình độ lực nhân viên kế toán, vào khả trang bị phương tiện tính tóan đơn vị Nhiệm vụ tổ chức sổ kế toán 79 Để kết hợp loại sổ kế tốn có kết cấu nội dung khác theo trình tự ghi chép định qúa trình hạch tốn, địi hỏi phải thực nhiệm vụ sau: - Xác định rõ đặc điểm kinh doanh đơn vị, rõ tính chất hoạt động kinh tế, tài phát sinh (đơn giản hay phức tạp), quy mô đơn vị (lớn hay nhỏ), khối lượng nghiệp vụ nhiều hay Đồng thời vào trình độ quản lý, trình độ kế tốn (cao hay thấp, đồng hay không đồng đều), vào diều kiện phương tiện vật chất phục vụ cho công tác kế toán để xác định tổ chức sổ kế toán cho phù hợp - Nắm vững nguyên tắc qui định cho hình thức sổ kế tốn số lượng kết cấu sổ sách, trình tự ghi chép tính tóan tiêu - Nắm vững tài khoản nội dung phản ánh tài khoản loại sổ sách, cách thức ghi chép, sửa chữa sai sót, nhầm lẫn (nếu có), cách thức thu thập, xử lý tổng hợp thông tin từ loại sổ sách khác - Trong hình thức tổ chức sổ kế tốn xác định, cần nắm vững nội dung công việc ghi chép, phản ánh hàng ngày định kỳ, công việc phải làm cuối tháng, cuối quý, cuối năm cho việc ghi chép tổng hợp, cung cấp thông tin nhanh, nhạy, kịp thời, xác tiết kiệm II Nguyên tắc tổ chức sổ kế tốn - Đảm bảo tính thống hệ thống tài khoản với việc xây dựng hệ thống sổ kế toán Tài khoản kế toán phương thức phân loại hệ thống hoá nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo nội dung kinh tế phản ánh chứng từ kế toán Dựa sở nội dung, nguyên tắc hệ thống tài khoản kế toán thống chuyên ngành để xây dựng, thiết kế hệ thống sổ sách kế tốn thích hợp với hệ thống tài khoản kế tốn hệ thống sổ sách kế tốn phương tiện vật chất phản ánh, thể tài khoản nội dung phản ánh tài khoản Sổ sách kế tốn có phù hợp với tài khoản phản ánh nội dung kế toán nghiệp vụ phát sinh phân loại, tập hợp - Kết cấu nội dung ghi loại sổ (sổ nhật ký, sổ phụ, sổ tổng hợp, sổ chi tiết ) phải phù hợp với lực trình độ tổ chức quản lý nói chung kế tốn nói riêng Có thuận lợi cho việc ghi chép, đối chiếu, kiểm tra, tổng hợp số liệu kế toán - Tổ chức hệ thống sổ kế toán phải bảo đảm tính khoa học, tiết kiệm tiện lợi cho kiểm tra, đối chiếu kế toán Do sổ sách kế tốn có nhiều loại với nội dung, kết cấu, cách thức, trình tự ghi chép khác nên việc kết hợp loại sổ sách phải đảm bảo tính khoa học, cho việc ghi chép vừa dễ dàng, thuận lợi lại vừa tiết kiệm, tốn cơng sức Đồng thời việc ghi chép bị trùng lắp việc kiểm tra đối chiếu lẫn nhanh chóng xác - Mỗi đơn vị kế tốn có hệ thống sổ kế tốn cho kỳ kế toán năm Hệ thống sổ kế toán mà đơn vị kế toán chọn phải mở đầy đủ sổ kế toán tổng hợp sổ kế toán chi tiết, đảm bảo khả đối chiếu, tổng hợp số liệu kế toán lập báo cáo tài Hệ thống sổ kế tốn chọn phải sử dụng thống kỳ kế toán năm Doanh nghiệp tự xây dựng biểu mẫu sổ kế tốn cho riêng phải đảm bảo cung cấp thông tin giao dịch kinh tế cách minh bạch, đầy đủ, dễ kiểm tra, dễ kiểm soát dễ đối chiếu Trường hợp không tự xây dựng biểu mẫu sổ kế tốn, doanh nghiệp áp dụng biểu mẫu sổ kế toán theo hướng dẫn Bộ Tài phù hợp với đặc điểm quản lý hoạt động kinh doanh - Bắt đầu niên độ kế toán phải mở sổ kế toán Hết kỳ (hoặc hết niên độ) kế toán phải tiến hành cộng sổ, khoá sổ tài khoản Trong số trường hợp cần thiết (kiểm kê tài sản, kiểm tra kế toán, giải thể, sát nhập ) kế toán cần phải tiến hành cộng sổ, tính tổng số phát sinh - Việc ghi chép sổ kế toán phải rõ ràng, dễ đọc phải ghi mực tốt, không phai Số liệu phản ánh sổ sách phải liên tục, có hệ thống, khơng bỏ cách dòng 80 viết xen kẽ, đè chồng lên Tuyệt đối khơng tẩy xố, làm nh, làm số ghi Trường hợp sai sót nhầm lẫn cần sửa theo qui định III SỔ KẾ TOÁN VÀ CÁC KỸ THUẬT GHI SỔ 1- Sổ kế toán Sổ kế toán dùng để ghi chép, hệ thống lưu giữ toàn nghiệp vụ kinh tế, tài phát sinh có liên quan đến đơn vị kế toán Sổ kế toán phải ghi rõ tên đơn vị kế toán; tên sổ; ngày, tháng, năm lập sổ; ngày, tháng, năm khóa sổ; chữ ký người lập sổ, kế toán trưởng người đại diện theo pháp luật đơn vị kế tốn; số trang; đóng dấu giáp lai Sổ kế tốn phải có nội dung chủ yếu sau đây: - Ngày, tháng ghi sổ; - Số hiệu ngày, tháng chứng từ kế toán dùng làm ghi sổ; - Tóm tắt nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài phát sinh; - Số tiền nghiệp vụ kinh tế, tài phát sinh ghi vào tài khoản kế toán; - Số dư đầu kỳ, số tiền phát sinh kỳ, số dư cuối kỳ Sổ kế toán khâu trung tâm tồn cơng tác kế tốn Tất nghiệp vụ kinh tế phát sinh phản ánh vào chứng từ kế toán cách rời rạc khơng có hệ thống tổng hợp thành tiêu kinh tế biểu tồn trình sản xuất kinh doanh ghi chép cách liên tục vào tờ sổ theo nhiều phương thức khác đối tượng kế toán hay loại hoạt động kinh tế cụ thể Những tờ sổ dùng để ghi chép liên tục nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo phương thức định gọi sổ kế toán Các tài liệu cần thiết cho quản lý doanh nghiệp lấy chứng từ, sổ kế tốn báo cáo kế tốn Trong sổ kế tốn có tác dụng quan trọng khơng công cụ đúc kết tập trung tài liệu cần thiết mà cầu nối liên hệ chứng từ báo cáo kế toán Các loại sổ kế tốn Căn vào trình độ khái quát nội dung phản ánh: Sổ kế toán chia thành loại: Sổ kế toán tổng hợp sổ kế toán chi tiết Mỗi doanh nghiệp có hệ thống sổ kế tốn cho kỳ kế toán năm Sổ kế toán gồm sổ kế toán tổng hợp sổ kế toán chi tiết Sổ kế toán tổng hợp, gồm: Sổ Nhật ký, Sổ Cái Số kế toán chi tiết, gồm: Sổ, thẻ kế toán chi tiết 1 Sổ kế toán tổng hợp - Sổ Nhật ký dùng để ghi chép nghiệp vụ kinh tế, tài phát sinh kỳ kế tốn niên độ kế tốn theo trình tự thời gian quan hệ đối ứng tài khoản nghiệp vụ Số liệu kế tốn sổ Nhật ký phản ánh tổng số phát sinh bên Nợ bên Có tất tài khoản kế toán sử dụng doanh nghiệp Sổ Nhật ký phải phản ánh đầy đủ nội dung sau: + Ngày, tháng ghi sổ; + Số hiệu ngày, tháng chứng từ kế toán dùng làm ghi sổ; + Tóm tắt nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài phát sinh; + Số tiền nghiệp vụ kinh tế, tài phát sinh - Sổ Cái dùng để ghi chép nghiệp vụ kinh tế, tài phát sinh kỳ niên độ kế toán theo tài khoản kế toán quy định chế độ tài khoản kế toán áp dụng cho doanh nghiệp Số liệu kế toán Sổ Cái phản ánh tổng hợp tình hình tài sản, nguồn vốn, tình hình kết hoạt động sản xuất, kinh doanh doanh nghiệp Sổ Cái phải phản ánh đầy đủ nội dung sau: + Ngày, tháng ghi sổ; + Số hiệu ngày, tháng chứng từ kế toán dùng làm ghi sổ; + Tóm tắt nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài phát sinh; 81 + Số tiền nghiệp vụ kinh tế, tài phát sinh ghi vào bên Nợ bên Có tài khoản 2 Sổ, thẻ kế toán chi tiết Sổ, thẻ kế toán chi tiết dùng để ghi chép nghiệp vụ kinh tế, tài phát sinh liên quan đến đối tượng kế toán cần thiết phải theo dõi chi tiết theo yêu cầu quản lý Số liệu sổ, thẻ kế tốn chi tiết cung cấp thơng tin phục vụ cho việc quản lý loại tài sản, nguồn vốn, doanh thu, chi phí chưa phản ánh sổ Nhật ký Sổ Cái Số lượng, kết cấu sổ, thẻ kế tốn chi tiết khơng quy định bắt buộc Các doanh nghiệp vào quy định mang tính hướng dẫn Nhà nước sổ, thẻ kế toán chi tiết yêu cầu quản lý doanh nghiệp để mở sổ, thẻ kế toán chi tiết cần thiết, phù hợp 2 Căn vào nội dung bên sổ, chia sổ kế tốn thành nhóm sau: - Sổ tài sản cố định - Sổ vật tư (hàng hóa; sản phẩm; dụng cụ) - Sổ chi phí sản xuất (kinh doanh) - Sổ bán hàng - Sổ toán - Sổ tiền mặt … Căn vào hình thức cấu trúc chia sổ kế tốn thành loại: Sổ bên, sổ bên, sổ nhiều cột sổ bàn cờ - Sổ bên Nợ Tài khoản XXXX Có Chứng từ Diễn giải Số Chứng từ Diễn giải Số Tiền Số hiệu Ngày Tiền Số hiệu Ngày Sổ sử dụng rộng rãi để phản ánh xu hướng biến đối tượng kế toán tiện cho việc đối chiếu Tuy nhiên không phù hợp tài khoản có phát sinh tập trung bên bên có số phát sinh Trong trường hợp sử dụng sổ bên hợp lý - Sổ bên Tài khoản: XXX Chứng từ Diễn giải TK Số tiền đối ứng Số hiệu Ngày Nợ Có - Sổ nhiều cột Tài khoản: XXX Chứng từ Số hiệu Ngày Diễn Giải Nội dung ghi Nợ Khoản Khoản mục mục … Ghi có Sổ dùng cần chia bên Nợ, Có tài khoản thành số tiêu với cột tương ứng Như cột ghi số phát sinh loại, chứa đựng nội dung kinh tế tiện cho việc tổng hợp phân tích số liệu - Sổ bàn cờ Sổ xây dựng theo nguyên tắc: Mỗi số ghi sổ phản ánh đồng thời tiêu thức: Tài khoản ghi Nợ tài khoản ghi Có khoản mục giá thành địa điểm phát sinh … loại sổ đượcsử dụng phổ biến kế tốn chi tiết chi phí sản xuất kinh doanh thuận tiện việc kiểm tra số liệu kế tốn 82 Tài khoản ghi Có TK ghi Có TK… TK ghi Nợ TK… TK… Cộng Nợ TK… TK… Cộng Có Căn vào hình thức bên ngồi: Sổ chia thành loại: Sổ đóng thành tập sổ rời - Sổ đóng thành tập: gồm số tờ với số trang xác định đánh số thứ tự liên tục đóng lại thành tập - Sổ tờ rời tờ sổ để riêng lẻ kẹp bìa cứng theo trình tự định để tiện việc ghi chép, bảo quản sử dụng Căn vào công dụng, sổ kế toán chia thành: Sổ nhật ký sổ phân loại -Sổ nhật ký: Là loại sổ hệ thống nghiệp vụ kế tốn theo trình tự thời gian sổ nhật ký hay sổ đăng ký chứng từ ghi sổ -Sổ phân loại: Là loại sổ hệ thống nghiệp vụ theo đối tượng kế tốn hay q trình kinh doanh Loại sổ sử dụng phổ biến kế toán chi tiết tổng hợp đối tượng tài sản, nợ phải trả… trình kinh doanh như: Sổ kho, sổ qũy, sổ tài sản cố định, sổ chi phí sản xuất … Trong thực tế người ta cịn dùng hình thức sổ kết hợp việc ghi chép theo thời gian theo hệ thống “Nhật ký – Sổ Cái” Danh mục sổ kế toán (Ban hành kèm theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22//12/2014 Bộ Tài chính) Hình thức kế tốn Số Tên sổ Ký hiệu Nhật Nhật Chứng Nhật kýTT ký ký - Sổ từ Chứng chung Cái ghi sổ từ 01 Nhật ký - Sổ Cái S01-DN x 02 Chứng từ ghi sổ S02a-DN x 03 Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ S02b-DN x 04 Sổ Cái (dùng cho hình thức Chứng từ ghi S02c1-DN x sổ) S02c2-DN x 05 Sổ Nhật ký chung S03a-DN x 06 Sổ Nhật ký thu tiền S03a1-DN x 07 Sổ Nhật ký chi tiền S03a2-DN x 08 Sổ Nhật ký mua hàng S03a3-DN x 09 Sổ Nhật ký bán hàng S03a4-DN x 10 Sổ Cái (hình thức Nhật ký chung) S03b-DN x 11 Nhật ký- Chứng từ, loại Nhật ký S04-DN x Chứng từ, Bảng kê - Nhật ký - Chứng từ từ số đến số 10 S04a-DN x - Bảng kê từ số đến số 11 S04b-DN x 12 Số Cái (hình thức Nhật ký-Chứng từ) S05-DN x 13 Bảng cân đối số phát sinh S06-DN x x 14 Sổ quỹ tiền mặt S07-DN x x x 15 Sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt S07a-DN x x x 16 Sổ tiền gửi ngân hàng S08-DN x x x x 83 Số TT Tên sổ Ký hiệu Hình thức kế tốn Nhật Nhật Chứng Nhật kýký ký - Sổ từ Chứng chung Cái ghi sổ từ x x x x Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, S10-DN hàng hóa 18 Bảng tổng hợp chi tiết vật liệu, dụng cụ, S11-DN x x x x sản phẩm, hàng hóa 19 Thẻ kho (Sổ kho) S12-DN x x x x 20 Sổ tài sản cố định S21-DN x x x x 21 Sổ theo dõi TSCĐ công cụ, dụng cụ S22-DN x x x x nơi sử dụng 22 Thẻ Tài sản cố định S23-DN x x x x 23 Sổ chi tiết toán với người mua S31-DN x x x x (người bán) 24 Sổ chi tiết toán với người mua S32-DN x x x x (người bán) ngoại tệ 25 Sổ theo dõi toán ngoại tệ S33-DN x x x x 26 Sổ chi tiết tiền vay S34-DN x x x x 27 Sổ chi tiết bán hàng S35-DN x x x x 28 Sổ chi phí sản xuất, kinh doanh S36-DN x x x x 29 Thẻ tính giá thành sản phẩm, dịch vụ S37-DN x x x x 30 Sổ chi tiết tài khoản S38-DN x x x x 31 Sổ kế toán chi tiết theo dõi khoản đầu S41a-DN x x x x tư vào công ty liên doanh 32 Sổ kế toán chi tiết theo dõi khoản đầu S41b-DN x x x x tư vào công ty liên kết 33 Sổ theo dõi phân bổ khoản chênh lệch S42a-DN x x x x phát sinh mua khoản đầu tư vào công ty liên doanh 34 Sổ theo dõi phân bổ khoản chênh lệch S42b-DN x x x x phát sinh mua khoản đầu tư vào công ty liên kết 35 Sổ chi tiết phát hành cổ phiếu S43-DN x x x x 36 Sổ chi tiết cổ phiếu quỹ S44-DN x x x x 37 Sổ chi tiết đầu tư chứng khoán S45-DN x x x x 38 Sổ theo dõi chi tiết nguồn vốn kinh doanh S51-DN x x x x 39 Sổ chi phí đầu tư xây dựng S52-DN x x x x 40 Sổ theo dõi thuế GTGT S61-DN x x x x 41 Sổ chi tiết thuế GTGT hoàn lại S62-DN x x x x 42 Sổ chi tiết thuế GTGT miễn giảm S63-DN x x x x Các sổ chi tiết khác theo yêu cầu quản lý doanh nghiệp Trách nhiệm người giữ ghi sổ kế toán Sổ kế toán phải quản lý chặt chẽ, phân công rõ ràng trách nhiệm cá nhân giữ ghi sổ Sổ kế tốn giao cho nhân viên nhân viên phải chịu trách nhiệm điều ghi sổ việc giữ sổ suốt thời gian dùng sổ Khi có thay đổi nhân viên giữ ghi sổ, kế toán trưởng phải tổ chức việc bàn giao trách nhiệm quản lý ghi sổ kế 17 84 toán nhân viên cũ nhân viên Biên bàn giao phải kế toán trưởng ký xác nhận Ghi sổ kế toán tay máy vi tính Đơn vị kế tốn ghi sổ kế toán tay ghi sổ kế toán máy vi tính Trường hợp ghi sổ tay phải theo hình thức kế tốn mẫu sổ kế toán theo quy định Đơn vị mở thêm sổ kế toán chi tiết theo yêu cầu quản lý đơn vị Trường hợp ghi sổ kế tốn máy vi tính doanh nghiệp lựa chọn mua tự xây dựng hình thức kế tốn máy vi tính cho phù hợp Hình thức kế tốn máy vi tính áp dụng doanh nghiệp phải đảm bảo yêu cầu sau: - Có đủ sổ kế toán tổng hợp sổ kế toán chi tiết cần thiết để đáp ứng yêu cầu kế toán theo quy định Các sổ kế toán tổng hợp phải có đầy đủ yếu tố theo quy định Chế độ sổ kế toán - Thực quy định mở sổ, ghi sổ, khóa sổ sửa chữa sổ kế toán theo quy định Luật Kế toán, văn hướng dẫn thi hành Luật Kế toán quy định Chế độ kế toán - Doanh nghiệp phải vào tiêu chuẩn, điều kiện phần mềm kế toán Bộ Tài quy định Thơng tư số 103/2005/TT-BTC ngày 24/11/2005 để lựa chọn phần mềm kế toán phù hợp với yêu cầu quản lý điều kiện doanh nghiệp Mở ghi sổ kế toán Mở sổ Sổ kế toán phải mở vào đầu kỳ kế toán năm Đối với doanh nghiệp thành lập, sổ kế toán phải mở từ ngày thành lập Người đại diện theo pháp luật kế toán trưởng doanh nghiệp có trách nhiệm ký duyệt sổ kế tốn Sổ kế tốn đóng thành để tờ rời Các tờ sổ dùng xong phải đóng thành để lưu trữ Trước dùng sổ kế tốn phải hồn thiện thủ tục sau: - Đối với sổ kế toán dạng quyển: Trang đầu sổ phải ghi tõ tên doanh nghiệp, tên sổ, ngày mở sổ, niên độ kế toán kỳ ghi sổ, họ tên, chữ ký người giữ ghi sổ, kế toán trưởng người đại diện theo pháp luật, ngày kết thúc ghi sổ ngày chuyển giao cho người khác Sổ kế toán phải đánh số trang từ trang đầu đến trang cuối, hai trang sổ phải đóng dấu giáp lai đơn vị kế tốn - Đối với sổ tờ rời: Đầu sổ tờ rời phải ghi rõ tên doanh nghiệp, số thứ tự tờ sổ, tên sổ, tháng sử dụng, họ tên người giữ ghi sổ Các tờ rời trước dùng phải giám đốc doanh nghiệp người uỷ quyền ký xác nhận, đóng dấu ghi vào sổ đăng ký sử dụng sổ tờ rời Các sổ tờ rời phải xếp theo thứ tự tài khoản kế toán phải đảm bảo an tồn, dễ tìm Ghi sổ: Việc ghi sổ kế toán phải vào chứng từ kế toán kiểm tra bảo đảm quy định chứng từ kế toán Mọi số liệu ghi sổ kế tốn bắt buộc phải có chứng từ kế toán hợp pháp, hợp lý chứng minh Đối với người ghi sổ thuộc đơn vị dịch vụ kế toán phải ký ghi rõ Số chứng hành nghề, tên địa Đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán Người ghi sổ kế toán cá nhân