Đang tải... (xem toàn văn)
Mục lục LỜI NÓI ĐẦU 1 1.Lý do chọn đề tài nghiên cứu: 1 2. Mục đích, nhiệm vụ nghiên cứu của luận văn: 1 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của chuyên đề: 2 4. Phương pháp nghiên cứu: 2 5.Kết cấu nội dung tiểu luận : 2 CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ LƯU TRỮ HỒ SƠ: 3 1.1 Những vấn đề chung về quản trị lưu trữ hồ sơ: 3 1.2 Nguyên tắc quản trị hồ sơ lưu trữ: 3 1.3 Kỹ năng quản trị hồ sơ lưu trữ: 5 1.4 Giới thiệu kinh nghiệm quản trị hồ sơ lưu trữ đạt kết quả: 7 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG VỀ QUẢN TRỊ LƯU TRỮ HỒ SƠ CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN 36.55 10 2.1 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty: 10 2.1.1 Lịch sử hình thành 10 2.1.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư, lưu trữ của Công ty CP 36.55. 14 2.2 Thực trạng công tác lưu trữ của Công ty Cổ phần 36.55 16 2.2.1 Hoạt động quản lý 16 2.2.2 Tình hình tổ chức công tác Lưu trữ ở Công ty Cổ phần 36.55. 16 2.2.3 Hoạt động nghiệp vụ 18 Chương 3: KẾT LUẬN 21 LỜI NÓI ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài nghiên cứu: Trải qua quá trình phát triển lâu dài của lịch sử. Với truyền thống đấu tranh kiên cường của dân tộc, đất nước ta đã giành đựơc độc lập, thoát khỏi ách nô lệ của thực dân Pháp và đế quốc Mỹ, đem lại cuộc sống ấm no tự do, hạnh phúc cho dân tộc. Cùng với quá trình đấu tranh, xây dựng và trưởng thành đó thì tài liệu lưu trữ cũng được hình thành và phát triển. Xã hội ngày càng phát triển, nhu cầu trao đổi thông tin của con người ngày càng cần thiết hơn bao giờ hết. Lưu giữ đựơc những tài liệu quý giá là một điều rất cần thiết. Đó là nhu cầu đòi hỏi con người phải quan tâm đến lưu trữ hồ sơ, sổ sách. Hồ sơ được hiểu là bằng chứng về hoạt động kinh doanh hoặc quyết định xảy ra trong quá khứ. Chúng cho biết một quá trình hoặc một hoạt động có diễn ra như dự kiến hay không. Về bản chất hồ sơ là một ký ức “tĩnh “của tổ chức và cần được giữ nguyên để tham khảo trong tương lai. Ngày nay, trong quá trình hội nhập cùng với sự phát triển của khoa học kỹ thuật, công nghệ thông tin, đòi hỏi con người trong toàn xã hội phải nhanh chóng tiếp cận thông tin một cách chính xác để giải quyết các công việc hàng ngày, nhiều khi không chỉ cần tới sự linh hoạt, nhạy bén để giải quyết mà nhiều công việc còn mang tính khoa học kỹ thuật cao. Công tác lưu trữ hồ sơ gắn liền với hoạt động của cơ quan, được xem như một bộ phận hoạt động quản lý của cơ quan tổ chức có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý. Với tình hình dịch bệnh Cô Vit hiện nay đang bùng phát và chưa thấy tốc độ giảm nên Trường Cao Đẳng Công Thương hướng cho sinh viên một kỳ thi kết thúc môn bằng tiểu luận với mục đích giúp sinh viên kết thúc môn học đúng thời hạn đồng thời giúp trau dồi kiến thức áp dụng việc học đi đôi với hành. Qua bài tiểu luận này cùng với sự giúp đỡ của giao viên bộ môn tôi học hỏi được nhiều kỹ năng chuyên môn, rèn luyện đạo đức để đáp ứng cho công việc, xã hội sau này. Thông qua điều kiện này giúp tôi tìm hiểu kỹ về vấn đề lưu trữ hồ sơ của công ty Cổ Phần 36.55 để biết được những nguyên tắc, biện pháp về quản trị hồ sơ lưu trữ của Công Ty. 2. Mục đích, nhiệm vụ nghiên cứu của luận văn: Mục đích nghiên cứu: Đề xuất phương hướng, nhiệm vụ và giải pháp tiếp tục hoàn thiện việc quản trị lưu trữ hồ sơ ở Công ty Cổ phần 36.55. Nhiệm vụ nghiên cứu: Những vấn đề, lý luận cơ bản về hồ sơ hành chính. Khảo sát đánh giá chính xác thủ tục hành chính và quản trị hồ sơ đang được áp dụng của Công ty Cổ phần 36.55 hiện nay. Đề xuất những biện pháp tổng thể và trước mắt nhằm tiếp tục hoàn thiện quy trình quản trị lưu trữ hồ sơ 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của chuyên đề: Quản trị lưu trữ hồ sơ của Công ty cổ phần 36.55 Cách quản trị lưu trữ hồ sơ 4. Phương pháp nghiên cứu: Phương pháp luận của chủ nghĩa MacLenin (chủ nghĩa duy vật biện chứng và chủ nghĩa duy vật lịch sử) Các phuơng pháp cụ thể: Phương pháp phân tích, phương pháp so sánh, phương pháp tổng hợp, phương pháp điều tra xã hội học, phương pháp xử lý thông tin. 5.Kết cấu nội dung tiểu luận: Chương 1: Cơ sở lý luận về quản trị lưu trữ hồ sơ Chương 2 : Thực trạng về quản trị lưu trữ hồ sơ của Công ty Cổ phần 36.55 Chương 3 : ý kiến đóng góp và bài học kinh nghiệm
TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG TP HCM KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH TIỂU LUẬN QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG Ngành: QUẢN TRỊ KINH DOANH Chuyên ngành: QUẢN TRỊ KINH DOANH TỔNG HỢP Giảng viên hướng dẫn: HÀ MINH PHƯỚC TP Hồ Chí Minh, 2021 PHIẾU NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN Họ tên sinh viên: Lớp: Khoa: QUẢN TRỊ KINH DOANH Tên đề tài: Phân tích hoạt động quản trị lưu trữ hồ sơ Công ty Cổ Phần 36.55 STT Nội dung Thang Ghi điểm1 2,5 1,5 Hình thức trình bày Canh lề, giãn dịng, bảng biểu, sơ đồ, hình vẽ, Font, size chữ trích dẫn, tài liệu tham khảo theo hướng dẫn Sắp xếp theo trình tự theo hướng dẫn, khơng sai lỗi tả Nội dung Phương pháp trình bày hợp lý, logic Kết cấu nội dung đề tài đầy đủ 3,5 rỏ ràng Đánh giá, nhận xét,đóng góp ý 1,5 kiến, rút học kinh nghiệm Thái độ Có ý thức nghiên cứu tìm hiểu Có thái dộ làm nghiêm túc Tổng điểm 1,5 0,5 10 Điểm đánh gía thực tiểu luận: Bằng chữ: … … … /10 ………… Ngày tháng năm 2021 Giảng viên chấm Giảng viên chấm (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU, CHỮ VIẾT TẮT ĐH … … Đại học … … DANH MỤC CÁC BẢNG BẢNG 2.1: Tình hình sản xuất công ty TNHH MTV 36.55 năm 2014-2015 Mục lục LỜI NÓI ĐẦU Lý chọn đề tài nghiên cứu: Trải qua trình phát triển lâu dài lịch sử Với truyền thống đấu tranh kiên cường dân tộc, đất nước ta giành đựơc độc lập, khỏi ách nơ lệ thực dân Pháp đế quốc Mỹ, đem lại sống ấm no tự do, hạnh phúc cho dân tộc Cùng với trình đấu tranh, xây dựng trưởng thành tài liệu lưu trữ hình thành phát triển Xã hội ngày phát triển, nhu cầu trao đổi thông tin người ngày cần thiết hết Lưu giữ đựơc tài liệu quý giá điều cần thiết Đó nhu cầu đòi hỏi người phải quan tâm đến lưu trữ hồ sơ, sổ sách Hồ sơ hiểu chứng hoạt động kinh doanh định xảy khứ Chúng cho biết q trình hoạt động có diễn dự kiến hay không Về chất hồ sơ ký ức “tĩnh “của tổ chức cần giữ nguyên để tham khảo tương lai Ngày nay, trình hội nhập với phát triển khoa học kỹ thuật, cơng nghệ thơng tin, địi hỏi người tồn xã hội phải nhanh chóng tiếp cận thơng tin cách xác để giải công việc hàng ngày, nhiều không cần tới linh hoạt, nhạy bén để giải mà nhiều cơng việc cịn mang tính khoa học kỹ thuật cao Công tác lưu trữ hồ sơ gắn liền với hoạt động quan, xem phận hoạt động quản lý quan tổ chức có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý Với tình hình dịch bệnh Cơ Vit bùng phát chưa thấy tốc độ giảm nên Trường Cao Đẳng Công Thương hướng cho sinh viên kỳ thi kết thúc môn tiểu luận với mục đích giúp sinh viên kết thúc mơn học thời hạn đồng thời giúp trau dồi kiến thức áp dụng việc học đôi với hành Qua tiểu luận với giúp đỡ giao viên môn học hỏi nhiều kỹ chuyên môn, rèn luyện đạo đức để đáp ứng cho công việc, xã hội sau Thông qua điều kiện giúp tơi tìm hiểu kỹ vấn đề lưu trữ hồ sơ công ty Cổ Phần 36.55 để biết nguyên tắc, biện pháp quản trị hồ sơ lưu trữ Cơng Ty Mục đích, nhiệm vụ nghiên cứu luận văn: -Mục đích nghiên cứu: Đề xuất phương hướng, nhiệm vụ giải pháp tiếp tục hoàn thiện việc quản trị lưu trữ hồ sơ Công ty Cổ phần 36.55 -Nhiệm vụ nghiên cứu: Những vấn đề, lý luận hồ sơ hành Khảo sát đánh giá xác thủ tục hành quản trị hồ sơ áp dụng Công ty Cổ phần 36.55 Đề xuất biện pháp tổng thể trước mắt nhằm tiếp tục hồn thiện quy trình quản trị lưu trữ hồ sơ Đối tượng phạm vi nghiên cứu chuyên đề: -Quản trị lưu trữ hồ sơ Công ty cổ phần 36.55 -Cách quản trị lưu trữ hồ sơ Phương pháp nghiên cứu: -Phương pháp luận chủ nghĩa Mac-Lenin (chủ nghĩa vật biện chứng chủ nghĩa vật lịch sử) -Các phuơng pháp cụ thể: Phương pháp phân tích, phương pháp so sánh, phương pháp tổng hợp, phương pháp điều tra xã hội học, phương pháp xử lý thông tin 5.Kết cấu nội dung tiểu luận: - Chương 1: Cơ sở lý luận quản trị lưu trữ hồ sơ - Chương : Thực trạng quản trị lưu trữ hồ sơ Công ty Cổ phần 36.55 - Chương : ý kiến đóng góp học kinh nghiệm CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ LƯU TRỮ HỒ SƠ: 1.1 Những vấn đề chung quản trị lưu trữ hồ sơ: -Khái niệm hồ sơ: Hồ sơ cơng văn giấy tờ có liên quan đến nhau, việc, vấn đề, người hình thành q trình giải cơng việc (Nguyễn Thành Độ, Quản trị văn phòng,2005) Hồ sơ xem nhóm tập hợp văn bản, tài liệu có liên quan tới nhau, tính chất đặc điểm việc., hình thành q trình giải cơng việc quyền hạn cá nhân quan doanh nghiệp - Quản trị hồ sơ: Là việc xếp, thiết kế xem xét lại văn bản, hồ sơ tổ chức Nó liên quan đến việc phối hợp nhiệm vụ, quản lí, bảo quản, tiêu hủy hoạt động môt tổ chức - Quản trị hồ sơ có vai trị quan trọng văn phịng: + Giảm chi phí mua sắm thiết bị + Đảm bảo cung cấp thông tin hợp thời +Xử lí cơng việc nhanh gọn có hiệu + Có thể dễ dàng tìm hồ sơ nhân viên bệnh, nghỉ việc riêng + Thuận lợi cho việc chuyển giao thông tin hồ sơ nhân viên chuyển phận, nghỉ việc + Giúp cho việc giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu cần thiết có giá trị để phục vụ tra cứu giải công việc trước mắt nộp lưu trữ để nghiên cứu sử dụng lâu dài 1.2 Nguyên tắc quản trị hồ sơ lưu trữ: -Nguyên tắc 1: Sắp sếp hồ sơ theo thư mục Không đưa hồ sơ với sao, văn quan khác gửi đến để niết văn giao dịch không liên quan đến nhiệm vụ quan, doanh nghiệp, văn khơng có giá trị để tham khảo lâu dài +Sử dụng cho hồ sơ tên: Hồ sơ cá nhân, hồ sơ hỗn hợp, hồ sơ tên +Hồ sơ theo chủ đề: Tên chủ đề cần đặt cụ thể, không dùng chủ đề mơ hồ, chung chung, sử dụng tiêu đề phụ đề cho hồ sơ theo chủ đề Sử dụng công cụ hổ trợ, dùng kẹp hồ sơ, bảng mục lục hồ sơ +Hồ sơ theo địa danh: Cần thiết lập danh mục địa danh theo chủ đề, cần có cách tra chiếu chéo theo tên, chủ đề để dễ tra tìm -Nguyên tắc 2: Sắp xếp hồ sơ theo thời gian: Xắp xếp theo thứ tự ngày tháng, phải thể mối liên hệ văn với để hồ sơ phản ánh rỏ ràng có hệ thống hoạt động quan, doanh nghiệp doanh nghiệp thể đặc trưng hồ sơ +Sắp xếp theo số thời gian: Thuận lợi: Nó dễ dàng mở rộng, mang lại bảo mật đó, cho phép nhận diện hiệu đề mục số hồ sơ cung cấp số tham chiếu Bất lợi: Chi phí để chuẩn bị chi mục thời gian để thực điều đó, số tham chiếu bị đổi chổ, đề mục bị đưa vào sai hồ sơ mà không may thay, điều dễ xảy +Sắp xếp hồ sơ theo trình tự thời gian: Các tài liệu lưu trữ trình tự thời gian đó, đặc biệt theo ngày tháng thời gian phát sinh Các hồ sơ chia theo ngày, tuần, tháng, quý năm tùy vào số lượng tài liệu lưu trữ Thuận lợi: hệ thống tiện, tiết kiệm khơng gian nhiều hồ sơ bị lưu trữ ngẫu nhiên việc truy cập tìm kiếm tự động địa xác Bất lợi: phương pháp gặp nhiều khó khăn việc bảo quản liệu không giữ thời gian lâu -Nguyên tắc 3: Sắp xếp hồ sơ theo vần, mẫu tự: Phân loại dựa theo thứ tự mẫu chữ dựa hồ sơ Việc phân chia thành nhóm nhỏ hệ thống đạt sở khoa học, nghĩa cách hỏi xem tên thường hay bắt đầu quố gia Thuận lợi: tham chiếu trực tiếp trao đổi cho hồ sơ khơng cần mục, dường cách làm dễ dàng, dễ lưu hồ sơ, kiểm sốt nhanh chống xem có liệu bị lưu trữ sai hay không Bất lợi: Nếu có tên thơng dụng trùng Phân loại theo thứ tự chữ dựa tên hồ sơ Việc phân chia nhóm nhỏ hệ thống đạt sở khoa học, nghĩa cách hỏi xem tên thường hay bắt đầu tong quốc gia -Nguyên tắc 4: Sắp xếp thời gian theo chủ đề: Đây biến thể phương pháp phân loại theo thứ tự chữ cái, tài liệu xếp theo phân loại chủ yếu tiêu đề chủ đề, ví dụ bảo hiểm bất động sản Trong nhóm có phân loại nhóm nhỏ Thuận lợi: Phương pháp phân loại theo chủ đề dễ dàng tiện lợi cho việc mở rộng Nó mang lại phương pháp hữu ích chủ đề xác định rỏ ràng người ta quen thuộc với việc truy cập dễ dàng Bất lợi: Có thể có vấn đề thiết lập đủ phân loại thích hợp, thường địi hỏi nhiều tham chiếu qua lại đơi cần có mục phức tạp -Nguyên tắc 5: Sắp xếp hồ sơ theo địa lý: Khi dùng phương án xếp hồ sơ theo địa lý, hồ sơ xếp theo địa điểm quận thành phố., cho phân loại chủ yếu Sau sử dụng phân loại nhỏ theo mẫu tự Thuận lợi: Nó cho phép số người sử dụng hồ sơ lúc mà khoong gây cản trở cho nhau, dễ hiểu truy cập thuận tiện biết địa điểm Bất lợi: Người sử dụng cần phải phải có hiểu biết khu vực địa lý có liên quan, đặc biệt có số tên nơi chốn tương tự phải biết nơi chốn thông tin; phương pháp cần mục hổ trợ 1.3 Kỹ quản trị hồ sơ lưu trữ: Đối với