hành nghề ghi rõ Số chứng hành nghề Sổ kế toán phải ghi kịp thời, rõ ràng, đầy đủ theo nội dung sổ Thông tin, số liệu ghi vào sổ kế tốn phải xác, trung thực, với chứng từ kế toán Việc ghi sổ kế tốn phải theo trình tự thời gian phát sinh nghiệp vụ kinh tế, tài Thơng tin, số liệu ghi sổ kế toán năm sau phải thơng tin, số liệu ghi sổ kế tốn năm trước liền kề Sổ kế toán phải ghi liên tục từ mở sổ đến khóa sổ 85 Thơng tin, số liệu sổ kế tốn phải ghi bút mực; không ghi xen thêm vào phía phía dưới; khơng ghi chồng lên nhau; khơng ghi cách dịng; trường hợp ghi khơng hết trang sổ phải gạch chéo phần không ghi; ghi hết trang phải cộng số liệu tổng cộng trang chuyển số liệu tổng cộng sang trang Đơn vị kế toán ghi sổ kế toán tay ghi sổ kế tốn máy vi tính Trường hợp ghi sổ kế tốn máy vi tính phải thực quy định sổ kế tốn Sau khóa sổ kế tốn máy vi tính phải in sổ kế tốn giấy đóng thành riêng cho kỳ kế toán năm Khoá sổ: Cuối kỳ kế toán phải khoá sổ kế tốn trước lập Báo cáo tài Ngồi phải khoá sổ kế toán trường hợp kiểm kê trường hợp khác theo quy định pháp luật Sửa chữa sổ kế toán 1- Khi phát sổ kế toán ghi tay: có sai sót q trình ghi sổ kế tốn khơng tẩy xố làm dấu vết thơng tin, số liệu ghi sai mà phải sửa chữa theo phương pháp sau: (1)- Phương pháp cải chính: Phương pháp dùng để đính sai sót cách gạch đường thẳng xố bỏ chỗ ghi sai đảm bảo nhìn rõ nội dung sai Trên chỗ bị xoá bỏ ghi số chữ mực thường phía phải có chữ ký kế tốn trưởng phụ trách kế toán bên cạnh chỗ sửa Phương pháp áp dụng cho trường hợp: - Sai sót diễn giải, không liên quan đến quan hệ đối ứng tài khoản; - Sai sót khơng ảnh hưởng đến số tiền tổng cộng (2)- Phương pháp ghi số âm (còn gọi Phương pháp ghi đỏ): Phương pháp dùng để điều chỉnh sai sót cách: Ghi lại mực đỏ ghi ngoặc đơn bút toán ghi sai để huỷ bút toán ghi sai Ghi lại bút toán mực thường để thay Phương pháp áp dụng cho trường hợp: - Sai quan hệ đối ứng tài khoản định khoản sai ghi sổ kế toán mà khơng thể sửa lại phương pháp cải chính; - Phát sai sót sau nộp báo cáo tài cho quan có thẩm quyền Trong trường hợp sửa chữa sai sót vào sổ kế tốn năm phát sai sót theo phương pháp phi hồi tố, hồi tố theo quy định chuẩn mực kế toán số 29 “Thay đổi sách kế tốn, ước tính kế tốn sai sót”; - Sai sót bút tốn tài khoản ghi số tiền nhiều lần số ghi sai lớn số ghi Khi dùng phương pháp ghi số âm để đính chỗ sai phải lập “Chứng từ ghi sổ đính chính” kế tốn trưởng (hoặc phụ trách kế tốn) ký xác nhận (3)- Phương pháp ghi bổ sung: Phương pháp áp dụng cho trường hợp ghi quan hệ đối ứng tài khoản số tiền ghi sổ số tiền chứng từ bỏ sót khơng cộng đủ số tiền ghi chứng từ Sửa chữa theo phương pháp phải lập “Chứng từ ghi sổ bổ sung" để ghi bổ sung mực thường số tiền chênh lệch thiếu so với chứng từ Trường hợp phát sổ kế tốn có sai sót trước báo cáo tài năm nộp cho quan nhà nước có thẩm quyền phải sửa chữa sổ kế tốn năm Trường hợp phát sổ kế tốn có sai sót sau báo cáo tài năm nộp cho quan nhà nước có thẩm quyền phải sửa chữa sổ kế toán năm phát sai sót ghi vào dịng cuối sổ kế tốn năm có sai sót 2- Sửa chữa trường hợp ghi sổ kế toán máy vi tính (1)Trường hợp phát sai sót trước báo cáo tài năm nộp cho quan nhà nước có thẩm quyền phải sửa chữa trực tiếp vào sổ kế tốn năm máy vi tính; 86 (2)Trường hợp phát sai sót sau báo cáo tài năm nộp cho quan Nhà nước có thẩm quyền phải sửa chữa trực tiếp vào sổ kế toán năm phát sai sót máy vi tính ghi vào dịng cuối sổ kế tốn năm có sai sót; (3)Các trường hợp sửa chữa ghi sổ kế toán máy vi tính thực theo “Phương pháp ghi số âm” “Phương pháp ghi bổ sung” Điều chỉnh sổ kế toán Trường hợp doanh nghiệp phải áp dụng hồi tố thay đổi sách kế toán phải điều chỉnh hồi tố phát sai sót trọng yếu năm trước theo quy định chuẩn mực kế toán số 29 “Thay đổi sách kế tốn, ước tính kế tốn sai sót” kế tốn phải điều chỉnh số dư đầu năm sổ kế toán tổng hợp sổ kế tốn chi tiết tài khoản có liên quan IV HÌNH THỨC KẾ TỐN (1) Cơng tác kế toán đơn vị xuất phát từ chứng từ gốc kết thúc hệ thống báo cáo kế tốn định kỳ thơng qua q trình ghi chép, theo dõi tính tốn xử lý số liệu hệ thống sổ kế toán cần thiết Việc quy định phải mở loại sổ kế toán để phản ánh đối tượng kế toán, kết cấu loại sổ, trình tự, phương pháp ghi sổ mối liên hệ loại sổ nhằm đảm bảo vai trò, chức nhiệm vụ kế tốn gọi hình thức kế tốn Lịch sử phát triển khoa học kế toán từ trước đến trải qua hình thức kế tốn sau đây: - Hình thức nhật ký – sổ - Hình thức nhật ký chung - Hình thức chứng từ ghi sổ - Hình thức nhật ký chứng từ - Hình thức kế tốn máy vi tính Trong hình thức sổ kế tốn có quy định cụ thể số lượng, kết cấu, mẫu sổ, trình tự, phương pháp ghi chép mối quan hệ sổ kế toán (2) Doanh nghiệp phải vào quy mô, đặc điểm hoạt động sản xuất, kinh doanh, yêu cầu quản lý, trình độ nghiệp vụ cán kế tốn, điều kiện trang bị kỹ thuật tính tốn, lựa chọn hình thức kế tốn phù hợp Hình thức kế tốn Nhật ký - Sổ Cái 1 Đặc trưng hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái Đặc trưng hình thức kế tốn Nhật ký - Sổ Cái: Các nghiệp vụ kinh tế, tài phát sinh kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian theo nội dung kinh tế (theo tài khoản kế toán) sổ kế toán tổng hợp sổ Nhật ký - Sổ Cái Căn để ghi vào sổ Nhật ký - Sổ Cái chứng từ kế toán Bảng tổng hợp chứng từ kế tốn loại Hình thức kế tốn Nhật ký - Sổ Cái gồm có loại sổ kế toán sau: - Nhật ký - Sổ Cái; - Các Sổ, Thẻ kế tốn chi tiết Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức kế tốn Nhật ký - Sổ Cái (Biểu số 02) (1) Hàng ngày, kế toán vào chứng từ kế toán Bảng tổng hợp chứng từ kế toán loại kiểm tra dùng làm ghi sổ, trước hết xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để ghi vào Sổ Nhật ký – Sổ Cái Số liệu chứng từ (hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán loại) ghi dòng phần Nhật ký phần Sổ Cái Bảng tổng hợp chứng từ kế toán lập cho chứng từ loại (Phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất, phiếu nhập,…) phát sinh nhiều lần ngày định kỳ đến ngày Chứng từ kế toán Bảng tổng hợp chứng từ kế toán loại sau ghi Sổ Nhật ký - Sổ Cái, dùng để ghi vào Sổ, Thẻ kế tốn chi tiết có liên quan 87 (2) Cuối tháng, sau phản ánh toàn chứng từ kế toán phát sinh tháng vào Sổ Nhật ký - Sổ Cái sổ, thẻ kế toán chi tiết, kế toán tiến hành cộng số liệu cột số phát sinh phần Nhật ký cột Nợ, cột Có tài khoản phần Sổ Cái để ghi vào dòng cộng phát sinh cuối tháng Căn vào số phát sinh tháng trước số phát sinh tháng tính số phát sinh luỹ kế từ đầu quý đến cuối tháng Căn vào số dư đầu tháng (đầu q) số phát sinh tháng kế tốn tính số dư cuối tháng (cuối quý) tài khoản Nhật ký - Sổ Cái TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TỐN THEO HÌNH THỨC KẾ TỐN NHẬT KÝ - SỔ CÁI Chứng từ kế tốn Sổ quỹ Sỉ, thẻ toán S,kếth k chi chi tiết toỏn tit Bng tổng hợp chứng từ kế toán loại Bảng tổng hợp chi tiết NHẬT KÝ – SỔ CÁI BÁO CÁO TÀI CHÍNH Số liệu Nhật ký - Sổ Cái “Bảng tổng hợp chi tiết” sau khóa sổ kiểm tra, đối chiếu khớp, sử dụng để lập báo cáo tài Mẫu sổ phương pháp ghi sổ: Đơn vị:…………… Mẫu số S01- DN Địa chỉ:………… (Ban hành theo Thông tư 200/2014-BTCngày 22/12/2014) SỔ NHẬT KÝ SỔ CÁI ST T dòn g Ngày tháng ghi sổ A B - Chứng từ Diễn giải Số hiệu Ngày C D Số phát sinh E Số dư đầu năm Số phát sinh tháng cộng phát sinh tháng Số dư cuối tháng Cộng luỹ kế từ đầu quý Số hiệu TK đối ứng Nợ Có F G