quan, tổ chức không lập hồ sơ mà việc quản lý hồ sơ giữ vai trò quan trọng, việc quản lý hồ sơ cách khoa học giúp việc tra cứu thơng tin diễn nhanh chóng, kịp thời hiệu quả, nâng cao hiệu suất chất lượng công tác Sau số công việc quản lý hồ sơ quan, đơn vị hành -Kỹ quản trị hồ sơ lưu trữ thông thường: Thể thức, phương pháp lập hồ sơ cho Cục Lưu trữ Nhà nước quy định bao gồm: +Lập danh mục hồ sơ +Mở mục hồ sơ +Thu nhập văn giấy tờ đưa vào hồ sơ +Sắp xếp văn giấy tờ hồ sơ +Kết thúc hồ sơ +Nộp hồ sơ vào lưu trữ, quan doanh nghiệp Trách nhiệm lập hồ sơ nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ quan: Người giao giải quyết, theo dõi cơng việc quan ,tổ chức có trách nhiệm lập hồ sơ công việc giao nộp lưu hồ sơ.tài liệu lưu trữ quan ,trước nghỉ hưu việc công tác phải bàn giao đầy đủ hồ sơ tài liệu cho người có trách nhiệm quan ,tổ chức Chỉnh lý tài liệu lưu trữ có vai trị to lớn với công tác văn thư lưu trữ quan, tổ chức doanh nghiệp Bởi sau tiến hành chỉnh lý tài liệu lưu trữ nhiều năm quan, tổ chức phân loại, xếp cách khoa học tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ cho công tác nghiên cứu quan xã hội đạt hiệu Từ mối quan hệ mật thiết công tác chỉnh lý khâu nghiệp vụ khác công tác thu thập tài liệu, xác định giá trị tài liệu, thống kê, bảo quản, xây dựng công cụ tra cứu…Nếu làm công tác chỉnh lý tốt quan tổ chức thúc đẩy tạo điều kiện làm tốt khâu nghiệp vụ khác Chỉnh lý tài liệu lưu trữ quan, tổ chức yêu cầu cấp bách nay; tài liệu phơng lưu trư quan, tổ chức cịn tồn động tích đóng nhiều năm tình trạng bó gói, lộn xộn, không chỉnh lý xếp, phân loại 10 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG VỀ QUẢN TRỊ LƯU TRỮ HỒ SƠ CỦA CƠNG TY CỔ PHẦN 36.55 2.1 Lịch sử hình thành phát triển công ty: 2.1.1 Lịch sử hình thành - Tên cơng ty: CƠNG TY CỔ PHẦN 36.55 - Tên viết tắt: Công ty 36.55 - Tên giao dịch đối ngoại: 36.55 JOINT STOCK COMPANY-Địa trụ sở chính: Số 38, ngách 25, ngõ 358, phố Bùi Xương Trạch, Phường Khương Đình, Quận Thanh Xuân, Thành phố Hà Nội Việt Nam-Tài khoản: 130 320 104 2880 Ngân hàng NN & PT NT Việt Nam - CN Hà Thành -Tài khoản: 7266 00 88 Ngân hàng TMCP Việt Nam – HO - Điện thoại: 04.385.0529 Fax: 04.385.550529 - Mã số thuế: 01 05 851 505 - Loại hình doanh nghiệp: Cơng ty cổ phần - Quy mô tại: Công ty lớn - Vốn điều lệ: 30.000.000.000 (Ba mươi tỷ đồng) - Giám đốc công ty: Nguyễn Hồng Tuấn Giới tính: Nam - Sinh ngày: 7/11/1975 Dân tộc: Kinh Quốc tịnh: Việt Nam - Loại giấy chứng thực cá nhân: Giấy chứng minh thư nhân dân, - Số: 012067875 - Ngày cấp 17/06/2003 Nơi cấp: Công an TP Hà Nội - Nơi đăng ký hộ thường trú: P104 – C8 Phường Quỳnh Mai, Quận Hai Bà Trưng,Thành phố Hà Nội Việt Nam (Nguồn: Giấy phép đăng kí kinh doanh cơng ty) 14 B Q trình hình thành phát triển: Cơng ty cổ phần 36.55 doanh nghiệp kinh tế Quốc Phòng thành lập sở chuyển đổi từ Xí nghiệp xây dựng 55, Công ty TNHH thành viên 36.55 Là doanh nghiệp kinh tế, quốc phịng, cơng ty thực thi công xây dựng loại nhà, xây dựng cơng trình đường sắt đường bộ, xây dựng cơng trình cơng ích, xây dựng cơng trình kỹ thuật dân dụng khác, hồn thiện cơng trình xây dựng, phá dỡ cơng trình cũ Các cơng trình công ty thi công Chủ đầu tư đánh giá cao chất lượng, tiến độ, kỹ mỹ thuật, giá thành hợp lý Công ty CP 36.55 tổ chức kinh tế hạch tốn độc lập, có chức sản xuất kinh doanh tổng hợp, có lực cao tổ chức thi cơng móng cơng trình, thi cơng xây dựng cơng trình dân dụng cơng nghiệp, đường giao thơng, thủy lợi, thủy điện, có đủ tư cách pháp nhân có tài khoản gửi riêng ngân hàng Nông nghiệp phát triển nông thôn Việt Nam - Chi nhánh Hà Thành có dấu riêng Cơng ty hồn tồn chủ động vấn đề liên hệ ký kết hợp đồng kinh tế với khách hàng, thực trực tiếp khoản thu nộp cho ngân sách Nhà nước Xí nghiệp XD 55 doanh nghiệp Nhà nước thuộc Bộ Quốc Phòng, thành lập theo định số 462/QĐ - QP ngày 17/4/1996 Bộ trưởng Quốc phịng Trên sở từ cơng trường I cơng trình XD 56 - Xí nghiệp XD 55 thành lập lại sở sáp nhập cơng trình XD 56 - Xí nghiệp XD 55 Công ty TNHH Nhà nước thành viên Đầu tư xây lắp Thương mại 36 theo định số 109/2008 - QĐQP ngày 10 tháng 09 năm 2008 Bộ trưởng Bộ Quốc Phòng Giấy phép đăng ký kinh doanh số 306125 ngày 22/11/ 1996 sở kế hoạch đầu tư Hà nội cấp Năm 2012 Công ty TNHH thành viên 36.55 thành lập theo định số 122/QĐ – BQP ngày 13 tháng 01 năm 2012 việc chuyển Xí Nghiệp Xây dựng 55 thành Công ty TNHH thành viên 36.55 Năm 2015 Công ty cổ phần 36.55 thành lập theo định số 5644/QĐ-BQP ngày 31 tháng 12 năm 2014 việc phê duyệt phương án cổ phần hóa Cơng ty TNHH thành viên 36.55 thành Công ty Cổ Phần 36.55 15 Những năm qua thực đổi chế sách quản lý mở cửa, đặc biệt năm gần kinh tế Việt nam hội nhập WTO thu hút nhiều nguồn vốn nước đầu tư vào, phát triển kinh tế xã hội Trong điều kiện kinh tế thị trường phát triển với nhiều cạnh tranh gay gắt, khốc liệt Công ty cổ phần 36.55 vào thực kế hoạch dài hạn từ năm 2001 - 2015 với thuận lợi hoạt động sản xuất kinh doanh Công ty tương đối ổn định Trong năm qua Công ty cổ phần 36.55 tham gia vào trình xây dựng kiến thiết đất nước, để lại dấu ấn riêng cơng trình gắn với giai đoạn phát triển đất nước thi cơng nhiều cơng trình Qn đội cơng trình dân dụng ngồi Quân đội nghiệm thu đánh giá tốt chất lượng, tiến độ thi cơng Một số cơng trình Bộ xây dựng tặng huy chương vàng chất lượng cao ngành xây dựng Việt Nam Cơng trình Trường sĩ quan lục quân I, Viện 105, Nhà nghỉ Hải An - Quân chủng Hải quân 16 BẢNG 2.1: Tình hình sản xuất cơng ty TNHH MTV 36.55 năm 2014-2015 T T So sánh năm Năm 2014-2015 Chỉ tiêu Tăng giá trị SXKD Tăng doanh thu 2014 2015 +- % 150.000.000.0 165.000.000 15.000.000 10 00 000 000 % 136.363.636 150.000.000 13.636.363 10 363 000 637 % 6.540.125 6.956.423 416.298 Thu nhập bình quân Người\th 6, 3% Lợi nhuận 3.000.000.00 2.727.272.728 272.727.272 10 % (Nguồn: Thông tin doanh nghiệp) C Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Công ty * Chức năng: Công ty cổ phần 36.55 cấp giấy chứng nhận kinh doanh số 0105851505 sở kế hoạch đầu tư Hà Nội cấp lần đầu ngày 11 tháng 04 năm 2012 đăng ký thay đổi lần thứ ngày 23 tháng 10 năm 2015 cấp giấy phép kinh doanh ngành nghề sau: - Thi công cơng trình dân dụng, cơng nghiệp - Thi cơng cơng trình giao thơng, cầu đường thuỷ lợi - Xây dựng cơng trình kỹ thuật sở hạ tầng, san lấp mặt - Thi công phá dỡ cải tạo cơng trình cũ 17 - Điện nước hồn thiện Với đặc thù kinh doanh mình, Công ty tham gia thi công xây dựng nhiều cơng trình trọng điểm đáp ứng nhu cầu ngồi tỉnh Cơng ty tổ chức thi cơng cơng trình từ nhỏ đến lớn khoa học tất hạng mục cơng trình, cơng trình cán kỹ thuật giám sát thi cơng thường xun ghi chép Nhật ký cơng trình Báo cáo với ban huy Công trường nắm để chuẩn bị điều kiện cho thi công vốn vật tư kịp thời cho hạng mục, nên khơng để xẩy chậm tiến độ cơng trình Đối với vật tư phục vụ cho việc xây dựng phần thô như: Cát, đá, gạch, xi măng, tổ chức thi cơng đến đâu mua vật tư đến đó, tất loại vật tư đưa tới chân cơng trình, hạn chế tình trạng ứ đọng vốn, thi công tốt dự án đảm bảo cho chủ đầu tư chất lượng cơng trình an tồn thi cơng để giữ vững uy tín * Nhiệm vụ, quyền hạn: - Làm đầy đủ thủ tục đăng ký kinh doanh hoạt động theo quy định nhà nước - Xây dựng thực kế hoạch kinh doanh sở tôn trọng pháp luật - Tạo lập quản lý sử dụng có hiệu nguồn vốn kinh doanh 2.1.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức phận văn thư, lưu trữ Cơng ty CP 36.55 *Chức năng, nhiệm vụ: Phịng Văn thư - Lưu trữ giúp Chánh Văn phòng Bộ tham mưu cho Bộ trưởng, Thủ trưởngcơ quan ngang Bộ quản lý công tác văn thư, lưu trữ vụ, văn phòng, tra, cục, tổng cục tổ chức tương đương, đơn vị nghiệp công lập thuộc Bộ thực công tác văn thư, lưu trữ Bộ Phòng Văn thư - Lưu trữ giúp Chánh Văn phòng Bộ thực nhiệm vụ, quyền hạn sau: Xây dựng, trình Bộ ban hành chế độ, quy định văn thư, lưu trữ; đạo hướng dẫn kiểm tra việc thực quy định pháp luật Bộ công tác 18 văn thư, lưu trữ; đạo tổ chức thực đề án, dự án, chương trình, quy hoạch, kế hoạch dài hạn, ngắn hạn, hàng năm công tác văn thư, lưu trữ; nghiên cứu, ứng dụng khoa học công nghệ, sáng kiến vào công tác văn thư, lưu trữ; tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cho công chức, viên chức Bộ… Phịng Văn thư-Lưu trữ thực cơng tác văn thư Bộ gồm: Quản lý văn đi, văn đến; quản lý sổ sách, sở liệu văn