TK… ST TT dịn g H TK… Nợ Có Nợ Có Sổ có… trang, đánh số từ trang 01 đến trang… Ngày mở sổ:… Người ghi sổ Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Ngày… tháng…… năm… Giám đốc (Ký, họ tên) 122 toán áp dụng cho doanh nghiệp Mỗi tài khoản mở trang liên tiếp sổ Cái đủ để ghi chép niên độ kế toán b Kết cấu phương pháp ghi sổ: Sổ Cái quy định thống thep mẫu ban hành chế độ Cách ghi sổ Cái quy định sau: - Cột A: Ghi ngày, tháng ghi sổ - Cột B,C: Ghi số ngày, tháng lập chứng từ dùng làm ghi sổ - Cột D: Ghi nội dung nghiệp vụ phát sinh - Cột E: Ghi số trang sổ Nhật ký chung ghi nghiệp vụ - Cột G:Ghi số dòng sổ Nhật ký chung ghi nghiệp vụ - Cột H:Ghi số hiệu tài khoản đối ứng liên quan đến nghiệp vụ phát sinh tài khoản sổ Cái (TK nợ trước, có sau) - Cột 1,2: Ghi số tiền phát sinh Nợ Có tài khoản theo NVKTPS Đầu tháng, ghi số dư đầu kỳ tài khoản vào dòng đầu tiên, cột số dư (Nợ Có) cuối tháng, cộng phát sinh Nợ, phát sinh Có, tính số dư cộng luỹ kế số phát sinh từ đầu quý TK làm lập Bảng cân đối số phát sinh BCTC Cuối trang sổ, cộng số phát sinh lũy kế, tính số dư chuyển sang trang sau Đầu trang sổ ghi cộng lũy kế số dư trang trước chuyển sang Các sổ, thẻ kế toán chi tiết: Các sổ, thẻ kế toán chi tiết dùng để ghi chép chi tiết đối tượng kế toán cần phải theo dõi chi tiết nhằm phục vụ yêu cầu tính tốn số tiêu, tổng hợp, phân tích va kiểm tra đơn vị mà sổ kế toán tổng hợp khơng thể đáp ứng Trong hình thức kế tốn Nhật ký chung, mở sổ thẻ kế toán chi tiết chủ yếu sau đây: - Sổ tài sản cố định; - Sổ chi tiết vật liệu, sản phẩm, hàng hóa; - Thẻ kho (ở kho vật liệu, sản phẩm, hàng hóa); - Sổ chi phí sản xuất, kinh doanh; - Thẻ tính giá thành sản phẩm, dịch vụ; - Sổ chi tiết chi phí trả trước, chi phí trả sau (chi phí phải trả) - Sổ chi tiết tiền gửi, tiền vay; - Sổ chi tiết toán: với người bán, người mua, với Ngân sách Nhà nước, toán nội … - Sổ chi tiết khoản đầu tư chứng khoán; - Sổ chi tiết tiêu thụ; - Sổ chi tiết nguồn vốn kinh doanh - Kết cấu phương pháp ghi chép: - Kết cấu loại sổ, thẻ kế tốn chi tiết thiết lập phụ thuộc vào tính chất đối tượng hạch toán yêu cầu cung cấp thông tin phục vụ công tác quản lý lập Báo cáo Tài Mỗi đối tượng kế tốn có u cầu cung cấp thơng tin phục vụ cơng tác quản lý khác nhau, đó, nội dung, kết cấu loại sổ thẻ kế toán chi tiết quy định mang tính hướng dẫn (xem mẫu sổ thẻ kế toán chi tiết – Phần NKSC) Tùy theo yêu cầu quản lý doanh nghiệp mở lựa chọn mẫu sổ kế toán chi tiết cần thiết phù hợp - Hàng ngày, vào chứng từ kế toán, để ghi vào sổ thẻ kế toán chi tiết liên quan cột phù hợp - Cuối tháng cuối qúy, phải tổng hợp số liệu khóa sổ thẻ kế tốn chi tiết Sau đó, vào sổ thẻ kế toán chi tiết, lập Bảng tổng chi tiết Số liệu Bảng tổng hợp chi tiết phải kiểm tra đối chiếu với số phát sinh Nợ, số phát sinh Có số dư cuối tháng tài khoản sổ Cái Mọi sai sót q trình kiểm tra, đối chiếu số liệu phải sửa chữa kịp thời theo phương pháp sửa chữa sai sót quy định chế độ sổ kế toán 123 Các Bảng tổng hợp chi tiết sau kiểm tra, đối chiếu chỉnh lý số liệu sử dụng để lập Báo cáo Tài Hình thức kế tốn Chứng từ ghi sổ Đặc trưng hình thức kế tốn Chứng từ ghi sổ a) Đặc trưng hình thức kế tốn Chứng từ ghi sổ: Căn trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp “Chứng từ ghi sổ” Việc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm: - Ghi theo trình tự thời gian Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ - Ghi theo nội dung kinh tế Sổ Cái Chứng từ ghi sổ kế toán lập sở chứng từ kế toán Bảng Tổng hợp chứng từ kế tốn loại, có nội dung kinh tế Chứng từ ghi sổ đánh số hiệu liên tục tháng năm (theo số thứ tự Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ) có chứng từ kế tốn đính kèm, phải kế toán trưởng duyệt trước ghi sổ kế tốn Hình thức kế tốn Chứng từ ghi sổ gồm có loại sổ kế tốn sau: + Chứng từ ghi sổ; + Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ; + Sổ Cái; + Các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức kế tốn Chứng từ ghi sổ (Biểu số 03) Chứng từ kế toán Sổ quỹ Bảng tổng hợp chứng từ kế toán loại Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Sổ, thẻ kế toán chi tiết CHỨNG TỪ GHI SỔ Sổ Cái Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh số phát sinh BÁO CÁO TÀI CHÍNH Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra - Hàng ngày, vào chứng từ kế toán Bảng Tổng hợp chứng từ kế toán loại kiểm tra, dùng làm ghi sổ, kế toán lập Chứng từ ghi sổ Căn vào Chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, sau dùng để ghi vào Sổ Cái Các chứng từ kế toán sau làm lập Chứng từ ghi sổ dùng để ghi vào Sổ, Thẻ kế tốn chi tiết có liên quan 124 - Cuối tháng, phải khố sổ tính tổng số tiền nghiệp vụ kinh tế, tài phát sinh tháng sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, tính Tổng số phát sinh Nợ, Tổng số phát sinh Có Số dư tài khoản Sổ Cái Căn vào Sổ Cái lập Bảng Cân đối số phát sinh - Sau đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi Sổ Cái Bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ sổ, thẻ kế toán chi tiết) dùng để lập Báo cáo tài Quan hệ đối chiếu, kiểm tra phải đảm bảo Tổng số phát sinh Nợ Tổng số phát sinh Có tất tài khoản Bảng Cân đối số phát sinh phải Tổng số tiền phát sinh sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ Tổng số dư Nợ Tổng số dư Có tài khoản Bảng Cân đối số phát sinh phải nhau, số dư tài khoản Bảng Cân đối số phát sinh phải số dư tài khoản tương ứng Bảng tổng hợp chi tiết BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ GỐC Số …………Ngày ………… Chứng từ Diễn giải Tài khoản Tài khoản Nợ Có Số hiệu Ngày Cộng Kế toán trưởng Đơn vị …………………… Địa …… Người lập Mẫu số S02a –DN (Ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC Ngày 22/12/2014 Bộ Tài chính) CHỨNG TỪ GHI SỔ Số: ……… Ngày ……… tháng ……… năm …… Trích yếu A Tài khoản Ghi Nợ B Ghi Có C Số tiền (đ) Ghi D Cộng Kèm theo ………………………………………chứng từ Ngày ……… tháng ……… năm …… Người lập Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) 125 Đơn vị …………………… Địa …… (Ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC Ngày 22/12/2014 Bộ Tài chính) SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG TỪ GHI SỔ Năm………… Số tiền (đ) Chứng từ ghi sổ Số hiệu Ngày Chứng từ ghi sổ Số Ngày A Mẫu số S02b –DN B A Số tiền (đ) B Cộng tháng Cộng tháng Cộng luỹ kế từ đầu quý Cộng luỹ kế từ đầu quý - Sổ có… trang, đánh số từ trang 01 đến trang… - Ngày mở sổ:… Ngày… tháng…… năm… Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Đơn vị:…………………… Địa chỉ:………………… Mẫu số S02c2-DN (Ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC Ngày 22/12/2014 Bộ Tài chính) SỔ CÁI (Dùng cho hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ ) Năm Tên tài khoản: Số hiệu………… Chứng từ ghi sổ Ngày, tháng Ngày, ghi sổ Số thán hiệu g A B C Số Số tiền Tài khoản cấp hiệu tài TK TK TK TK khoản đối Nợ Có Nợ Có Nợ Có Nợ Có Nợ Có ứng Diễn giải D E Số dư đầu năm - Số phát sinh tháng - Cộng số phát sinh tháng - Số dư cuối tháng - Cộng luỹ kế từ đầu quý - 10 x x x Sổ có… trang, đánh số từ trang 01 đến trang… Ngày mở sổ:… Người ghi sổ Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Ngày… tháng…… năm… Giám đốc (Ký, họ tên) 126 Đơn vị:…………………… Địa chỉ:………………… Mẫu số S02c1-DN (Ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC Ngày 22/12/2014 Bộ Tài chính) SỔ CÁI (Dùng cho hình thức