bản; quản lý, sử dụng dấu Bộ loại dấu khác giao; hướng dẫn công chức lập hồ sơ; giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan; thực chế độ báo cáo, báo cáo thống kê sở cơng tác văn thư Bên cạnh đó, phịng Văn thư-Lưu trữ thực công tác lưu trữ Bộ: Thu thập hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan; quản lý tài liệu lưu trữ điện tử, hướng dẫn lập hồ sơ, tài liệu điện tử; phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu; thực thủ tục tiêu hủy tài liệu hết giá trị; bố tríkho bảo quản thực nghiệp vụ bảo quản tài liệu; tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ; giao nộp hồ sơ * Bộ phận văn thư- lưu trữ có nhiệm vụ, quyền hạn sau: - Văn phịng Cơng ty CP 36.55 làm việc theo chế độ thủ trưởng kết hợp bàn bạc tập thể Văn phịng có dấu riêng để giao dịch phạm vi thẩm quyền - Điều hành hoạt động văn phịng Trưởng phịng Hành chính, giúp việc cho Trưởng phịng Hành có hai phó phịng - Trưởng phịng Hành người định cuối tất mặt hoạt động văn phòng - Tổ chức công tác Văn thư - Lưu trữ hệ thống quan * Cơ cấu tổ chức phận văn thư- lưu trữ Về biên chế: Hiện biên chế Trưởng phịng Hành Cơng ty CP 36.55 làm việc theo chế độ thủ trưởng kết hợp bàn bạc tập thể Văn phịng có dấu riêng để giao dịch phạm vi thẩm quyền Có 12 người có biên chế, hợp đồng, dự bị 19 * Tổ chức máy: Gồm có phận: Văn thư, lưu trữ, Tổng hợp, Văn thư- Lưu trữ Đánh máy photo 2.2 Thực trạng công tác lưu trữ Công ty Cổ phần 36.55 2.2.1 Hoạt động quản lý: Công tác lưu trữ lĩnh vực hoạt động xã hội bao gồm tất vấn đề lý luận thực tiễn pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa học tài liệu, bảo quản tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý nghiên cứu khoa học nhu cầu cá nhân Hiện nước ta công tác Lưu trữ thực hiên hai chức sau: - Tổ chức bảo quản hoàn chỉnh an toàn tài liệu lưu trữ - Tổ chức sử dụng khai thác tài liệu cách có hiệu vào mục đích có ý nghĩa đáng quan cơng dân giúp cho việc tra tìm nhanh chóng có hiệu góp phần khơng nhỏ tạo hiệu chất lượng công quản lý Qua qúa trình học tập thực tập nhà trường đúc rút cho em nhiều kinh nghiệm việc kết hợp lý luận với thực tiễn vận dụng cách linh hoạt trình thực tập Cơng ty Cổ phần 36.55 Qua em thấy tình hình tổ chức cơng tác Lưu trữ Cơng ty Cổ phần 36.55 tiến hành sau: 2.2.2 Tình hình tổ chức cơng tác Lưu trữ Cơng ty Cổ phần 36.55 Công tác Lưu trữ Công ty Cổ phần 36.55 đặt đạo trực tiếp Trưởng phịng Hành Hình thức tổ chức công tác Lưu trữ quan thực tập Căn vào chức năng, nhiệm vụ Công ty Cổ phần 36.55 hình thức tổ chức cơng tác Lưu trữ Cơng ty Cổ phần 36.55 hình thức tập trung Tất nghiệp vụ công tác lưu trữ thu thập bổ xung tài liệu, xác định giá trị tài liệu, bảo quản tài liệu, thống kê, xây dựng hệ thống công cụ tra cứu tổ chức sử dụng có hiệu tài liệu lưu trữ đến sếp tài liệu lên giá mét cán Lưu trữ đảm nhận 20 Phòng lưu trữ đặt tầng ngày sát phòng Văn thư, thuận tiện cho q trình liên hệ trao đổi thơng tin Phịng Lưu trữ có đầy đủ trang thiết bị máy hút bụi, máy vi tính, máy phơ tô, giá để tài liệu yếu phẩm khác phục vụ chocơng tác Lưu trữ Máy vi tính máy phơ tơ đặt ngồi cửa chỗ đứng, chỗ ngồi rộng rãi cho việc phô tô, đánh máy Việc phô tô đánh máy mét người đảm nhận cán Lưu trữ quản lý phòng lưu trữ Hàng ngày tài liệu Công ty Cổ phần 36.55 đánh máy phơ tơ sau phải đăng ký vào sổ mẫu in văn bản, ký, ghi rõ họ tên, số lượng phụ tô Cứ hết năm cán lưu trữ thu tài liệu từ Văn thư về, phân loại theo tác giả, tên loại văn bản, giữ lại tài liệu giá trị, loại bỏ tài liệu hết giá trị lập hồ sơ theo quy định Kho lưu trữ Công ty Cổ phần 36.55 đặt tầng 3, bên phải đựơc trang bị đầy đủ giá đựng tài liệu, cặp, hộp đựng tài liệu, phương tiện vệ sinh quét dọn Cán làm công tác lưu trư Cơng ty Cổ phần 36.55 người có phẩm chất tốt, nhiệt tình, chịu khó học hỏi tìm tịi trau dồi kinh nghiệm việc tiếp xúc với Có trình độ chun mơn nghiệp vụ cơng tác lưu trữ Năng động với lòng yêu nghề có gắn bó với Cơng ty Cổ phần 36.55 nhiều năm ln hồn thành tốt nhiệm vụ Về lý thuyết tài liệu lưu trữ chủ yếu có giá trị lịch sử, sử dụng rộng rãi việc nghiên cứu lịch sử, giúp cho hoạt động xã hội Tuy nhiên tài liệu cịn mang tính bảo mật nội dung người làm cơng tác lưu trữ phải tuyệt đối bí mật, thận trọng nguyên tắc Cán lưu trữ phải người giác ngộ giai cấp vô sản, quyền lợi dân tộc, ln cảnh giác cách mạng có ý thức tổ chức kỷ luật, chấp hành nghiêm qui chế bảo mật nhà nước Vì hiểu tầm quan trọng cán làm công tác lưu trữ Công ty Cổ phần 36.55 ln đặt tính bí mật lên hàng đầu Qua công việc tiếp xúc hàng ngày quan nơi thực tập em nhận thấy cán lưu trữ ln ln cố gắng cơng việc, giải nhanh chóng Giải tra tìm văn tài liệu đảm bảo yêu cầu cách nhanh chóng xác kịp thời có hiệu Vì cơng tác lưu trữ quan dường có nề nếp cải tiến khơng ngừng đem lại hiệu hoạt động quan Hàng năm cán lưu trữ cử học chun mơn nghiệp vụ nhằm nâng cao trình độ tiếp thu việc áp dụng vào công việc tiến tới áp dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ quan 21 Thơng qua em hiểu Cơng ty Cổ phần 36.55 quan tâm trọng đến công tác lưu trữ Tất xã phải thực việc giao nộp tài liệu lên kho lưu trữ huyện đảm bảo thống hồ sơ tài liệu, chất lượng cán lưu trữ ngày thích ứng với chức nhiệm vụ quan 2.2.3 Hoạt động nghiệp vụ Công tác lưu trữ phần việc lớn cơng tác văn phịng Việc quản lý đạo công tác lưu trữ quan tâm mức với chức nhiệm vụ nghành Việc quản lý đạo công tác lưu trữ tốt góp phần khơng nhá hiệu chất lượng quan Có thể nói tài liệu lưu trữ tài sản vơ q giá linh hồn dân tộc, minh chứng lịch sử xác thực hùng hồn Trong trình hoạt động Cơng ty tài liệu ngày sản sinh Nhận thức ý nghĩa vai trị quan trọng cơng tác lưu trữ bảo quản tài liệu Công ty từ thành lập kho lưu trữ quan tâm tới nhiệm vụ Thường xuyên cho cán văn thư lưu trữ chuyên viên văn phòng dự lớp tập huấn nâng cao trình độ chun mơn nghiệp vụ cho cán làm công tác công văn giấy tờ quản lý sổ sách hồ sơ nhằm đưa cơng tác lưu trữ vào nề nếp, mang tính thống tồn cơng ty Hàng năm Văn phịng có hoạt động tổng kết cơng tác văn thư lưu trữ quan nhằm đánh giá q trình cơng tác, rút kinh nghiệm triển khai kế hoạch năm tới Công tác lưu trữ coi mắt xích vơ quan trọng q trình hoạt động quan nào, làm tốt công tác lưu trữ tạo điều kiện thuận lợi hiệu cho trình hoạt động quan Vì quan cơng tác lưu trữ quan tâm ý song song tồn trình hoạt động Cùng với phát triển khoa học công nghệ, phát triển không ngừng kinh tế - xã hội, chế độ trị địi hỏi cơng tác lưu trữ đời Đó biện pháp hữu hiệu nhất, tích cực hiệu để lưu giữ lại có, nã địi hỏi mét cánh khách quan việc bảo quản, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ cho sù phát triển xã hội Do công tác lưu trữ hoạt động thiếu trình hoạt động quan Nhận thức tầm quan trọng công ty từ thành lập đến ý không ngừng đến việc phát triển cơng tác lưu trữ 22 Tình hình thu thập tài liệu vào lưu trữ quan Thu thập, bổ xung tài liệu nhằm đảm bảo đưa vào kho lưu trữ tài liệu có giá trị thực tiễn giá trị lịch sử để bảo quản, phục vụ yêu cầu nghiên cứu, khai thác sử dụng Vì việc thu thập bổ xung tài liệu vào kho lưu trữ công việc tất yếu thường xuyên Theo qui định chung hết năm cán lưu trữ phải thu lại tất tài liệu, văn gửi đến quan Ở ban quan thu tài liệu giải xong, lập thành hồ sơ văn thư, đơn vị, cán lãnh đạo mục hồ sơ tình hình thực tế tài liệu để lựa chọn tiếp nhận cho đúng, xác Những tài liệu nộp lưu tiếp nhận tài liệu giải xong lập hồ sơ theo chế độ Đối với hồ sơ đến thời hạn giao nộp lưu đơn vị, tổ chức cần giữ lại để tham khảo giải cơng việc cán Văn thư làm thủ tục giao nhận sau làm thủ tục cho mượn Nguồn thu vào kho lưu trữ công ty bao gồm tài liệu: + Đảng công ty nộp sau Đại Hội kết thúc + Tài liêu TCT 36 phát hành xuống + Tài liệu quan tham mưu giúp Chỉnh lý tài liệu Trong trình hoạt động quan tài liệu ngày sản sinh nhiều Quá trình điều hành quản lý quan việc ban hành văn để lãnh quản tài liệu có giá trị việc chỉnh lý tài liệu, đưa tài liệu hồ sơ, vấn đề, việc việc quan trọng cần thiết công tác lưu trữ quan Chỉnh lý tài liệu tổ chức lại tài liệu phông theo mét phương án phân loại thích hợp, khoa học, sữa chữa phục hồi, lập hồ sơ, đơn vị bảo quản, xác định giá trị tài liệu, làm công cụ tra cứu nhằm tạo điều kiện tối ưu cho công tác bảo quản phục vụ khai thác tài liệu 23 Do công tác Lưu trữ công ty CP 36.55 bố trí cán làm cơng tác