chứng từ ghi sổ) Năm………… Tài khoản ………………………………………………… Số hiệu …………………………………… Ngày Chứng từ ghi tháng sổ ghi Số Ngày sổ A B - C Diễn giải Số hiệu Số tiền TK đối ứng Nợ Có D E Số dư đầu năm Số phát sinh tháng Ghi G Cộng phát sinh tháng Số dư cuối tháng Cộng luỹ kế từ đầu quý Sổ có… trang, đánh số từ trang 01 đến trang… Ngày mở sổ:… Người ghi sổ Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Ngày… tháng…… năm… Giám đốc (Ký, họ tên) BẢNG KÊ PHÂN LOẠI CHƯNG TỪ GỐC Tháng ………… Năm ……………… Chứng từ Ghi Nợ (hoặc Có) TK …………………………………… Ghi Diễn giải Có(hoặc Nợ) TK Số Ngày Cộng T K T K T K T K T K T K T K T K T K Nợ ((Có) Cộng 127 Hình thức kế tốn Nhật ký chứng từ 4.1 Đặc trưng hình thức kế tốn Nhật ký - Chứng từ (NKCT) - Tập hợp hệ thống hoá nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo bên Có tài khoản kết hợp với việc phân tích nghiệp vụ kinh tế theo tài khoản đối ứng Nợ - Kết hợp chặt chẽ việc ghi chép nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian với việc hệ thống hoá nghiệp vụ theo nội dung kinh tế (theo tài khoản) - Kết hợp rộng rãi việc hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết sổ kế tốn q trình ghi chép - Sử dụng mẫu sổ in sẵn quan hệ đối ứng tài khoản, tiêu quản lý kinh tế, tài lập báo cáo tài Hình thức kế tốn Nhật ký – Chứng từ gồm có loại sổ kế tốn sau: + Nhật ký chứng từ; + Bảng kê; + Sổ Cái; + Sổ thẻ kế tốn chi tiết 4.2 Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức kế tốn Nhật ký - Chứng từ Chứng từ kế toán bảng phân bổ Bảng kê Nhật ký chứng từ Sổ Cái Sổ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo tài - Hàng ngày vào chứng từ kế toán kiểm tra lấy số liệu ghi trực tiếp vào Nhật ký - Chứng từ Bảng kê, sổ chi tiết có liên quan Đối với loại chi phí sản xuất, kinh doanh phát sinh nhiều lần mang tính chất phân bổ, chứng từ gốc trước hết tập hợp phân loại bảng phân bổ, sau lấy số liệu kết bảng phân bổ ghi vào Bảng kê Nhật ký - Chứng từ có liên quan Đối với Nhật ký - Chứng từ ghi vào Bảng kê, sổ chi tiết vào số liệu tổng cộng bảng kê, sổ chi tiết, cuối tháng chuyển số liệu vào Nhật ký - Chứng từ - Cuối tháng khoá sổ, cộng số liệu Nhật ký - Chứng từ, kiểm tra, đối chiếu số liệu Nhật ký - Chứng từ với sổ, thẻ kế tốn chi tiết, bảng tổng hợp chi tiết có liên quan lấy số liệu tổng cộng Nhật ký - Chứng từ ghi trực tiếp vào Sổ Cái Đối với chứng từ có liên quan đến sổ, thẻ kế tốn chi tiết ghi trực tiếp vào sổ, thẻ có liên quan Cuối tháng, cộng sổ thẻ kế toán chi tiết vào sổ thẻ kế toán chi tiết để lập Bảng tổng hợp chi tiết theo tài khoản để đối chiếu với Sổ Cái Số liệu tổng cộng Sổ Cái số tiêu chi tiết Nhật ký - Chứng từ, Bảng kê Bảng tổng hợp chi tiết dùng để lập báo cáo tài 128 (1) Nhật ký chứng từ Trong hình thức Nhật ký - Chứng từ có 10 Nhật ký - Chứng từ, đánh số từ Nhật ký - Chứng từ số đến Nhật ký - Chứng từ số 10 Nhật ký chứng từ sổ kế toán tổng hợp, dùng để phản ánh tồn nghiệp vụ kinh tế, tài phát sinh theo vế Có tài khoản Một NKCT mở cho tài khoản mở cho số tài khoản có nội dung kinh tế giống có quan hệ đối ứng mật thiết với Khi mở NKCT dùng chung cho nhiều tài khoản NKCT số phát sinh tài khoản phản ánh riêng biệt số dòng số cột dành cho tài khoản Trong trường hợp số phát sinh bên Có tài khoản tập trung phản ánh NKCT từ NKCT ghi vào Sổ Cái lần vào cuối tháng Số phát sinh Nợ tài khoản phản ánh NKCT khác nhau, ghi Có tài khoản có liên quan đối ứng Nợ với tài khoản cuối tháng tập hợp vào Sổ Cái từ NKCT Để phục vụ nhu cầu phân tích kiểm tra, ngồi phần dùng để phản ánh số phát sinh bên Có, số NKCT có bố trí thêm cột phản ánh số phát sinh Nợ, số dư đầu kỳ số dư cuối kỳ tài khoản Số liệu cột phản ánh số phát sinh bên Nợ tài khoản trường hợp dùng cho mục đích kiểm tra, phân tích khơng dùng để ghi Sổ Cái Căn để ghi chép NKCT chứng từ gốc, số liệu sổ kế toán chi tiết, bảng kê bảng phân bổ NKCT phải mở tháng một, hết tháng phải khoá sổ NKCT cũ mở NKCT cho tháng sau Mỗi lần khố sổ cũ, mở sổ phải chuyển tồn số dư cần thiết từ NKCT cũ sang NKCT tuỳ theo yêu cầu cụ thể tài khoản Nội dung trình tự ghi chép NKCT (1.1) Nhật ký- Chứng từ số (Mẫu số S04a1-DN) Dùng để phản ánh số phát sinh bên Có TK 111 “Tiền mặt" (phần chi) đối ứng Nợ với tài khoản có liên quan - Kết cấu phương pháp ghi sổ: NKCT số gồm có cột số thứ tự, ngày chứng từ ghi sổ cột phản ánh số phát sinh bên Có TK 111 "Tiền mặt" đối ứng Nợ với tài khoản có liên quan cột cộng Có TK 111 Cơ sở để ghi NKCT số (ghi Có TK 111) báo cáo quỹ kèm theo chứng từ gốc (Phiếu chi, Hoá đơn ) Mỗi báo cáo quỹ ghi dòng NKCT số theo thứ tự thời gian Cuối tháng cuối quý, khoá sổ NKCT số 1, xác định tổng số phát sinh bên Có TK 111 đối ứng Nợ tài khoản liên quan lấy số tổng cộng NKCT số để ghi Sổ Cái (Có TK 111, Nợ tài khoản) (1.2) Nhật ký - Chứng từ số (Mẫu số S04a2-DN) Dùng để phản ánh số phát sinh bên Có TK 112 "Tiền gửi Ngân hàng" đối ứng Nợ với tài khoản có liên quan Kết cấu phương pháp ghi sổ: NKCT số gồm có cột số thứ tự, số hiệu, ngày tháng chứng từ ghi sổ, diễn giải nội dung nghiệp vụ ghi sổ, cột phản ánh số phát sinh bên Có TK 112 đối ứng Nợ với tài khoản có liên quan cột cộng Có TK 112 Cơ sở để ghi NKCT số giấy báo Nợ Ngân hàng kèm theo chứng từ gốc có liên quan Cuối tháng cuối quý, khoá sổ NKCT số 2, xác định tổng số phát sinh bên Có TK 112 đối ứng Nợ tài khoản liên quan, lấy số tổng cộng NKCT số để ghi Sổ Cái (Có TK 112, Nợ tài khoản) (1.3) Nhật ký - Chứng từ số (Mẫu số S04a3-DN) Dùng để phản ánh số phát sinh bên Có TK 113 “Tiền chuyển" đối ứng Nợ với tài khoản có liên quan Kết cấu phương pháp ghi sổ: NKCT số gồm có cột số thứ tự, số hiệu, ngày tháng Chứng từ ghi sổ, diễn giải nội dung nghiệp vụ ghi sổ, cột phản ánh số phát sinh bên Có TK 113 đối ứng Nợ với tài khoản có liên quan cột cộng Có TK 113 Cơ sở để ghi vào NKCT số 3: 129 + Đầu tháng mở NKCT số phải vào NKCT số tháng trước để ghi vào dòng số dư đầu tháng TK 113 + Phần ghi Có TK 113, vào giấy báo Có Ngân hàng để ghi Cuối tháng cuối quý, khoá sổ NKCT số 3, xác định tổng số phát sinh Có TK 113 đối ứng Nợ tài khoản liên quan lấy số tổng cộng NKCT số để ghi Sổ Cái (Có TK 113, Nợ tài khoản) (1.4) Nhật ký chứng từ số (Mẫu số S04a4-DN) Dùng để phản ánh số phát sinh bên Có TK 341 "Vay nợ thuê tài chính", TK 343 “Trái phiếu phát hành” đối ứng Nợ tài khoản có liên quan NKCT số ngồi phần ghi Có TK 341, 343 đối ứng Nợ tài khoản liên quan, cịn có phần theo dõi tốn (ghi Nợ TK 341, 343, đối ứng Có tài khoản liên quan) Kết cấu phương pháp ghi sổ: NKCT số gồm có cột số thứ tự, số hiệu, ngày tháng Chứng từ ghi sổ, diễn giải nội dung nghiệp vụ ghi sổ, cột phản ánh số phát sinh bên Có, bên Nợ tài khoản 341, 343 đối ứng Nợ đối ứng Có tài khoản liên quan Khi mở NKCT số 4, số phát sinh tài khoản tiền vay, nợ ngắn hạn dài hạn phản ánh riêng biệt số trang dành cho tài khoản Cơ sở để ghi vào NKCT số khế ước vay, hợp đồng kinh tế (thuê mua TSCĐ, khoản nợ dài hạn), giấy báo Nợ, báo Có Ngân hàng chứng từ liên quan khác đến khoản vay, nợ ngắn hạn dài hạn Cuối tháng cuối quý khoá sổ NKCT số 4, xác định tổng số phát sinh bên Có TK 341, 343 đối ứng Nợ tài khoản liên quan Số liệu tổng cộng NKCT số dùng để ghi Sổ Cái Tài khoản 341, 343 (Có TK 341, Nợ tài khoản ; Có TK 343, Nợ tài khoản) (1.5) Nhật ký chứng từ số (Mẫu số S04a5-DN) Dùng để tổng hợp tình hình tốn cơng nợ với người cung cấp vật tư, hàng hoá, dịch vụ cho doanh nghiệp (Tài khoản 331 “Phải trả cho người bán") NKCT số gồm có phần: Phần phản ánh số phát sinh bên Có TK 331 đối ứng Nợ với tài khoản có liên quan phần theo dõi tốn (ghi Nợ TK 331 đối ứng Có với tài khoản liên quan) Kết cấu phương pháp ghi sổ: NKCT số gồm có cột số thứ tự, tên đơn vị (hoặc người bán), số dư đầu tháng, cột phản ánh số phát sinh bên Có TK 331 đối ứng Nợ với tài khoản liên quan cột phản ánh số phát sinh bên Nợ TK 331 đối ứng Có với tài khoản liên quan Cơ sở để ghi vào NKCT số sổ theo dõi toán (TK 331 “Phải trả cho người bán") Cuối tháng sau hoàn thành việc ghi sổ chi tiết TK 331, kế toán lấy số liệu cộng cuối tháng sổ chi tiết mở cho đối tượng để ghi vào NKCT số (Số liệu tổng cộng sổ chi tiết ghi vào NKCT số dịng) Cuối tháng khố sổ NKCT số 5, xác định tổng số phát sinh bên Có TK 331 đối ứng Nợ tài khoản liên quan, lấy số liệu tổng cộng NKCT số để ghi Sổ Cái (Có TK 331, Nợ tài khoản) (1.6) Nhật ký chứng từ số (Mẫu số S04a6 -DN) Dùng để phản ánh số phát sinh bên Có TK 151 "Hàng mua đường” nhằm theo dõi tình hình mua vật tư, dụng cụ, hàng hố cịn đường NKCT số gồm có cột số thứ tự, diễn giải nội dung nghiệp vụ ghi sổ, số hiệu ngày tháng chứng từ dùng để ghi sổ, cột phản ánh số phát sinh bên Có TK 151 đối ứng Nợ với tài khoản liên quan, cột số dư đầu tháng cuối tháng Cơ sở để ghi NKCT số hoá đơn người bán, phiếu nhập kho Nguyên tắc ghi NKCT ghi theo hoá đơn, phiếu nhập kho vật tư, hàng hố Tồn hố đơn mua vật tư, hàng hóa mua, tốn tiền chấp nhận toán, đến cuối tháng hàng chưa vào hố đơn ghi cột "Số dư đầu tháng" NKCT số tháng sau (mỗi hố đơn ghi dịng), sang tháng, 130 hàng vào phiếu nhập kho ghi số hàng nhập vào cột phù hợp phần "ghi Có TK 151, Nợ tài khoản" Cuối tháng cuối quý khoá sổ NKCT số 6, xác định tổng số phát sinh Có TK 151 đối ứng Nợ tài khoản liên quan, lấy số tổng cộng NKCT số để ghi Sổ Cái (Có TK 151, Nợ tài khoản) (1.7) Nhật ký chứng từ số 7(Mẫu số S04a7-DN) Dùng để tổng hợp tồn chi phí sản xuất, kinh doanh doanh nghiệp dùng để phản ánh số phát sinh bên Có tài khoản liên quan đến chi phí sản xuất, kinh doanh bao gồm , TK 152, TK 153, TK 154, TK 214, TK 241, TK 242, TK 334, TK 335, TK 338, TK 352, TK 356, TK 611, TK 621, TK 622, TK 623, TK 627, TK 631 số tài khoản phản ánh Nhật ký - Chứng từ khác, có liên quan đến chi phí sản xuất, kinh doanh phát sinh kỳ, dùng để ghi Nợ tài khoản 154, 621, 622, 623, 627, 631, 242, 2413, 335, 641, 642… NKCT số gồm có phần: - Phần I: Tập hợp chi phí SXKD tồn doanh nghiệp, phản ánh tồn số phát sinh bên Có tài khoản liên quan đến chi phí sản xuất, kinh doanh - Phần II: Chi phí sản xuất theo yếu tố - Phần III: Ln chuyển nội khơng tính vào chi phí sản xuất, kinh doanh Phương pháp ghi chép Nhật ký - Chứng từ số 7: Phần I Tập hợp chi phí SXKD tồn doanh nghiệp, phản ánh tồn số phát sinh bên Có tài khoản liên quan đến chi phí sản xuất, kinh doanh Cơ sở để ghi phần là: - Căn vào dòng cộng Nợ Tài khoản 154, 631, 621, 622, 623, 627 Bảng kê số để xác định số tổng cộng Nợ TK 154, 631, 621, 622, 623, 627 ghi vào cột dòng phù hợp phần - Lấy số liệu từ Bảng kê số phần ghi bên Nợ TK 2413, 641, 642 để ghi vào dòng liên quan - Lấy số liệu từ Bảng kê số 6, phần ghi bên Nợ TK 242 TK 335, TK 352, TK 356 để ghi vào dòng Nợ TK 242 Nợ TK 335, Nợ TK 352, Nợ TK 356 phần - Căn vào Bảng phân bổ, Nhật ký - Chứng từ chứng từ có liên quan để ghi vào dòng phù hợp mục B Phần I Nhật ký - Chứng từ số - Số liệu tổng cộng Phần I sử dụng để ghi vào Sổ Cái Phần II Chi phí sản xuất, theo yếu tố: Theo quy định hành, chi phí sản xuất, kinh doanh doanh nghiệp gồm yếu tố chi phí: - Chi phí nguyên liệu, vật liệu; - Chi phí nhân cơng; - Chi phí khấu hao TSCĐ; - Chi phí dịch vụ mua ngồi; - Chi phí khác tiền Cách lập Phần II NKCT số Yếu tố nguyên liệu, vật liệu: Căn vào số phát sinh bên Có TK l52, 153, đối ứng với Nợ tài khoản ghi Mục A Phần I Nhật ký - Chứng từ số để ghi vào dòng phù hợp phần Căn vào chứng từ sổ kế tốn có liên quan để xác định phần ngun liệu mua ngồi khơng qua nhập kho đưa sử dụng để ghi vào yếu tố nguyên liệu, vật liệu dòng phù hợp Phần II Nhật ký - Chứng từ số Yếu tố chi phí nguyên liệu, vật liệu tính phải loại trừ nguyên liệu, vật liệu, nhiên liệu dùng không hết nhập lại kho phế liệu thu hồi Yếu tố chi phí nhân cơng: Căn vào số phát sinh bên Có TK 334 số phát sinh bên Có TK 338 (3382, 3383, 3384) đối ứng Nợ tài khoản ghi Mục A Phần I Nhật ký - Chứng từ số để ghi vào yếu tố chi phí nhân cơng dịng phù hợp Phần II Nhật ký - Chứng từ số 131 Yếu tố khấu hao TSCĐ: Căn vào số phát sinh bên Có TK 214 đối ứng Nợ tài khoản ghi Mục A Phần I Nhật ký - Chứng từ số để ghi vào yếu tố khấu hao TSCĐ dòng phù hợp Phần II NKCT số Yếu tố chi phí dịch vụ mua ngồi: Căn vào Bảng kê, Sổ chi tiết, Nhật ký - Chứng từ số 1, 2, 5, liên quan, xác định phần chi phí dịch vụ mua ngồi để ghi vào cột (các dòng phù hợp) Phần II Nhật ký - Chứng từ số Yếu tố chi phí khác tiền: Căn vào Bảng kê, Sổ chi tiết, Nhật ký - Chứng từ số 1, 2, 5, liên quan, xác định phần chi phí khác tiền để ghi vào cột (các dòng phù hợp) Phần II Nhật ký - Chứng từ số Phần III Ln chuyển nội khơng tính vào chi phí sản xuất, kinh doanh Cách lập Phần III NKCT số 7: - Căn vào số phát sinh bên Có TK 154 TK 631 đối ứng Nợ TK có liên quan (154, 631, 242, 2413, 335, 621, 627, 641, 642,…) Mục A Phần I Nhật ký Chứng từ số để ghi vào cột dòng TK 154, 631, 242, 2413, 335, 621, 623, 627, 641, 642, 632 cho phù hợp Phần III NKCT số - Căn vào số phát sinh bên Có TK 621 đối ứng Nợ tài khoản 154, 631 Mục A Phần I Nhật ký - Chứng từ số để ghi vào cột dòng TK 154 dòng TK 631 Phần III NKCT số - Căn vào số phát sinh bên Có TK 622 đối ứng Nợ TK 154, 631 Mục A Phần I Nhật ký - Chứng từ số để ghi vào cột dòng TK 154 dòng TK 631 Phần III NKCT số - Căn vào số phát sinh bên Có TK 623 đối ứng Nợ TK 154, 631 Mục A Phần I Nhật ký - Chứng từ số để ghi vào cột dòng TK 154 dòng TK 631 Phần III NKCT số - Căn vào số phát sinh bên Có TK 627 đối ứng Nợ TK 154, 631 Mục A Phần I Nhật ký - Chứng từ số để ghi vào cột dòng TK 154 dòng TK 631 Phần III NKCT số - Căn vào số phát sinh bên Có TK 242, 335, 2413, 352 đối ứng Nợ TK 154, 631, 621, 623, 627, 641, 642 Mục A Phần I Nhật ký - Chứng từ số để ghi vào cột 6, Cột 7, cột 8, cột dòng TK 154, 631, 621, 622, 623, 627, 641, 642 cho phù hợp Phần III NKCT số (1.8) Nhật ký - Chứng từ số (Mẫu số S04a8-DN) Dùng để phản ánh số phát sinh bên Có TK 155, 156, 157, 158, 131, 511, 515, 521, 632, 635, 641, 642, 711, 811, 821, 911 Kết cấu phương pháp ghi sổ: NKCT số gồm có cột số thứ tự, số hiệu tài khoản ghi Nợ cột phản ánh số phát sinh bên Có TK 155, 156, 157, 158, 131, 511, 515, 521, 632, 635, 641, 642, 711, 811, 821, 911, dòng ngang phản ánh số phát sinh bên Nợ tài khoản liên quan với tài khoản ghi Có cột dọc Cơ sở phương pháp ghi NKCT số 8: - Căn vào Bảng kê số Bảng kê số 10 phần ghi Có để ghi vào cột ghi Có TK 155, 156, 157, 158 - Căn vào Bảng kê số 11 phần ghi Có để ghi vào cột ghi Có TK 131 - Căn vào sổ chi tiết bán hàng dùng cho TK 511 phần ghi Có để ghi vào cột ghi Có TK 511 - Căn vào sổ chi tiết dùng chung cho tài khoản 515, 521, 632, 635, 641, 642, 711, 811, 821, 911 phần ghi Có để ghi vào cột ghi Có TK 515, 521, 632, 635, 641, 642, 711, 811, 821, 911 Cuối tháng cuối quý khoá sổ NKCT số xác định tổng số phát sinh bên Có TK 155, 