Lưu trữ, khâu nghiệp vụ mét cán Lưu trữ đảm nhận, trình độ cịn có nhiều hạn chế Kho lưu trữ công ty CP 36.55 thành lập 03/ 9/ 2002 nên việc tổ chức chỉnh lý tài liệu chưa đựoc tiến hành, chưa có phương án phân loại tài liệu, lập mục lục hồ sơ, thống kê tài liệu loại Việc tra tìm văn cịn nhiều thời gian 24 Chương 3: KẾT LUẬN Đối với quan, tổ chức, cơng tác văn thư, lưu trữ có vai trò đặc biệt quan trọng Tuy quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ riêng có đặc điểm chung trình hoạt động sản sinh giấy tờ liên quan văn bản, tài liệu có giá trị lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng cần thiết Bởi gốc, chính, xác nhận việc xảy có giá trị pháp lý cao Việc soạn thảo, ban hành văn quan trọng, việc lưu trữ, bảo quản an toàn phát huy giá trị tài liệu lưu trữ cịn quan trọng nhiều Do đó, quan, tổ chức thành lập, công tác văn thư, lưu trữ tất yếu hình thành "huyết mạch" trọng hoạt động quan, tổ chức Công tác văn thư, lưu trữ nhằm đảm bảo thông tin văn phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều hành công việc, cho việc thực chức năng, nhiệm vụ, ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải công việc ngày, tới chất lượng hiệu hoạt động quan, tổ chức Mặc dù công tác văn thư, lưu trữ có từ lâu, tồn song song với chiều dài lịch sử dân tộc, chiều dài lịch sử hình thành quan, tổ chức trách nhiệm thực thuộc tất cá nhân quan, tổ chức Nhưng nay, suy nghĩ không người, cơng tác có từ vài năm trở lại công việc vụ, giấy tờ đơn người làm văn thư, lưu trữ nên chưa có quan tâm, trọng, đầu tư xứng đáng Đây suy nghĩ, quan niệm chưa đánh giá công tác văn thư, lưu trữ, cần thiết phải nhìn nhận lại Như biết, cơng tác văn thư bao gồm nội dung như: Quản lý văn đến, văn đi, quản lý sử dụng dấu, lập hồ sơ Theo đó, việc tiếp nhận, đăng ký, chuyển giao văn đến, văn đi, quản lý, sử dụng dấu, phát hành văn trách nhiệm người làm văn thư; việc cho ý kiến đạo, phân phối giải văn đến, ký văn để phát hành thuộc thẩm quyền thủ trưởng quan, tổ chức; việc soạn thảo văn bản, lập hồ sơ trách nhiệm cá nhân giao giải công việc… Như để thấy rằng, tất cá nhân, từ thủ trưởng đến nhân viên quan, tổ chức tham gia thực nội dung công tác văn 25 thư, chịu trách nhiệm với công việc giao để khẳng định công tác văn thư riêng người làm văn thư Theo phát triển khoa học kỹ thuật, ứng dụng mạnh mẽ công nghệ thông tin, văn điện tử lưu hành, văn phịng khơng giấy hình thành… cơng việc phận văn thư, lưu trữ giảm tải khơng mà người làm văn thư, lưu trữ vai trị, vị trí quan, tổ chức tất văn đi, đến hình thức phải tập trung đầu mối phận văn thư; tài liệu lưu trữ giấy hay tài liệu điện tử quản lý thống phận lưu trữ Qua tiểu luận ta thấy múc đích cuối công tác lưu trữ hồ sơ hướng đến việc phụ vụ nhu cầu khác đời sống xã hội thông qua việc khai thác thơng tin q khứ có tài liệu lưu trữ Do vậy, công tác lưu trữ quan, doanh nghiệp tổ chức tốt có nhiều ý nghĩa, tác dụng doanh nghiệp Trước hết, công tác lưu trữ tổ chức tốt giúp quan, doanh nghiệp lưu trữ đầy đủ cung cấp kịp thời thông tin cần thiết cho lãnh đạo cán q trình thực cơng việc Cơng tác lưu trữ hồ sơ công ty CP 36.55 ta thấy thực trạng lưu trữ hồ sơ tầm quan trọng Để hạn chế rủi ro cơng tác lưu trữ quan tổ chức có biện pháp thay đổi phù hợp với mơi trường làm việc công ty Quản trị lưu trữ hồ sơ đóng vai trị quan trọng kinh doanh góp phần cho doanh nghiệp phát triển cách tồn diện 26 Tài liệu tham khảo Trang web: “info@123doc.org” Trang web :” hosodoahnghiep.vn.com” Vũ nhật Tân “Giáo trình quản trị hàng văn 27 28 ... tiếp tục hoàn thiện quy trình quản trị lưu trữ hồ sơ Đối tượng phạm vi nghiên cứu chuyên đề: -Quản trị lưu trữ hồ sơ Công ty cổ phần 36.55 -Cách quản trị lưu trữ hồ sơ Phương pháp nghiên cứu: -Phương... thiện việc quản trị lưu trữ hồ sơ Công ty Cổ phần 36.55 -Nhiệm vụ nghiên cứu: Những vấn đề, lý luận hồ sơ hành Khảo sát đánh giá xác thủ tục hành quản trị hồ sơ áp dụng Công ty Cổ phần 36.55 Đề... hồ sơ - Chương : Thực trạng quản trị lưu trữ hồ sơ Công ty Cổ phần 36.55 - Chương : ý kiến đóng góp học kinh nghiệm CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ LƯU TRỮ HỒ SƠ: 1. 1 Những vấn đề chung quản