156, 157, 158, 131, 511, 515, 521, 632, 641, 642, 711, 811, 821, 911 đối ứng 132 Nợ tài khoản liên quan lấy số tổng cộng NKCT số để ghi Sổ Cái (1.9) Nhật ký - Chứng từ số (Mẫu số S04a9-DN) Dùng để phản ánh số phát sinh bên Có TK 211 "TSCĐ hữu hình", TK 212 "TSCĐ th tài chính", TK 213 "TSCĐ vơ hình", TK 217 “Bất động sản đầu tư” Kết cấu phương pháp ghi sổ: NKCT số gồm có cột số thứ tự, số hiệu, ngày tháng chứng từ dùng để ghi sổ, diễn giải nội dung nghiệp vụ ghi sổ, cột phản ánh số phát sinh bên Có TK 211, 212, 213, 217 đối ứng Nợ với tài khoản có liên quan Cơ sở để ghi NKCT số Biên bàn giao, nhượng bán, lý TSCĐ chứng từ có liên quan đến giảm TSCĐ doanh nghiệp Cuối tháng cuối quý khoá sổ NKCT số 9, xác định số phát sinh bên Có TK 211, 212, 213, 217 đối ứng Nợ tài khoản liên quan lấy số tổng cộng NKCT số để ghi Sổ Cái (1.10) Nhật ký - Chứng từ số 10 (Mẫu số S04a10-DN) Dùng để phản ánh số phát sinh bên Có TK 121, 128, 136, 138, 141, 161, 171, 221, 222, 228, 229, 243, 244, 333, 336, 338, 344, 347, 353, 411, 412, 413, 414, 418, 419, 421, 441, 461, 466, tài khoản ghi tờ Nhật ký- Chứng từ - Kết cấu phương pháp ghi sổ: NKCT số 10 gồm có cột số thứ tự, diễn giải nội dung nghiệp vụ ghi sổ, cột phản ánh số phát sinh bên Có bên Nợ TK 121, 128, 136, 138, 141, 161, 171, 221, 222, 228, 229, 243, 244, 333, 336, 338, 344, 347, 353, 411, 412, 413, 414, 418, 419, 421, 441, 461, 466, đối ứng Nợ Có với tài khoản liên quan, cột số dư đầu tháng, số dư cuối tháng Cơ sở để ghi NKCT số 10: Căn vào sổ chi tiết đầu tư chứng khoán dùng cho TK 121, 221 phần ghi Có để ghi vào cột ghi Có TK 121, 221, Nợ tài khoản liên quan cột phù hợp - Căn vào sổ theo dõi toán dùng cho TK 136, 138, 141, 222, 244, 333, 336, 344 phần ghi Có để ghi vào cột ghi Có TK 136, 138, 141, 222, 244, 333, 336, 344, Nợ tài khoản liên quan cột phù hợp - Căn vào sổ chi tiết dùng chung cho Tài khoản 128, 228, 229, 161, 171, 353, 411, 412, 413, 414, 418, 421, 441, 461, 466, phần ghi Có để ghi vào cột ghi Có TK 128, 228, 229, 161, 171, 353, 411, 412, 413, 414, 418, 421, 441, 461, 466 Cuối tháng cuối quý khoá sổ NKCT số 10, xác định số phát sinh bên Có TK 121, 128, 136, 138, 141, 161, 171, 221, 222, 228, 229, 243, 244, 333, 336, 338, 344, 347, 353, 411, 412, 413, 414, 418, 419, 421, 441, 461, 466 lấy số tổng cộng NKCT số 10 để ghi Sổ Cái (2) Bảng kê Trong hình thức NKCT có 10 bảng kê đánh số thứ tự từ Bảng kê số đến Bảng kê số 11 (Khơng có bảng kê số 7) Bảng kê sử dụng trường hợp tiêu hạch toán chi tiết số tài khoản kết hợp phản ánh trực tiếp NKCT Khi sử dụng bảng kê số liệu chứng từ gốc trước hết ghi vào bảng kê Cuối tháng số liệu tổng cộng bảng kê chuyển vào NKCT có liên quan Bảng kê mở theo vế Có vế Nợ tài khoản, kết hợp phản ánh số dư đầu tháng, số phát sinh Nợ, số phát sinh Có tháng số dư cuối tháng phục vụ cho việc kiểm tra, đối chiếu số liệu chuyển sổ cuối tháng Số liệu bảng kê không sử dụng để ghi Sổ Cái Kết cấu phương pháp ghi chép bảng kê: (2.1) Bảng kê số (Mẫu số S04b1-DN): Dùng để phản ánh số phát sinh bên Nợ TK 111 “Tiền mặt" (Phần thu) đối ứng Có với tài khoản có liên quan Kết cấu phương pháp ghi sổ: Bảng kê số gồm có cột số thứ tự, số hiệu, ngày, tháng Chứng từ ghi sổ, diễn giải nội dung nghiệp vụ ghi sổ, cột phản ánh số phát sinh bên Nợ TK 111 đối ứng Có với tài khoản liên quan cột số dư cuối ngày 133 Cơ sở để ghi Bảng kê số Phiếu thu kèm theo chứng từ gốc có liên quan Đầu tháng mở Bảng kê số vào số dư cuối tháng trước TK 111 để ghi vào số dư đầu tháng Số dư cuối ngày tính số dư cuối ngày hôm trước cộng (+) số phát sinh Nợ ngày Bảng kê số trừ (-) Số phát sinh Có ngày NKCT số Số dư phải khớp với số dư tiền mặt có quỹ cuối ngày Cuối tháng cuối quý khoá sổ Bảng kê số 1, xác định tổng số phát sinh bên Nợ TK 111 đối ứng Có tài khoản liên quan (2.2) Bảng kê số (Mẫu số S04b2-DN): Dùng để phản ánh số phát sinh bên Nợ TK 112 "Tiền gửi ngân hàng" đối ứng Có với tài khoản liên quan Kết cấu phương pháp ghi sổ: Bảng kê số gồm có cột số thứ tự, số hiệu, ngày tháng Chứng từ ghi sổ, diễn giải nội dung nghiệp vụ ghi sổ, cột phản ánh số phát sinh bên Nợ TK 112 đối ứng Có với tài khoản liên quan cột số dư cuối ngày Cơ sở để ghi Bảng kê số giấy báo Có Ngân hàng kèm theo chứng từ gốc có liên quan Cách tính số dư đầu tháng, cuối tháng, cuối ngày TK 112 Bảng kê số tương tự cách tính số dư TK 111 Bảng kê số Cuối tháng cuối quý khoá sổ Bảng kê số 2, xác định tổng số phát sinh bên Nợ TK 112 đối ứng Có tài khoản liên quan (2.3) Bảng kê số (Mẫu số S04b3-DN): Dùng để tính giá thành thực tế nguyên liệu, vật liệu công cụ, dụng cụ Bảng kê số sử dụng doanh nghiệp có sử dụng giá hạch toán hạch toán chi tiết vật liệu Phương pháp lập Bảng kê số phải vào: + NKCT số phần ghi Có TK 331, Nợ TK 152, 153 + NKCT số phần ghi Có TK 151, Nợ TK 152, 153 + NKCT số phần ghi Có TK 112, Nợ TK 152, 153 + NKCT số phần ghi Có TK 111, Nợ TK 152, 153 + NKCT số Bảng kê số gồm phần tổng hợp giá trị nguyên liệu, vật liệu nhập kho phần chênh lệch giá thực tế giá hạch toán Hệ số chênh lệch giá nguyên liệu, vật liệu xác định công thức: Hệ số chênh lệch giá Giá thực tế vật liệu tồn kho đầu kỳ + Giá thực tế vật liệu nhập kho kỳ Giá hạch toán vật liệu tồn kho đầu kỳ + Giá hạch toán vật liệu nhập kho kỳ = Giá trị nguyên liệu, vật liệu xuất dùng tháng xác định (=) giá trị nguyên liệu, vật liệu xuất kho theo giá hạch toán (ở Bảng phân bổ số - Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu công cụ, dụng cụ) nhân (x) với hệ số chênh lệch Bảng kê số (2.4) Bảng kê số (Mẫu số S04b4-DN): Dùng để tổng hợp số phát sinh Có TK 152, 153, 154, 214, 241, 242, 334, 335, 338, 352, 611, 621, 622, 623, 627, 631 đối ứng Nợ với Tài khoản 154, 631, 621, 622, 623, 627 tập hợp theo phân xưởng, phận sản xuất chi tiết cho sản phẩm, dịch vụ Kết cấu phương pháp ghi sổ: Bảng kê số gồm có cột số thứ tự, cột phản ánh số phát sinh bên Có TK152, 153, 154, 214, 241, 242, 334, 335, 338, 352, 611, 621, 622, 623, 627, 631, dịng ngang phản ánh chi phí trực tiếp sản xuất (ghi Nợ TK 154, 631, 621, 622, 623, 627) đối ứng Có với tài khoản liên quan phản ánh cột dọc Cơ sở để ghi vào Bảng kê số vào Bảng phân bổ số 1, số 2, số 3, bảng kê NKCT liên quan để ghi vào cột dòng phù hợp Bảng kê số Số liệu tổng hợp Bảng kê số sau khoá sổ vào cuối tháng cuối quý dùng để ghi vào NKCT số (2.5) Bảng kê số (Mẫu số S04b5-DN): Dùng để tổng hợp số phát sinh Có Tài 134 khoản 152, 153, 154, 214, 241, 242, 334, 335, 338, 352, 356, 611, 621, 622, 623, 627, 631 đối ứng Nợ với Tài khoản 641, 642, 241 Trong tài khoản chi tiết theo yếu tố nội dung chi phí: Chi phí nhân viên, chi phí vật liệu, chi phí dụng cụ, đồ dùng Kết cấu phương pháp ghi sổ: Bảng kê số gồm có cột số thứ tự, cột dọc phản ánh số phát sinh bên Có Tài khoản 152, 153, 154, 214, 241, 334, 335, 338, 61l, 621, 622, 627, 631 Các dịng ngang phản ánh chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp chi phí đầu tư XDCB (ghi Nợ TK 641, 642, 241 đối ứng Có với tài khoản liên quan phản ánh cột dọc) Cơ sở để ghi vào Bảng kê số Bảng phân bổ số 1, số 2, số 3, bảng kê NKCT có liên quan để ghi vào cột dòng phù hợp với Bảng kê số Số liệu tổng hợp Bảng kê số sau khoá sổ cuối tháng cuối quý dùng để ghi vào NKCT số (2.6) Bảng kê số (Mẫu số S04b6-DN): Dùng để phản ánh chi phí phải trả chi phí trả trước (TK 242 “Chi phí trả trước ”, TK 335 “Chi phí phải trả”, TK 352 “Dự phòng phải trả”, TK 356 “Quỹ phát triển khoa học công nghệ”) Kết cấu phương pháp ghi sổ: Bảng kê số gồm có cột số thứ tự, diễn giải nội dung chứng từ dùng để ghi sổ, số dư đầu kỳ, số dư cuối kỳ, số phát sinh Nợ phát sinh Có đối ứng với tài khoản liên quan Cơ sở để ghi vào Bảng kê số 6: - Căn vào bảng phân bổ tiền lương, nguyên vật liệu, khấu hao TSCĐ chứng từ liên quan để ghi vào phần số phát sinh Nợ TK 242, TK 335, TK 352, TK 356 đối ứng Có tài khoản liên quan - Căn vào kế hoạch phân bổ chi phí để ghi vào bên Có TK 242, vào kế hoạch chi phí phải trả để ghi vào bên Có TK 335, vào khoản dự phịng phải trả phải trích lập để ghi vào bên Có TK 352, vào số quỹ phát triển khoa học cơng nghệ phải trích lập để ghi vào bên Nợ tài khoản liên quan Cuối tháng cuối quý, khoá sổ Bảng kê số 6, xác định tổng số phát sinh bên Có TK 242, 335, 352, 356 đối ứng Nợ tài khoản liên quan lấy số liệu tổng cộng Bảng kê số để ghi NKCT số (Có TK 242 Có TK 335, 352, 356 Nợ tài khoản) (2.7) Bảng kê số (Mẫu số S04b8-DN): Dùng để tổng hợp tình hình nhập, xuất, tồn kho thành phẩm hàng hoá theo giá thực tế giá hạch toán (TK 155 “Thành phẩm”, TK 156 “Hàng hoá”, TK 158 “Hàng hoá kho bảo thuế”) Kết cấu phương pháp ghi sổ: Bảng kê số gồm có cột số thứ tự, số hiệu, ngày tháng chứng từ dùng để ghi sổ, diễn giải nội dung chứng từ ghi sổ, cột phản ánh số phát sinh bên Nợ bên Có tài khoản 155, 156, 158 đối ứng Có Nợ với tài khoản liên quan Cơ sở để lập Bảng kê số chứng từ, hoá đơn nhập, xuất chứng từ khác có liên quan Số dư đầu tháng phản ánh số tồn kho đầu tháng lấy từ số dư đầu tháng TK 155, TK 156 TK 158 (Chi tiết theo loại hàng, nhóm hàng, chi tiết cho loại thành phẩm nhóm thành phẩm) Số phát sinh Nợ TK 155, TK 156, TK 158 đối ứng Có với tài khoản phản ánh số nhập tháng hàng hoá, thành phẩm, số phát sinh Có đối ứng với tài khoản ghi Nợ phản ánh số xuất tháng hàng hoá, thành phẩm Số dư cuối tháng phản ánh số tồn kho cuối tháng (=) số dư đầu tháng (+) số phát sinh Nợ tháng trừ (-) số phát sinh Có tháng Bảng kê số mở riêng cho tài khoản Số lượng tờ bảng kê nhiều hay phụ thuộc vào việc theo dõi phân loại hàng hoá, thành phẩm doanh nghiệp Số liệu tổng hợp Bảng kê số sau khoá sổ cuối tháng cuối quý dùng để ghi vào NKCT số (ghi Có TK 155, 156, 158, Nợ tài khoản) (2.8) Bảng kê số (Mẫu số S04b9-DN): Dùng để tính giá thực tế thành phẩm, hàng hoá, hàng hoá kho bảo thuế Phương pháp lập Bảng kê số tương tự phương pháp lập tính giá thành thực tế vật liệu quy định Bảng kê số 135 Giá thực tế hàng hoá, thành phẩm xuất tháng = Giá hạch toán hàng hoá, thành phẩm xuất tháng x Hệ số chênh lệch giá (trên Bảng kê số 9) Số liệu tổng cộng cuối tháng cuối quý Bảng kê số số dùng để ghi vào NKCT số (2.9) Bảng kê số 10 - Hàng gửi bán (Mẫu số S04b10-DN): Dùng để phản ánh loại hàng hoá, thành phẩm gửi đại lý nhờ bán hộ, gửi giao chuyển đến cho người mua, giá trị dịch vụ hoàn thành, bàn giao cho người đặt hàng chưa chấp nhận toán Nguyên tắc theo dõi hàng gửi bán Bảng kê số 10 theo dõi hoá đơn bán hàng từ gửi hàng đến coi bán Kết cấu phương pháp ghi sổ: - Bảng kê số 10 gồm có cột số thứ tự, số hiệu, ngày tháng chứng từ dùng để ghi sổ, cột ghi Nợ ghi Có TK 157, đối ứng Có Nợ với tài khoản liên quan, sở để ghi vào Bảng kê số 10 vào hoá đơn chứng từ có liên quan - Số dư đầu tháng lấy từ số dư cuối tháng trước TK 157 - Số phát sinh Nợ phát sinh Có vào hoá đơn chứng từ để ghi vào cột có liên quan, hố đơn, chứng từ ghi dòng - Số dư cuối tháng (=) Số dư đầu tháng cộng (+) Số phát sinh Nợ trừ ( -) Số phát sinh Có Số liệu tổng cộng cuối tháng cuối quý bảng kê sau khoá sổ ghi NKCT số (ghi Có TK 157, Nợ tài khoản liên quan) (2.10) Bảng kê số 11(Mẫu số S04b11-DN): Dùng để phản ánh tình hình tốn tiền hàng với người mua người đặt hàng (TK 131 “Phải thu khách hàng”) Kết cấu phương pháp ghi sổ: Bảng kê số 11 gồm có cột số thứ tự, tên người mua, số dư, cột phản ánh số phát sinh bên Nợ, bên Có TK 131 đối ứng Có Nợ với tài khoản liên quan Cơ sở để ghi Bảng kê số 11 vào số liệu tổng cộng cuối tháng sổ theo dõi toán (TK 131 “Phải thu khách hàng”) mở cho người mua, ghi lần vào dòng Bảng kê số 11 Cuối tháng cuối quý khoá sổ Bảng kê số 11, xác định số phát sinh bên Có TK 131 lấy số tổng cộng Bảng kê số 11 để ghi NKCT số (ghi Có TK 131, Nợ tài khoản liên quan) (3) Sổ Cái (Mẫu số S05-DN): Sổ Cái sổ kế toán tổng hợp mở cho năm, tờ sổ dùng cho tài khoản phản ánh số phát sinh Nợ, số phát sinh Có số dư cuối tháng cuối quý Số phát sinh Có tài khoản phản ánh Sổ Cái theo tổng số lấy từ Nhật ký - Chứng từ ghi Có tài khoản đó, số phát sinh Nợ phản ánh chi tiết theo tài khoản đối ứng Có lấy từ Nhật ký - Chứng từ liên quan Sổ Cái ghi lần vào ngày cuối tháng cuối quý sau khoá sổ kiểm tra, đối chiếu số liệu Nhật ký - Chứng từ (MẪU SỔ SÁCH THEO HÌNH THỨC NHẬT KÝ CHÚNG TỪ) 5- Hình thức kế tốn máy vi tính 1- Đặc trưng Hình thức kế tốn máy vi tính Đặc trưng Hình thức kế tốn máy vi tính cơng việc kế tốn thực theo chương trình phần mềm kế tốn máy vi tính Phần mềm kế tốn thiết kế theo ngun tắc bốn hình thức kế tốn kết hợp hình thức kế tốn quy định Phần mềm kế tốn khơng hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế tốn, phải in đầy đủ sổ kế tốn báo cáo tài theo quy định Các loại sổ Hình thức kế tốn máy vi tính: Phần mềm kế tốn thiết kế theo Hình thức kế tốn có loại sổ hình thức kế tốn khơng hồn tồn giống mẫu sổ kế tốn ghi tay 136 2- Trình tự ghi sổ kế tốn theo Hình thức kế tốn máy vi tính) CHỨNG TỪ KẾ TOÁN PHẦN MỀM KẾ TOÁN SỔ KẾ TOÁN - Sổ tổng hợp - Sổ chi tiết BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ KẾ TOÁN CÙNG LOẠI MÁY VI TÍNH - Báo cáo tài - Báo cáo kế toán quản trị Ghi chú: Nhập số liệu hàng ngày In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm Đối chiếu, kiểm tra (1) Hàng ngày, kế toán vào chứng từ kế toán Bảng tổng hợp chứng từ kế toán loại kiểm tra, dùng làm ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập liệu vào máy vi tính theo bảng, biểu thiết kế sẵn phần mềm kế tốn Theo quy trình phần mềm kế tốn, thơng tin tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp (Sổ Cái Nhật ký- Sổ Cái ) sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan (2) Cuối tháng (hoặc vào thời điểm cần thiết nào), kế toán thực thao tác khoá sổ (cộng sổ) lập báo cáo tài Việc đối chiếu số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết thực tự động ln đảm bảo xác, trung thực theo thông tin nhập kỳ Người làm kế tốn kiểm tra, đối chiếu số liệu sổ kế toán với báo cáo tài sau in giấy Thực thao tác để in báo cáo tài theo quy định Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán tổng hợp sổ kế toán chi tiết in giấy, đóng thành thực thủ tục pháp lý theo quy định sổ kế toán ghi tay ... hợp sổ kế toán chi tiết Mỗi doanh nghiệp có hệ thống sổ kế toán cho kỳ kế toán năm Sổ kế toán gồm sổ kế toán tổng hợp sổ kế toán chi tiết Sổ kế toán tổng hợp, gồm: Sổ Nhật ký, Sổ Cái Số kế toán. .. xác - Mỗi đơn vị kế tốn có hệ thống sổ kế toán cho kỳ kế toán năm Hệ thống sổ kế toán mà đơn vị kế toán chọn phải mở đầy đủ sổ kế toán tổng hợp sổ kế toán chi tiết, đảm bảo khả đối chiếu, tổng... khoản kế toán) sổ kế toán tổng hợp sổ Nhật ký - Sổ Cái Căn để ghi vào sổ Nhật ký - Sổ Cái chứng từ kế toán Bảng tổng hợp chứng từ kế tốn loại Hình thức kế tốn Nhật ký - Sổ Cái gồm có loại sổ kế toán